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Comité consultatif technique des sciences et des connaissances
Mandat

Mai 2025

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1.0 Mission

Le Comité consultatif technique des sciences et des connaissances (CCT) fournit à l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (AEIC) des conseils d’experts indépendants sur des questions liées aux évaluations d’impact ainsi qu’aux évaluations régionales et stratégiques. Le mandat du comité est distinct de celui du Conseil consultatif du ministre (CCMEI) et du Comité consultatif autochtone (CCA).

Le comité est composé d’experts qui y travaillent à titre personnel et qui fournissent à l’AEIC des conseils qui ne sont pas propres à un projet (c’est-à-dire qu’ils ne sont pas limités à l’évaluation d’un projet désigné en particulier). Les thèmes qui peuvent être examinés par le comité comprennent des questions scientifiques, environnementales, sanitaires, sociales, économiques et liées au genre. Le CCT s’en remet au Comité consultatif autochtone (CCA) pour fournir des conseils sur les questions directement liées au savoir autochtone.

Le comité fonctionne de manière ouverte et transparente, les résumés des réunions et les conseils du comité à l’AEIC étant publiés sur Internet, sous réserve des exigences de confidentialité prévues par la législation ou les politiques gouvernementales.

2.0 Processus de sélection et de nomination des membres

Les membres du comité y siègent en tant que personnes bien informées et à titre personnel dans l’intérêt supérieur des Canadiens. Ils ne représentent pas leurs entreprises, organisations ou affiliations professionnelles.

2.1 Facteurs à prendre en considération pour la composition du comité

Le comité est composé de membres ayant une expertise dans des domaines en rapport avec la mission du comité. Deux membres sont nommés coprésidents. Le comité comprend au moins une personne autochtone. Le directeur général des Programmes nationaux de l’AEIC, ou son représentant désigné, participe aux réunions du comité en tant que membre d’office sans droit de vote pour représenter l’AEIC, mais n’est pas membre du comité.

La composition du comité peut être modifiée pour assurer une représentation appropriée d’expertise et d’expérience.

2.2 Invités et sous-comités

Des invités peuvent être conviés à participer à une ou plusieurs réunions du comité ou d’un sous-comité (voir section 3.3) lorsqu’une expertise supplémentaire ou précise est requise.

2.2.1 Coopération avec d’autres comités consultatifs de l’AEIC, le Comité consultatif autochtone et le Conseil consultatif du ministre

La coopération est facilitée par l’AEIC afin de garantir un échange d’idées productif entre le Comité consultatif autochtone (CCA), le Conseil consultatif du ministre (CCMEI) et le CCT. Les échanges pourraient être encouragés par divers mécanismes jugés profitables par les membres des comités, par exemple des présentations par un autre comité lors d’une réunion, l’échange de documents par voie électronique aux fins de commentaires ou l’échange des ordres du jour de leurs prochaines réunions. Des réunions périodiques entre les présidents des trois comités sont organisées et soutenues par les secrétariats de chaque comité, afin de faciliter l’échange de renseignements entre les trois organes consultatifs.

3.0 Rôles et responsabilités

3.1 Membres

Les membres du comité ont la responsabilité d’offrir leurs conseils indépendants et d’expert. Ils doivent également :

  • fournir une courte biographie et une photo pour publication sur le site Web de l’AEIC afin d’améliorer la visibilité du comité auprès du public;
  • être disponible et prêt à participer à des réunions en personne, par conférence téléphonique, vidéoconférence ou autrement;
  • participer aux discussions visant à soutenir le comité dans la préparation de ses conseils à l’AEIC;
  • faire preuve de professionnalisme et communiquer de manière respectueuse dans tous les forums, y compris dans des situations où des points de vue opposés sont partagés;
  • informer le secrétariat et les coprésidents de tout changement dans l’état de leurs actifs, passifs et emplois ou activités externes en rapport avec le mandat du comité, qui pourrait constituer un conflit d’intérêts réel ou perçu;
  • respecter le code de conduite du comité.

