L'ensemble de la région de service de POLAIRE est situé sur des territoires des Autochtones, des Inuits et des Métis définis par des accords de revendication territoriale et d'autonomie gouvernementale divers et spécifiques à chaque région, ainsi que par des revendications territoriales en suspens. L'engagement du gouvernement fédéral selon lequel sa relation la plus importante est celle avec les peuples autochtones, le mandat national de réconciliation, les relations de nation à nation et le co-développement, exigent que POLAIRE soit un chef de file dans cet espace au sein de la famille fédérale. Les revendications territoriales modernes s'accompagnent de certains droits de gestion et de cogestion des ressources naturelles et des activités d'utilisation des terres, dont la recherche. Il est impératif que la recherche financée et menée sous l'égide de POLAIRE respecte les processus adéquats et soit axée sur les priorités de recherche nordique afin de remplir le mandat de POLAIRE, qui est de promouvoir la création de connaissances pertinentes à l'échelle locale et importantes à l'échelle mondiale. Des relations et des partenariats solides et à long terme avec les structures de gouvernance autochtones sont nécessaires à la réussite de POLAIRE. Ceci est renforcé par notre capacité de collaboration interne pour bâtir et maintenir des relations tout en favorisant la mobilisation à l'extérieur avec une direction claire, des arbres de décision et l'action qui en résulte.

Situation actuelle

Au cours de l’année écoulée, POLAIRE a fait des progrès pour établir des relations, notamment en signant des protocoles d'entente avec l'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK) et le Conseil tribal des Gwich'in (CTG) et en organisant un atelier de planification régionale et de partage des connaissances à la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA). Malgré ces avancées, POLAIRE a encore la possibilité d'améliorer ses processus internes de coordination et de prise de décision afin de renforcer la gestion des relations avec les peuples autochtones. Il est impératif de former l'ensemble du personnel afin qu'il comprenne mieux l'importance des relations avec les peuples autochtones, les enjeux juridiques et politiques et les engagements pris par les dirigeants. Les efforts concertés à l'interne se traduiront par des actions et des messages cohérents et homogènes.

Considérations

La réputation de POLAIRE auprès de nos partenaires autochtones dépend de la cohérence de notre stratégie interne, de notre coordination et de notre processus décisionnel. Grâce à une stratégie interne concise et à une coordination entre les initiatives et les engagements nationaux et régionaux, POLAIRE atténue les risques en respectant les normes établies en matière de relations et de mobilisation.

Décision à venir

Recommandations à venir au Président concernant des activités et des structures spécifiques pour renforcer la coordination interne afin de continuer à améliorer la mobilisation et les relations avec les Autochtones.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 10 premiers jours

Participants : Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, BP; François Carrier, DE-Programmes

Considérations/plans de co-développement

RESPONSABLES : Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, Bureau du président; François Carrier, directeur exécutif, Programmes; Misha Warbanski, analyste politique, KM&E

Contexte

Le co-développement entre le gouvernement du Canada et les partenaires autochtones s'est imposé comme le principal principe de gouvernance pour favoriser une planification, une orientation et une prise de décisions communes dans les relations de nation à nation. De plus en plus, il est devenu un principe selon lequel POLAIRE s'efforce de réorienter ses relations avec ses partenaires autochtones. Le co-développement équilibre l'expertise entre les connaissances autochtones et occidentales, et est considéré comme un principe fondamental du processus de réconciliation et de prise de décision collaborative. Ce contexte et cette pratique sont cruciaux puisque POLAIRE vise à établir des relations de confiance avec les partenaires et les communautés autochtones afin de réaliser son mandat et de servir de manière plus efficace les habitants du Nord.

Situation actuelle

POLAIRE a entrepris deux processus explicites de co-développement qui ont donné lieu à des protocoles d'entente entre POLAIRE et l'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK), et le Conseil tribal des Gwich'in (CTG), tous deux signés en juillet 2020. Le dialogue sur le co-développement a été interrompu pendant que POLAIRE se concentre sur la recherche de mécanismes permettant de soutenir le renforcement des capacités de l'ITK et du CTG à entreprendre le travail nécessaire au co-développement. Le dialogue reprendra une fois que la nouvelle direction de POLAIRE aura été mise en place.

Des tables d'innovation internes sur le co-développement et la mobilisation du Nord ont été lancées, et des recommandations seront formulées d'ici la fin de l'année civile. En mars 2020, POLAIRE a organisé un atelier de planification régionale et d’échange de connaissances sur le campus de la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA) afin de contribuer à la planification d'un forum de partage des connaissances à la fin de 2021-2022 (reporté de 2020-2021 en raison de la pandémie), entre autres activités. Ces initiatives, ainsi que l’élaboration en cours d'un mécanisme consultatif autochtone pour POLAIRE, constituent des étapes essentielles dans le processus de co-développement de POLAIRE et nécessiteront une coordination et une orientation stratégique de la part du Bureau du président (BP).

Considérations

La relation entre POLAIRE et ses partenaires autochtones est l'élément qui présente le plus de risques et de possibilités pour l'agence. La licence sociale de POLAIRE lui permettant d'opérer dans le Nord est subordonnée au leadership de POLAIRE, à l'intégration complète des normes établies en matière de respect de nation à nation et au co-développement et à la livraison des résultats qui en découlent. Par exemple, l’élaboration conjointe d'un plan de mise en œuvre du cadre scientifique et technologique de POLAIRE avec la collaboration de l'ITK et du CTG est essentiel à notre travail interne et à celui que l'agence finance au moyen de paiements de transfert, mais cela ne peut se faire qu'avec la direction de l'ensemble de l'agence et l'intégration des principes de co-développement et de partage des connaissances.

Décision à venir

Diriger la mise en œuvre complète du plan de travail interne du protocole d'entente ITK-POLAIRE en appui à la table de co-développement;
Formation obligatoire de tous les organismes sur le co-développement, y compris la Stratégie nationale inuite sur la recherche (SNIR).
Élaborer un arbre décisionnel sur la façon de procéder au co-développement à différentes échelles ou dans différentes sphères, afin que tous les membres du personnel, lorsqu'ils planifient des projets et des actions, puissent repérer les points essentiels sur lesquels la participation des partenaires autochtones est nécessaire et quels organismes sont concernés. Il est nécessaire d'adopter des démarches distinctes pour les programmes et les projets de recherche nationaux et régionaux, les travaux à l'échelle de l'agence et du gouvernement du Canada, et les initiatives internationales.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : Dès que possible

Participants : Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, OP; François Carrier, DE-Programmes; Candice Mouchet, chef de cabinet, OP; Misha Warbanski, analyste politique, KM&E

Mobilisation en Antarctique

RESPONSABLE : Gloria Song, analyste politique, Gestion des connaissances et engagement (KM&E)

Contexte

La recherche en Antarctique aborde une série de questions pertinentes pour le Canada et offre des possibilités de partage des connaissances pour l'Arctique, notamment l'élévation du niveau de la mer, les aires marines protégées, la biorestauration des sols contaminés dans les régions froides et la technologie des climats froids. POLAIRE a pour mandat de promouvoir l’amélioration et la diffusion des connaissances sur les régions circumpolaires, y compris l'Antarctique, comme le prévoit la Loi sur la station de recherche canadienne dans l'Extrême-Arctique, mais il ne dispose pas actuellement des ressources nécessaires pour financer et gérer un programme national de recherche sur l'Antarctique. Contrairement à tous les autres pays du G7, le Canada est une partie non consultative du système du Traité sur l'Antarctique. À ce titre, le Canada n'a pas le droit de participer pleinement à la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique (RCTA). Le Canada est lié par les décisions prises à la RCTA, mais n'a pas la capacité d'influencer le processus décisionnel.

Situation actuelle

[EXPURGÉ]

Des efforts sont en cours pour sensibiliser les autres ministères fédéraux et le grand public canadien à l'importance de la recherche en Antarctique.

Considérations

[EXPURGÉ]

Décision à venir

POLAIRE devra indiquer au plus tard le 31 décembre 2020 s'il souhaite demander la prolongation de son statut d'observateur auprès du Conseil des gestionnaires des programmes nationaux antarctiques (COMNAP), afin de disposer du temps nécessaire pour demander le statut de membre à part entière. POLAIRE a préparé une campagne de sensibilisation visant à utiliser les médias sociaux pour promouvoir la recherche antarctique canadienne. Il conviendra de fixer une date pour le lancement de cette campagne.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Jennifer Sokol, gestionnaire de l'engagement, KM&E; Gloria Song, analyste de politiques, KM&E; Jacqueline Thompson, analyste subalterne, KM&E; Renée McCarter, DE par intérim - Services généraux; Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports.

Plans de communication pour les protocoles d'entente

RESPONSABLES : Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, BP; Candice Mouchet, chef de cabinet, BP; John Bennett, gestionnaire par intérim, Communications.

Contexte

POLAIRE, avec ses partenaires de l'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK) et du Conseil tribal des Gwich'in (CTG), s'est engagé dans un processus intensif de co-développement qui a abouti à deux protocoles d'entente détaillant nos objectifs et engagements communs. Ce processus était un exercice visant à établir des relations, à comprendre comment le co-développement peut créer des avantages communs, et à harmoniser nos intentions et nos attentes avec celles de nos partenaires. L'annonce publique de ces protocoles d'entente sera la première d'une longue série d'étapes critiques dans la construction de la relation entre POLAIRE et ses partenaires autochtones.

