Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels — Rapport annuel au Parlement — 2020-2021 — MDN

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.^{Footnote 1} L’article 72 de la Loi précise que, à la fin de chaque année financière (AF), le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Ce rapport décrit les activités menées par la Défense nationale pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’année financière allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

1.1 Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnelsa pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Ces droits de protection et d’accès sont conformes aux principes selon lesquels chaque individu devrait avoir le droit de savoir pour quelles raisons ses renseignements sont recueillis par le gouvernement, comment ils seront utilisés, combien de temps ils seront conservés et qui y aura accès.

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2. Accès à l’information et protection des renseignements personnels à la Défense nationale

2.1 Mandat du ministère de la Défense nationale

2.1.1 Qui nous sommes

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) forment le plus grand ministère du gouvernement fédéral. Dans le cadre de la politique de défense du Canada, l’Équipe de la Défense comptera plus de 125 000 membres, dont 71 500 membres de la Force régulière, 30 000 membres de la Force de réserve et 25 000 employés civils.

2.1.2 Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC ont des rôles complémentaires à jouer pour conseiller et seconder le ministre de la Défense nationale et appliquer les décisions du gouvernement qui concernent la défense du Canada et les intérêts du Canada au pays et à l’étranger.

À tout moment, le gouvernement du Canada peut faire appel aux FAC afin qu’elles prennent part à des missions pour assurer la protection du Canada et de la population canadienne et pour maintenir la paix et la stabilité internationales.

La politique de défense du Canada présente une nouvelle vision stratégique en matière de défense : Protection, Sécurité, Engagement^Footnote2 selon laquelle le Canada assure :

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au sein d’un quartier général de la Défense nationale intégré pour s’acquitter de leur principale responsabilité, qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

2.2 Organisation de la Défense nationale

2.2.1 Haute direction

Le gouverneur général du Canada est le commandant en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Le ministre associé de la Défense nationale soutient le ministre de la Défense nationale. Le sous‑ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire du Ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d’état‑major de la défense, qui est l’officier le plus élevé en grade au Canada. Ces hauts dirigeants ont des responsabilités différentes.

• Le gouverneur général nomme le chef d’état‑major de la défense sur la recommandation du premier ministre, remet les honneurs militaires, présente les couleurs aux régiments des FAC, approuve les nouveaux emblèmes et insignes militaires et signe les commissions d’officiers.
• Le ministre de la Défense nationale dirige l’ensemble du Ministère et est responsable de tous les enjeux touchant la défense nationale.
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l’équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail.
• Le sous­ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense.
• Le chef d’état‑major de la défense est responsable du commandement, du contrôle et de l’administration des Forces armées canadiennes ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

2.2.2 Organisation de la Défense

La structure organisationnelle de la Défense nationale est illustrée ci‑dessous. Des renseignements supplémentaires au sujet de l’organisation de la Défense nationale sont disponibles en ligne.^{Footnote 3}

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3 La Direction – Accès à l’information et protection des renseignements personnels

2.3.1 Délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une délégation des pouvoirs, signée par le ministre, charge le sous‑ministre, le secrétaire général, le directeur de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et les directeurs adjoints de l’AIPRP d’exercer la totalité des pouvoirs et des fonctions du ministre, en tant que responsable de l’institution, en vertu de la Loi. Elle attribue aussi d’autres pouvoirs et d’autres fonctions à des employés de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP).

Relevant du secrétaire général, le directeur de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels applique et coordonne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en plus d’agir comme coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Dans l’application de la Loi, la Direction de l’AIPRP sollicite au besoin l’avis d’autres organisations et spécialistes sur les affaires juridiques et publiques ainsi que sur les questions d’ordre politique et de sécurité des opérations.

Un exemplaire de l’arrêté sur la délégation faisant partie de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l’Annexe A.

2.3.2 La Direction de l’AIPRP

La Direction de l’AIPRP est responsable des questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au sein de la Défense, sauf dans le cas des organisations du portefeuille suivantes : la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d’examen des griefs militaires, le Centre de la sécurité des télécommunications, l’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Cabinet du juge militaire en chef et le Directeur – Service d’avocats de la défense et les Services de bien‑être et moral des Forces canadiennes.

La Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels est gérée par un directeur de cabinet et appuyée par un chef des opérations qui supervise toutes les opérations liées à l’AAI, de la réception à la communication.

