Sommaire et procédures pour les inscriptions et les annulations pour tous les champs de travail : Région de la capitale nationale

Explorez les possibilités de formations linguistiques en salle de classe virtuelle ou en personne offertes aux ministères et organismes du gouvernement du Canada dans la région de la capitale nationale.

Sur cette page

• Résumé des services offerts sous les offres à commandes
• Étape 1 : Évaluation de niveau linguistique
• Étape 2 : Identification de l'offrant
• Étape 3 : Création et émission d’une commande subséquente
• Étape 4 : Confirmation de la création de groupe
• Limite des commandes subséquentes
• Politique de frais d’annulation de commande subséquente
• Exigences relatives à la sécurité
• Jours fériés
• Informations spécifiques aux champs de travail

Résumé des services offerts sous les offres à commandes

Pour une description plus détaillée des services professionnels fournis, veuillez consulter l’Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement (Appli OCAMA) pour accéder aux textes intégraux des offres à commandes (OC).

Des renseignements supplémentaires, propres à chaque domaine de travail, peuvent être trouvées dans les informations spécifiques aux champs de travail.

Étape 1 : Évaluation de niveau linguistique

Le rapport de test de classement permettra à l’offrant de connaître le niveau de l’apprenant. Au besoin, l’offrant pourrait valider le résultat du test de classement et en informer l’utilisateur désigné ainsi que l’apprenant, sans frais supplémentaires pour le Canada. Ceci pourrait donner lieu à un changement de niveau.

Nous recommandons d’utiliser les offrants du champ de travail 8. De plus, un test de classement d’un tiers (test effectué en dehors des offres à commandes) peut être utilisé pourvu qu’il contienne au minimum l’information suivante :

• langue cible
• niveau visé (A, B ou C)
• objectif de départ recommandé (faire référence à l’Appendice 3 de l’offre à commandes)
• estimation du nombre d’heures requises pour l’atteinte du niveau visé

Autres recommandations (si applicable), telles que :

• antécédents linguistiques
• portrait linguistique (forces et éléments à travailler)
• recommandations pédagogiques

Étape 2 : Identification de l'offrant

Pour les champs de travail 1 et 2 : Par rotation avec étapes/niveaux assignées.

Pour les champs de travail 3 à 8 : Veuillez consulter la liste des offrants et des taux horaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour inscrire l'employé à sa première session (champs 1 et 2) : Après avoir obtenu le rapport de test de classement linguistique de l’apprenant, l’utilisateur désigné consultera les calendriers de formation pour connaître l'offrant identifié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui livrera l'étape recommandée à la session souhaitée.

Pour inscrire l'employé à sa formation (champs 3 à 7) : Après avoir obtenu le rapport de test de classement linguistique de l’apprenant, l’utilisateur désigné consultera la liste des offrants et des taux horaires pour connaître le choix des offrants disponibles pour ce champ de travail.

L’utilisateur désigné inscrira l’apprenant à la session indiquée dans le rapport, en émettant une commande subséquente accompagnée du rapport de test de classement linguistique. L’offrant doit recevoir la commande subséquente au plus tard 10 jours ouvrables avant le début de la session. Si l’offrant reçoit une commande subséquente moins de 10 jours ouvrables avant le début de la session, il pourra à sa discrétion l’accepter et intégrer l’apprenant à un groupe déjà créé ou refuser cette inscription.

Procédures pour les commandes

Pour les champs de travail 1 et 2 : Par rotation avec étapes/niveaux assignées.

Pour les champs de travail 3, 4, 5, 6 et 8 : Les utilisateurs désignés peuvent attribuer des commandes subséquentes en conformité avec le Règlement sur les marchés de l’État, section 6 b) (i) (valeur actuellement à 40 000 $) directement à un offrant qualifié peu importe son rang. L’utilisateur désigné communiquera avec l’un des offrants qui s’est vu attribué cette offre à commandes afin de déterminer s’il est disponible pour exécuter les travaux. Si cet offrant est en mesure d’exécuter les travaux, une commande subséquente à son offre à commandes sera établie. Si cet offrant n’est pas en mesure d’exécuter les travaux ou ne répond pas dans des délais établis par l’utilisateur désigné, l’utilisateur désigné communiquera avec un autre offrant, et ainsi de suite jusqu’à ce qu’une commande puisse être passée.