Situation actuelle

Après la signature, les dirigeants des deux organisations ont convenu d'élaborer conjointement des plans de communication. Un plan de communication a été élaboré pour le PE de l'ITK, et exige les mesures ci-dessous avant son lancement. Le CTG a connu une élection peu après la signature du protocole d'entente. POLAIRE devra se mettre en relation avec la CTG afin d’élaborer conjointement un communiqué et le contenu afférent.

Considérations

Les deux protocoles d'entente élaborés conjointement et les annonces publiques qui en découlent sont une occasion pour POLAIRE de se positionner avec des partenaires autochtones clés dans un objectif commun de co-développement, avec l'intention d'améliorer nos relations et synergies en matière de recherche. C'est l'occasion pour le nouveau président de partager publiquement, avec les principaux dirigeants autochtones, la vision et le mandat de POLAIRE, à l’aide des médias et de conversations externes, en particulier dans le Nord. Étant donné le temps qui s'est écoulé depuis la signature et toute annonce, le nouveau président de POLAIRE doit entrer en contact avec les dirigeants de l'ITK et du CTG pour veiller à ce que tous aient la même compréhension et le même message concernant chaque protocole d'entente. La relation de POLAIRE avec ses partenaires autochtones est le domaine dans lequel POLAIRE est le plus exposé aux risques et aux possibilités. C'est l'occasion pour le nouveau président de travailler avec d'importants partenaires autochtones afin de préparer le terrain pour une nouvelle relation et de nouvelles perspectives pour POLAIRE et ses partenaires.

Décision à venir

Le président rencontrera les dirigeants de l'ITK et du CTG pour confirmer l'engagement commun envers les protocoles d'entente et élaborer un message commun.
S'engager dans une stratégie médiatique partagée avec l’ITK et le CTG.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, BP; François Carrier, DE-Programmes; Candice Mouchet, chef de cabinet, BP; John Bennett, gestionnaire par intérim, Communications.

Proposition de structure organisationnelle des programmes

RESPONSABLE François Carrier, directeur exécutif, Programmes

Contexte

POLAIRE a connu une croissance rapide, avec de nombreuses réalisations et une visibilité accrue au cours des dernières années, au Canada et à l'étranger, créant une attente plus élevée en matière de service et de réactivité. Les conclusions de l'évaluation du milieu de travail de mai 2019 et de la discussion sur la conception organisationnelle d'octobre 2019, ainsi que de la retraite subséquente sur la gestion des connaissances et l'engagement (KME) en matière de science et de technologie (S&T), ont fourni des indications et des suggestions à prendre en compte pour relever les défis actuels qui limitent la capacité de POLAIRE à devenir un pôle majeur au centre d'un réseau de créateurs de connaissances arctiques.

Situation actuelle

Dans l'optique d'une efficacité accrue, une nouvelle structure organisationnelle a été conçue en consultation avec le bureau du président et les ressources humaines requises pour réaliser le cadre scientifique et technologique 2020-2025. Elle s'appuie sur les points forts, favorise une meilleure collaboration interdisciplinaire et comble les lacunes dans le flux de travail et le processus décisionnel. La combinaison de ces améliorations vise à améliorer la capacité de recherche intra-muros et à assurer un engagement plus dynamique avec les partenaires de recherche et les communautés nordiques.

Considérations

L'un des changements proposés consiste à répartir l'expertise en matière de gestion des connaissances et d’engagement dans l'ensemble du portefeuille des programmes. Le personnel de Cambridge Bay et du KME d'Ottawa serait alors intégré à des équipes chargées de missions scientifiques. Ce changement, qui n'entraîne que peu ou pas de modification de la charge de travail de chaque membre du personnel, vise à accroître la collaboration et la communication internes afin de tenir compte de la nature interdisciplinaire des objectifs scientifiques et technologiques de POLAIRE.

Un autre changement important serait la création d'une équipe de bien-être communautaire chargée de réaliser l'objectif n° 2 du cadre scientifique et technologique. Cette nouvelle équipe rejoindrait les deux équipes axées sur la mission déjà en place pour les objectifs n°1 et 3, sous un groupe appelé « Création de connaissances sur l'Arctique ».Sous la supervision d'un directeur qui agira en tant que champion de POLAIRE pour la science arctique, le groupe vise à améliorer les échanges avec les partenaires universitaires et communautaires, et à accélérer l'exécution et la portée des programmes ainsi que leur incidence.

Enfin, un deuxième groupe porte sur la capitalisation sur les actifs existants et la fourniture d’un niveau de service et de sécurité concordant dans les installations de la SRCEA et sur le terrain. Le groupe des services de soutien à la recherche s'occuperait également de portefeuilles axés sur des fonctions clés, comme la planification intégrée, l'intendance des données et la participation fédérale, tout en améliorant la coordination avec les services généraux et le bureau du président.

Décision à venir

La structure proposée privilégie une démarche matricielle pour l'exécution des programmes. Un organigramme proposé a été préparé aux fins d’examen par le président. Les nouveaux postes proposés nécessiteront la création de descriptions de travail, ainsi qu'un exercice de classification. Le service des finances a recommandé que tout changement organisationnel important ne soit effectué qu'au début d'un exercice financier, étant donné les incidences sur le codage financier et la répartition du budget.

Une fois les détails concernant les ressources humaines et les finances résolus, et une fois la structure approuvée par le président, la structure organisationnelle révisée pourrait être déployée avec le degré de transparence nécessaire pour le personnel affecté aux programmes, ainsi que des détails sur chaque rôle et chaque responsabilité.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S-T, Programmes; Renée McCarter, DE-Services généraux par intérim; Païvi Soucy, gestionnaire RH par intérim; Candice Mouchet, chef de cabinet, BP

Soutien à la recherche pendant la pandémie de COVID-19

RESPONSABLE : Adam Houben, agent scientifique, Planification stratégique, S&T

Contexte

La COVID a limité les déplacements dans le Nord et perturbé de nombreux programmes de recherche qui émanent souvent du Sud, ainsi qu'à l'international, ceci encore pendant quelque temps. Le campus de la SCREA est actuellement fermé au public, y compris aux chercheurs invités, pour le reste de l'année 2020. Le message actuel de POLAIRE à l'intention du public est qu'une mise à jour sera annoncée en janvier 2021.

Il est nécessaire de planifier la reprise du processus d'aide à la recherche de POLAIRE, et il est à craindre que le calendrier ci-dessus ne réduise la capacité du comité de soutien à la recherche (CSR) – l'organe interne de POLAIRE qui supervise les demandes de chercheurs invités – et des chercheurs invités à se préparer à toute recherche potentielle sur le terrain jusqu'à fin 2021. Les dates limites de demande de financement de la recherche chaque année peuvent être fixées jusqu'à un an avant la date prévue du début de la recherche sur le terrain (voir le tableau ci-dessous).

Dates limites antérieures du comité de soutien à la recherche de POLAIRE	Période de recherche sur le terrain applicable au campus de la SCREA
23 octobre 2019	Mars à octobre 2020
28 février 2020	Juillet à octobre 2020
28 août 2020	Novembre 2020 à février 2021

Il est important de noter que le Programme du plateau continental polaire (PPCP) de Ressources naturelles Canada (RNCan) et le Programme de formation en sciences nordiques (PFNS) de POLAIRE continuent de recevoir des demandes jusqu'en octobre et décembre 2020, respectivement, pour la saison sur le terrain de 2021. L'Institut de recherche du Nunavut (IRN) a également élaboré des lignes directrices en matière de recherche et délivre actuellement des permis de recherche, à condition que les visiteurs suivent les directives prescrites en matière de quarantaine et de voyage. Il est également possible que le gouvernement du Nunavut réduise la portée de la recherche.

Situation actuelle

Le CSR a discuté de divers besoins en matière de capacités et d'informations dont les tâches seront réparties et évaluées dans les semaines à venir. Il s'agit notamment des questions relatives à la recherche et à l'établissement des priorités en matière de ressources, ainsi qu'à la capacité interne, aux messages publics et aux communications avec les parties prenantes, ainsi qu'à la santé et à la sécurité. Le CSR se réunit actuellement toutes les deux semaines afin d'accomplir plusieurs tâches clés qui aideraient les chercheurs invités dans le cadre du calendrier modifié.

Le CSR a organisé une semaine de sensibilisation avec les homologues de la recherche nordique et les organismes de réglementation (p. ex. NRI) afin d'évaluer les pratiques exemplaires et d'aider à orienter la planification du soutien à la recherche au campus de la SCREA en 2021. Les chercheurs invités potentiels ainsi que le personnel de POLAIRE ont besoin de beaucoup de temps pour répondre aux nombreuses exigences en matière de logistique, de permis et de traductions en inuktitut, ainsi que pour mobiliser les communautés. Il est possible de garantir des communications et des plans clairs tout au long de la pandémie, d'élaborer des plans d'urgence flexibles et de s'adapter aux défis externes en agissant de manière proactive.

Considérations

Le CSR envisage plusieurs scénarios, du maintien du statu quo à la réduction de la capacité pour les chercheurs invités, ainsi que l'assistance à la recherche à distance pour les chercheurs empêchés du fait de la COVID-19.

Étant donné que plusieurs de ces organismes poursuivent leurs activités, tout en fournissant des conseils aux chercheurs pour mener des recherches dans le Nord pendant la pandémie de COVID-19, il serait prudent que POLAIRE définisse une voie claire et rapide pour le campus de la SCREA.

Le comité de soutien à la recherche a également proposé un calendrier modifié de demandes de soutien à la recherche pour 2021 (voir ci-dessous), qui a été jugé acceptable par le directeur du Service scientifique et technique.