Le Chef des opérations centralise toutes les activités liées à l’accès à l’information. Il assure la cohérence des équipes, réalise des activités d’assurance de la qualité concernant les données et le respect des processus, surveille le rendement et cerne les tendances et les enjeux horizontaux. L’Équipe de réception des demandes d’AIPRP, l’Équipe des systèmes de liaison et l’Équipe des opérations liées à l’AAI relèvent du Chef des opérations. Le Chef des opérations, l’Équipe des opérations de protection des renseignements personnels, l’Équipe de politique et de gouvernance et le chef d’état‑major relèvent du directeur de cabinet.

Sur le plan fonctionnel, l’effectif de gestion de la Direction de l’AIPRP est divisé en quatre grands groupes et reçoit le soutien des officiers de liaison de l’organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la FIGURE 2.

Figure 2 : Effectif opérationnel de l’AIPRP de la Défense nationale

La Direction de l’AIPRP est soutenue par une équipe des systèmes de liaison qui entretient le système de présentation et la base de données des demandes d’AIPRP et assure un soutien technique aux membres de l’équipe. Une équipe des services ministériels s’occupe des fonctions d’administration et de gestion de la direction, ce qui inclut la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle et la gestion de l’information et des documents (GI/GD).

En réponse à une priorité primordiale de la Défense nationale, la Direction de l’AIPRP joue un rôle de soutien de l’Équipe de surveillance du contentieux et de soutien au contentieux du Ministère. Cette unité effectue un examen des documents, un peu comme dans les cas d’AIPRP, en vue du règlement des recours collectifs relatifs à la purge LGBT et à l’inconduite sexuelle.

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3. Points saillants du rapport statistique

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 5 275 demandes de communication de renseignements personnels aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comparativement à 6 475 au cours de l’année financière 2019‑2020, ce qui représente une diminution de 18,5 p. 100. C’est la quatrième année consécutive au cours de laquelle les demandes de communication de renseignements personnels diminuent, ce qui peut être attribuable à la mise en œuvre de l’initiative du Ministère consistant à remettre de manière proactive au personnel des FAC libéré une copie de leur dossier médical, ce qui a commencé au cours de l’année financière 2018‑2019. Combinée aux 853 dossiers reportés de la période précédente, la charge de travail globale concernant 6 128 demandes est la plus faible que la Défense nationale a eue depuis plus de six ans.

Figure 3 : Nombre de demandes d’aiprp (cinq dernières années)

Il est à noter que, depuis plus de 10 ans, la Défense nationale s’est classée parmi les cinq institutions fédérales qui ont, d’après les statistiques annuelles compilées par le SCT,^{Note de bas de page 4} reçu le plus grand volume de demandes de renseignements personnels.

Une grande partie des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels que la Défense nationale recevait auparavant étaient des demandes présentées par du personnel des FAC pour avoir leur dossier médical au moment de sa libération des Forces. Le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes a, dans le cadre de la politique de défense du Canada, commencé à remettre de manière proactive au personnel des FAC libéré une copie de leur dossier médical au cours de l’année financière 2018‑2019. Cette initiative est conforme à l’engagement du gouvernement en matière de transparence et elle a amélioré le processus de transition des militaires libérés afin de mieux les préparer à passer à la vie civile et a aussi réduit le nombre des demandes de dossier médical reçues.

3.2 Demandes traitées

La Défense nationale a fermé un total de 4 904 demandes de communication de renseignements personnels durant la période visée par le rapport. Cela représente une diminution de 34 p. 100  comparativement à l’année financière précédente. La FIGURE 4, ci‑dessous, montre la charge de travail liée à l’AIPRP au cours des cinq dernières années.

Figure 4 : Résultats des demandes traitées et nombre total de demandes fermées (cinq dernières années)

3.2.1 Pages examinées

Cette année, un total de 1 050 543 pages ont été examinées, ce qui représente une réduction de 55,9 p. 100  des pages traitées par rapport à l’année financière 2019‑2020. Ainsi que le montrent les FIGURES 4 et 6, la Défense nationale a relevé une diminution du respect des délais prescrits par rapport à l’année financière 2019‑2020.

Ainsi que le montre la FIGURE 5, le nombre des pages examinées représente le total des pages qui l’ont été concernant les demandes fermées au cours de la présente année financière. Ce nombre n’inclut pas celles qui l’ont été concernant les demandes examinées pendant l’année financière en cours qui ont été reportées à la période suivante.

