Stratégie numérique

Principales réalisations en matière d’accès à la justice de 2021-2023

Les réalisations suivantes relatives à l’accès à la justice mettent en évidence les progrès accomplis par le SCDATA dans la mise en œuvre de sa stratégie d’innovation numérique diversifiée.

Portails de dépôt électronique – Avant 2020, un seul tribunal disposait d’un portail de dépôt électronique fonctionnel. En 2023, neuf (9) des douze (12) tribunaux, ainsi que le Conseil national mixte, disposeront de portails de dépôt électronique bilingues en libre-service. Ces portails permettent au public, aux acteurs et aux intervenants de déposer des documents importants et d’accéder aux renseignements relatifs aux cas. Ils ont été conçus en gardant à l’esprit les besoins de tous les intervenants et en respectant les exigences en matière de protection de la vie privée et de sécurité, notamment en ce qui a trait aux divulgations. Ils sont conformes aux principes de l’accès à la justice, et font donc appel à un langage clair et à des guides à l’intention des appelants qui se représentent eux-mêmes. Cela a permis de réaliser des économies de temps et d’argent par rapport à la procédure traditionnelle de dépôt par courrier ou sur papier. Les portails sont accessibles en tout temps et sont faciles à utiliser par des personnes qui ne sont pas particulièrement versées dans la technologie.

Parcours guidés – En mai 2023, le Tribunal de la sécurité sociale (TSS) a lancé un nouveau projet pilote innovant destiné à aider le public et les acteurs à se retrouver dans le processus d’appel judiciaire complexe et à remplir facilement des formulaires générés automatiquement tout au long de leur parcours. La solution a été fournie en partenariat avec Éducation juridique communautaire Ontario (EJCO). Elle propose un « parcours guidé » aux appelants qui déposent un appel dans le cadre du Programme de prestations d’invalidité du Régime de pensions du Canada (PPIRPC). Cette réalisation constitue une étape particulièrement importante. En effet, elle aide les appelants qui se représentent eux-mêmes et ont souvent du mal à comprendre les règles et les procédures d’appel. Le parcours guidé aide à réduire la frustration des appelants ainsi qu’à composer avec la demande, le besoin croissant d’assistance, les demandes répétées d’informations et le dépôt fréquent de nouveaux documents. Pour en savoir plus, visitez l’adresse URL des parcours guidés : Adresse URL du parcours guidé du PPIRPC : Bienvenue sur les parcours guidés

Sites Web modernes – Depuis 2020, le SCDATA a mis à jour les sites Web de sept (7) des douze (12) tribunaux auxquels il fournit des services en adoptant une approche de conception axée sur l’appelant ou le citoyen. Les sites Web modernisés donnent un accès rapide et facile à l’information qui aide les appelants à s’y retrouver dans une procédure quasi judiciaire complexe, dans un souci d’amélioration de l’accès à la justice. Ils favorisent l’accès à la justice en offrant un accès en ligne à des informations juridiques, des formulaires et des décisions en langage clair, ainsi que des informations sur les étapes qui rendent le processus plus compréhensible.

Vidéoconférence pour les procédures – En 2020, le SCDATA a déployé Zoom, Webex et MS Teams pour aider les tribunaux à organiser des procédures virtuelles. La vidéoconférence offre des solutions de service numérique qui permettent au public, aux acteurs et aux intervenants de comparaître à distance. Cela présente des avantages pour les Canadiennes et les Canadiens, notamment la réduction des frais de transport et de déplacement, l’amélioration de la sécurité et de la sûreté, et l’accélération générale des processus d’audience et des procédures. Bien que les taux varient considérablement d’un tribunal à l’autre, jusqu’à 100 % des audiences se déroulent désormais par vidéoconférence. À l’avenir, ces solutions basées sur le Web seront intégrées à l’initiative de modernisation des salles d’audience afin d’offrir davantage d’options aux personnes qui comparaissent et participent aux audiences. En outre, en 2022, le SCDATA a publié un guide de pratiques exemplaires intitulé Considérations importantes lors de la diffusion d’audiences sur le Web en collaboration avec le Laboratoire de cyberjustice et l’Université de Montréal.