Période de candidature proposée	Période de recherche sur le terrain applicable au campus de la SCREA
Du 4 janvier au 12 février 2021	De février à octobre 2021
14 mai 2021	Juillet à octobre 2021
27 août 2021	Novembre 2021 à février 2022

Les organismes de recherche sur l’Arctique pertinents et interconnectés du Nunavut poursuivent leurs processus annuels avec lesquels POLAIRE peut coordonner son action. En outre, POLAIRE a pris des engagements externes pour permettre l'accès des chercheurs internationaux, ce qui nécessitera une démarche proactive.

Décision à venir

Approuver le cahier des charges révisé du Comité de soutien à la recherche afin d'être un organe efficace pendant la pandémie de COVID-19. Le cahier des charges révisé devrait être disponible à la fin du mois de janvier 2021.

Approuver la mise à jour des messages publics relatifs à la pandémie de COVID-19 sur le site Web et les pages de médias sociaux de POLAIRE. Le groupe de travail sur le redémarrage de la recherche et l'engagement de POLAIRE rédigera les messages.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Adam Houben, Planification stratégique, S&T; Ann Balasubramaniam, Engagement du Nord, Gestion des connaissances et de l’engagement

Budget

RESPONSABLE : Suzie Beaudoin, directrice des finances et adjointe au dirigeant principal des finances

Contexte

Le Parlement approuve le financement des dépenses de personnel, de fonctionnement et d'entretien (F et E) et des paiements de transfert de POLAIRE dans le cadre d'une autorisation unique en vertu du crédit 1. POLAIRE reçoit également des crédits statutaires pour les paiements au régime d'avantages sociaux des employés. Par le passé, POLAIRE a toujours été en position excédentaire à la fin de l'exercice et a reporté une partie de cet excédent pour l'utiliser l'année suivante.

À partir de cette année, POLAIRE est autorisé à redépenser, soit dans l'année en cours, soit dans une année ultérieure, le loyer qu'il perçoit des employés occupant des logements appartenant à l'État à Cambridge Bay.

La Loi sur la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique exige que le Conseil d'administration approuve le budget annuel de POLAIRE.

Situation actuelle

En 2020-2021, on estime que POLAIRE recevra un financement total d'environ 31,2 millions de dollars dans le cadre du Budget principal des dépenses (29,5 millions de dollars votés et 1,7 million de dollars statutaires). En raison de la COVID, le Parlement n'a pas approuvé l'intégralité de ce montant en juin, comme c'est généralement le cas, mais POLAIRE devrait disposer de l'intégralité de ses crédits du budget principal en décembre. En septembre, POLAIRE a reçu son report d'exploitation 2019-2020 d'un montant de 1,3 million de dollars.

Compte tenu des répercussions des restrictions liées à la COVID sur l'exécution de ses programmes de paiement de transfert, POLAIRE a demandé en juillet que 4,42 millions de dollars de son financement de paiement de transfert de l'année en cours soient réaffectés, ce qui signifie que ce montant serait effectivement retiré des niveaux de référence de POLAIRE pour l'année en cours et distribué au cours des trois prochaines années, une fois que les activités du projet auront repris. À la mi-novembre, POLAIRE a été informée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) que sa demande avait été rejetée.

L'équipe de direction se réunit tous les mois pour examiner les dépenses actualisées, les engagements, les prévisions et le statut des activités d'approvisionnement. En date du 31 octobre, POLAIRE était sur le point de terminer l'année en excédent en ce qui concerne les dépenses de personnel et de fonctionnement et d'entretien. Cet excédent augmentera dans la mesure où des possibilités d'investissement dans les paiements de transfert en fin d'année ne peuvent être déterminées pour le financement des paiements de transfert qui devait être reporté aux années ultérieures.

Considérations

Le Conseil d'administration a indiqué qu'il s'attendait à ce que POLAIRE améliore ses pratiques de gestion budgétaire afin de réduire les excédents enregistrés par le passé. Bien que POLAIRE ait pris des mesures à cette fin, les répercussions de la COVID ont compliqué les prévisions de coûts cette année et de nombreuses activités auxquelles POLAIRE consacre normalement des fonds n'ont pas été réalisées cette année.

L'utilisation des reports d'exploitation atténue le risque auquel POLAIRE est confronté en ce qui concerne l'incertitude des coûts d'exploitation du campus de la SCREA.

POLAIRE s'attend à recevoir la lettre d'appel du SCT lançant le processus du budget principal des dépenses 2021-2022 au cours de la première semaine de décembre et devra soumettre peu après la répartition proposée de son enveloppe de financement de 31,5 millions de dollars pour 2021-2022 entre les catégories de dépenses de haut niveau. À cette fin, les gestionnaires ont été invités à soumettre leurs prévisions préliminaires pour le nouvel exercice financier.

Décision à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : Renée McCarter, directrice générale intérimaire des services généraux et chef des services financiers, Suzie Beaudoin, dirigeante principale des finances et son adjoint

Options pour le recrutement des directeurs exécutifs

RESPONSABLE : Candice Mouchet, chef de cabinet, BP

Contexte

Deux titulaires de postes de niveau EX-02 relèvent directement du président : le directeur exécutif, Services généraux et le dirigeant principal des finances, et le directeur exécutif, programmes. Le titulaire du premier a pris sa retraite le 10 décembre 2020 et le titulaire du second, qui est actuellement chez POLAIRE dans le cadre d'un accord d'échange, retourne dans son organisme d'origine lorsque l'accord prend fin le 19 janvier 2020.

Situation actuelle

Il existe plusieurs moyens de remplacer le directeur exécutif des services généraux et le dirigeant principal des finances, qui a pris sa retraite :

Sonder l'intérêt continu et la disponibilité des candidats qualifiés dans le processus de dotation en 2019 qui a abouti à la nomination du titulaire;
Repérer les « bons » candidats potentiels dans le cadre du concours omnibus pour le poste de niveau EX-02, mené par le Bureau du contrôleur général (BCG), qui vient de s’achever;
Lancer un nouveau processus de dotation en personnel pour POLAIRE.

POLAIRE ne dispose pas actuellement d'une réserve de candidats qualifiés pour le poste de directeur exécutif des programmes et n'a pas connaissance de réserves existantes dans d'autres départements qui pourraient être utilisées pour pourvoir ce poste. En conséquence, il est prévu que POLAIRE devra lancer un processus de recrutement pour trouver un successeur.

Afin d'assurer une bonne supervision de la gestion des fonctions d'entreprise pendant que l'on détermine la voie à suivre, le directeur de la gestion des installations (EX-01) fait actuellement office de directeur exécutif des services généraux et de dirigeant principal des finances. Le gestionnaire des installations agit quant à lui en qualité de directeur.

Considérations

Afin de fournir un soutien supplémentaire pendant l'évaluation des options de recrutement d'un nouveau directeur exécutif, des services généraux et du dirigeant principal des finances, un dirigeant principal des finances du gouvernement fédéral à la retraite a été retenu dans le cadre d'un contrat à court terme pour exercer « selon les besoins ». Certaines ressources potentielles qui pourraient fournir un soutien comparable aux fonctions du programme lors de la transition de son leadership ont été recensées pour examen.

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor prescrit des exigences en ce qui concerne les qualifications et les nominations des directeurs financiers. Le BCG a été informé du départ du dirigeant principal des finances en poste et de la nomination d'un remplaçant par intérim à court terme.

Le poste de directeur exécutif des programmes est basé à Cambridge Bay, au Nunavut. Par le passé, le recrutement pour les postes de direction à Cambridge Bay s'est avéré difficile en raison de l'éloignement et de certaines limitations des options de recrutement imposées par le statut d'agence distincte de POLAIRE.

Dans la mesure où de nouveaux processus de dotation sont lancés pour l'un ou l'autre des postes de niveau EX-02, on pourrait envisager de s'associer à d'autres ministères qui ont des besoins similaires afin de réaliser des économies.

Décisions à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée :

Délai : 10 premiers jours

Participants : Candice Mouchet, chef de cabinet, BP; John Bennett, gestionnaire par intérim, Communications

Plan de travail 2020-2021

RESPONSABLE : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports

Contexte :

En vertu du paragraphe 17(2) de la Loi sur la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique, POLAIRE est tenu de soumettre à l'approbation de son conseil d'administration des plans de travail annuels.

POLAIRE fournit des mises à jour périodiques au Conseil d'administration sur les progrès réalisés au regard des plans de travail approuvés. En outre, POLAIRE fournit un rapport de fin d'année au Conseil d'administration avant la fin du premier trimestre de l'exercice suivant.

Situation actuelle :

POLAIRE a achevé la mise à jour du plan de travail 2020-2021 en date du 6 novembre 2020.

Considérations :

Les restrictions liées à la pandémie ont eu une incidence considérable sur les travaux prévus par POLAIRE en 2020-2021 et il faut s'attendre à ce qu'elles continuent à avoir une incidence sur les travaux de POLAIRE en 2021-2022.

POLAIRE utilise ses plans de travail annuels et le rapport de fin d'année comme base pour l'élaboration de ses rapports parlementaires, notamment le plan ministériel et le rapport sur les résultats ministériels.

Idéalement, le plan de travail devrait être mis à jour tous les trimestres. Étant donné les circonstances inhabituelles de cette année fiscale, le plan a été mis à jour en juin et en novembre.