Figure 5 : Nombre de pages examinées pour les demandes fermées, lorsque les documents existaient (trois dernières années)

3.2.2 Exemptions et exclusions

Dans la suite logique des périodes précédentes d’établissement de rapport, l’exception la plus souvent invoquée, qui a été appliquée concernant 2 253 demandes, est celle prévue à l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui protège les renseignements personnels des personnes autres que l’auteur de la demande.

3.2.3 Délai de traitement

La Défense nationale a fermé 2 925 demandes dans un délai de 30 jours, ce qui représente 59,6 p. 100  du volume total des demandes fermées. Le tout représente une diminution de 6,7 p. 100 des dossiers fermés dans un délai de 30 jours par rapport à la période visée par le dernier rapport. Il est à noter que le nombre des dossiers fermés après 121 jours ou plus a considérablement diminué; il est passé de 1 412 dossiers, au cours de l’année financière 2019‑2020, à 988 au cours de la présente période.

Figure 6: Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Les dossiers traités après le délai de 30 jours n’étaient pas nécessairement en retard, car des prorogations conformes à la loi pourraient avoir été appliquées.

3.2.4 Respect des délais prescrits

Un total de 3 158 demandes (64,4 p. 100) ont été fermées dans les délais prescrits au cours de l’année financière 2020‑2021, ce qui représente par rapport à la période précédente une diminution de 10,6 p. 100  du respect des délais prescrits probablement attribuable aux répercussions de la pandémie de COVID. Les confinements en vigueur en Ontario ont eu une incidence sur le nombre des personnes dont la présence était autorisée dans les bureaux, ce qui a eu un effet sur la capacité de recevoir et de numériser des documents dans le système de traitement des demandes et du logiciel de rédaction.

La charge de travail est toujours un facteur en ce qui concerne le respect des délais prescrits, mais le motif de présomption de refus le plus courant était la catégorie « Autre », qui est citée dans près de 76,5 p. 100 des demandes fermées après le délai prescrit durant la période visée par le rapport. Certains facteurs touchant le rendement et les taux de présomption de refus incluent la non‑disponibilité des principaux dirigeants et les difficultés éprouvées pour obtenir les documents pertinents.

Les effets sur la productivité découlant des problèmes de dotation en personnel ont encore une incidence sur le respect des délais. Le roulement du personnel de l’AIPRP reste élevé à tous les niveaux à cause de la concurrence du marché du travail. Les nouveaux employés ont besoin d’une période d’apprentissage et d’adaptation pour concrétiser leur potentiel de rendement. L’embauche et la formation de nouveaux employés dans un le cadre d’un régime de télétravail ont aussi accru la charge de travail du personnel des services de gestion de l’AIPRP et de soutien. Au cours de la dernière année, les efforts se sont poursuivis pour pourvoir les postes vacants et former les nouveaux employés. 

3.2.5 Résultat : Pourcentage des demandes avec communication en totalité et communication partielle

Figure 7 : Demandes avec communication en totalité et communication partielle (année financière 2020‑2021)

3.3 Consultations reçues et complétées

Normalement, la Défense nationale ne reçoit pas beaucoup de demandes de consultation présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Durant la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu cinq demandes de consultation; trois provenaient d’autres institutions du gouvernement du Canada et deux d’autres organisations. Six consultations ont été fermées pendant cette période visée.

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4. Incidence de la COVID‑19 sur les activités relatives à la protection des renseignements personnels