Modernisation des activités – Principales réalisations de 2021-2023

Les réalisations suivantes mettent en évidence les progrès accomplis par le SCDATA dans la modernisation de ses activités :

Systèmes de gestion de cas – En 2019, plusieurs tribunaux ont été privés de systèmes de gestion de cas. Celui de neuf (9) des douze (12) tribunaux était menacé en raison du vieillissement des technologies de l’information ou de l’incapacité à répondre aux exigences législatives obligatoires. En 2020, le SCDATA a travaillé en partenariat avec les tribunaux afin d’approuver une stratégie pour les systèmes de gestion de cas. Celle-ci, fondée sur le principe de l’utilisation d’une plate-forme technologique organisationnelle, serait déployée de manière unique et personnalisée pour répondre aux exigences distinctes de chaque tribunal. Aujourd’hui, le SCDATA a le plaisir d’annoncer que tous les tribunaux disposent d’un système de gestion de cas entièrement fonctionnel. Remarque : le Conseil national mixte et le Tribunal de la sécurité sociale continuent d’utiliser leur ancien système de gestion de cas.

Analyse des données – Au cours des dernières années, le SCDATA a entièrement déployé une nouvelle plateforme d'analytique sécurisée, qui a été mise en place de manière unique pour tous les tribunaux, à l'exception du Conseil national mixte. Le Tribunal de la sécurité sociale continue d'utiliser PowerBI, hébergé par EDSC, pour faciliter la prise de décisions stratégiques. Les rapports de performance en matière d'analytique de données informent la prise de décision concernant la charge de travail des dossiers et les opérations des tribunaux, ainsi que la préparation des rapports annuels.

Autres réalisations en matière de modernisation – Depuis peu, la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels est intégrée au réseau du SCDATA. En outre, les sites Web du Conseil canadien des relations industrielles, Tribunal canadien des droits de la personne, Tribunal canadien de commerce extérieur, et du Tribunal de la sécurité sociale ont été modernisés et sont désormais hébergés par l’organisme. Afin d’explorer les possibilités de gains d’efficacité, le SCDATA a testé des solutions d’intelligence artificielle pour la traduction. Il a déployé une solution d’accès à distance sécurisée de même que Microsoft Office 365 et MS Teams comme plate-forme de collaboration interne. Le SCDATA a achevé le projet de reprise après sinistre du nuage et est l’un des premiers services de la fonction publique fédérale à avoir mis en place un site de sauvegarde sécurisé pour assurer la continuité des activités en cas d’interruption. Il a également fait progresser le remplacement de son système de ressources humaines en migrant vers la plate-forme Mes Ressources humaines du gouvernement du Canada (MesRHGC). L’organisme a introduit une nouvelle solution express d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Il a également mis en œuvre une nouvelle solution d’établissement de rapports PowerBI pour les Services généraux, en plus de procéder à une refonte de l’intranet et de trouver de nouvelles solutions pour faciliter le retour au bureau (p. ex., nouveau système de réservation, caméras « Owl », etc.).

Favoriser l’accès à la justice 2024-2027

Le SCDATA adopte une approche centrée sur le citoyen pour la conception et la prestation de services numériques. La section suivante fournit de plus amples informations sur chaque initiative relevant de la priorité concernant l’accès à la justice.

Projet pilote de robot conversationnel

Le SCDATA étudie la possibilité de mettre en œuvre un projet pilote de robot conversationnel pour aider le public, les acteurs et les parties prenantes à trouver des informations sur les tribunaux et pour fournir de l’aide par l’entremise d’une interface interactive. Le projet pilote de robot conversationnel soutiendra l’accès à la justice en rendant les informations plus accessibles et les offrir à un public plus large de demandeurs et d’appelants, améliorant ainsi l’expérience de l’utilisateur numérique. À l’heure actuelle, l’organisme n’envisage pas d’utiliser des robots conversationnels qui intègrent l’intelligence artificielle ou GPT afin d’éviter les risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données, ainsi que la possibilité de mal orienter les appelants ou de leur fournir des informations erronées.