Pour les commandes subséquentes de plus de 40 000 $, les commandes subséquentes seront attribuées sur une base rotative aux offrants. La rotation sera gérée par le Responsable de l’offre commande et sera faite selon l’ordre détenu mentionné à l’article 6.2, Ordre de classement des Offres à commandes en commençant par l’offrant situé au premier rang, en continuant avec l’offrant situé au deuxième rang et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les offrants reçoivent une commande subséquente. Le Canada recommencera ensuite le même processus, c’est-à-dire à tour de rôle en recommençant par l’offrant situé au premier rang et ainsi de suite.

Veuillez contacter le responsable de l’offre à commandes (tpsgc.paformationlinguistique-aplanguagetraining.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca) pour obtenir le nom de l’offrant, en mentionnant les informations suivantes :

• champ de travail applicable
• nom de l'institution fédérale
• nom du coordonnateur de la formation de l'employé(e) ou des employé(e)s
• numéro de téléphone du coordonnateur
• adresse courriel du coordonnateur

Note : il est recommandé d’utiliser la rotation des offrants pour toute commande d’une valeur estimée près de la limite de 40 000 $ dans le but d’éviter des complications si le volume des services demandés augmente.

Pour le champ de travail 7 : Aucun classement, les utilisateurs identifiés peuvent attribuer des commandes directement à un offrant qualifié dans le cadre de ce volet.

Étape 3 : Création et émission d’une commande subséquente

Il est recommandé d’émettre une commande subséquente au moins 10 jours ouvrables avant le début souhaité de la formation. L’utilisateur désigné doit comprendre que la formation linguistique est un service impliquant des ressources humaines, ce qui demande une planification importante de la part de l’offrant. Il serait donc non raisonnable de demander un début de formation pour le lendemain de l’émission d’une commande.

Certaines périodes de l’année sont très achalandées, tel que janvier, mars et septembre, veuillez prévoir vos besoins en tutorat en conséquence.

Instrument de commande subséquente

Option 1

• Les travaux seront autorisés ou confirmés par l’utilisateur désigné à l’aide des formulaires dûment remplis ou de leurs équivalents, comme il est indiqué plus bas, ou au moyen de la carte d’achat du Canada (Visa ou Mastercard) pour les besoins de faible valeur.
• Les commandes subséquentes doivent provenir de représentants autorisés des utilisateurs désignés dans l’Offres à commandes (OC), il doit s’agir de biens ou services ou d’une combinaison de biens et services compris dans l’OC, conformément aux prix et aux modalités qui y sont précisées.
• Les formulaires suivants sont disponibles au site Web de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : Catalogue de formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) :
  • PWGSC-TPSGC 942 Commande subséquente à une OC
  • PWGSC-TPSGC 942-2 Commande subséquente à une OC (Livraison multiple)
  • PWGSC-TPSGC 945 Commande subséquente à plusieurs OC (français seulement)

Option 2

Vous pouvez utiliser un formulaire équivalent ou un document électronique de commande subséquente qui comprend à tous le moins les renseignements suivants :

• nom(s) de l’apprenant ou les apprenants
• numéro de l’OC
• énoncé auquel les modalités de l’OC ont été intégrées
• description et le prix unitaire de chaque article
• valeur totale de la commande subséquente
• point de livraison
• confirmation comme quoi les fonds sont disponibles aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques
• confirmation comme quoi l’utilisateur a été désigné dans le cadre de l’OC et qu’il détient l’autorisation d’établir un contrat

Étape 4 : Confirmation de la création de groupe

L’offrant devra soumettre à l’utilisateur désigné dans un délai maximal de 5 jours ouvrables avant le début de la formation, une confirmation par écrit, la confirmation de la date de début.