Décisions à venir :

Conformément aux délais établis, POLAIRE fournira une mise à jour finale du plan de travail 2020-2021 au Conseil d'administration à la fin du quatrième trimestre (mars 2021).

En fonction du calendrier de la première réunion du Conseil d'administration après les nouvelles nominations, une autre mise à jour du plan avant la réunion finale en mars pourrait s'avérer appropriée.

Stratégie de compte rendu proposée :

Délai : 15 premiers jours

Participants : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports; Renée McCarter, directrice exécutive par intérim, Services généraux et François Carrier, directeur exécutif des programmes.

Le plan de travail 2021-2022 et le plan ministériel 2021 2022

RESPONSABLE : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports

Contexte

En vertu de la politique sur les résultats du Conseil du Trésor, le ministre des Affaires du Nord doit fournir au Parlement les plans ministériels annuels et les rapports ministériels sur les résultats subséquents. Ces plans et rapports font partie du cycle budgétaire, et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) donne des orientations aux ministères quant à leur élaboration. POLAIRE publie ces plans et ces rapports sur son site Web.

Situation actuelle

À l’interne, POLAIRE a lancé le processus de planification pour 2021-2022. Parallèlement, le SCT a lancé l'exercice du plan ministériel 2021-2022.

Considérations

Le ministre doit approuver le plan ministériel 2021-2022 et il doit être soumis au SCT au plus tard le 22 janvier 2021.

POLAIRE cherche à mettre en place le plan de travail plus détaillé approuvé par le Conseil d'administration avant le début de cet exercice afin de guider les opérations et la prise de décisions.

Le nouveau président et les membres du Conseil d'administration auront besoin de temps pour se familiariser avec les opérations de POLAIRE afin de s'assurer qu'ils disposent des renseignements nécessaires pour examiner et approuver le plan de travail de 2021-2022. Le plan ministériel 2021-2022 du ministre fournira des orientations de haut niveau au président et aux membres du conseil d'administration de POLAIRE en vue de la finalisation du plan de travail de 2021-2022.

Le plan de travail de 2021-2022 devra intégrer les renseignements tirés des opérations menées pendant la pandémie et recenser les mesures visant à atténuer les restrictions actuelles ou nouvelles liées à la pandémie.

Décisions à venir

Le message du ministre pour 2021-2022 est envoyé au bureau du ministre aux fins d’examen (14 décembre 2020)
Plan ministériel 2021-2022 présenté au bureau du ministre aux fins de signature (4 janvier 2021)
Plan de travail de 2021-2022 est approuvé par le Conseil d'administration (mars 2021)

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports; Renée McCarter, directrice générale par intérim, Services généraux.

Processus de financement par concours 2020-2023

RESPONSABLE : Alex Lamontagne, gestionnaire, Unité des subventions et contributions (USC)

Contexte

Le processus de financement par concours 2020-2023 de POLAIRE a été lancé en février 2019. Un premier cycle de sélection a donné lieu à 84 demandes qui ont été soumises à l'examen des comités d'examen multipartites. Ces comités doivent comprendre uniquement des dirigeants autochtones et communautaires ou locaux afin de garantir que les priorités de recherche de la communauté se reflètent dans les recommandations de financement et de financer la gouvernance autochtone dans la prise de décisions en matière de recherche.

À l'origine, POLAIRE avait l’intention de convoquer simultanément deux tables distinctes de comité d'examen multipartite – une pour les Territoires du Nord-Ouest et le Yukon (TNO-Yn), et une pour l'Inuit Nunangat (IN), les demandes étant affectées à la table appropriée en fonction des régions géographiques de recherche du projet et de son objectif.

Bien que POLAIRE ait été en mesure de confirmer l'adhésion à la table pour les TNO-Yn, il a eu des difficultés à établir l'adhésion appropriée à la table IN. Afin de ne pas retarder l'examen des projets des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon, on a décidé de mener deux processus distincts de comités d'examen multipartite.

La réunion du comité d'examen multipartite des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon s'est tenue en janvier 2020 et un total de 12 projets ont été jugés pertinents et ont été classés par ordre de priorité pour être financés dans le cadre de l'allocation budgétaire disponible pour les Territoires du Nord-Ouest et le Yukon. Bien que retardée par le début du COVID, des ententes de financement ont été signées avec les 12 bénéficiaires des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon. Huit projets ont pu commencer leurs activités au cours de l'exercice 2020-2021, tandis que les quatre autres projets ont reporté la date de début du projet au 1er avril 2021.

Situation actuelle

Bien que les ententes n'entreraient pas en vigueur au cours de cette année fiscale, POLAIRE travaille activement avec ses principaux partenaires pour convoquer le comité d'examen multipartite pour l'Inuit Nunangat (IN) dès que possible afin que les ententes puissent être en place dès le début de la nouvelle année fiscale.

Considérations

Compte tenu des retards actuels dans la mise en place du comité d'examen multipartite pour l'Inuit Nunangat (IN) et des restrictions liées à la COVID qui ont une incidence sur les bénéficiaires potentiels, en juillet 2020, avec l'approbation du Conseil d'administration, POLAIRE a demandé (au moyen d'un exercice de mise à jour annuelle des niveaux de référence dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor) qu'une partie de son financement initialement prévu pour les ententes de cet exercice soit redistribuée au cours des trois prochaines années afin de préserver l'enveloppe de financement pluriannuelle disponible pour la recherche nordique. À la mi-novembre, POLAIRE a été informé du rejet de cette demande. Compte tenu de cette évolution récente, POLAIRE détermine actuellement s'il existe d'autres possibilités d'investissement dans les paiements de transfert pour cet exercice. Dans la mesure où de ces possibilités ne sont pas recensées, il faut s'attendre à ce que le financement qui n'a pas été autorisé à être reporté devienne caduc à la fin de l'année.

Le chemin critique pour l'organisation du comité d'examen multipartite pour l'Inuit Nunangat (IN) a été transmis aux partenaires avec lesquels POLAIRE travaille sur cette initiative, car le calendrier des nouvelles ententes sera déterminé par le calendrier du comité d'examen multipartite.

Les recommandations découlant d'un comité d'examen multipartite doivent faire l'objet d'une présentation au Conseil d'administration de POLAIRE aux fins d’approbation avant que POLAIRE ne conclue des ententes.

Décision à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : Renée McCarter, DE par intérim - Services généraux; Alex Lamontagne, gestionnaire, GCU; Natalie Groleau, GCU

Troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique (ASM3)

RESPONSABLE : Gloria Song, analyste politique, Gestion des connaissances et de l’engagement (KM&E)

Contexte

La réunion des ministres sur les sciences dans l'Arctique est une réunion de haut niveau des ministres des sciences des pays arctiques et non arctiques pour promouvoir les initiatives internationales de recherche sur l'Arctique. L'implication des pays ayant un intérêt pour l'Arctique, des participants autochtones et des organisations internationales pour la recherche arctique témoigne d'une large reconnaissance au niveau gouvernemental de la réponse et de l'action urgentes nécessaires pour améliorer et renforcer la coopération et la collaboration en matière de recherche arctique.

Savoir polaire Canada (POLAIRE) assure la coordination générale de la participation du Canada à cette rencontre, avec le soutien d'Affaires mondiales Canada (AMC) et d'Innovation, Science et Développement économique (ISDE). POLAIRE prend part à de nombreux échanges avec des partenaires territoriaux, provinciaux, autochtones et fédéraux afin de soutenir la position du Canada en ce qui concerne sa contribution aux questions liées à la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique. Le ministre de tutelle de POLAIRE, l'honorable Daniel Vandal, ministre des Affaires du Nord, participera à la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique au nom du Canada, en compagnie de deux délégués canadiens à déterminer.

La troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique aura lieu les 8 et 9 mai 2021 à Tokyo, au Japon, parallèlement au forum Arctic Circle Japan qui se tiendra du 7 au 10 mai.

Situation actuelle

Grâce à la mobilisation des partenaires canadiens, POLAIRE a fourni une contribution initiale aux organisateurs de la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique sur l'infrastructure de recherche arctique du Canada et la collaboration internationale.

POLAIRE attend actuellement la publication de l’ébauche de la déclaration commune des ministres qui sera signée par les organisateurs de la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique. Les organisateurs ont proposé un calendrier modifié pour permettre aux pays de participer à trois cycles d'édition et de révision, bien que ce calendrier ait été différé. Une fois que POLAIRE aura reçu le projet, il sera distribué aux partenaires canadiens pour qu'ils apportent leur contribution ou suggère tout changement, et que POLAIRE propose sa propre analyse.

À l'heure actuelle, la participation à la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique se fera en personne. La délégation pour chaque pays sera composée du ministre, de deux délégués et de deux représentants supplémentaires de l'ambassade ou d'un agent de sécurité. En raison de la COVID-19, une délégation de taille réduite, une réunion ministérielle hybride ou une réunion ministérielle uniquement en ligne peuvent s'avérer nécessaires. Les organisateurs de la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique réévalueront la situation dans le contexte de la COVID-19 au début de l'année 2021 et proposeront les options les plus sécuritaires pour la participation.

POLAIRE a également représenté le Canada dans les discussions visant à établir un forum des bailleurs de fonds de la science dans l'Arctique, une initiative issue de la deuxième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique. Ces discussions devraient reprendre bientôt.

Considérations

POLAIRE doit s'assurer de participer régulièrement et de manière significative à ce dossier avec l'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK), étant donné que l'ITK a déjà fourni des commentaires sur la manière d'améliorer la démarche du POLAIRE en matière d'élaboration de contenu canadien pour les événements antérieurs de la réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique, et a publié une déclaration publique exprimant sa déception à l'égard de la première réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique en 2016.

