FAQ : Gestion de l’information (GI) et technologies de l’information (TI)

Si je travaille à la fois à la maison et au bureau, puis-je conserver ma tablette ou mon ordinateur portable fourni par le MDN à mon bureau à la maison ou dois-je le retourner ?

Les membres du personnel qui ont reçu des tablettes ou des ordinateurs portables du MDN doivent les utiliser comme postes de travail lorsqu’ils sont au bureau ou lorsqu’ils travaillent à distance. La seule exception est lorsqu’un employé travaille dans une zone sécurisée, auquel cas il disposera d’un ordinateur de bureau au travail et pourra laisser ses tablettes ou ordinateurs portables émis par le MDN à la maison, rangés en toute sécurité, hors de vue.

Y aura-t-il suffisamment d’équipement informatique pour que le personnel puisse en avoir des articles à la maison et au travail (moniteurs, clavier, etc.) ?

Des ordinateurs supplémentaires ne seront pas fournis. Si vous utilisez une tablette ou un ordinateur portable fourni par le MDN et que vous travaillez dans une zone où ces appareils sont autorisés, vous ne recevrez pas de deuxième appareil.

Le MDN et les FAC ne fourniront pas non plus de deuxième station d’accueil ou de souris, de clavier ou d’écrans supplémentaires. En règle générale, pendant la pandémie, on a fourni au personnel un poste de travail principal (écran, souris, clavier et ordinateur portable ou tablette avec une station d’accueil). Ce poste doit être utilisé là où l’employé effectue la majorité de son travail. Pour le lieu secondaire, le personnel est responsable du coût du complément de l’appareil mobile (tablette ou ordinateur portable) s’il le souhaite.

Le personnel peut en savoir plus sur l’utilisation des périphériques personnels sur les équipements du Réseau étendu de la Défense (RED) travaillant à distance.

Dois-je retourner mon équipement et, si oui, comment et où dois-je le retourner ?

Les membres du personnel auxquels le MDN a fourni un ordinateur portatif ou une tablette aux fins de travail à distance en raison de la pandémie de COVID 19 n’auront droit qu’à un seul appareil lorsqu’ils retourneront travailler au bureau. Ces personnes doivent remettre leur poste de travail mobile (ordinateur portatif ou tablette) si elles retournent travailler au bureau. Les membres du personnel qui travailleront dorénavant à domicile ou selon une entente de travail hybride doivent retourner leur ordinateur de bureau au sein de l’espace de travail. Ces personnes doivent soumettre un billet de GSTIE aux fins de coordination du retour du matériel. Les membres du personnel peuvent s’adresser à leurs gestionnaires s’ils ont des doutes au sujet de leurs biens informatiques.

J’ai acheté du matériel informatique pour répondre à mes besoins de travail à distance. Puis-je être remboursé ?

Une directive a été émise le 11 septembre 2020 sur le remboursement des dépenses liées au travail engagées entre le 13 mars 2020 et le 30 septembre 2021. Le personnel peut réclamer jusqu’à 300 $ avant impôts pour certaines dépenses. Vous pouvez consulter le message concernant l’aide au remboursement pour le travail à distance pour plus d’informations. Le personnel qui avait besoin d’équipement pour répondre à ses besoins de travail à distance a été informé qu’il fallait utiliser d’abord les processus existants pour déplacer l’équipement de son bureau.

Où puis-je obtenir plus d’informations et d’assistance sur les équipements informatiques pour la mise en place d’un bureau hybride et du Wi-Fi du GC ?

Veuillez soumettre un billet à l’aide du portail libre-service Gestion des services de TI de l’entreprise (GSTIE) - Information/Service d’aide TI.

D365 continuera-t-il à être utilisé sur le lieu de travail? Si oui, à quel titre ?

D365 est maintenant disponible en permanence pour tous les membres de l’Équipe de la Défense et complète le réseau d’entreprise Infrastructure du réseau privé virtuel de la Défense – Transparente (IRPVD T) existant. La plateforme offre aux membres de l’Équipe de la Défense un lieu de travail numérique moderne permettant de nouvelles méthodes de travail plus efficaces, une meilleure collaboration, ainsi que l’engagement et l’agilité des employés.