Salles d’audience numériques

En 2024, le SCDATA prévoit terminer sa modernisation de ses salles d’audience vieillissantes, qui seront dotées d’une technologie et d’une connectivité de pointe afin de répondre aux besoins du public, des acteurs et des parties prenantes, qui passent par l’organisation d’audiences virtuelles, sur place ou de manière hybride. La modernisation des salles d’audience permet aux tribunaux de répondre aux attentes du public et d’exercer leurs activités conformément à la législation et aux règles qui leur sont propres. Les salles d’audience modernes seront équipées de nouvelles technologies telles que des équipements de vidéoconférence intégrés, des cabines d’interprétation améliorées, de nouveaux moniteurs, des capacités sans fil et le WIFI.

Parcours guidés

Le SCDATA continuera d’étudier la poursuite de la mise en œuvre de « parcours guidés » par l’intermédiaire d’une interface de site Web public qui aide les parties prenantes à naviguer dans une procédure juridique complexe ainsi qu’à trouver et produire automatiquement et facilement des formulaires en cours de route. Grâce à l’utilisation de la logique et de la technologie des formulaires intelligents, la solution fournira aux appelants une plate-forme qui posera une série de questions afin de guider les acteurs le long d’un parcours adapté à leur situation. La mise en œuvre des nouveaux formulaires intelligents basés sur la logique, qui remplissent automatiquement l’information et envoient les formulaires par courriel aux appelants, permettra d’améliorer l’expérience numérique des utilisateurs, de réduire les erreurs et d’améliorer l’accès à la justice.

Applications mobiles

Le SCDATA étudiera la possibilité de déployer une application mobile dans le but d’améliorer l’accès à la justice en augmentant l’efficacité de l’accès à l’information et aux services juridiques. L’application mobile évaluera les possibilités de réduire les obstacles à l’information et d’améliorer les connaissances sur le système juridique en fournissant des ressources clés aux acteurs, aux parties prenantes et au public. On étudiera la possibilité d’offrir la prestation de renseignements sur les procédures judiciaires, l’état d’avancement d’un cas ou des bibliothèques de formulaires clés. L’application mobile sera développée de manière à tenir compte des risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données.

Boîte à outils pour les salles d’audience mobiles

Les groupes marginalisés ou physiquement isolés peuvent être aux prises avec des obstacles particulièrement importants en matière d’accès à la justice dans les régions rurales et éloignées. Pour surmonter ces obstacles, à la demande d’un acteur ou d’une partie prenante, et lorsque les installations et les services à distance ne sont pas facilement accessibles, le SCDATA étudie la possibilité de créer une boîte à outils pour les salles d’audience mobiles. Cette boîte à outils consistera en une technologie de salle d’audience numérique portable, simple et facile à installer, qui permettra un accès aux dossiers numériques ainsi qu’une économie de temps et d’argent par rapport à la recherche et à l’obtention de prestataires de services audiovisuels externes. Cette initiative permettra de promouvoir l’accès à la justice dans les régions éloignées où il est difficile de faire appel à des prestataires de services externes en raison de la situation géographique ou de l’insuffisance de la bande passante Internet.

Stratégie de vidéoconférence sécurisée

Le SCDATA élaborera une stratégie de vidéoconférence sécurisée afin d’améliorer la sécurité de sa plateforme vidéo Web utilisée par les tribunaux pour tenir des audiences virtuelles et hybrides. La Stratégie est une mesure proactive qui permettra au SCDATA de prévoir et de prévenir les cybermenaces potentielles, réduisant ainsi au minimum le risque d’atteinte à la sécurité des données ou de cyberattaques. Il évaluera et abordera les améliorations techniques en matière de sécurité tout en identifiant des mesures supplémentaires pour atténuer les menaces externes, améliorant ainsi la sécurité globale des procédures virtuelles et hybrides pour maintenir la confiance du public.

