Logistique de transfert de fichiers par Internet

Transcrit - Logistique de transfert de fichiers par Internet

Bonjour, Je m’appelle Mathew, et je suis votre hôte pour aujourd’hui.

Commençons par reconnaître que la terre sur laquelle je suis située se trouve sur le territoire traditionnel non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les peuples algonquins vivent sur ces terres depuis des temps immémoriaux. Nous sommes reconnaissants de pouvoir nous rassembler sur ce territoire. Comme il s’agit d’une rencontre virtuelle, je tiens également à reconnaître les terres sur lesquelles vous êtes réunis d’un océan à l’autre et je vous invite à prendre un moment pour reconnaître le territoire sur lequel vous vous trouvez.

Bonjour et bienvenue à notre webinaire sur la Logistique de transfert de fichiers par Internet.

Utilisez la case de questions pour publier des questions liées aux méthodes de paiement électronique. Nous répondrons au plus grand nombre de personnes possible, durant le webinaire. Pour toute autre question liée à l’impôt, veuillez appeler le service des demandes

de renseignements des entreprises.

Allons-y!

Aujourd’hui, nous aborderons les sujets suivantes :

• Changements apportés au transfert de fichiers par Internet
• Soumettre un type de déclaration de renseignements par dossier
• Validations en ligne et nouveaux rapports
• Mises à jour du formulaire T619 et nouveaux champs
• Utilisation du transfert de fichiers par Internet (XML)
• Messages d’erreur courants
• Recommandations

Il y a deux façons de produire des déclarations de renseignements par voie électronique : Les formulaires Web et le transfert de fichiers par Internet.

Aujourd’hui, nous nous concentrerons sur le transfert de fichiers par Internet.

L’Agence met en œuvre des changements au transfert de fichiers par Internet pour :

• Améliorer le délai de traitement.
• Fournir aux déclarants la capacité de corriger les erreurs immédiatement, au lieu d’attendre que l’Agence cerne les erreurs et qu’on communique avec eux plus tard.
• Fournir plus tôt aux contribuables et à l’Agence des renseignements plus exacts et complets.

Une combinaison de plusieurs types de déclarations dans une soumission au moyen du transfert de fichiers par Internet (XML) ne sera plus acceptée. L’Agence n’acceptera qu’un seul type de déclaration à produire dans la même soumission.

À compter de 2025, toutes les déclarations dans une soumission doivent être du même type de déclaration. Les types de déclarations mixtes ne seront pas acceptés. Si vous tentez de produire différents types de déclarations dans une seule soumission, les validations en ligne généreront un écart.

Par exemple, une déclaration T4A ne peut pas être soumise conjointement avec une déclaration T4. Ce changement ne touche que le transfert de fichiers par Internet, car l’application des formulaires Web a déjà été configurée pour accepter un seul type de déclaration dans une soumission.

À compter de janvier 2025, la plupart des soumissions sont validées en temps réel. Les validations auront lieu au niveau de la déclaration et peuvent comprendre ce qui suit :

• des erreurs liées au sommaire;
• des erreurs liées aux feuillets multiples;
• des renseignements manquants dans les champs obligatoires;
• et autres.

S’il y a des écarts avec votre soumission, vous serez avisé à l’écran au moyen du rapport d’erreur qui décrira les écarts au niveau de la déclaration.

Certains écarts entraîneront des rejets de déclarations. Ces déclarations devront être corrigées avant de pouvoir être produites.

L’accusé de réception sera accompagné d’un rapport de production de soumission qui indiquera les déclarations « en cours » et « rejetées » avec des détails.

Voici une nouveauté pour le transfert de fichiers par Internet :

Vous serez avisé à l’écran lorsqu’il y a un écart avec la déclaration que vous tentez de soumettre.

Les rapports d’erreurs téléchargeables seront disponibles sur la page d’accusé de réception.

Si une soumission est trop volumineuse pour être validée en ligne, vous recevrez tout de même un numéro de soumission à l’écran.

La soumission passera ensuite à des validations hors ligne et les résultats vous seront fournis à l’aide de l’adresse de courriel tiré du formulaire T619.

Vous serez maintenant informé par courriel des déclarations faites en votre nom; si une autre entreprise produit vos déclarations et que nous avons votre adresse électronique au dossier, nous vous enverrons un courriel vous avisant de la production de votre déclaration.

Le formulaire T619 sera validé en ligne pour la grande majorité des soumissions.

