Quand vous en avez besoin

Votre expert en matière de protection de la vie privée peut vous conseiller sur la nécessité de créer ou de mettre à jour un FRP pour votre initiative. En général, vous en aurez besoin si votre initiative utilise, a utilisé ou met à disposition des renseignements personnels à des fins administratives.

Ce qui est requis

Tous les FRP doivent inclure les renseignements et les en-têtes suivants :

Description

Une brève description des renseignements recueillis pour l’initiative

Catégorie de personnes

Auprès de qui votre initiative va recueillir des renseignements

But

Pourquoi votre initiative collecte-t-elle ces renseignements et sous quelle autorisation légale sont-ils collectés? Veillez à ce que vous citiez la même autorité légitime que celle mentionnée dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Utilisations compatibles

Comment les renseignements sont utilisés par rapport à l’objectif initial de l’initiative

Normes de conservation et destruction

Pendant combien de temps les renseignements seront-ils conservés

Numéro de l’autorisation de disposition de documents (ADD)

Un numéro attribué par Bibliothèque et Archives Canada

Numéro d’enregistrement connexe

Un numéro d’une catégorie de documents connexes, qui est une description de l’information conservée par une institution à l’appui d’une initiative, le cas échéant

Numéro d’enregistrement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

Un numéro attribué par le SCT, une fois le FRP enregistré

Numéro du fichier

Un numéro de FRP unique attribué par votre institution

Dernière mise à jour

La date de la dernière révision et mise à jour du FRP

Processus général

• remplissez toutes les sections requises du FRP, à l’exception de l’ADD, du numéro de dossier et du numéro de fichier correspondants, pour lesquels votre expert en matière de protection de la vie privée vous aidera;
• faites approuver le FRP par le responsable délégué à la protection de la vie privée;
• envoyez le FRP par courriel à la boîte de réception générique de la protection de la vie privée (ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca) SCT ainsi que l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée connexe;
• le SCT attribuera un numéro d’inscription au FRP;
• une fois le FRP enregistré, le bureau de la protection de la vie privée de votre institution veillera à ce qu’il soit inclus dans l’inventaire des fonds de renseignements de l’institution.

Quand mettre à jour et réviser

Votre ÉFVP et votre FRP sont des documents évolutifs. Chaque fois que des changements sont apportés à la manière dont votre initiative collecte, crée, utilise, partage ou conserve les renseignements personnels, vous devriez les examiner.