Le guide de l'Équipe de la Défense pour la gestion et le travail à distance
Le 29 avril 2020 – Nouvelles de la Défense
En cette période sans précédent, la flexibilité est une nécessité pour assurer la sécurité et le bien-être de tous les employés et pour atteindre les objectifs du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Les politiques, les lignes directrices et les outils préexistants ne s’appliquent peut-être plus dans ce nouvel environnement. Nous sommes résolus à offrir les meilleures directives et information possible pour soutenir gestionnaires et employés à continuer leur contribution à la mission du MDN et des FAC de la manière la plus efficace qu’il soit.
Voici les éléments clés de la gestion et du travail à distance pendant cette période.
Définir de nouvelles façons de travailler, se concentrer sur la collaboration et les résultats
- Les gestionnaires doivent faire tout en leur pouvoir pour fournir aux membres de leur équipe des directives et des conseils clairs. Il pourrait être nécessaire de revoir régulièrement leur interprétation des priorités puisque celles-ci peuvent changer rapidement et souvent.
- Confirmez de nouveau les heures de travail de vos employés et soyez flexible dans vos attentes. Envisagez d’établir des objectifs de travail de manière à assurer des résultats atteignables dans un délai raisonnable.
- Vous êtes encouragés à établir des « ententes intérimaires » avec vos employés pour aider à clarifier les objectifs de travail et les priorités. Établissez des lignes directrices/protocoles clairs pour les façons efficaces de communiquer et collaborer au sein de l’équipe et avec clients. Assurez-vous que vos employés possèdent les outils appropriés et nécessaires pour bien faire leur travail.
- Profitez de cette occasion pour favoriser et améliorer la collaboration et l’esprit d’équipe. Discutez et développez des objectifs pour l’équipe, afin que tout un chacun comprenne bien comment leur travail contribue aux objectifs d’équipe.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor a suspendu les échéances du processus d’évaluation du rendement des employés pour 2019-2020. Vous ne devriez pas accéder à l’application Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) pour remplir les évaluations, mais vous êtes encouragés à tenir des conversations sur le rendement avec vos employés en fonction du rendement passé et à déterminer de nouvelles attentes. Mettez l’accent sur les forces démontrées dans le passé qui les aideront à être efficaces au travail dans ces temps difficiles.
Garder contact et établir une communication efficace
- Le pouvoir du travail d’équipe et de la collaboration est alimenté par une communication et un engagement solides et fréquents. Le télétravail présente des défis uniques, mais en se familiarisant avec les nouveaux outils et technologies, de même qu’avec leur utilisation, vous placerez votre équipe sur la voie de la réussite. Il faut souligner l’importance de garder contact – interpersonnel et organisationnel – au sein de l’équipe et au-delà.
- Envisagez comment optimiser l’utilisation de calendriers partagés, de courriels et d’outils de collaboration virtuelle pour assurer un dialogue rapide et efficient. Autant que possible, utilisez les communications vidéo pour rehausser le sentiment d’appartenance.
- Le sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA(GI)) a commencé le lancement de Défence 0365, un ensemble d’outils de Microsoft Office (MS) pour le MDN et les FAC qui appuient le télétravail et la collaboration. La suite comprend MS Teams, OneDrive, Outlook et d’autres outils familiers comme Word et Excel. Davantage d’information sera diffusée sous peu.
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe (vous inclus) sont formés et qu’ils sont à l’aise avec les nouveaux outils de communication et de collaboration. Dans la négative, il faudra les aider à apprendre et encourager les employés technophiles à aider leurs coéquipiers dans leur apprentissage. Développer nos habiletés et tirer parti des technologies, c’est un effort d’équipe.
- Pour obtenir de l’aide afin de commencer à utiliser les outils de collaboration virtuelle ou de travailler avec ceux-ci, ou pour optimiser leur utilisation, connectez-vous au Centres d’apprentissage et de carrière. On vous offrira des conseils et de la formation. Le soutien est accessible tant pour les gestionnaires que pour les employés, et ce, à toutes les étapes de l’apprentissage.