Après la pandémie, les membres du personnel pourront continuer de se connecter à D365 au moyen d’un appareil personnel (et à l’aide du RED et des téléphones fournis par le gouvernement) pour effectuer leur travail et collaborer avec les collègues, au sein du lieu de travail et à la maison.

Si j’ai accès à la fois au RED et à D365, quelle plateforme dois-je utiliser lorsque je retourne au travail ?

D365 est accessible à la fois sur le RED et sur les appareils personnels. Après la pandémie, le personnel peut continuer de se connecter à D365 sur le lieu de travail ou à distance pour effectuer son travail et collaborer avec ses collègues.

Qu’ils soient sur leur lieu de travail ou à distance, les membres de l’Équipe de la Défense continueront d’avoir accès à la fois au RED et à D365. Cependant, la plateforme que le personnel utilise principalement pour effectuer son travail dépendra de la nature du travail et de la discrétion de votre gestionnaire. Veuillez noter que D365 ne peut être utilisé que pour le travail jusqu’au niveau de protection A, à l’exception des discussions sur MS Teams jusqu’au niveau de protection B (avec conditions), et ne doit pas être utilisé comme un référentiel d’entreprise pour entreposer des informations à valeur commerciale. 

Comment puis-je migrer mes fichiers de D365 vers le RED ?

D365 n’est pas un référentiel d’entreprise et les informations à valeur commerciale doivent être transférées vers un référentiel d’entreprise approuvé. Lorsque vous êtes sur RED, vous pouvez vous connecter à D365 et télécharger vos fichiers sur votre ordinateur RED et dans les dossiers du réseau. Vous pouvez lire les instructions de transfert. Veuillez noter que ce processus ne fonctionne que pour le téléchargement de dossiers de D365 vers le RED. Le téléchargement de fichiers sur des appareils personnels est interdit par la sécurité.

Au bureau, devrai-je apporter mes appareils personnels pour travailler sur D365, ou puis-je travailler sur des appareils professionnels avec le RED et y utiliser D365 ?

D365 est accessible sur le RED, vous n’aurez donc pas besoin d’apporter vos appareils personnels au bureau. Si vos appareils de travail ont accès au RED, vous pouvez accéder aux services D365.

Dois-je utiliser le RED pour les appels vidéo et le partage d’écran, lorsque je suis au travail ?

Vous pouvez utiliser le RED pour les appels vidéo et le partage d’écran lorsque vous êtes au travail. Les performances peuvent être médiocres dans certains endroits où la bande passante du RED est limitée. Dans ces cas, nous recommandons d’utiliser uniquement l’audio pour améliorer les connexions ou économiser la bande passante.

Puis-je transférer mes courriels du RED vers mon compte RIO/PIIND ?

Non, vous ne pouvez pas transférer automatiquement vos courriels du RED vers votre compte de messagerie D365, car le système ne permet pas de visualiser le contenu sensible. Vous pouvez toutefois transférer les courriels de D365 vers votre compte du RED, et vous pouvez également transférer manuellement et individuellement les courriels au contenu non sensible de votre compte du RED vers l’adresse électronique D365.

Puis-je transférer les courriels du RIO/PIIND vers mon courriel personnel ?

Oui, vous pouvez transférer des courriels vers vos adresses de courriel personnelles. Vous pouvez uniquement transférer automatiquement des courriels d’un compte D365 vers votre adresse de courriel du RED. Le transfert automatique de courriels vers des boîtes aux lettres autres que celles du MDN est contraire aux politiques en matière de sécurité de l’information.

Puis-je transmettre des pièces jointes de mon compte RIE/PIIND vers mon courriel personnel ?

Oui, vous pouvez transmettre des pièces jointes si vous fournissez une justification opérationnelle. Vous pouvez consulter cet article comptes rendus printaniers sur Défense 365 et Microsoft Teams pour plus de renseignements.

Dois-je détruire de manière sécurisée mes informations sur D365 si je retourne au travail ?

Non, vous n’aurez pas besoin de détruire votre travail sur D365. La plateforme D365 est actuellement destinée aux informations transitoires uniquement. Tous les documents officiels entreposés sur D365 devront être transférés sur un dépôt d’entreprise approuvé (les instructions). Veuillez noter que ce processus ne fonctionne que pour le téléchargement de dossiers de D365 vers le RED. Le téléchargement de fichiers sur des appareils personnels est interdit par la sécurité.