Une soumission avec plus d’une déclaration peut avoir certaines déclarations  acceptées et d’autres rejetées.

Il est important de porter attention au courriel d’accusé de réception.

Un numéro de soumission ne signifie pas que la soumission a été acceptée.

Si votre soumission contient des erreurs pour certaines déclarations, lorsque vous produisez une déclaration de nouveau pour corriger les erreurs, assurez-vous de remplir de nouveau seulement les déclarations rejetées après avoir apporté des corrections.

Vous ne devriez jamais soumettre de nouveau les déclarations qui sont « en cours ».

Le formulaire T619, Transmission électronique est inclus avec toutes les déclarations de renseignements soumises à l’Agence.

Le formulaire T619 est utilisé par l’Agence  pour déterminer qui produit une déclaration et pour communiquer avec le préparateur s’il y a des problèmes avec la déclaration. Les renseignements sur le formulaire T619 ne sont jamais communiqués ou distribués.

Si vous soumettez votre déclaration de renseignements au moyen de formulaires Web, le formulaire T619 est inclus automatiquement.

Si vous soumettez votre déclaration de renseignements au moyen du transfert de fichiers par Internet, le formulaire T619 doit être joint à votre soumission. Un formulaire T619 est requis par soumission (et non par déclaration).

Les changements apportés au formulaire T619 comprennent ce qui suit :

• Suppression de champs comme le code du genre de déclaration, car il était redondant et inclus dans le sommaire.
• Modification des champs afin de simplifier les étiquettes existantes, comme le nom du préparateur et le code de pays.
• Ajout de nouveaux champs, comme le numéro de compte de l’Agence du préparateur et l’identifiant de représentant (IDRep) du préparateur.

Les champs obligatoires dans le formulaire T619, comme le champ de l’adresse de courriel, seront maintenant validés et la soumission sera rejetée si l’étiquette n’est pas remplie correctement.

Veuillez noter que la validation ne vise pas à confirmer si l’adresse de courriel est valide, mais à confirmer que le format est correct.

Le formulaire T619 a été modifié pour supprimer certains champs redondants, modifier les champs existants et ajouter de nouveaux champs :

Champs enlevés :

• Code du genre de déclaration
• Numéro du préparateur
• Indicateur du type de préparateur
• Adresse du préparateur

Champs modifiés:

• Nom du préparateur
• Code du pays du préparateur

Les nouveaux champs du formulaire T619 comprennent ce qui suit :

Le numéro de compte de l’Agence du préparateur: il s’agit d’un nouveau champ obligatoire qui peut être l’un ou plusieurs des éléments suivants :

• NE9
• NE15
• Numéro de la fiducie
• Numéro de non-résident

L’IDRep du préparateur :

Si vous avez utilisé le portail Représenter un client (RUC) pour ouvrir une session afin de soumettre une déclaration, le IDRep est obligatoire et comprend ce qui suit: IDRep

Remarque : Vous pouvez inclure le numéro de compte de l’Agence du préparateur ou l’IDRep du préparateur sur le formulaire T619, ou les deux. Toutefois, vous devez vous assurer que le compte qui a été utilisé pour ouvrir une session est inclus dans le formulaire T619.

Les deux nouveaux champs ajoutés au formulaire T619, le numéro de compte de l’Agence du  préparateur et l’IDRep du préparateur, nous fourniront les coordonnées du préparateur en cas de problème avec la soumission.

Les valeurs dans ces champs sont obligatoires et doivent être valides. Si vous ouvrez une session au moyen de Mon dossier d’entreprise (MDE), le numéro de compte de l’Agence du préparateur est obligatoire. Si vous ouvrez une session à l’aide de RUC, l’IDRep du préparateur est obligatoire.

Le numéro de compte que vous avez utilisé pour ouvrir une session dans MDE ou RUC pour soumettre des déclarations doit figurer sur le formulaire T619.

Par exemple, si vous avez ouvert une session dans MDE et que votre entreprise est A1 Accounting, le numéro d’entreprise de A1 Accounting doit être indiqué dans le formulaire T619. Même si vous produisez une déclaration au nom d’autres entreprises, si vous soumettez ces déclarations au moyen de votre propre MDE, le numéro d’entreprise de VOTRE entreprise (A1 Accounting) doit figurer sur le formulaire T619. Si vous n’avez pas de compte MDE ou RUC, votre numéro d’entreprise et un code d’accès Web sont requis pour la soumission.