En raison de la COVID-19, la capacité des partenaires canadiens à participer et à intervenir dans ce dossier peut être limitée. POLAIRE doit s'efforcer de rationaliser la contribution requise des partenaires canadiens, le cas échéant, tout en veillant à communiquer de manière régulière.

Lors de la rédaction de la déclaration conjointe des ministres pour la deuxième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique en 2018, un temps important a été consacré à la négociation de l'utilisation du terme « connaissances autochtones » dans la déclaration, car différents pays avaient des positions différentes. POLAIRE a facilité ces négociations pour le Canada. À ce titre, si des questions similaires se posent au cours de la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique, POLAIRE devrait prévoir la nécessité éventuelle de négocier sur la déclaration conjointe des ministres tout en faisant valoir la position du Canada.

POLAIRE devra également informer régulièrement le bureau du ministre sur ce dossier important.

Décision à venir

Lorsque l’ébauche de la déclaration conjointe des ministres sera publiée, et que les commentaires des partenaires canadiens auront été intégrés, le bureau du président examinera les changements proposés qui refléteront la position du Canada. Le bureau du ministre devra participer à l'élaboration du projet de déclaration conjointe.

POLAIRE devra également entamer les discussions initiales en vue de recommander au ministre Vandal les deux délégués canadiens qui l'accompagneront à la troisième réunion ministérielle sur les sciences dans l’Arctique. Le président de POLAIRE a accompagné le ministre aux première et deuxième réunions ministérielles, en tant que délégué.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Jennifer Sokol, responsable de l'engagement, KM&E; Gloria Song, analyste de politique, KM&E; Jacqueline Thompson, analyste junior, KM&E; Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, BP.

Table conjointe Inuit-Canada sur la croissance propre et les changements climatiques

RESPONSABLES : François Carrier, directeur exécutif, Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Erin Freeland Ballantyne, conseiller principal, BP

Contexte

La troisième réunion de la Table Inuit-Canada sur la croissance propre et les changements climatiques a eu lieu les 4 et 5 novembre 2020. Les deux réunions de deux heures ont permis d'examiner « les priorités nationales et régionales des Inuits en matière de changements climatiques et le mandat du gouvernement du Canada dans ce domaine, afin de définir les domaines d'harmonisation et les prochaines étapes ». Les réunions étaient coprésidées par l'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK) et Environnement et Changement climatique Canada. Savoir polaire Canada a participé à deux groupes de discussion, la sécurité alimentaire et l'infrastructure ou l’énergie, des domaines qui recoupent deux de nos trois objectifs du Cadre stratégique pour les sciences et la technologie.

Situation actuelle

Les séances en petits groupes avec les organisations inuites chargées des revendications territoriales ont clairement montré qu'il est nécessaire de renforcer la recherche, la coordination du financement fédéral et la collaboration en matière de création de connaissances dans chacune des trois régions participantes (Inuvialuit, Nunatsiavut, Nunavik). Des domaines tels que la sécurité alimentaire, le logement et les sources d'énergie alternatives ne sont que quelques exemples où la poursuite des recherches permettrait d'atténuer les risques pour les communautés touchées par les changements climatiques. Les régions continuent d'appeler le gouvernement fédéral à collaborer pour reconnaître l'intersection des incidences sociales et sanitaires de la sécurité alimentaire et du logement dans une crise climatique lors de la conception des programmes et du financement. Il y a cependant un manque de ressources humaines et financières au niveau régional pour financer adéquatement les activités de recherche et de surveillance (par exemple, les études sur le pergélisol, le bien-être social, etc.).

Considérations

Plusieurs priorités de la stratégie nationale inuite sur les changements climatiquse de l'ITK recoupent également la stratégie nationale sur la recherche inuite. Ces priorités devraient se refléter dans le plan de mise en œuvre de S&T de POLAIRE, qui sera élaboré conjointement avec l'ITK, comme résultat prioritaire du protocole d'accord entre POLAIRE et l'ITK.

En ce qui concerne les possibilités de financement à venir qui pourraient répondre aux priorités de recherche de l'Inuit Nunangat, Savoir polaire Canada peut promouvoir activement le programme de financement des sciences dans l’Arctique du Royaume-Uni et du Canada qui sera lancé au début de l'exercice 2021-2022. En outre, POLAIRE étudie les possibilités d'augmenter les fonds de renforcement des capacités, ainsi que d'autres options répondant aux besoins.

Décision à venir

Veiller à ce que le co-développement du plan de mise en œuvre de S&T avec l'ITK permette de relever les défis pertinents liés à la recherche qui découlent de cette table.
Préparer la prochaine réunion de la Table au printemps 2021, en mettant l'accent sur les initiatives qui peuvent être pertinentes à court terme, comme la promotion du programme Royaume-Uni-Canada.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Erin Freeland Ballantyne, conseiller principal, BP

Aperçu des principaux organismes partenaires scientifiques

RESPONSABLE : Adam Houben, agent scientifique, Planification stratégique, S&T

Contexte

Le mandat de POLAIRE est de promouvoir la science et la connaissance dans les régions concernées. Dans les régions circumpolaires, et en particulier dans l'Arctique canadien, on trouve des populations clairsemées dans des paysages difficiles sur le plan logistique. Afin de mieux comprendre cet environnement en évolution rapide pour les collectivités autochtones et du Nord, ainsi que les implications mondiales des changements climatiques, POLAIRE doit collaborer avec de nombreux intervenants pour bien comprendre et maximiser les réseaux complexes de ressources et de renseignements disponibles et nécessaires.

Situation actuelle

POLAIRE est un point de contact clé pour les questions scientifiques polaires, ainsi qu'un défenseur de premier plan de la participation autochtone, souvent sollicité au niveau fédéral et international pour faire valoir son point de vue. À certains moments, POLAIRE joue un rôle de premier plan dans la coordination de la contribution et de la participation du gouvernement fédéral à des initiatives clés en matière de sciences polaires, comme les réunions ministérielles sur les sciences dans l’Arctique. POLAIRE est également le responsable national de plusieurs organisations internationales telles que le Comité international pour les sciences dans l’Arctique (CISA) et l'initiative du Conseil de l'Arctique, Soutenir les es réseaux d'observation de l'Arctique (SAON).

En outre, le campus de la SCREA est en train de devenir une installation reconnue et la zone de recherche environnementale (ERA) environnante, une région clé pour réduire les lacunes connues en matière de données environnementales à l'échelle du paysage national et circumpolaire. Il participe également aux réseaux nationaux et internationaux d'infrastructure de recherche dans l'Arctique qui visent à coordonner les ressources et à améliorer l'accès. Individuellement, les chercheurs de POLAIRE sont impliqués dans plusieurs programmes intégrant des ensembles de données temporelles et spatiales de l'échelle régionale à l'échelle internationale.

Considérations

Le vaste mandat et les capacités limitées de POLAIRE l'obligent à jouer un rôle de courtier dans de nombreuses associations polaires bénéfiques, dans le but général de mieux coordonner et de tirer parti des connaissances et des ressources. Cependant, les programmes POLAIRE doivent également être sélectifs quant aux associations optimales qui s'harmonisent le mieux avec les objectifs du cadre de S&T, tout en minimisant la pression sur les capacités limitées.

Décision à venir

Au troisième trimestre, financer le secrétariat du SAON au nom du Comité national canadien.
Au quatrième trimestre, renouveler le protocole d'entente avec la NASA pour cinq ans pour la mission ABoVE (Arctic-Boreal Vulnerability Experiment).

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : Adam Houben, Planification stratégique, S&T; Gloria Song, Engagement international, KM&E; François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes

Partenariat avec Pêches et Océans Canada

RESPONSABLES : Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Emma Arsenault, analyste, Engagement fédéral, KM&E

Contexte

En janvier 2020, POLAIRE a accueilli des représentants de Pêches et Océans Canada (MPO) au campus de la SCREA et a préparé un rapport consultatif pour orienter les travaux relatifs à la nouvelle région arctique du MPO, notamment en ce qui concerne les services, la prestation de programmes et la mobilisation dans le Nord canadien et l'Arctique. Cette réunion a mis en évidence un potentiel de collaboration important entre POLAIRE et le MPO dans le domaine de la recherche arctique. En mai 2020, le MPO a exprimé son intérêt à ce que le poste de directeur des sciences pour la nouvelle région de l'Arctique soit stationné au campus de la SCREA, avec une date d'entrée en fonction prévue pour avril 2021.

Le partenariat avec le MPO offre à POLAIRE la possibilité d'améliorer l'expertise et les capacités en matière de recherche marine sur le campus de la SCREA. En outre, une collaboration stratégique avec un autre ministère fédéral renforcera le rôle de POLAIRE en tant que facilitateur et permettra une meilleure coordination des activités de recherche dans l'Arctique au sein du gouvernement fédéral.

Situation actuelle

Le directeur exécutif des programmes rencontrera le personnel cadre du MPO en fin novembre 2020 pour discuter et solidifier les éléments clés d'une entente de colocation. À la suite de cette réunion, les responsables des programmes rédigeront l'entente de colocation avec l'aide des Services ministériels, en se fondant sur les modèles et les conseils fournis par Services publics et Approvisionnement Canada.