Puis-je demander la fermeture de mon compte D365 si je ne travaille que sur le RED ?

Les comptes D365 reflètent vos informations d’identification du RED. Il n’est pas possible de séparer votre compte D365 de votre compte du RED.

Puis-je demander la fermeture de mon compte du RED si je ne travaille que sur D365 ?

Les comptes D365 reflètent vos informations d’identification du RED. Il n’est pas possible de séparer votre compte du RED de votre compte D365.

Serai-je bientôt en mesure d’envoyer des courriels à des personnes extérieures au GC à partir de mon compte D365 ?

Vous pouvez actuellement envoyer des courriels à des personnes à l’extérieur du GC à partir de votre compte D365. Cependant, il existe des restrictions concernant l’envoi de pièces jointes à des personnes situées en dehors du GC. Vous pouvez consulter l’article au sujet des comptes rendus printaniers sur Défense 365 et Microsoft Teams pour plus d’informations.

Les courriels de RIO seront-ils toujours utilisés? Comment saurai-je quelle adresse courriel utiliser lorsque je retournerai au bureau ?

Lors du retour au travail, les personnes peuvent continuer à utiliser leurs comptes D365 et du RED de la même manière que lorsqu’elles travaillaient à distance pendant la pandémie ou au moyen de l’IRPVD‑T.

Les courriels de la direction continueront-ils d’être distribués à la fois sur les courriels de RIO/PIIND et du RED ?

Comme les membres de l’Équipe de la Défense continuent à travailler sur D365, les membres de la direction sont encouragés à s’assurer que les courriels continuent à être distribués aux deux adresses électroniques.

Où puis-je aller pour obtenir plus d’informations et d’assistance sur D365 ?

Pour plus d’informations sur D365, veuillez consulter la page Travailler à distance du MDN et des FAC.

Pour obtenir de l’aide sur D365, veuillez soumettre un ticket à l’aide du portail libre-service de GSTIE. Si vous n’avez pas d’accès au RED, utilisez le formulaire de demande de service GSTIE D365 sans accès au RED.

Le personnel peut également accéder au D365 Mon info : libre-service sécurisé pour réinitialiser ses mots de passe, réenregistrer son authentification multifactorielle, effectuer une révocation de session ou un rafraîchissement de compte.

QGDN (Carling) : Puis-je utiliser le Wi-Fi du GC (fourni dans les aires communes) pour accéder à D365 et au RED ?

Oui, le Wi-Fi du GC peut être utilisé pour travailler à la fois sur le RED et D365.

La bande passante sera-t-elle plus lente au bureau lorsque nous reviendrons tous ?

Bien que cela dépende de toute mise à niveau locale de l’infrastructure réseau, les utilisateurs doivent s’attendre à ce que la bande passante soit la même au bureau qu’avant la pandémie.

La capacité de l’IRPVD‑T sera-t-elle réduite à mesure que les gens retourneront au travail ?

Il n’est pas prévu de réduire la capacité de l’IRPVD‑T au fur et à mesure que les gens reprennent le travail.

Puis-je connecter mon appareil personnel à l’IRPVD‑T ?

Non, les appareils personnels ne peuvent pas utiliser l’IRPVD‑T. Cette passerelle informatique est conçue pour permettre uniquement aux ordinateurs du RED de se connecter à l’infrastructure du RED.

Où puis-je obtenir plus d’information et d’aide concernant les problèmes de réseau, la bande passante et le Wi-Fi du GC ?

Si vous rencontrez des problèmes, veuillez soumettre un incident via le portail libre-service GSTIE. Pour obtenir des informations et de l’aide, veuillez utiliser l’offre de service appropriée à l’aide du portail libre-service GSTIE.

Y aura-t-il des mises à jour de logiciels qui m’obligeront à me rendre au bureau si je travaille indéfiniment à domicile ?