Le 13 mars 2020, le MDN et les FAC ont activé leur plan de continuité des activités (PCA) en réaction à la pandémie en évolution de la COVID‑19, qui s’est poursuivie pendant la période d’établissement de rapport de l’année financière 2020‑2021. Le MDN et les FAC ont joué un rôle important dans la réaction du gouvernement du Canada à la COVID‑19. L’opération LASER^{Note de bas de page 5} est la contribution mise en œuvre par les Forces armées canadiennes pour sauver des vies, aider les partenaires des niveaux fédéral, provincial et territorial et maintenir la préparation, l’efficacité et la résilience des FAC. La santé et le bien‑être du personnel du MDN et des FAC et le soutien de l’opération LASER restent une des grandes priorités du Ministère. L’Équipe de la Défense, y compris la Direction de l’AIPRP, a aussitôt, en réaction à la pandémie, réaménagé les horaires de travail et adopté un régime de télétravail. Au début, les défis du télétravail tels que l’accès limité à des réseaux privés virtuels (RPV), l’accès à distance au logiciel de rédaction de l’AIPRP et aux documents sur support papier du bureau de première responsabilité (BPR) ont eu une incidence sur la productivité et le traitement des demandes liées à l’AAI et des demandes de communication de renseignements personnels. La connectivité à distance s’est vite stabilisée et a continué à s’améliorer à mesure que l’Équipe de la Défense optimisait le régime de télétravail. Les fonctions essentielles de la Direction de l’AIPRP qui pouvaient uniquement être exercées sur place, telles que recevoir le courrier, ouvrir de nouvelles demandes, numériser les documents sur support papier, traiter les demandes urgentes et traiter les documents secrets, l’ont été tout en respectant les mesures sanitaires. Conformément aux directives du SCT et aux pratiques exemplaires, la Direction de l’AIPRP a communiqué directement avec les auteurs des demandes pour signaler des retards possibles concernant le traitement des demandes en conséquence de la pandémie. La Défense nationale a pris des mesures proactives au début de la pandémie et tiré parti de la technologie pour permettre le télétravail en adoptant et en appliquant l’utilisation de signatures numériques, l’échange électronique des documents et l’utilisation du service de poste électronique de Postes Canada pour limiter la place accordée aux documents sur support papier et au courrier traditionnel. La Direction de l’AIPRP a continué à élargir l’accès à distance au logiciel de rédaction, ce qui a permis à la Défense nationale de traiter des documents désignés Protégé B ou moins. Les employés chargés de l’AIPRP ont été soutenus et dotés des outils, de l’équipement, des systèmes et de la formation voulus pour accomplir leurs tâches à distance.

En mai 2020, le sous‑ministre et le chef d’état‑major de la défense ont publié à l’intention de l’Équipe de la Défense une directive conjointe qui indiquait les grandes priorités du Ministère, dont la poursuite de l’exécution des activités prescrites par les lois et les règlements. Le programme d’AIPRP et le respect des lois faisaient partie de ses priorités et la Direction de l’AIPRP a, au début de juin, invoqué son plan de reprise des activités et repris des activités sur place réduites tout en respectant des mesures sanitaires rigoureuses pour protéger la santé du personnel. Le plan d’orientation des employés chargés de l’AIPRP et le mode de reprise du travail sur place ont été adoptés dans l’ensemble de l’Équipe de la Défense à titre de pratique exemplaire et partagés avec les services d’AIPRP d’autres ministères.

Tout comme d’autres services d’AIPRP situés dans la région de la capitale nationale, la Défense nationale a été touchée par les confinements en vigueur en Ontario. Les restrictions concernant le nombre des personnes autorisées à être sur place tout en respectant les mesures sanitaires ont eu une incidence sur la capacité de traiter des documents sur support papier et des documents secrets; le résultat a été un arriéré des demandes liées à l’AAI et des demandes de communication de renseignements personnels et a eu une incidence sur le rendement global du traitement des demandes de communication en question. Malgré les contraintes associées à la pandémie, la Défense nationale a examiné plus de pages et a fermé plus de dossiers liés à l’AAI que l’année précédente. Les innovations et les améliorations adoptées pendant la pandémie ont amélioré l’ensemble du programme d’AIPRP et elles vont être complétées au cours des prochaines années à mesure que nous continuons à moderniser l’exécution du programme d’AIPRP.

Le rapport statistique supplémentaire sur la capacité de recevoir des demandes d’AIPRP dans le contexte de la COVID‑19 qui est à l'Annexe C montre les répercussions, pour la Défense nationale, concernant les opérations liées à l’AAI. Les opérations liées à l’AIPRP ont permis un traitement partiel des documents sur support papier, à différents niveaux de classification, pendant un total de 42 semaines. L’institution a eu pendant 41 semaines une capacité partielle de traitement des dossiers électroniques à différents niveaux de classification.

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5. Protection et gestion des renseignements personnels

5.1 Communications faites dans l’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication de renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un certain avantage.

Pendant la période visée, 70 demandes de communication de renseignements personnels reposant sur l’alinéa 8(2)m) ont été reçues. Les communications justifiées par des raisons d’intérêt public contenaient des renseignements relatifs à des commissions d’enquête ou à des enquêtes sommaires portant sur la mort de membres des FAC ou sur des blessures graves. Dans la plupart des cas, les renseignements ont été communiqués à la famille du membre des FAC ou à un représentant.

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a été avisé des 70 communications justifiées par des raisons d’intérêt public faites au cours de l’année financière 2020 2021.