Limite des commandes subséquentes

Les commandes subséquentes individuelles ou en lot ne doivent pas dépasser la limite de 400 000 $ (incluant toutes les modifications subséquentes, ainsi que les taxes applicables).

Politique de frais d’annulation de commande subséquente

Pour tous les champs de travail ci-dessous, les frais d’annulation suivants seront appliqués pour laquelle une annulation ou un report de formation est demandée. Aucuns autres frais ni autre compensation de quelque nature que ce soit ne seront payables par le Canada.

Frais d’annulation avant le début de la formation

Dans tous les cas, si un préavis d’au moins 10 jours ouvrables est donné avant le début de la formation, aucun frais d’annulation ne s’applique.

Frais d’annulation pour les Champs 1 et 2 :

1. Frais d’annulation pour un apprenant : Après l’échéance du préavis de 10 jours ouvrables échu, l’équivalent du prix de 50 % des heures de formation prévues à la commande subséquente et non utilisées sera payé en frais d’annulation
   • par exemple, si une commande prévoit 100 heures de tutorat pour personne XYZ et qu’une annulation est faite après avoir utilisé 10 heures de tutorat, les frais d’annulation seraient l’équivalent de 45 heures de tutorat (50 % des 90 heures restantes à la commande)
2. Remplacement d’un apprenant : Après l’échéance du préavis de 10 jours ouvrables échu, si un apprenant d’un groupe désire annuler sa participation au groupe, le groupe continuera sans cet apprenant
   • par contre, comme l’offrant a la responsabilité de créer les groupes, l’utilisateur désigné ne pourra pas remplacer l’apprenant par un autre apprenant, à moins que l’offrant soit d’accord
   • l’offrant pourra à sa discrétion accepter et intégrer un autre apprenant du même niveau à un groupe déjà créé ou refuser. Si l’offrant accepte, le prix horaire ne sera pas réduit

Frais d’annulation pour les Champs 3, 4, 5, 6, et 7 :

1. Frais d’annulation pour un groupe en entier/un apprenant :
   • par exemple, si une commande subséquente prévoit 100 heures de tutorat pour un groupe du ministère ou personne XYZ et qu’une annulation est faite après avoir utilisé 10 heures de tutorat, les frais d’annulation seraient l’équivalent de 1,8 heure de tutorat (2 % des 90 heures restantes à la commande)
2. Remplacement d’un apprenant (Champ 3 seulement) : Après l’échéance du préavis de 10 jours ouvrables échu, si un apprenant d’un groupe désire annuler sa participation au groupe, le groupe continuera sans cet apprenant
   • par contre, l’utilisateur désigné pourrait décider de remplacer l’apprenant par un apprenant de même niveau et le prix horaire ne sera pas réduit.

Absences imprévues et report de la formation

• une absence imprévue est une absence d’un maximum de 3 jours ouvrables consécutifs et non identifiés dans la commande subséquente.
• est un maximum de 2 absences imprévues par mois avec préavis est possible
  • si plus de 2 absences imprévues sont demandées, l’utilisateur désigné paiera l'offrant l'équivalent de 100% du prix du cours manqué.
• l’utilisateur désigné paiera l'offrant pour toute absence imprévue d'un groupe en entier (champ 3) ou d’un apprenant en formation individuelle qui n'aura pas fait l'objet d'un préavis écrit d'au moins 1 jour ouvrable à l'avance
  • l’utilisateur désigné paiera l'offrant l'équivalent de 100% du prix du cours manqué
• formation individuelle: Les absences imprévues mentionnées au moins 1 jour ouvrable à l’avance pourront être reportées à l’intérieur de la commande subséquente.
• formation de groupe (temps-partiel ou temps-plein):
  • pour les champs 1 et 2 : L’utilisateur désigné paiera l'offrant pour toute absence imprévue d'un apprenant dans un groupe et ces absences ne pourront pas être reportées à l’intérieur de la commande subséquente ni à la fin de la formation.
  • pour le champ 3 : L’utilisateur désigné paiera l'offrant pour toute absence imprévue d'un groupe d’apprenants en entier qui n'aura pas fait l'objet d'un préavis écrit d'au moins 1 jour ouvrable à l'avance.

