Avis de confidentialité
Avis de confidentialité
Un avis de confidentialité permet aux personnes de savoir ce que vous faites avec leurs renseignements personnels.
Quand vous en avez besoin
Chaque fois que votre initiative collecte des renseignements personnels auprès d’une personne, vous êtes tenu de l’informer de ce que vous en faites dans un avis de confidentialité. Votre expert en matière de protection de la vie privée peut vous aider à déterminer si votre initiative en a besoin et à examiner votre contenu. Veillez à ce que votre avis de confidentialité soit accessible aux personnes avant qu’elles ne fournissent leurs renseignements personnels.
Conseil sur la protection de la vie privée : En fonction du format dans lequel les personnes fournissent leurs renseignements personnels, vous souhaiterez peut-être adapter l’avis au moment de la collecte. Par exemple, vous fournirez un avis complet au début d’une demande sur papier, mais un agent du centre d’appels peut lire un résumé pour un appelant et lui faire savoir qu’un avis complet est disponible.
Ce qui est requis
Votre avis de confidentialité doit inclure :
- raison pour laquelle vous collectez des renseignements personnels;
- l’autorité légitime de collecter et de l’utiliser;
- si les renseignements seront partagés avec d’autres parties;
- les conséquences de refuser de fournir ses renseignements personnels. Par exemple, s’ils ne fournissent pas leurs renseignements personnels lorsqu’ils remplissent un formulaire de prestation, ils ne peuvent pas recevoir la prestation;
- informer la personne qu’elle a le droit d’accéder aux renseignements personnels qu’elle a fournis et de les corriger
- le numéro du Fichier de Renseignement Personnel pertinant qui peut être utilisé pour exercer ce droit;
- le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection des renseignements personnels si elle n’est pas satisfaite de la façon dont ses renseignements ont été traités.
Processus général
- une fois que vous avez rédigé votre avis de confidentialité, partagez-le avec votre expert en matière de protection de la vie privée pour qu’il l’examine;
- en fonction de votre institution, diverses approbations peuvent être nécessaire.
Quand mettre à jour et réviser
Si des modifications sont apportées à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels dans le cadre de votre initiative, vous devrez mettre à jour votre avis en conséquence. Vous pouvez également prévoir une révision régulière de l’avis pour vous assurer qu’elle reste exacte. Si des modifications doivent être apportées à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, c’est également le moment idéal pour mettre à jour votre avis.
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