5.2 Atteintes à la vie privée

Le droit à la vie privée est une préoccupation publique constante. En ce qui concerne les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régissent la gestion des renseignements personnels, la Direction de l’AIPRP a reçu 182 plaintes pour infraction à l’une ou plusieurs des dispositions qui y sont prévues. L’équipe d’intervention en cas d’incident relatif à la vie privée de la Direction de l’AIPRP a examiné et réglé 206 plaintes concernant une atteinte alléguée à la vie privée, dont 137 se sont avérées fondées.

5.2.1 Atteintes substantielles à la vie privée

Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, l’expression « atteinte substantielle à la vie privée » désigne une atteinte qui concerne des renseignements personnels de nature délicate dont on pourrait raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou qui touche un grand nombre de personnes. La Défense nationale a, au cours de la période visée par le présent rapport, conformément aux exigences de la politique, rapporté une atteinte substantielle à la vie privée au SCT et au CPVP.

5.3 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Défense nationale recueille, utilise et communique des renseignements personnels dans la prestation de programmes et services dont elle est chargée. Conformément à la politique du Conseil du Trésor, le MDN et les FAC procèdent à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour déterminer les répercussions sur la vie privée que peut avoir l’administration de ces activités. Une EFVP offre un cadre de travail permettant de connaître le degré de conformité de propositions données relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques pertinentes en la matière, d’aider les responsables des programmes à éviter ou à atténuer les risques d’atteinte à la vie privée ainsi que de promouvoir les choix éclairés dans la conception de programmes et de systèmes.

La Défense nationale a, pendant l’année financière 2020 2021, réalisé^{Note de bas de page 6} les deux EFVP décrites ci dessous. ci-après :

• Le Système de suivi et d’analyse de l’opération HONOUR (SSAOPH) a été institué pour soutenir l’opération. Le SSAOPH est un logiciel Protégé B de Microsoft Dynamics géré par le MDN et les FAC dans le but d’offrir à la chaîne de commandement (C de C) une base de données de rapports. Il sert également à suivre, à évaluer et à signaler les incidents d’inconduite sexuelle ainsi que leur résolution éventuelle et, en outre, à mesurer les tendances et à évaluer l’efficacité des mesures prises à tous les niveaux au sein des forces armées.
• Équipe de mise en œuvre des litiges : Traitement des formulaires de réclamation pour une entente de règlement définitive – Le rôle de l’équipe de mise en œuvre de litiges soutient l'administrateur et les évaluateurs indépendants nommés par le tribunal dans l'administration des réclamations soumises par les réclamants aux termes du règlement ou du jugement du recours collectif. Dans ce rôle, l’équipe de mise en œuvre de litiges doit recevoir les informations du formulaire de réclamation de l'administrateur nommé par le tribunal, vérifier le service du réclamant avec les FAC et/ou l'emploi avec le MDN ou le personnel de l'organisation de fonds non publics et, si nécessaire, examiner la réclamation et récupérer des dossiers gouvernementaux pertinents sur le réclamant. Par la suite, pour les réclamations sélectionnées, l’équipe de mise en œuvre de litiges doit analyser les dossiers par rapport aux allégations du réclamant dans la réclamation et fournir une réponse à l'administrateur concernant la présence de dossiers pertinents pour la réclamation, y compris la communication des dossiers pertinents.

De plus, la DAIPRP continue de soutenir les organisations de la Défense nationale en matière de renseignements personnels pour évaluer les risques d’atteinte à la confidentialité des renseignements personnels utilisés dans l’administration des programmes de la Défense.

5.4 Renseignements touchant le personnel du MDN et des FAC

5.4.1 Renseignements personnels de nature complexe et délicate

Pour garantir une protection adéquate des renseignements personnels de nature délicate au sein du MDN et des FAC, la Direction de l’AIPRP assure des services d’examen et de rédaction en appui de différents processus administratifs du Ministère, notamment les commissions d’enquête (CE), les enquêtes sommaires (ES), les rapports concernant les incidents allégués de violence au travail et de harcèlement et les griefs. Même s’il ne s’agit pas de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le MDN et les FAC communiquent les renseignements et la protection des renseignements personnels est une priorité.

Ainsi que le montre la FIGURE 8, ci dessous, la Direction de l’AIPRP a examiné 113 dossiers renfermant des renseignements personnels de nature complexe et délicate, ce qui représente un total de 2 744 pages examinées au cours de l’année financière 2020 2021 pour que les renseignements personnels soient protégés et qu’ils ne soient pas communiqués d’une manière inappropriée.