Renouvellement et accessibilité des sites Web

Le SCDATA continuera à aider les tribunaux à moderniser leurs sites Web en adoptant une approche de conception centrée sur l’appelant ou le citoyen qui inclut l’inclusivité et l’accessibilité. Les sites Web refondus fourniront un accès rapide et facile à l’information pour aider les appelants à naviguer dans un processus quasi judiciaire complexe et ainsi améliorer l’accès à la justice. Les nouveaux sites Web fournissent des informations juridiques, des formulaires et des décisions en ligne en langage clair ainsi que des informations sur les étapes importantes afin de rendre la procédure plus compréhensible. Ils contiennent aussi des informations destinées aux parties non représentées et sous-représentées ainsi qu’une communication claire en langage simple pour garantir l’inclusion des groupes vulnérables ou marginalisés dans le système judiciaire.

Modernisation des activités 2024-2027

Le SCDATA s’appuie sur des solutions organisationnelles et des technologies émergentes pour contribuer à la modernisation de l’administration de la justice. Il fait la promotion de nouveaux outils technologiques juridiques de manière sûre et intelligente afin d’automatiser les tâches répétitives et de réorienter les ressources limitées vers des travaux à plus forte valeur ajoutée, ce qui accroît la durabilité et l’efficacité des services d’appui. La section suivante fournit de plus amples informations sur les initiatives qui relèvent de cette priorité.

Stratégie pour la gestion des dossiers électroniques

Depuis le début de la pandémie, on assiste à une prolifération des dossiers électroniques de gestion des cas. De nombreux dossiers électroniques ont des sources et des formats différents, ce qui complique inutilement l’accès à distance aux dossiers appropriés pour mener à bien une affaire. Le SCDATA développera une stratégie pour mieux permettre la saisie, le stockage et la récupération des dossiers électroniques des tribunaux afin d’intégrer et de gérer ceux-ci. La stratégie portera sur l’intégration requise entre les diverses solutions et processus, ce qui permettra d’améliorer l’accès aux dossiers électroniques en toute transparence et avec une confiance totale dans l’intégrité des dossiers. Tous les documents papier visés qui ne sont pas offerts sous forme électronique seront convertis numériquement et sécurisés conformément aux politiques de sécurité mandatées par le SCDATA.

Outil de traduction par l’intelligence artificielle (IA)

Le SCDATA continuera à piloter l’adoption de différents outils d’IA afin d’explorer les solutions possibles et d’accélérer la traduction. L’organisme fait généralement appel à des services de traduction et procède à une révision manuelle dans le contexte du tribunal. Dans le cadre de projets pilotes, les utilisateurs apprendront aux outils d’IA à sélectionner des termes clés pour les appliquer automatiquement aux nouvelles traductions. L’IA applique une compréhension sémantique avancée des termes juridiques afin de s’en souvenir et de suggérer des traductions de termes appropriées, ce qui permet d’économiser du temps de traduction. Il convient toutefois de noter que le SCDATA veillera toujours à effectuer des révisions manuelles des traductions afin d’en garantir l’exactitude. Les résultats des projets pilotes de traduction par l’IA permettront au ministère d’établir les prochaines étapes à suivre pour mettre en place une solution d’entreprise.

Évolution de l’analyse des données commerciales

Le SCDATA continuera à moderniser ses rapports d’analyse de données commerciales efficaces qui s’appuient sur un entrepôt de données et des relations logiques de base de données pour permettre une prise de décision stratégique qui améliore le fonctionnement des tribunaux, notamment en fournissant des informations pour traiter les charges de travail et les arriérés de dossiers. Les tableaux de bord et les graphiques de l’outil peuvent être élargis pour fournir des mesures par rapport aux normes de rendement, aux délais et aux budgets. L’outil d’analyse des données commerciales s’appuie sur une plate-forme infonuagique pour produire des rapports et des analyses en temps réel qui peuvent être approfondis, manipulés et analysés par les utilisateurs.