Ententes sur les échanges de renseignements
Entente sur les échanges de renseignements
Une entente sur les échanges de renseignements est un document écrit d’entente entre les parties qui décrit les conditions dans lesquelles les renseignements personnels sont partagés. « Partage des renseignements » peut signifier qu’une partie partage des renseignements tandis que l’autre partie collecte des renseignements. Il peut également s’agir d’une situation dans laquelle les deux parties partagent et collectent des renseignements.
Quand vous en avez besoin
Votre initiative aura besoin d’une entente sur les échanges de renseignements si elle partage des renseignements avec un tiers, y compris d’autres organismes gouvernementaux.
Les avantages d’une entente sur les échanges de renseignements sont les suivants :
- clarifier les droits, les obligations et la responsabilité des parties;
- assurer la conformité à la législation et aux politiques applicables en matière de protection de la vie privée;
- établir des protocoles pour traiter les problèmes et les incidents (y compris les atteintes à la vie privée);
- assurer la transparence pour les personnes affectées.
Ce qui est requis
Une entente sur les échanges de renseignements doit être rédigée avec l’avis et les conseils des responsables du secteur de programme, des conseillers en matière de protection de la vie privée et de gestion de l’information, des conseillers juridiques et des spécialistes fonctionnels, tels que les spécialistes des systèmes informatiques et les experts en matière de sécurité.
Elle doit inclure :
- l’objectif de l’entente;
- les élements de rensignements personnels qui seront collectées, créées, utilisées et partagées entre les parties;
- les autorités légitimes liées à la collecte, usage et partage de renseignements personnels;
- les fichiers de renseignements personnels associés;
- définir de quelles institutions relèvent les renseignements;
- toute limitation de la manière dont les renseignements personnels peuvent être partagés entre les parties;
- toutes les mesures de protection administratives, techniques et physiques nécessaires pour protéger les renseignements personnels;
- processus de traitement des atteintes à la vie privée et à la sécurité, y compris les exigences de notification.
Conseil sur la protection de la vie privée : Il est très important de définir la garde et le contrôle des renseignements personnels dans une entente sur les échanges de renseignements pour s’assurer que l’on sache clairement qui sera responsable en cas d’atteinte à la vie privée.
Processus général
- remplissez toutes les sections requises de l’entente sur les échanges de renseignements;
- vos experts en matière de protection de la vie privée doivent examiner votre entente sur les échanges de renseignements pour s’assurer qu’elle est conforme à la politique;
- socialiser l’entente avec tous les intervenants impliquées;
- soumettre l’entente pour approbation
- c’est à votre institution de décider du niveau approprié
- qui peut varier en fonction de la nature exacte de l’entente et du niveau de risque impliqué
Toutes ces étapes doivent être réalisées avant le lancement de l’initiative.
Quand mettre à jour et réviser
Lors de la rédaction initiale d’une entente sur les échanges de renseignements, les parties doivent convenir de la date d’entrée en vigueur de l’entente, du moment et des modalités de sa révision et de sa résiliation. Les parties peuvent également souhaiter indiquer quand et comment modifier l’entente sur les échanges de renseignements en cas de changement des aspects techniques, juridiques ou autres de l’initiative.
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