Figure 8 : Examen de renseignements personnels de nature complexe et délicate destinés à une communication

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6. Plaintes, vérifications et examens

6.1 Plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée

Au cours de l’année financière 2020‑2021, la Défense nationale a reçu en tout 28 plaintes de la part du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), ce qui correspond à moins de 1 p. 100 de toutes les demandes traitées durant la période visée.

La partie suivante complète la partie 8 du rapport statistique, qui mentionne les plaintes reçues et fermées.

• Article 31 : Le CPVP émet un avis officiel lorsqu’il a l’intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande présentée en vertu de la Loi. 
  • La Défense nationale a reçu 28 avis de ce genre pendant l’année financière 2020‑2021 comparativement à 22 pendant l’année financière 2019‑2020.
• Article 33 : Le CPVP demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. 
  • La Défense nationale a reçu 23 avis de ce genre pendant l’année financière 2020‑2021 comparativement à 50 pendant la période visée par le rapport précédent.
• Article 33 : Le CPVP demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte.
  • La Défense nationale a reçu 23 avis de ce genre pendant l’année financière 2020‑2021 comparativement à 50 pendant la période visée par le rapport précédent.

Les décisions concernant les 24 plaintes qui se sont avérées fondées représentent 61,5 p. 100 de toutes les conclusions émises par le CPVP à la Défense nationale au cours de l'année fiscale 2020-2021.. La grande majorité de ces plaintes, soit un total de 20, étaient de nature administrative (elles concernaient des retards accusés dans le traitement des demandes et des prorogations) et quatre portaient sur un refus (elles concernaient l’application d’exemptions ou des documents peut‑être manquants). La Figure 8, ci‑dessous, montre le type de plaintes concernant lesquelles des conclusions ont été publiées durant la période visée par le rapport.

Figure 9 : Type de plainte (année financière 2020‑2021)

6.2 Décisions judiciaires

Au cours de l’année financière 2020‑2021, aucune décision judiciaire n’a été mise en application concernant des demandes traitées par la Défense nationale.

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7. Politiques et procédures

7.1 Procédures internes

La Direction de l’AIPRP continue de revoir et d’actualiser les procédures régissant le traitement des demandes de renseignements personnels et la gestion des incidents liés à la vie privée, de consigner les améliorations apportées aux processus et de veiller à ce que ces procédures soient harmonisées avec les politiques et directives du Conseil du Trésor (CT). Au cours de la période visée par le présent rapport, l’Équipe des opérations de protection des renseignements personnels a élaboré et appliqué une instruction permanente d’opérations (IPO) appelée processus de réponse électronique. Ce processus permet aux BPR d’échanger électroniquement des dossiers avec la DAIPRP, ce qui élimine le besoin d’un envoi traditionnel de dossiers par la poste et des processus fondés sur un support papier. Les BPR ont utilisé ce processus pour bien transmettre à la Direction de l’AIPRP des dossiers électroniques dont la classification de sécurité est égale ou inférieure à Protégé B. Cette innovation a donné des gains d’efficacité, ce qui élimine les retards touchant la distribution du courrier ordinaire, et a permis aux employés de continuer à travailler de manière efficace à distance pendant la pandémie de COVID.

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8. Formation et sensibilisation

8.1 Programme de formation sur l’AIPRP

La pandémie de COVID a, au début, eu une incidence sur la formation ministérielle sur l’AIPRP. La formation structurée sur l’AIPRP a repris en juillet 2020 sur une plateforme virtuelle. La Défense nationale utilise pour la formation une approche en trois volets, dans laquelle les ressources de formation de la Direction donnent au personnel civil du MDN et au personnel militaire des FAC la formation suivante en insistant de façon particulière sur le personnel qui a des responsabilités en matière d’AIPRP :

• des cours d’introduction (AIPRP 101 – sur l’AIPRP en général ou sur les notions de base de la protection des renseignements personnels);
• des cours avancés (AIPRP 201 – sur l’AIPRP à un niveau avancé ou sur du contenu propre à l’organisation);
• des activités de sensibilisation et de mobilisation relativement à l’AIPRP auprès des diverses branches et directions.