Il n’y a pas à l’heure actuelle de mises à jour logicielles qui nécessiteront que les utilisateurs retournent au bureau. Nous avons été en mesure de déployer toutes les mises à jour logicielles aux utilisateurs de l’IRPVD‑T sans qu’ils aient à s’y rendre, y compris les mises à jour des fonctions du système d’exploitation et les mises à niveau de la suite de sécurité. Nous avons également inclus des programmes de récupération lors du déploiement de certaines mises à jour afin de minimiser le nombre d’utilisateurs qui doivent se rendre au bureau après une mise à jour.

Les mots de passe devront-ils être réinitialisés prochainement ?

Les mots de passe du RED expirent périodiquement, indépendamment de la reprise des activités ou de votre lieu de travail, que ce soit au bureau ou à la maison. Nous informerons les utilisateurs lorsque le changement sera nécessaire et vous pourrez mettre à jour les mots de passe depuis votre lieu de travail. Les personnes disposant d’un téléphone émis par le gouvernement devront également mettre à jour leur mot de passe sur cet appareil.

Le personnel peut changer son mot de passe en utilisant l’une des deux méthodes suivantes :

• Au cours d’une session du RED, appuyez sur les touches Ctrl-Alt-Suppr (en même temps) et sélectionnez « Change a password » (Changer un mot de passe).
• Utilisez la réinitialisation du mot de passe en libre-service (SSPR) qui se trouve sur votre écran de connexion et, si vous ne l’avez pas encore fait, inscrivez-vous rapidement.

Ma carte ICP nécessitera-t-elle des mises à jour ?

Il ne sera pas nécessaire de mettre à jour les cartes infrastructure à clés publiques (ICP) liées au retour sur le lieu de travail ou au travail à domicile pour une durée indéterminée. Il ne sera pas non plus nécessaire de mettre à jour les mots de passe de l’ICP.

Comment puis-je savoir si les courriels concernant PRA sont légitimes? Je m’inquiète de l’hameçonnage.

Le MDN et les FAC n’enverront des courriels aux membres de l’Équipe de la Défense au sujet du PRA qu’à partir des adresses électroniques officielles du MDN et des FAC.

Le RED et D365 disposent d’une certaine protection contre les pièces jointes et les liens malveillants, mais on demande au personnel de faire preuve de prudence lors du traitement des courriels relatifs à la COVID-19 et au PRA. Il s’agit notamment de vérifier la source du courriel, son objet, ses pièces jointes ou ses liens hypertextes. Les utilisateurs sont également invités à se méfier des appels, des messages textes ou des appels potentiels sur les médias sociaux liés à la COVID-19 et au PRA.

Les précautions suivantes sont fortement recommandées :

• Évitez de cliquer sur les liens contenus dans les courriels non sollicités et méfiez-vous des pièces jointes;
• Utilisez des sources fiables, telles que des sites gouvernementaux légitimes, pour obtenir des informations actualisées et factuelles sur la COVID-19 et le PPA;
• Ne révélez pas d’informations personnelles ou financières dans les courriels et ne répondez pas aux sollicitations par courriel pour obtenir ces informations.

Comment les données sur la COVID-19 et le personnel que le MDN et les FAC ont recueillies pendant la pandémie sont-elles protégées ?

Toutes les informations sont entreposées et archivées conformément au chapitre 6 de l’ODSDN : Sécurité de l’information.

Les employés du MDN et des FAC sont formés et sensibilisés à la manière de gérer les informations du MDN et des FAC de manière sécurisée, en fonction du niveau de sensibilité des données. Les informations ayant une valeur opérationnelle sont classées et sauvegardées sur les plateformes appropriées, comme GCDocs, et protégées par des autorisations. Lorsque d’autres plateformes sont utilisées, telles que les systèmes de fichiers du RED, toutes les informations protégées B sont cryptées à l’aide de cartes à puce à ICP.

Comment puis-je savoir qui est le superviseur de la sécurité de mon unité (SSU) et/ou mon officier de la sécurité des systèmes d’information (OSSI) pour vérifier que mon laissez-passer de bâtiment, ma carte d’identité, etc. fonctionnent ?

Conformément au chapitre 1 des Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale, chaque unité/direction doit avoir un OSSI et un SSU. Le personnel de direction ou les superviseurs devraient être en mesure de vous aider. Pour les utilisateurs de la RCN, vous pouvez consulter la liste des contacts OSSI de la RCN.