Par conséquent, encore une fois, votre numéro d’entreprise (A1 Accounting) doit être présent sur le formulaire T619.

Pour produire votre déclaration de renseignements par voie électronique par Internet, vous devez soumettre le fichier dans un format acceptable pour l’Agence.

L’option de transfert de fichiers par Internet (XML) acceptera un fichier dans le format de langage de balisage extensible [XML] qui répond aux exigences minimales décrites dans le schéma de l’Agence.

Les services de transfert de fichiers par Internet (XML) sont fournis aux fins de production électronique par Internet seulement.

L’utilisation du service est assujettie aux conditions d’utilisation énoncées sur ce site Web.

Les spécifications XML vous aident avec votre fichier XML en déterminant ce que nous pouvons accepter dans le fichier.

Vous devez inclure un formulaire T619, Transmission électronique pour que votre déclaration soit considérée comme complète.

Premièrement, si vous utilisez le transfert de fichiers par Internet, ayez vos fichiers XML remplis. Préparez vos documents pour envoyer votre déclaration de renseignements à l’Agence.

Ensuite, pour produire vos déclarations de renseignements par voie électronique, vous pouvez accéder aux applications de formulaires Web ou de transfert de fichiers par Internet au moyen de MDE ou de RUC.

Si vous n’avez pas de compte MDE ou RUC, vous pouvez produire votre déclaration directement à l’aide des formulaires Web ou du transfert de fichiers par Internet.

Pour accéder directement aux applications de formulaires Web ou de transfert de fichiers par Internet, vous aurez besoin de ce qui suit :

• Numéro de compte – numéro d’entreprise RP ou RZ à 15 caractères, numéro de fiducie, numéro de non-résident
• Code d’accès Web, un code personnalisé qui est associé à votre numéro de compte

Enfin, utilisez les formulaires Web pour préparer et soumettre votre déclaration ou transférer le fichier XML à l’Agence au moyen du transfert de fichiers par Internet.

Après avoir produit votre déclaration de renseignements originale, vous devrez apporter des corrections aux feuillets et produire des feuillets modifiés ou annulés.

Lorsque vous modifiez des feuillets au moyen du transfert de fichiers par Internet (XML) :

• Incluez uniquement les feuillets à modifier.
• Utilisez le code du genre de déclaration « A » pour le sommaire et les feuillets.
• Entrez toutes les données qui n’ont pas été modifiées dans le feuillet et apportez des changements aux champs qui nécessitent des corrections.
• Incluez seulement les totaux des feuillets modifiés dans le sommaire modifié.
• Remplissez la « Note de modification du déclarant » sur la page du sommaire pour fournir la raison de la modification. Lorsque des raisons précises s’appliquent aux feuillets individuels, indiquez le nom du bénéficiaire.

Lorsque vous annulez des feuillets au moyen du transfert de fichiers par Internet (XML) :

• Incluez uniquement les feuillets à annuler.
• Utilisez le code du genre de déclaration « A » pour le sommaire.
• Utilisez le code du genre de déclaration « C » pour les feuillets.
• Entrez toutes les données qui figuraient sur le feuillet original – un feuillet vide sera rejeté.
• Incluez seulement les totaux des feuillets annulés dans le sommaire modifié.

Voici quelques messages d’erreur qui peuvent s’afficher et qui nécessitent que le déclarant corrige et soumette de nouveau son dossier au cours de l’étape « Joindre votre déclaration » :

• Erreur: Nous ne pouvons pas traiter votre demande, parce que le format de fichier n’est pas valide. Seuls les fichiers XML et XML compressés sont valides.
• Erreur: Nous ne pouvons pas traiter votre demande, car elle contient plus d’un type de déclaration. Votre demande ne doit contenir qu’un seul type de déclaration.
• Erreur: Nous ne pouvons pas traiter votre demande parce que nous n’avons pas détecté de formulaire T619, Transmission électronique.
• Erreur: Nous ne pouvons pas traiter votre demande parce que le numéro de compte de l’Agence du préparateur indiqué dans le formulaire T619, Transmission électronique ci-joint ne correspond pas au numéro de compte que vous avez utilisé pour ouvrir une session.

Pour corriger ces erreurs, le fichier doit être corrigé et soumis de nouveau.