Considérations

À l'heure actuelle, le campus de la SCREA relève du ministère des Affaires autochtones et du Nord canadien et, par conséquent, toute entente avec le MPO se limitera à un espace de bureau pour le directeur scientifique.
D'autres ministères fédéraux pourraient devoir participer à l'examen de l'entente de colocation entre POLAIRE et le MPO, notamment Services publics et Approvisionnement Canada et le ministère de la Justice Canada.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Emma Arsenault, analyste, Engagement fédéral, KM&E; Renée McCarter, DE-Services généraux par intérim

Programme de coopération de recherche dans l'Arctique entre le Royaume-Uni et le Canada

RESPONSABLES : François Carrier, directeur exécutif, Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes

Contexte

Le United Kingdom Research and Innovation, le Conseil national de recherches Canada, Savoir polaire Canada, le Fonds de recherche du Québec et Parcs Canada mobiliseront des fonds et d'autres formes de contributions pour la recherche dans l'Arctique afin de relever des défis scientifiques urgents à l’aide d'un programme multidisciplinaire compétitif. Le programme se concentrera sur deux grands domaines de recherche :

Comprendre les écosystèmes dynamiques de l'Arctique dans un contexte de changement rapide, y compris la recherche sur les écosystèmes et la cryosphère à l'échelle locale, régionale et mondiale pour améliorer les modèles et les prévisions, et les incidences de l'évolution des environnements marins et terrestres sur les écosystèmes et les personnes.
Comprendre les incidences des changements climatiques sur les collectivités, les infrastructures, les transports et la sécurité, afin d'élaborer, avec les collectivités locales, des outils d'atténuation et d'adaptation et des solutions technologiques innovantes, pratiques et éthiques.

Le montant total du financement disponible pour cet appel à propositions est de 8 millions de livres (£) de l'UKRI et d'environ 15 000 000 $ des partenaires canadiens. Les documents relatifs à l'appel sont en cours d'élaboration. L'objectif est de lancer l'appel au début de l'exercice 2021-2022, le financement devant être libéré au cours des exercices 2022-2025.

Situation actuelle

Un comité de pilotage du programme a été mis en place avec pour mandat de définir les domaines thématiques, de transmettre les conditions de S&C de chaque organisme participant, de rassembler les documents de l'appel, d'établir un processus d'administration de l'appel, de l'examen des propositions au versement des fonds aux bénéficiaires. Un « groupe de travail sur la mécanique » est chargé de veiller à ce que les buts et les objectifs du programme global soient harmonisés avec les conditions de chaque partenaire financier participant.

Considérations

La contribution de Savoir polaire Canada consistera en une combinaison de financement (pouvant atteindre 1 000 000 $ par année, sur trois ans, à compter de 2022-2023) et en l'accès à l'infrastructure de recherche et à d'autres actifs disponibles à Cambridge Bay.

Décision à venir

D'ici la fin de 2020-2021, confirmer le niveau de financement de ce programme par rapport aux autres priorités budgétaires des S&C et aux besoins anticipés. Élaborer les propres documents d'appel de POLAIRE et procéder à un examen final du guide de financement global du programme et de la documentation associée.
En 2021-2022, évaluer toutes les propositions de POLAIRE par l’intermédiaire d'un comité d'examen multipartite.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Alain Leclair, directeur S&T, Programmes; Renée McCarter, DE-Services généraux par intérim; Alex Lamontagne, directeur, GCU; Erin Freeland Ballantyne, conseillère principale, BP

Participation à des forums et événements à l'échelle nationale et internationale

RESPONSABLE : Jennifer Sokol, gestionnaire de l'engagement, gestion des connaissances et de l'engagement

Contexte

La participation directe et le soutien stratégique à des forums, symposiums et événements nationaux et internationaux sont des moyens essentiels pour POLAIRE de promouvoir les connaissances et de maintenir des liens avec les partenaires de la recherche et de la collectivité. De plus, en participant à ces événements, POLAIRE peut réaliser ses objectifs en matière de recherche scientifique et technologique en diffusant des connaissances et en mettant en valeur l'expertise canadienne en matière de recherche, en faisant la promotion des priorités de recherche dans le Nord et en favorisant une plus grande participation des Autochtones à la recherche. Ces événements sont également précieux pour le maintien de la participation aux principaux réseaux de recherche et la promotion de ses propres activités.

Situation actuelle

POLAIRE prépare les événements suivants (du 1er novembre 2020 au 31 mars 2021) :

Conférence virtuelle sur les politiques scientifiques canadiennes, du 16 au 20 novembre 2020; participation du personnel de POLAIRE.
Conférence virtuelle internationale d'ArcticNet sur les changements dans l'Arctique, du 5 au 10 décembre 2020; participation et coprésidence de sessions par le personnel de POLAIRE, parrainage de l'événement et remise du prix 2020 de POLAIRE pour les sciences nordiques.
Symposium virtuel international sur l'avenir de l'Arctique (Arctic Futures International Virtual Symposium), du 30 novembre au 2 décembre 2020; participation du personnel de POLAIRE.
Réunion virtuelle internationale Arctic Frontiers, du 1er au 4 février 2021; le personnel de POLAIRE y participera.
Conférence virtuelle de la semaine du sommet des sciences dans l’Arctique et réunion annuelle des groupes de travail du Comité international des sciences dans l’Arctique, du 20 au 25 mars 2021; le personnel du POLAIRE y assistera et coordonnera la participation des représentants canadiens.

Considérations

La capacité de POLAIRE à participer aux événements nationaux et internationaux en 2020 a été affectée par la pandémie mondiale. La participation est en grande partie virtuelle, ce qui a permis de réduire les coûts, mais a entravé la capacité à créer des réseaux et à promouvoir les activités de l'agence.

Décision à venir

Approuver les frais d'inscription aux conférences en 2021 pour permettre la participation du personnel et des autres représentants du Canada.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : François Carrier, DE-Programmes; Jennifer Sokol, responsable de l'engagement, KM&E; Ann Balasubramaniam, analyste de politiques, KM&E; Misha Warbanski, analyste de politique, KM&E

Achèvement du campus de la SCREA, correspondance, contrat de gestion des installations

RESPONSABLES : Renée McCarter, directrice exécutive par intérim, Services généraux; Chris Chisholm, directeur par intérim, Gestion des installations

Contexte

La construction du campus de la SCREA, gérée par le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord (RCAANC) et Services publics et Approvisionnement Canada, est presque terminée. Bien que la majeure partie du campus soit opérationnelle, des problèmes de givrage du système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) ont retardé l'acceptation complète des espaces de laboratoire. Ces problèmes semblent avoir été résolus; cependant, une fois que l'achèvement substantiel sera accordé, Services publics at Approvisionnement Canada entreprendra la remise en service des systèmes critiques pour s'assurer que l'installation fonctionnera de façon optimale dans l'environnement exigeant de l'Arctique.

En 2018, un groupe de travail a recommandé que POLAIRE accepte le transfert de la tutelle de la SCREA, de RCAANC jusqu'en septembre 2020, en se basant sur le fait que la construction aurait été menée à bien d'ici là et qu'un historique des coûts d'exploitation à pleine capacité d'occupation aurait été établi. Compte tenu des retards dans l'achèvement substantiel des travaux, ces coûts d'exploitation ne sont pas encore connus (voir le mémoire sur le rapport sur les niveaux de référence). Après l'achèvement substantiel et la remise en service des systèmes critiques, RCAANC envisage de transférer la charge de la SCREA à POLAIRE, en tant qu'organisme responsable de l'exploitation de l'installation. Ce transfert se fera au moyen d'un décret, ce qui nécessitera une présentation au Conseil du Trésor.

POLAIRE travaille avec Services publics et Approvisionnement Canada pour préparer un contrat à long terme pour les services de gestion des installations pour le campus de la SCREA, afin de remplacer le contrat actuel qui expire en septembre 2021. La durée de ce nouveau contrat devrait être d'au plus 11 ans. Seuls les fournisseurs inscrits au registre des entreprises inuites pouvaient soumettre une proposition.

Situation actuelle

Services publics et Approvisionnement Canada a indiqué qu'il acceptera un achèvement substantiel du campus de la SCREA dans les semaines à venir. Outre les problèmes liés au système de chauffage, de ventilation et de climatisation, d'autres travaux de construction doivent être effectués pour combler les lacunes et achever les travaux restants. Certains travaux saisonniers demeurent et ne seront pas achevés au cours de cet exercice en raison des restrictions de déplacement liées à la COVID-19. Il faut s'attendre à ce que les travaux de construction se poursuivent jusqu'à l'exercice 2021-2022.

Compte tenu de l'ampleur des questions en suspens liées à l'achèvement des travaux de construction, il est peu probable que le transfert de la charge ait lieu au cours de l'exercice 2020-2021.

Le processus d'approvisionnement pour la prestation de services de gestion des installations pour le campus de la SCREA est actuellement au stade de l'évaluation des offres et reste en bonne voie pour une attribution de contrat au cours du premier trimestre du prochain exercice.

Considérations

La dernière réunion du Comité consultatif supérieur de projet (CCSP) de la SCREA, coprésidée par le SMA des Affaires du Nord de RCAANC et (l'ancien) président de POLAIRE, s'est tenue le 19 juin 2020 et a donné lieu à des discussions sur les travaux de construction en cours, les besoins de financement et, brièvement, les questions liées au transfert.

Bien que RCAANC et Services publics et Approvisionnement Canada s'attendent à ce que POLAIRE assume la charge du campus de la SCREA au cours de l'exercice 2021-2022, POLAIRE a soulevé des préoccupations quant aux risques qui y sont liés et les membres du conseil d'administration ont déclaré que le Conseil d'administration doit être consulté avant qu'une décision sur le transfert de la garde soit prise.

