Quand garder et supprimer

Quand garder et supprimer

Un plan de conservation et d’élimination est un horaire indiquant la durée pendant laquelle votre initiative a l’intention de conserver les renseignements personnels et quand ils seront détruits. Il doit comprendre une justification de la nécessité de conserver les renseignements personnels, de leur durée et de la manière de les éliminer correctement le moment venu.

Quand avez-vous besoin d’un plan de conservation et d’élimination?

Votre initiative doit toujours avoir un plan de conservation et d’élimination des renseignements personnels qu’elle collecte, crée, utilise ou partage.

Pendant combien de temps faut-il conserver les renseignements personnels?

Selon la manière dont les renseignements personnels sont utilisés, il peut y avoir des obligations légales de les conserver pendant une certaine période. Par exemple, les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision concernant une personne doivent être conservés pendant au moins deux ans après leur dernière utilisation. Cela donne à la personne le temps de présenter une demande d’accès à ses renseignements.

Votre initiative peut déterminer que, pour répondre à ses besoins, les renseignements personnels doivent être conservés pendant plus de deux ans. Votre initiative peut supprimer les renseignements personnels avant deux ans si elle n’en a plus besoin et si la personne concernée a accepté leur destruction.

Conseil sur la protection de la vie privée : Votre plan de conservation et d’élimination dépendra du contexte et des circonstances de votre initiative, en autant qu’il puisse être justifié rationnellement.

Quand mettre à jour et réviser votre plan de conservation

Votre plan de conservation et d’élimination doit être examiné ou mis à jour chaque fois que l’initiative modifie la manière dont elle collecte, crée, utilise ou partage les renseignements personnels. Il s’agit de s’assurer que votre plan a toujours un sens et répond à toutes les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces modifications du traitement des renseignements personnels peuvent également nécessiter une mise à jour de l’ÉFVP de votre initiative et du fichier de renseignements personnels connexe.

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