Voici les messages d’erreur les plus récents que les déclarants peuvent recevoir dans leur rapport d’erreur :

• Le numéro de compte du déclarant est manquant ou n’est pas valide pour ce type de déclaration.
  • Cette déclaration sera rejetée; seule cette déclaration doit être corrigée et produite de nouveau.
• Les montants déclarés dans le sommaire ne correspondent pas aux montants calculés sur le feuillet.
• Le champ financier sur le feuillet a une valeur négative dans un champ non négatif.

Ces erreurs sont présentées à titre informatif seulement. Les déclarations comportant ces erreurs sont acceptées et seront traitées.

Voici un accusé de réception pour une soumission rejetée. Votre soumission, numéro, a été rejetée pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

• Les identificateurs de champ obligatoires sont manquants ou non valides.
• La séquence d’identificateurs de champ est non valide.
• La mise en forme est non valide dans les identificateurs de champ obligatoires.
• La mise en forme est non valide entre les identificateurs de champ.
• Le fichier ne répond pas aux spécifications de l’Agence.

Veuillez consulter la page Produire les déclarations de renseignements par voie électronique, les feuillets d’impôt et les sommaires.

La soumission est rejetée. Le fichier doit être corrigé et soumis de nouveau.

Voici un accusé de réception pour la soumission acceptée, lorsque des déclarations rejetées sont présentes dans une soumission.

 Votre soumission contient une ou plusieurs déclarations qui ont été rejetées. Veuillez corriger la déclaration et la soumettre de nouveau dès que possible afin d’éviter une pénalité pour production tardive.

Pour voir une liste complète des déclarations reçues dans votre soumission et des erreurs qui peuvent s’appliquer aux déclarations reçues, veuillez sélectionner « Consulter le apport de production de soumission ».

Nous vous remercions d’avoir produit votre déclaration à l’aide de l’application de transfert de fichiers par Internet. L’Agence du revenu du Canada a reçu votre soumission.

• Numéro de la soumission :
• Déclaration(s) :
  • Déclarée :
  • Calculée :
  • En cours :
  • Rejetée :
• Reçue le : année, mois, jour et heure

Cette soumission peut comprendre des déclarations acceptées (ou en cours) et rejetées. Seules les déclarations rejetées doivent être corrigées et produites de nouveau.

Lisez le rapport de production de soumission, car certaines déclarations pourraient ne pas être acceptées par l’Agence, et vous devrez peut-être soumettre de nouveau une ou plusieurs déclarations avant la date d’échéance.

Produisez votre déclaration le plus tôt possible après le 13 janvier.

En raison des nouvelles validations en ligne, vous pourriez rencontrer des situations que vous ne connaissez pas. Accordez-vous du temps pour effectuer tout examen interne ou pour consulter l’Agence. Nous nous attendons à ce que nos lignes d’appels soient occupées cette année, surtout près des échéances de production. La production anticipée nous aidera à vous fournir de l’aide en temps opportun.

Si vous produisez votre déclaration après la date d’échéance, vous pourriez être assujetti à des pénalités pour production tardive.

Assurez-vous que le formulaire T619 contient des renseignements à jour pour faciliter la communication.

Les renseignements sur le formulaire T619 sont utilisés pour communiquer avec le déclarant s’il y a des problèmes avec la soumission. Par conséquent, veuillez vous assurer que les renseignements fournis sont les données de communication les plus récentes.

Si vous avez des problèmes de production, veuillez communiquer avec nous dès que possible afin que nous vous aidions.

Aujourd’hui, nous avons abordé les points suivants :

• Changements apportés aux transferts de fichiers par Internet
• Soumettre un type de déclaration de renseignements par dossier
• Validations en ligne et nouveaux rapports
• Mises à jour du formulaire T619 et nouveaux champs
• Utilisation du transfert de fichiers par Internet (XML)
• Messages d’erreur courants
• Recommandations

Rappelons que l’administration fiscale est complexe et qu’elle varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne correspond pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

• aller à canada.ca/impots;
• visiter canada.ca/declarations-renseignements
• téléphoner au service des demandes
• de renseignements sur l’impôt des entreprises de l’Agence, au 1-800-959-7775;
• aller à canada.ca/arc-videos afin de voir tous nos webinaires pour les entreprises.

C’est tout pour aujourd’hui. Veuillez cliquer sur l’icône de sondage de la barre  d’outils dans le haut de l’écran pour remplir le formulaire d’évaluation du webinaire.

Je vous remercie de votre participation et j’espère que vous avez trouvé ça utile. Surveillez nos communications pour ne pas rater les webinaires des prochains mois.

Au revoir!