3.2 Coprésidents du CCT

Les deux coprésidents du comité sont choisis et nommés par l’AEIC. En plus des mêmes responsabilités que les autres membres, les coprésidents sont responsables de :

  • superviser et présider les réunions;
  • faciliter les discussions entre les membres du comité;
  • contribuer à la préparation de l’ordre du jour des réunions du comité, notamment en participant à des réunions de planification avec le secrétariat avant les réunions du comité;
  • coordonner la rédaction des rapports du comité et d’autres documents à fournir, et veiller à ce que les avis du comité soient transmis à l’AEIC;
  • fournir au secrétariat leur avis sur l’approche à adopter pour le remplacement des membres et la révocation des nominations;
  • soutenir, de toute autre manière, l’accomplissement du mandat du comité.

3.3 Champions et sous-comités

Le CCT peut choisir de travailler sur des priorités en petits groupes de travail composés de membres du comité par le biais de sous-comités. Un ou plusieurs champions peuvent être désignés pour diriger un sous-comité chargé de faire avancer les travaux du comité sur une priorité. Il est également possible de créer un sous-comité composé de membres du comité et d’invités, selon l’avis du comité. Le ou les sous-comités et le ou les champions, avec le soutien du secrétariat, devront :

  • faire avancer les travaux sur la priorité;
  • tenir les membres du comité informés des mises à jour, des progrès et des défis;
  • consulter les contractants, les intervenants ou les parties concernées pour recueillir des commentaires;
  • attribuer des responsabilités, établir des échéances et suivre les progrès;
  • établir des liens avec d’autres comités, ministères ou organisations externes, au besoin;
  • trouver des occasions de collaboration et de synergie;
  • présenter le travail lors de réunions, de conférences ou d’ateliers pertinents, si désiré;
  • recueillir les commentaires des membres du comité et, le cas échéant, d’autres intervenants;
  • veiller à ce que le travail sur les priorités, les produits livrables et les étapes soient bien réalisé.

3.4 Rôle de l’AEIC

L’AEIC fournit une orientation aux nouveaux membres afin qu’ils puissent se familiariser avec le mandat de l’AEIC, les processus applicables et les rôles et responsabilités des membres du comité. L’AEIC fournit également un secrétariat pour soutenir l’administration du comité. Comme le comité fonctionne indépendamment de l’AEIC, cette dernière ne s’exprime pas au nom du comité.

3.4.1 Secrétariat

Le secrétariat du comité est hébergé dans la Direction des politiques et orientations opérationnelles du Secteur des politiques et programmes stratégiques de l’AEIC. Le secrétariat assure la liaison administrative entre les membres du comité et l’Agence, et constitue une ressource pour les membres. Le secrétariat fournit des conseils sur la gestion du comité et travaille en étroite collaboration avec les coprésidents afin de soutenir le comité. Plus précisément, le secrétariat :

  • coordonne le processus de nomination des membres;
  • coordonne la préparation de l’ordre du jour des réunions, des comptes rendus et des rapports;
  • aide les coprésidents à rédiger des rapports sur des sujets particuliers;
  • à l’initiative et à la demande du comité, et en fonction de la disponibilité des ressources, considère et facilite l’embauche de contractants et de chercheurs pour l’élaboration d’un produit livrable en particulier;
  • assiste le comité dans l’organisation des sous-comités et de la participation d’invités;
  • fournit un soutien administratif aux membres du comité;
  • favorise l’accès du public aux renseignements concernant le comité, le cas échéant;
  • prépare des renseignements et effectue des recherches préliminaires pour le comité;
  • conserve une liste des points à mettre à l’ordre du jour et d’autres renseignements en vue d’une utilisation ultérieure;
  • s’occupe de la logistique des réunions;
  • suit et évalue l’efficience et l’efficacité du comité;
  • détermine les cas où les renseignements et les discussions sont considérés comme confidentiels et clarifie les attentes concernant les renseignements protégés;
  • s’acquitte, le cas échéant, de toute autre fonction à l’appui du comité.