8.2 Activités de formation et de sensibilisation

Un total de 59 séances de formation ont été données à quelque 1 659 personnes, ce qui représente une augmentation de 6 p. 100 du nombre de personnes formées par rapport à l’année financière précédente. Cette formation sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels de même que sur la gestion appropriée des renseignements personnels relevant de cette institution a été donnée à des employés de la Défense et à des membres des FAC. Ces séances de formation virtuelle incluaient les cours AIPRP 101 et AIPRP 201 et ciblaient des organisations particulières de la Défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par du personnel de la DAIPRP par vidéoconférence et quelques organisations ont offert leurs propres cours et séances. Le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes est un exemple d’organisation donnant elle‑même sa formation, qui porte sur divers sujets concernant les renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, plus de 2 278 membres du personnel de ce groupe ont assisté à des formations offertes spécialement à l’organisation des Svc S FC ou fait les modules obligatoires.

8.2.1 Formation du personnel des Services de santé des Forces canadiennes

Les Services de santé des Forces canadiennes (Svc S FC) ont un bureau de la vie privée chargé de conseiller et de soutenir le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes (Gp Svc S FC) au sujet des politiques et des activités touchant les renseignements personnels sur la santé. Conformément à son mandat, le bureau de la vie privée des Svc S FC offre des modules de formation visant à instruire le personnel sur les principes du volet « Vie privée, confidentialité et sécurité » pour favoriser l’utilisation appropriée du Système d’information sur la santé des Forces canadiennes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, plus de 2 278 membres du personnel de ce groupe ont assisté à des formations offertes spécialement à l’organisation des Svc S FC ou fait les modules obligatoires.

8.3 Bien être des employés

La Direction de l’AIPRP a, en réaction aux défis découlant de la pandémie de COVID et aux répercussions du télétravail, mis un accent accru sur la santé mentale, le bien être et la résilience du personnel de la Direction. Outre la formation opérationnelle constante sur l’AIPRP, des séances virtuelles de bien être au travail ont été offertes à tout le personnel, surtout pour ce qui est de la gestion du stress, de la résilience, de la nutrition et de l’activité physique nécessaire pour conserver la santé mentale pendant la pandémie. Pour soutenir le télétravail et faire en sorte que les superviseurs aient les moyens de diriger leur personnel dans un environnement de travail virtuel, une formation sur l’établissement et la gestion d’équipes virtuelles efficaces a été donnée à tous les superviseurs et gestionnaires de la Direction. Ces cours ont présenté des outils permettant l’établissement de relations virtuelles, l’établissement de normes de communication, l’utilisation des outils de communication qui conviennent, le soutien des membres de l’équipe en télétravail et l’animation de réunions d’équipe virtuelles.

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9. Initiatives et projets

9.1 Améliorations technologiques

9.1.1 Accès à distance au logiciel de rédaction

La Défense nationale continue d’étudier et d’appliquer des solutions technologiques pour améliorer les processus opérationnels d’AIPRP. La Direction de l’AIPRP a, au cours de la présente année financière, accordé aux employés un accès à distance au traitement des demandes d’AIPRP et au logiciel de rédaction, ce qui a permis de traiter les demandes liées à l’AAI à distance pendant la pandémie de COVID. Des procédures, des cours et des outils nouveaux ont été élaborés et appliqués pour soutenir le passage réussi au télétraitement.

La Direction de l’AIPRP a aussi largement adopté l’utilisation des logiciels Microsoft Teams et SMART Bridgit pour maintenir la connexion en vue des réunions et pour soutenir l’intégration et la formation des nouveaux employés.

9.1.2 Passage à un traitement dématérialisé

Le passage à un traitement dématérialisé des demandes d’AIPRP s’est poursuivi au cours de la présente année financière. L’adoption de mesures électroniques pour réduire le nombre de documents sur support papier, par exemple l’utilisation de disques partagés en réseau pour l’échange électronique de dossiers entre les détenteurs de dossiers du MDN et des FAC et la Direction de l’AIPRP, a augmenté pendant la pandémie de COVID. La plupart des BPR sont passés à un traitement électronique et ne transmettent plus de documents sur support papier à la Direction de l’AIPRP. L’utilisation de signatures électroniques sur les lettres envoyées aux auteurs des demandes et du service de poste électronique de Postes Canada pour échanger des dossiers avec les auteurs des demandes, plutôt que l’utilisation du courrier traditionnel, a accéléré l’accès des Canadiens aux dossiers. Ce passage à un traitement dématérialisé a permis le maintien du traitement des demandes d’AAI au cours des divers confinements provinciaux.