Décision à venir

Il convient d'envisager la tenue de réunions supplémentaires de SPAC au fur et à mesure que le projet progresse.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 30 premiers jours

Participants : Renée McCarter, directrice par intérim, Services généraux; Chris Chisholm, directeur par intérim, Gestion des installations

Forum de partage des connaissances (début 2022)

RESPONSABLES : Lynda Orman, chef d'équipe de l'engagement dans le Nord, KM&E, Programmes; Ann Balasubramaniam, analyste de politique, KM&E

Contexte

Le mandat de Savoir polaire Canada (POLAIRE), tel qu'établi en vertu de la Loi sur la station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique, est de soutenir la création de connaissances pertinentes à l'échelle locale et d'importance mondiale. Grâce à la participation, aux partenariats et à la collaboration des collectivités autochtones et du Nord, ainsi qu'à un programme de recherche interne, POLAIRE vise à créer et à synthétiser des renseignements pour éclairer le processus décisionnel, au profit des collectivités du Nord et de tous les Canadiens.

En mars 2020, un programme de co-développement d'un forum de partage des connaissances a été lancé pour présenter la science collaborative et interdisciplinaire de POLAIRE qui est motivée par les besoins des collectivités du Nord et qui aborde les questions importantes de la recherche dans l’Arctique par le biais de la science, de la technologie et des connaissances autochtones. Dans un premier temps, POLAIRE a organisé un atelier de planification régionale et de partage des connaissances sur le campus de la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA) à Cambridge Bay, au Nunavut, afin d’élaborer conjointement un forum de partage des connaissances plus large.

Prévu pour 2022, le Forum de partage des connaissances réunira des détenteurs de connaissances autochtones, des chercheurs et des décideurs de tout le Nord canadien pour discuter des nouvelles connaissances dans le cadre de séances thématiques choisies par les habitants du Nord, tout en présentant les résultats du programme scientifique et technologique 2015-2019 de POLAIRE. Le forum présentera une occasion sans pareille d’établir des relations, d’accroître la coordination, la collaboration et la synergie entre les participants, et d’inspirer des idées pour la création et la mobilisation de futures connaissances.

Situation actuelle

En raison de la pandémie mondiale actuelle, et après mûre réflexion, POLAIRE a pris la décision de reporter à 2022 le forum de partage des connaissances, qui se tiendra en partie en personne et en partie virtuellement, au campus de la SCREA à Cambridge Bay. Pour continuer sur la lancée aux fins de la livraison, un projet d'évaluation collaborative est en cours de lancement pour créer une série de rapports de synthèse dérivés de rapports techniques rédigés par des experts en la matière, tant dans le domaine scientifique que dans celui des connaissances autochtones. Ces produits de connaissance seront axés sur les cinq thèmes prioritaires suivants, qui ont été élaborés conjointement lors de l'atelier de planification régionale et de partage des connaissances de mars 2020 :

Abondance et migration des populations de caribous; et dynamique prédateur-proie du caribou;
La dynamique des populations d’ombles chevaliers et d’autres poissons;
Populations de baleines et biodiversité de l’écosystème marin;
Recherche et suivi des changements climatiques;
Changements environnementaux – neige, glace, précipitations.

Les rapports techniques qui en résulteront seront publiés dans la publication annuelle en ligne de POLAIRE, le rapport Savoir polaire : Aqhaliat. Les rapports de synthèse seront traduits dans les langues locales et transmis aux délégués avant le Forum de partage des connaissances pour leur permettre de participer pleinement.

Considérations

Les ateliers d'évaluation collaborative et les rapports sont prévus pour 2020-2021.

Décision à venir

Une proposition d'évaluation des coûts pour le forum de partage des connaissances est en cours de préparation pour l'exercice 2021-2022. Elle permettra d'assurer une portée pan-nordique et la participation d'environ 55 participants à la SCREA.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 60 premiers jours

Participants :Lynda Orman, responsable de l'équipe d'engagement dans le Nord, KM&E; Ann Balasubramaniam, analyste de politique, KM&E

Laboratoires de la SCREA

RESPONSABLE : Martin Léger, directeur de laboratoire, Science & Technologie (S&T)

Contexte

L'élaboration de documents de laboratoire et de protocoles d'exploitation standard est une exigence législative en vertu de la partie II du Code canadien du travail et doit être menée à bien dans le cadre de la mise en service et de la préparation des laboratoires de la SCREA. Cela permettra d'utiliser l'espace de travail du laboratoire pour les chercheurs et de s'assurer que les aspects de diligence raisonnable et de responsabilité pour Savoir polaire Canada (POLAIRE) sont pris en compte.

Situation actuelle

L'espace de laboratoire reste fermé en raison d'un problème avec le système d'échange d'air dans le bâtiment principal de recherche. Les ingénieurs ont mis au point une solution et des tests ont été effectués au cours des deux derniers hivers. POLAIRE attend le rapport de l'ingénieur, qui est un élément crucial pour pouvoir juger de l'achèvement substantiel d'une installation pleinement fonctionnelle.

En outre, un « réservoir de retenue » pour le fonctionnement du laboratoire de nécropsie est nécessaire pour rendre ce laboratoire pleinement opérationnel en ce qui concerne le confinement biologique. Le « réservoir de retenue » a deux fonctions : 1) recueillir les sous-produits du lavage de la zone d'autopsie, et 2) décontaminer les déchets biologiques avant leur transfert dans la fosse septique pour un éventuel rejet dans l'environnement.

Jusqu'à présent, l'accent a été mis sur la rédaction de documents de laboratoire et de protocoles d'exploitation standard. Le volume de travail se justifie par le fait que, par conception, chaque laboratoire sert un objectif spécifique et doit répondre à toutes les exigences législatives applicables. La priorité a été accordée aux documents ayant un contenu important en matière de santé et de sécurité au travail (SST), afin de respecter notre diligence raisonnable et notre démarche axée sur la sécurité. Ce travail est effectué par le directeur du laboratoire, avec l'aide du Bronson Consulting Group.

Un projet de document « maître » couvrant les sujets opérationnels communs à tous les laboratoires est sur le point d'être soumis à l'examen de pairs professionnels expérimentés avant l'approbation finale. D'autres documents relatifs à la gestion des substances dangereuses ont également été élaborés en parallèle.

Une fois que tous les documents à fort contenu liés à la SST seront finalisés, l'accent sera mis sur la rédaction de documents traitant de sujets spécifiques à chaque laboratoire. La priorité sera donnée aux laboratoires pour lesquels POLAIRE a reçu une demande d'utilisation d'espace plus importante.

Considérations

Compte tenu des exigences législatives, du volume de travail nécessaire et de la capacité limitée de POLAIRE, S-T envisage de faire appel aux services d'« experts externes » pour la rédaction des programmes de prévention des risques (PPR) pour les laboratoires et les opérations sur le terrain. Le travail nécessite également l'élaboration d'une analyse des risques liés aux tâches et de procédures de travail sécurisées pour ces deux secteurs d'activité.

Décision à venir

Rédaction et révision de documents de laboratoire

La possibilité de rechercher des bénévoles (scientifiques actuellement employés ou retraités) pour rédiger et réviser la documentation des laboratoires est à l'étude.
Ces bénévoles apporteraient leur expérience et leurs connaissances dans divers domaines d'expertise, permettant de rédiger les documents dans un délai plus court.

Planification de la relève

L'entente d'Échanges Canada pour Martin Léger doit prendre fin le 6 août 2021. On prévoit une prolongation de l'entente avec Environnement et Changements climatiques Canada.
S&T envisage un contrat de service pour accélérer la rédaction de documents de laboratoire essentiels et de protocoles standard.
Le lancement d'un processus de recrutement d'un assistant de laboratoire expérimenté a été proposé afin de venir en appui au responsable du laboratoire pour les opérations quotidiennes du laboratoire.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : Début de l'année 2021, combiné à une visite des installations de laboratoire (si les restrictions de santé publique le permettent).

Participants : Martin Léger, directeur de laboratoire, S&T; Alain Leclair, directeur des programmes S&T; Monique Punt, ingénieur professionnel, Bronson Consulting Group

Délégation des pouvoirs financiers

RESPONSABLE : Suzie Beaudoin, directrice des finances et adjointe au dirigeant principal des finances.

Contexte

Comme l'exige la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor, le pouvoir d'effectuer diverses transactions financières est régi par un instrument de délégation officiel approuvé par le ministre. L'instrument est complété par les notes d'accompagnement du tableau qui fournissent les détails de toute restriction, limitation ou seuil concernant l'exercice de tout pouvoir mentionné dans le tableau. Le ministre a approuvé le pouvoir du président lui permettant d'actualiser les notes d'appui au tableau, au besoin.

Situation actuelle

Le ministre a approuvé l'instrument de délégation actuel de POLAIRE en février 2020, à la suite d'un examen complet. Parmi les changements apportés à l'instrument à l'heure actuelle, on peut citer son alignement sur la structure organisationnelle actuelle et le nouvel instrument de délégation des pouvoirs en matière de RH.

Bien que certains pouvoirs soient conservés exclusivement par le président, la plupart des pouvoirs financiers ont été délégués à un niveau inférieur afin de respecter le principe d'alignement des pouvoirs avec la responsabilité budgétaire. L'autorité déléguée à un poste ne peut être exercée par son titulaire qu'avec l'autorisation du gestionnaire de ce poste. Cette autorisation se fait au moyen de la signature d'une carte de spécimen de signature (CSS) par le responsable et pour le titulaire. Actuellement, à POLAIRE, à la prérogative des gestionnaires, les délégations disponibles dans l'instrument n'ont pas été pleinement mises en œuvre dans certains scénarios.