3.4.2 Membre d’office

Le directeur général des Programmes nationaux, au sein du Secteur des politiques et programmes stratégiques de l’AEIC, est membre d’office sans droit de vote et assure la liaison entre le comité et l’AEIC. Le directeur général ou son représentant désigné :

  • agit en tant que représentant de l’AEIC ayant la responsabilité principale du comité, y compris la prise de décision sur la gestion et le fonctionnement du comité et du secrétariat;
  • veille à ce que les coprésidents et le secrétariat travaillent en étroite collaboration pour faciliter et coordonner les réunions;
  • veille à ce que les renseignements et les conseils fournis par le comité soient partagés au sein de l’AEIC.

Le directeur général ou son représentant désigné ne participe pas à la formulation des rapports et des recommandations du comité.

3.5 Conflits d’intérêts

Pour que leur candidature soit prise en considération, les membres potentiels du comité doivent remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts qui est examiné par l’AEIC. La déclaration remplie est considérée comme confidentielle et l’AEIC ne divulgue aucune information contenue dans la déclaration sans l’autorisation du membre ou sans y être contraint par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur l’accès à l’information.

En cas de changement à sa situation personnelle, il incombe au membre de modifier ses renseignements par écrit, y compris sa déclaration de conflit d’intérêts. Le secrétariat du comité, en collaboration avec le conseiller en valeurs et en éthique de l’AEIC, examine les rapports avant la nomination des membres et à mesure que des mises à jour ont lieu, afin de déterminer si des mesures doivent être prises pour résoudre tout conflit d’intérêt réel ou perçu. Si l’une de ces mesures implique qu’un membre doive se récuser d’une discussion du CCT sur certains sujets, ceux-ci sont portés à l’attention des coprésidents et des membres du CCT.

Le lobbying à des fins personnelles ou professionnelles par le biais du CCT est considéré comme un conflit d’intérêts et n’est pas autorisé.

3.6 Voyages et dépenses

Un montant est attribué à tous les membres pour reconnaître leur préparation pour les réunions du comité et leur participation à ces dernières, ainsi que leur participation aux réunions des sous-comités. L’AEIC rembourse également les frais de voyage des membres approuvés conformément aux politiques pertinentes du gouvernement du Canada, notamment la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le secrétariat fournit aux membres une copie de la directive et de l’aide au besoin.

3.7 Durée du mandat

Les coprésidents et les membres sont nommés par l’AEIC pour une période déterminée, le minimum étant de deux ans. Les mandats des membres peuvent être renouvelés à la discrétion de l’AEIC. L’Agence s’efforce de veiller à ce que les nominations des coprésidents et des membres soient échelonnées de façon à permettre la continuité et la rotation systématique des membres.

3.8 Démission

Les membres doivent notifier leur intention de démissionner au moins deux semaines à l’avance. La démission doit être notifiée par écrit et adressée au secrétariat du CCT. La lettre doit indiquer la date de prise d’effet de la démission.

3.9 Motifs de révocation

L’AEIC conserve le pouvoir de mettre fin au mandat d’un membre. Le fait pour un membre de ne pas agir conformément au mandat, de ne pas respecter le code de conduite du CCT, de ne pas signaler un conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, de ne pas participer aux réunions ou de ne pas s’y préparer, ou encore de ne pas assister aux réunions du comité à plusieurs reprises sans raison valable peut constituer un motif de révocation.

4.0 Gestion et administration

4.1 Transparence

L’AEIC s’engage à faire de la transparence un principe opérationnel. Toutes les activités du comité doivent être transparentes, à l’exception des questions confidentielles qui pourraient être soulevées.

Les comptes rendus des réunions et les rapports du comité ne sont pas attribuables de sorte que les membres puissent s’exprimer librement lors des réunions du comité et en ce qui concerne les conseils qu’ils fournissent à l’AEIC.

Les résumés des réunions rapportant les principales discussions et décisions sont préparés par le secrétariat et distribués pour examen aux membres du comité, le membre d’office donnant son approbation finale avant la publication sur Internet.

Les résumés de réunions, les avis des comités et les lettres du président au CCT sont publiés sur Internet.

4.2 Ordres du jour des réunions

Pour chaque réunion du comité, le secrétariat prépare un ordre du jour reflétant les directives des coprésidents. Le secrétariat prépare également avec les coprésidents un ordre du jour prévisionnel, en s’appuyant sur les avis des membres du comité.