9.1.3 Nouvelle solution de gestion des cas

La Direction de l’AIPRP a terminé au cours de la présente année financière la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion des cas pour gérer le processus d’intervention en cas d’incident relatif à la vie privée, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de communication de renseignements personnels et assurer la gestion et le suivi des questions juridiques. Cette nouvelle solution de gestion des cas, appelée AIPRP OMNI, améliore le suivi et l’analyse des tendances concernant les activités de gouvernance et de surveillance de la conformité. Le nouveau système comporte aussi des fonctions permettant de tenir les fichiers de renseignements personnels à jour et d’automatiser Info Source davantage.

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10. Surveillance de la conformité

La DAIPRP surveille régulièrement un certain nombre d’indicateurs de protection des renseignements personnels et fait rapport à ce sujet. Au cours de l’année financière 2020‑2021, le tableau de bord du rendement du Ministère en matière d’AIPRP, qui suit le respect des délais de récupération des dossiers par les BPR et la conformité globale de l’AIPRP, a continué d’être amélioré pour que la haute direction ait une meilleure idée globale du rendement et des indicateurs applicables à l’AIPRP. Cette surveillance permet à la Direction de l’AIPRP de suivre le rendement en matière d’AIPRP dans l’ensemble du Ministère et de déterminer les domaines se prêtant à des améliorations des processus. Cette année, la Défense nationale a piloté un nouvel outil d’analyse qui permettra à la haute direction et aux BPR de surveiller facilement la conformité globale de l’AIPRP et de suivre les statistiques relatives à différentes demandes. La Direction de l’AIPRP continue de recevoir des demandes de statistiques et des rapports de rendement de nature ponctuelle qui renseignent sur l’exécution du programme et cernent les tendances.

À l’heure actuelle, le délai de traitement des demandes de correction de renseignements personnels n’est pas officiellement surveillé, car ce nombre est régulièrement très faible. Au cours de l’année financière 2020‑2021, la Direction de l’AIPRP a reçu seulement une demande de correction.

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11. Coûts d’exploitation relatifs à la protection des renseignements personnels

11.1.1 Coûts

Le coût annuel d’application du programme de protection des renseignements personnels de la Défense nationale a grimpé de 27,8 p. 100 pour atteindre 4 687 927 dollars au cours de l’année financière 2020‑2021.

11.1.2 Ressources humaines

Pendant l’année financière 2020‑2021, un équivalent de 49 005 employés à temps plein étaient chargés d’administrer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour de plus amples renseignements, voir la section 11 de l’Annexe B.

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Annexe A : Arrêté sur la délégation

Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale, à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes desdites lois, délègue par les présentes l’autorité d’exercer les attributions d’un responsable d’une institution fédérale que lui confèrent les lois en question aux titulaires des postes indiqués ci-après, ou aux personnes occupant ces postes à titres intérimaire :
   1. le sous-ministre;
   2. le Secrétaire général;
   3. le Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
   4. les Directeurs adjoints - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
2. En vertu de l’article 73 des lois susmentionnées, le ministre délègue aussi :
   1. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe de l’accès à l’information, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à ce qui suit :
      • L’application de certaines dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir l’article 9; les paragraphes 11(2), 11(3), 11(4), 11(5) et 11(6); les articles 19, 20, 23 et 24; les paragraphes 27(1) et 27(4); l’alinéa 28(1) b), et les paragraphes 28(2) et 28(4);
      • La réponse fournie aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, lorsqu’il existe aucun dossier.
   2. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe des renseignements personnels, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions du responsable d’une institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf celles prévues aux alinéas 8(2) j) et m);
   3. aux titulaires d’un poste d’analyste principal, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à l’application de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Copie originale signée par

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député
Ministre de la Défense nationale
Date 2016-01-12

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Annexe B : Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2020-2021

Governement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Section 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Délai de règlement et de traitement

2.2 Exemptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes traitées

2.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non‑respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées après le délai prévu par la loi (y compris toute prorogation)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et de mentions

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs de prorogation et issue des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et avis d’enquêtes reçus

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Saisir les valeurs jusqu’à trois décimales.

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Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2020‑2021

Government du Canada

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Défense nationale

Période visée : 2020-04-01 à 2021-03-31

Section 1: Capacité de recevoir des demandes

Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différentes voies.

Section 2 : Capacité de traiter des documents

2.1 Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents sur support papier à différents niveaux de classification.

2.2 Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

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