Considérations

Les employés sont tenus de terminer une formation obligatoire pour pouvoir bénéficier d'une délégation de pouvoir.

Une personne occupant officiellement un poste auquel des pouvoirs ont été délégués peut exercer les pouvoirs associés à ce poste, à condition qu'une CSS dûment autorisée soit établie. Pour qu'une CSS soit délivrée, la personne doit avoir suivi la formation obligatoire. La seule exception à cette règle concerne le président, pour lequel l'obligation de formation obligatoire ne s'applique pas.

La CSS du président doit être approuvée par le ministre, tout comme la CSS de tout employé qui agira au nom du président. Le directeur exécutif, Services généraux, et le dirigeant principal des finances, qui est parti à la retraite le 9 décembre 2020, était le seul employé ayant une CSS autorisée par le ministre.

Le président peut révoquer toute délégation de pouvoir si l'exercice de ce pouvoir a été fait sans la probité ou la diligence raisonnable requises.

Décision à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 15 premiers jours

Participants : Renée McCarter, directrice par intérim, Services généraux, et dirigeante principale des finances; Suzie Beaudoin, gestionnaire des finances et adjointe au dirigeant principal des finances

Plan d’emploi des Inuits (PEI)

RESPONSABLE : Päivi Soucy, directrice des ressources humaines par intérim

Contexte

En 2005, la Nunavut Tunngavik Incorporated (NTI) a intenté une poursuite d'un milliard de dollars contre le gouvernement fédéral pour ne pas avoir mis en œuvre l'Entente sur le Nunavut, notamment l'article 23 – Emploi des Inuits au sein du gouvernement. En 2015, la NTI et le gouvernement fédéral ont réglé l'affaire à l'amiable, ce qui comprenait l'obligation d'élaborer et de mettre en œuvre des plans d'emploi pour les Inuits.

L'objectif de l'article 23 est d'accroître la participation des Inuits aux emplois gouvernementaux dans la région du Nunavut à un niveau représentatif. Cette exigence inclut les gouvernements fédéraux, territoriaux et municipaux. L'objectif actuel de l'article 23 est que les employés inuits du gouvernement représentent 85 % de tous les employés du gouvernement dans tous les groupes et niveaux professionnels au Nunavut, des postes de débutants aux postes les plus élevés.

Situation actuelle

Le 16 août 2019, POLAIRE a publié son plan d'emploi des Inuits, dont l'objectif à court terme est de porter à 42 % la représentation des Inuits dans tous les postes de POLAIRE à Cambridge Bay d'ici 2023. Au 31 mars 2020, les employés inuits représentaient 39 % de la main-d'œuvre totale à Cambridge Bay, une augmentation par rapport à la représentation de 27 % déclarée en juin 2019.

POLAIRE en est aux dernières étapes de l'embauche d'un conseiller en mise en œuvre de l'article 23, qui sera responsable de la coordination, de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des programmes et des activités d'emploi tels que prescrits par l'article 23 et le plan d'emploi inuit du POLAIRE.

Considérations

Le manque d’infrastructures communautaires au Nunavut, y compris à Cambridge Bay, limite la capacité de POLAIRE d’augmenter les taux d’emploi d’Inuits. Les déficits en matière d'infrastructures communautaires concernent le logement, l'accès à l'enseignement postsecondaire et la garde d'enfants.

Le premier titulaire du poste de conseiller en mise en œuvre de l'article 23, qui relevait du gestionnaire des ressources humaines, est actuellement en congé d'études financé par Pilimmaksaivik, le Centre d'excellence fédéral pour l'emploi des Inuits au Nunavut. Selon les termes de l'entente de financement, cette personne reviendra chez POLAIRE à la fin de son programme de MBA, au début de 2021, pour occuper un poste de gestionnaire à Cambridge Bay. Avant d'entamer le processus de dotation pour remplacer le conseiller en mise en œuvre de l'article 23, il a été décidé que le poste passerait des RH à la planification et aux rapports et que, pour ce dossier spécifique, le gestionnaire de la planification et des rapports relèverait directement du président.

Décision à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée

Délai :60 premiers jours

Participants : Renée McCarter, DE par intérim - Services généraux; Päivi Soucy, gestionnaire des ressources humaines par intérim; Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports

Logement de POLAIRE

RESPONSABLES : Renée McCarter, directrice par intérim, Services généraux; Chris Chisholm, directeur par intérim, Gestion des installations

Contexte

Pour s'acquitter de son mandat et de ses responsabilités, POLAIRE offre des logements d'État à ses employés à son siège social de Cambridge Bay, au Nunavut, conformément à la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État du Conseil national mixte. POLAIRE loue ces logements, et son inventaire actuel comprend vingt et un logements allant d'une à trois chambres. Le coût annuel de location des logements de POLAIRE est de 891 000 $, et les coûts annuels des services publics sont d'environ 285 000 $.

Situation actuelle

Au 9 novembre 2020, quinze logements sont occupés, et six logements sont vacants, dont quatre ont été réservés aux nouveaux employés ou à ceux qui reviennent. Les effectifs actuels prévus dépassent largement le nombre d'unités de logement disponibles dans l'inventaire de POLAIRE.

Un nouveau processus concurrentiel est en cours pour acquérir jusqu'à huit unités de logement supplémentaires, sous réserve de leur disponibilité à Cambridge Bay, afin de garantir que l'inventaire continue de répondre aux besoins de POLAIRE en fonction des activités de dotation prévues. Le coût estimatif de ces nouvelles unités est de 450 000 $ par an, y compris les services publics. Il faut s'attendre à ce que ces nouvelles unités soient louées au cours du deuxième trimestre de l'exercice 2021-2022.

Afin de gérer la distribution des logements sur une base prioritaire dans l'intervalle, toutes les propositions de nomination incluant un logement sont soumises au Comité de direction pour décision avant l'émission d'une lettre d'offre. Lorsque le logement n'est pas immédiatement disponible, le télétravail est utilisé à titre temporaire.

POLAIRE examine également les options de logement, y compris la possibilité de mettre en place une allocation de logement comme alternative potentielle à la fourniture de logements gouvernementaux pour les employés de Cambridge Bay. Des options seront élaborées au cours de l'exercice 2021-2022 après consultation des agences centrales. Cette activité figure dans le plan de travail 2020-2021 de POLAIRE.

Considérations

L'inventaire des logements de POLAIRE doit être harmonisé avec les plans de ressources humaines et les fonds de fonctionnement disponibles.

Décision à venir

À déterminer

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 60 premiers jours

Participants : Renée McCarter, directrice par intérim, Services généraux; Chris Chisholm, directeur par intérim, Gestion des installation

Rapport sur les niveaux de référence à l'attention du conseil du trésor

RESPONSABLE : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports

Contexte

Dans une décision d'avril 2015, le Conseil du Trésor a exigé, comme condition de financement, que POLAIRE lui remette, au plus tard le 31 mars 2018, un rapport permettant de valider les besoins de financement permanents pour la mise en œuvre de la programmation de POLAIRE et les opérations continues du campus de la SCREA. Ce délai prévoyait qu'à cette date, la construction du campus serait achevée et que l'installation fonctionnerait à pleine capacité depuis un certain temps. Toutefois, en raison de retards, la construction du campus de la SCREA n'est pas encore terminée et POLAIRE n'est pas encore en mesure d'exploiter certaines parties importantes du campus.

Situation actuelle

Au début de l'année, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a recommandé à POLAIRE que, compte tenu des retards dans la construction, le ministre des RCAANC demande une prolongation officielle du délai de présentation du rapport.

En octobre 2020, POLAIRE a soumis une note d'information, élaborée avec l'aide du SCT, à RCAANC, lui recommandant de demander, par l’intermédiaire d'une lettre au Conseil du Trésor, de reporter l'échéance du rapport sur les niveaux de référence à novembre 2023.

Considérations

En raison des retards accusés dans la construction, POLAIRE n'exploite pas le campus à pleine capacité et ne dispose donc pas encore d'une base de référence fiable concernant le coût de son exploitation.

Le 27 octobre 2020, POLAIRE a fourni au cabinet du ministre un compte rendu sur cette question après avoir reçu la note d'information. Lors de cette séance d'information, POLAIRE a qualifié la demande recommandée au ministre de « question d'ordre administratif ». Le bureau du ministre a indiqué qu'il était d'accord avec cette qualification. POLAIRE attend la réponse du ministre à sa note d'information.

La construction du campus relève de la responsabilité de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord, avec le soutien à la gestion de projet de Services publics et Approvisionnement Canada.

Décision à venir

Si le ministre recommande, et que le Conseil du Trésor accepte la recommandation du ministre, un rapport sur les niveaux de référence devra être présenté au Conseil du Trésor d'ici la fin de novembre 2023.

Si le ministre ou le Conseil du Trésor choisit de ne pas procéder de la manière recommandée, POLAIRE travaillera avec le bureau du ministre et le SCT pour trouver une solution alternative.

Stratégie de compte rendu proposée

Délai : 90 premiers jours

Participants : Melissa Bolster, conseillère principale, Planification et rapports; Renée McCarter, DE par intérim - Services généraux

Détails de la page

Date de modification :: 2021-04-15