4.3 Avis de réunion et invitations

Toutes les réunions sont prévues en concertation avec les coprésidents. Selon la nature des sujets abordés, la réunion peut être ouverte à des observateurs, comme d’autres ministères fédéraux, et à des invités, sur la base d’un accord entre l’AEIC et les coprésidents.

Le secrétariat est responsable de l’organisation, de la programmation et de la diffusion de tous les documents de la réunion. En règle générale, sauf circonstances exceptionnelles, les membres reçoivent l’ordre du jour et les documents de référence environ deux semaines avant la réunion du comité.

Si un membre du comité n’est pas en mesure d’assister à une réunion en personne ou par téléconférence, la réunion se déroule en son absence sans suppléant. Pour qu’une réunion puisse avoir lieu, il faut qu’au moins 70 % des membres votants soient présents ou puissent assister virtuellement à la réunion. Si l’un des coprésidents n’est pas en mesure d’assister à la réunion, l’autre coprésident préside la réunion et un autre membre du comité peut être invité à assumer temporairement la coprésidence de la réunion. Si les deux coprésidents doivent s’absenter d’une réunion, ils désignent un ou deux membres pour présider la réunion à leur place.

4.4 Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions du comité dans son ensemble se tiennent de 4 à 6 fois par année, soit en personne ou de façon hybride dans la région de la capitale nationale ou ailleurs au Canada à l’occasion, soit virtuellement au moyen de Microsoft Teams. D’autres réunions ou téléconférences peuvent être organisées selon les besoins, à la discrétion du directeur général des Programmes nationaux, au sein du Secteur des politiques et programmes stratégiques de l’AEIC, en consultation avec les coprésidents.

4.5 Observateurs

Selon la nature des sujets abordés, des particuliers ou des représentants d’organisations ou d’autres ministères peuvent assister une ou plusieurs parties d’une réunion après consultation des coprésidents. Les observateurs n’apportent pas leur contribution aux points à l’ordre du jour et ne participent pas à la formulation de conseils ou de recommandations pour l’AEIC.

Un nombre limité d’employés fédéraux peut être autorisé à assister à une réunion du comité. La priorité est accordée aux fonctionnaires dont les fonctions sont en lien avec le mandat du comité.

Si des observateurs ou des fonctionnaires fédéraux sont autorisés à assister à une réunion du comité, leur présence est mentionnée dans les notes et le résumé de la réunion.

4.6 Langue de travail

Les travaux du comité se déroulent dans l’une ou l’autre langue officielle, conformément à la Loi sur les langues officielles.

4.7 Délibérations, prises de décision et rapports

Un dialogue ouvert est activement encouragé par les coprésidents et le secrétariat, avec le soutien des membres du comité. Les discussions permettant de recueillir tous les points de vue des membres du comité sont encouragées, car le comité accorde une grande importance à la diversité. Bien qu’elle soit bienvenue, la recherche d’un consensus entre les membres du comité sur une question donnée n’est pas obligatoire. Si les membres ne sont pas tous d’accord avec le conseil ou la réponse proposés par le comité, cela est noté dans le document de conseil que le comité soumet à l’AEIC. Cette note n’est toutefois pas attribuée à un ou des membres du comité en particulier.

Afin d’assurer la diffusion de messages clairs et cohérents, les membres doivent adresser aux coprésidents les demandes de renseignements qu’ils reçoivent des médias. Les coprésidents peuvent également demander l’aide de l’équipe de communication de l’AEIC relativement à la communication avec les médias. Les membres peuvent parler des activités passées et documentées du comité dans leurs communautés professionnelles, tout en veillant à ne pas divulguer de renseignements confidentiels ou juridiquement sensibles.

4.8 Réponse de l’AEIC aux conseils du comité

L’AEIC tient compte des conseils du comité dans le cadre de ses politiques, opérations et prises de décisions. L’AEIC rend compte aux membres, au moins une fois l’an, de la manière dont elle a tenu compte des conseils du comité et des mesures prises en réponse à ces avis.

4.9 Examen

Un examen officiel peut être effectué périodiquement pour déterminer s’il y a lieu d’apporter des améliorations administratives, de gestion ou de toute autre nature pour garantir l’accomplissement du mandat du comité. L’examen peut être effectué par des fonctionnaires de l’AEIC ou par un organisme externe. Un rapport d’examen peut être communiqué aux membres du comité.

