Utilisation des renseignements personnels

Votre initiative ne peut utiliser les renseignements personnels que pour :

• la raison pour laquelle ils ont été collectés à l’origine;
• une usage compatible : une raison directement liée à l’objectif initial de l’initiative.

Lorsque vous envisagez d’utiliser et de partager des renseignements personnels à des fins non administratives, telles que la recherche, les statistiques, l’audit et l’évaluation du programme, tenez compte de ce qui suit :

• d’autres alternatives, telles que l’utilisation de données agrégées ou de renseignements personnels dépersonnalisés;
• si les avantages de la collecte de ces renseignements personnels l’emportent sur l’atteinte potentielle à la vie privée;
• comment vous allez établir un ensemble de règles ou un protocole pour traiter correctement ces renseignements.

Bien que l’évaluation de l’efficacité d’une initiative soit une utilisation non administrative raisonnable de l’information, assurez-vous de faire appel à des experts pour assurer une désagrégation et dépersonnalisation appropriées de l’information.

Partage des renseignements personnels

Si votre initiative nécessite le partage de renseignements personnels avec des tiers, y compris d’autres institutions du gouvernement, assurez-vous d’avoir mis en place une entente sur les échanges de renseignements. Une entente sur les échanges de renseignements définira les droits, les responsabilités et les obligations de chaque partie.

Il existe des situations où les renseignements personnels peuvent être partagés en dehors de leur objectif initial.

Voici quelques exemples de ces instances :

• se conformer à une loi du Parlement qui autorise le partage des renseignements;
• se conformer à une assignation à comparaître ou à un mandat délivré par un tribunal;
• lorsque cela est dans l’intérêt public (dans des cas tels qu’une urgence).

Une liste complète des cas où des renseignements personnels peuvent être partagés se trouve dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Même avec ces exceptions, il peut y avoir des circonstances où une entente sur les échanges des renseignements est nécessaire. Votre expert en matière de protection de la vie privée pourra vous aider à déterminer quand il est nécessaire d’en avoir un.

Scénario : Puis-je évaluer mon initiative d’une manière respectueuse de la vie privée?

Qui

James, un gestionnaire de programme, veut déterminer si les avantages de son initiative ont été efficaces pour rejoindre les groupes en quête d’équité.

Situation

Un évaluateur de son équipe suggère d’utiliser des données d’initiative désagrégées et de les relier aux données d’enquête dépersonnalisées auxquelles leur institution a eu accès. Ils le font et effectuent une analyse des données.

Résultat

L’évaluation a révélé que les jeunes travailleurs appartenant à une minorité visible étaient plus susceptibles d’avoir reçu la prestation que les personnes plus âgées n’appartenant pas à une minorité visible. Ils ont été en mesure de déterminer ces résultats d’une manière respectueuse de la vie privée en utilisant des données désagrégées.