Quoi et comment collecter
Quoi et comment collecter les renseignements personnels
Quoi collecter
Une fois que vous avez déterminé les renseignements personnels dont vous avez besoin pour votre initiative, vous pouvez commencer à les collecter. Assurez-vous de ne collecter que :
- des renseignements personnels qui ont un lien direct avec votre initiative;
- le minimum de renseignements personnels nécessaires pour atteindre vos objectifs.
Conseil sur la protection de la vie privée : Il est important de se rappeler que plus votre initiative collecte de renseignements personnels, plus l’impact d’une atteinte à la vie privée potentielle.
Comment collecter
Avant de collecter, assurez-vous qu’une personne a accès à un avis de confidentialité avant de vous fournir ses renseignements.
Collecter les renseignements directement ou indirectement
Vous devriez tenter de recueillir les renseignements personnels utilisés à des fins administratives directement auprès de la personne concernée. Cela permet de s’assurer qu’ils sont aussi précis et à jour que possible.
Cela dit, il se peut que votre initiative doive collecter ces renseignements indirectement, c’est-à-dire ailleurs que la source originale. C’est généralement le cas lorsque, par exemple, une personne a autorisé quelqu’un d’autre à fournir ses renseignements en son nom.
Conseil sur la protection de la vie privée : Lorsque vous collectez des renseignements personnels de manière indirecte, veuillez assurer qu’ils proviennent d’une source fiable et vérifiez leur exactitude avant de les utiliser.
Obtenir le consentement pour la collecte indirecte
Si votre initiative collecte des renseignements personnels de manière indirecte, vous devrez très probablement obtenir un consentement. Même si vous obtenez le consentement pour collecter les renseignements personnels, vous aurez besoin d’une autorité légitime pour pouvoir le faire.
Lorsque vous obtenez le consentement, veillez à ce qu’il soit correctement documenté, par exemple par écrit. Informez la personne qui vous donne son consentement de ce qui suit :
- le but du consentement et les renseignements personnels spécifiques impliqués;
- qui sera invité à fournir des renseignements personnels;
- la raison pour laquelle les renseignements sont collectés indirectement;
- toute conséquence pouvant résulter du refus de consentement;
- toute alternative à la fourniture du consentement.
Prévoyez à l’avance les situations où une personne refuse de donner son consentement ou lorsque vous ne pouvez pas obtenir son consentement, car cela :
- entraînera la collecte de renseignements inexacts;
- ira à l’encontre du but de la collecte;
- teintera l’utilisation des renseignements recueillis.
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