Les absences imprévues mentionnées au moins 1 jour ouvrable à l’avance pourront être reportées à l’intérieur de la commande subséquente, mais pas après la date de fin de la commande subséquente, à moins qu'elles soient autorisées par l’utilisateur désigné par l'entremise d'une modification à la commande subséquente.

Les absences imprévues pour lesquelles un préavis n’a pas été envoyé 1 jour d’avance ne pourront pas être reportées, à moins qu'elles soient autorisées par l’utilisateur désigné par l'entremise d'une modification à la commande subséquente.

L’utilisateur désigné paiera l'offrant pour toute absence imprévue d'un apprenant dans un groupe et ces absences ne pourront pas être reportées à l’intérieur de la commande subséquente ni à la fin de la formation.

Exigences relatives à la sécurité

Les exigences relatives à la sécurité suivantes (Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et clauses connexes, tel que prévu par le Programme de sécurité des contrats) (voir l’offre à commande) s’appliquent et font partie intégrante de l’offre à commandes. Toutes les commandes subséquentes ont des besoins en sécurité. Vous devez donc annexer le formulaire LVERS se trouvant à l’annexe LVERS de l’offre à commandes à toutes vos commandes subséquentes.

Exigence en matière de sécurité pour les entrepreneurs Canadiens :

• l’entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat, une attestation de vérification d’organisation désignée (VOD) en vigueur, délivrée par le Programme de sécurité des contrats (PSC) de SPAC
• membres du personnel de l’entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés, ou à des établissements dont l’accès est réglementé, doivent tous détenir une cote de Fiabilité en vigueur, délivrée ou approuvée par le PSC
• l’entrepreneur ne doit pas emporter de renseignements ou de biens protégés hors des établissements visés et l’entrepreneur doit s’assurer que son personnel est au courant de cette restriction et qu’il la respecte
• contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité ne doivent pas être attribués sans l’autorisation écrite préalable du PSC
• l’entrepreneur doit respecter les dispositions :
  • de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et directive de sécurité (s’il y a lieu), reproduite ci-joint à l’Annexe LVERS
  • du Manuel de la sécurité des contrats (dernière édition)

Jours fériés

Les jours suivants sont des jours fériés désignés pour les apprenants du gouvernement fédéral. L'offrant ne fournira aucun service professionnel tel que le tutorat et l’évaluation linguistique pour ces journées :

• jour de l’An (le 1 janvier)
• Vendredi saint
• lundi de Pâques
• jour de célébration de l’anniversaire de la Souveraine
• 24 juin (pour les services offerts aux apprenants travaillant au Québec)
• fête du Canada (le 1 juillet)
• congé civique provincial (le premier lundi d’août, sauf pour les services offerts aux apprenants travaillant au Québec)
• fête du Travail (le 1er lundi de septembre)
• Journée nationale de la vérité et de la réconciliation (le 30 septembre)
• Action de grâce (le deuxième lundi d’octobre)
• jour du Souvenir (le 11 novembre)
• jour de Noël (le 25 décembre)
• lendemain de Noël (le 26 décembre)

Lorsqu'il y a un jour férié ou plus pendant la session à laquelle l'apprenant sera inscrit, vous devez réduire le nombre total d'heures de formation pour la session de 7.5 heures par jour férié. Par exemple : Le nombre total d'heures pour une session de groupe à temps plein est de 250 heures, il y a 2 jours fériés pendant la session, la commande subséquente doit donc être émise pour un total de 235 heures.

De plus, il n’y a pas de cours entre le 25 décembre et le 1er janvier. Les sessions des calendriers de formation ont été prolongées pour refléter cette pause pendant les fêtes.