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Liste de vérification sur la protection de la vie privée

Cette liste de vérification devrait vous aider à avoir une meilleure idée des conseils sur la protection de la vie privée et du moment où il convient de le faire, tout en complétant votre initiative.

Planification

Selon votre initiative, certaines de ces étapes peuvent avoir déjà été effectuées.

Liste les renseignements personnels

Conception

Une fois que vous savez quels livrables en matière de protection de la vie privée sont nécessaires, commencez immédiatement. Selon la complexité de votre initiative, ce travail pourrait prendre plusieurs mois.

Produits livrables

Assurer la protection

Mesures de conservation

Formation sur la protection de la vie privée

  • offrir une formation sur la protection de la vie privée à toutes les personnes qui auront accès aux renseignements personnels
  • l’École de la fonction publique du Canada offre des cours essentiels sur la formation sur la protection des renseignements personnels

Révision

Ces étapes peuvent différer d’une institution à l’autre, selon sa structure et les ressources disponibles.

Consultations

  • consultez les intervenants appropriés pour examiner vos livrables et protocoles en matière de protection de la vie privée
  • les intervenants peuvent comprendre des experts en matière de protection de la vie privée, en droit, de la gestion de l’information et des spécialistes des technologies de l’information, etc.

Approbations

  • soumettez vos livrables pour approbation aux niveaux appropriés dans votre institution
  • si vous avez créé une entente d’échange de renseignements (EÉR), assurez-vous qu’elle a été signée par toutes les parties. Le niveau d’approbation approprié peut changer en fonction de la nature exacte de l’EÉR et du niveau de risque encouru

Entretien

  • créer un calendrier pour maintenir et mettre à jour régulièrement vos livrables et processus de confidentialité
  • assurez-vous que les processus sont également revus régulièrement et mis à jour chaque fois qu’il y a un changement dans la façon dont votre initiative gère les renseignements personnels
  • assurez-vous que tous les employés ont suivi la formation sur la protection des renseignements personnels que vous avez donnée

Lancement

Publier un avis de confidentialité

  • publier votre avis de confidentialité avant de collecter des renseignements personnels
  • selon la façon dont votre initiative collecte des informations, votre avis de confidentialité peut être livré en ligne, sous forme de copie papier, ou un agent du centre d’appels peut fournir un résumé à voix haute.

Traiter les risques

  • continuer de tenir compte des risques cernés dans votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • envisagez d’inclure une formation sur la protection de la vie privée dans le cadre de votre intégration pour les nouveaux employés qui ont accès aux renseignements personnels
  • mettre à jour les contrôles d’accès s’il y a eu des changements dans la dotation ou les rôles
    • vos contrôles d’accès doivent être mis à jour chaque fois qu’il y a de nouvelles embauches, des départs ou des changements de postes ou de dossiers.

Mise à jour

Continuellement examiner et mettre à jour vos livrables et processus en matière de protection de la vie privée, en particulier s’il y a des changements dans la façon dont les informations sont traitées. Malgré tous les efforts déployés, une atteinte à la vie privée peut tout de même se produire. Assurez-vous de modifier votre plan en fonction des leçons apprises, même après le lancement.

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