En outre, les coprésidents, en collaboration avec le directeur général des Politiques et programmes stratégiques de l’AEIC, peuvent décider de revoir la gestion, les activités et le mandat du comité si nécessaire. Le comité participerait à cet examen.

Les recommandations en matière d’amélioration sont également examinées régulièrement.

Annexe A : Code de conduite

Code de conduite du CCT : coprésidents et membres

Principes directeurs

  1. Discours respectueux : la participation active de tous les membres est recherchée et les membres restent respectueux dans leurs communications entre eux et avec les représentants de l’AEIC. Les membres reconnaissent que la prise en compte active de points de vue divergents peut renforcer les conseils et les résultats du CCT.
  2. Professionnalisme : les membres ont une responsabilité à l’égard de l’AEIC, des Canadiens et des autres membres d’agir de manière efficace, efficiente et professionnelle.
  3. Indépendance : les membres sont encouragés à offrir leur point de vue unique sur toutes les questions, reflétant leurs connaissances et leur expérience individuelles.

Conduite

Tous les coprésidents et membres du CCT se conduisent d’une manière qui démontre :

  • la bonne foi,
  • le respect mutuel et l’honneur,
  • la gentillesse,
  • l’adhésion à des normes éthiques élevées,
  • la générosité,
  • la confiance,
  • l’humilité,
  • l’honnêteté et l’ouverture d’esprit,
  • l’intégrité.

En outre, les membres du comité doivent :

  • traiter les membres du secrétariat et le personnel de l’AEIC avec respect et intégrité dans les échanges de communication écrits, verbaux et implicites, à l’intérieur et à l’extérieur des réunions du comité;
  • veiller à ce que toute déclaration publique sur les travaux du comité respecte le mandat et les membres du comité et soit conforme au présent code de conduite. Toute déclaration jugée contraire au présent code de conduite peut être contestée ou retirée, et le membre peut devoir présenter des excuses appropriées;
  • s’abstenir de divulguer des renseignements sensibles ou non accessibles au public concernant les discussions internes du comité;
  • arriver à l’heure aux réunions et appels prévus et être capable d’accomplir ses tâches de manière efficace, efficiente et professionnelle;
  • savoir que les retards inexcusables, les absences ou l’incapacité des employés à participer efficacement aux activités et au travail sont soumis à l’examen des coprésidents et de l’AEIC;
  • se comporter de manière appropriée et fournir des conseils exclusivement à titre personnel, l’utilisation de leur rôle ne pouvant être interprétée comme étant à leur avantage personnel ou à celui de toute autre personne, entreprise ou organisation. Les membres sont tenus d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents et doivent, le cas échéant, se récuser.

Si les membres souhaitent soulever une préoccupation ou un incident, ils peuvent en faire part aux coprésidents, qui sont alors responsables de signaler la situation au secrétariat afin qu’il prenne les mesures appropriées. Si un membre du CCT ne respecte pas le code de conduite du CCT, il incombe au secrétariat et à l’AEIC de consigner la mauvaise conduite et d’appliquer les mesures d’intervention appropriées comme suit :

  • Si un membre a un comportement qui ne respecte pas le code de conduite de façon répétée et que ce comportement n’a pas changé après un avertissement du secrétariat, il peut être démis de ses fonctions.
  • Si un incident grave implique un membre et que les membres du comité, le membre d’office et le secrétariat conviennent que le comportement du membre lors de cet incident ne respecte pas le code de conduite, celui-ci peut être démis de ses fonctions sans avertissement. Cela peut entraîner la destitution immédiate du membre en question, peu importe qu’il ait eu ou non une mauvaise conduite dans le passé.
  • Les coprésidents ont la responsabilité de signaler l’incident ou le membre concerné au secrétariat si celui-ci n’est pas déjà au courant. Les coprésidents ne sont pas responsables de veiller à ce que les mesures appropriées soient prises, cette responsabilité incombe au secrétariat et à l’AEIC, le cas échéant.

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2025-09-26