- Soyez aussi réceptif envers les échanges directs ou les collègues que vous l’attendez de vos subordonnés ou de vos collègues
Appuyer le bien-être des employés
- Si un employé présente des symptômes alors qu’il est en télétravail, conseillez-lui vivement de procéder à l’auto-évaluation afin de déterminer s’il doit subir une évaluation plus avancée. Si l’employé a reçu le diagnostic de la COVID-19, dites-lui de communiquer avec son fournisseur de soins de santé ou une autorité locale de santé publique.
- Communiquez régulièrement avec vos employés pour jauger leur bien-être physique et émotionnel.
- Déterminez des moments pour démontrer régulièrement votre gratitude aux membres de l’équipe pour leur dévouement et leur travail, aidant ainsi les employés à se sentir valorisés et appréciés.
- Encouragez les employés à parler de leurs problèmes et de leurs préoccupations. Soyez prêts à écouter, à faire preuve d’empathie et à prendre des mesures pour répondre aux besoins aussi rapidement que possible.
- Si c’est justifié, suggérez des ressources pertinentes comme le Programme d’aide aux employés et LifeSpeak.
Renforcer la santé et le bien-être
- La santé et la sécurité de vos employés sont très importantes. Consultez les outils utiles du Workplace Safety and Prevention Services :
- Travailler à partir d'un bureau distant (page Web en anglais seulement, "Étapes rapides pour configurer votre poste de travail temporaire avec un ordinateur portable" disponible en PDF français - hors du site du gouvernement du Canada)
- Configurer votre poste de travail temporaire avec ordinateur portable (Youtube - hors du site du gouvernement du Canada)
- Discutez-en avec vos employés et assurez-vous qu’ils ont accès à l’information utile à ce sujet pour les aider à déterminer comment prévenir des blessures pendant le télétravail.
- Si un employé est blessé en télétravail, il doit vous signaler l’incident immédiatement. À votre tout, vous devez signaler l’incident par l’intermédiaire du processus habituel relatif aux blessures en milieu de travail.
- Seuls les employés des services critiques sont autorisés à travailler dans les locaux du MDN à ce moment.
- Encouragez vos employés à utiliser ce Guide pour l’équipement ergonomique ou de soutien en télétravail afin de déterminer s’il est possible pour eux de récupérer l’équipement. Pour y être autorisés, ils doivent :
- Être un militaire ou un membre du personnel du MDN et des FAC qui exerce une fonction critique;
- Posséder déjà de l’équipement ergonomique qui leur a été attribué au travail;
- Avoir besoin de cet équipement pour effectuer leur travail;
- Avoir obtenu votre approbation pour utiliser l’équipement ergonomique à la maison.
- Rappelez-vous de faire le suivi du retrait de l’équipement et de coordonner avec les autorités de contrôle de l’immeuble et la sécurité pour approuver ou faciliter l’accès sécuritaire.
- Si un employé requiert d’autres périphériques, comme une imprimante ou un numériseur, dans le cadre de ses fonctions, il faudra les avertir que ce genre de décisions se prend au cas par cas.
- Consultez le guide de l'Équipe de la Défense pour la gestion et le travail à distance en réponse à la COVID-19, pour savoir comment travailler à distance en toute sécurité et contactez votre représentant infonuagique N1 pour être intégré sur Défense O365.
Apprentissage et perfectionnement
- L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) est ouverte à nouveau pour suivre des cours en ligne. Ainsi, alors que vous et vos coéquipiers développez des compétences et devConsultez le guide de l'Équipe de la Défense pour la gestion et le travail à distance en réponse à la COVID-19, pour savoir comment travailler à distance en toute sécurité et contactez votre représentant infonuagique N1 pour être intégré sur Défense O365.enez à l’aise avec le télétravail, vous pouvez les encourager à suivre des cours en ligne de manière à relever les compétences de votre équipe et à atteindre les résultats d’équipe. Les thèmes d’apprentissage prioritaires : Stabilisation du processus des RH à la paye, Milieu de travail sain, Diversité et inclusion.
- L’EFPC offre également des Outils de maintenance des acquis linguistiques. Profitez de cette occasion pour améliorer vos compétences en langue seconde.
Communiquez avec l’équipe de HR Connect RH au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363) pour obtenir des réponses à vos questions relatives aux RH.
Ressources supplémentaires
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