Les deux font la paire : une décennie d'évolution et d'innovation à Bibliothèque et Archives Canada

Communiqué de presse

Notes d'allocution
Guy Berthiaume, Bibliothécaire et archiviste du Canada
Discours prononcé au World Library and Information Congress (WLIC)
Capetown, Afrique du Sud
Le 20 août 2015
Ce discours fut prononcé en anglais. Ce texte en est une traduction.

En 2004, le Canada est devenu l’un des premiers pays du monde à fusionner sa bibliothèque et ses archives nationales.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est le fruit d’une grande ambition : créer un nouveau genre d’organisation de savoir, intégrant deux disciplines et apte à répondre aux demandes du milieu de l’information au XXI^e siècle.

C’était une idée audacieuse, voire même révolutionnaire.

Pour paraphraser Ian Wilson, le premier bibliothécaire et archiviste du Canada et l’un des visionnaires qui ont donné naissance à BAC :

C’est ce que BAC fait depuis, ne cessant de se redéfinir au passage.

Cette nouvelle institution hybride est fascinante puisqu’elle réunit des livres, des publications en série, des images, des œuvres d’art et d’autres documents dans une seule collection facilement accessible.

L’idée était tellement révolutionnaire que nous avons dû élargir la définition du « patrimoine documentaire » pour englober tous les documents que nous pouvions recueillir, conserver et diffuser.

Sage décision, puisque la mémoire collective du Canada évolue constamment elle aussi, prenant parfois des formes aussi fragiles qu’éphémères (comme les tweets).

Les premiers pas : l’ère des changements

De 2002 à 2009, BAC a subi de nombreuses transformations. Le défi était de taille, car il ne suffisait pas de regrouper deux professions : il fallait surtout créer une institution intégrée pouvant répondre aux besoins du XXI^e siècle.

Bien que le mandat de BAC combine ceux de la Bibliothèque nationale et des Archives nationales, soit la collecte du patrimoine documentaire et la gestion de l’information du gouvernement fédéral, son champ d’application est plus vaste.

Avec la fusion, un important volet s’y ajoutait : aider les Canadiens à mieux connaître leur patrimoine documentaire et à le consulter.

Bref, le mariage de deux organisations aussi réputées que distinctes était prometteur.

La Bibliothèque nationale a été créée en 1953 pour servir les Canadiens et les bibliothèques du pays.

Les Archives nationales sont apparues dès 1872. Elles étaient responsables des documents gouvernementaux, des archives privées, des œuvres d’art documentaire, des photographies, des cartes, des documents audiovisuels, des médailles, et même des globes terrestres!

L’institution née de la fusion allait recueillir un éventail sans précédent de documents : publiés ou non, numériques ou analogiques, publics ou privés, sur n’importe quel support.

Aucune organisation de mémoire ne peut relever un tel défi à elle seule. Il est alors devenu de plus en plus pressant de cerner le rôle de BAC dans un milieu documentaire en constante évolution.

La jeune institution s’est donc mise à la rechercher d’idées et de partenaires.

Elle a consulté des employés, des utilisateurs et des partenaires de chaque provine et territoire pour élaborer un guide intitulé Orientations pour le changement.

Ce guide énonce plusieurs objectifs. Alors que BAC traitait surtout les documents analogiques, travaillait souvent en vase clos et mettait l’accent sur les opérations, il devait maintenant passer au numérique; collaborer davantage avec ses partenaires; et allier opérations, politiques et souplesse pour aider les autres organisations de mémoire à remplir leur mandat.

Selon ce document d’orientation, l’accès est l’objectif principal; la technologie numérique, la norme; et le client, la référence.

Réaction de BAC

Pendant sa transformation, BAC s’est employé à répondre aux besoins d’une nouvelle génération avide d’information.

Pour tenir compte de la métamorphose du patrimoine documentaire, le dépôt légal a été élargi afin d’inclure, en plus des documents publiés, les publications électroniques, les données géomatiques, la musique numérique et les journaux en ligne.

BAC a aussi créé sa Politique de développement des collections numériquespour orienter la sélection des sites Web et des publications électroniques à conserver, et il a commencé à préserver des échantillons du Web canadien.

Dès ses origines, BAC était déterminé à intégrer ses fonctions de base, et il a pris plusieurs mesures pour y arriver :

• établir une orientation commune sur l ’acquisition de documents publiés et non publiés
• dresser un plan de préservation unique
• prendre des initiatives pour échanger les métadonnées entre toutes ses collections et regrouper ses services de référence

De plus, BAC a beaucoup investi dans ses systèmes d’intégration, notamment dans un système de gestion des documents archivistiques et bibliographiques qui sont conservés dans un édifice d’entreposage à haute densité.

À BAC, l’accès tant virtuel que physique est maintenant unifié. Tous les services de référence sont offerts à Ottawa, et un seul site Web donne accès à tous les documents.

Toutefois, malgré l’élan pris par BAC au cours de sa transformation, le mariage de deux cultures très distinctes – celle des bibliothèques et celle des archives – demeurait cahoteux.

Les employés de la Bibliothèque nationale voyaient graduellement disparaître leur identité propre, qui s’était développée au fil du temps.

Ceux des Archives nationales devaient consacrer beaucoup plus d’efforts à la normalisation de leurs pratiques et à l’accès public aux fonds documentaires.

Les débuts ont été difficiles. Les méthodes de travail, les normes et les outils distincts ont généré des différends, et parfois même de la rancune.

Les responsables des archives privées, des archives gouvernementales et du patrimoine publié gardaient jalousement leurs territoires.

Les deux disciplines ont dû mettre leurs intérêts particuliers de côté pour que BAC puisse remplir son nouveau mandat.

Malgré tout, l’organisation progressait, mais un autre tournant l’attendait.

Un repli sur soi : les compressions financières et les politiques de modernisation

BAC a traversé une période éprouvante de 2009 à 2014.

À l’instar des autres ministères, il a subi des compressions budgétaires, qui ont provoqué le départ de près de 20 % de ses employés.

Plusieurs programmes bien établis ont été supprimés, comme le prêt entre bibliothèques et le Programme national de développement des archives, qui fournissait une petite aide financière à des archives de tout le pays.

BAC a néanmoins poursuivi ses projets essentiels, dont la modernisation de ses systèmes et de ses approches.

Les expériences se sont succédé : des projets pilotes ont permis de tester une technologie numérique pour améliorer l’accès aux archives des journaux, et de constituer une collection de documents autochtones provenant de toutes les sources disponibles.

BAC a aussi lancé dix initiatives de modernisation et d’innovation, qui ont notamment aidé à améliorer l’accès aux collections et les relations avec les partenaires, et mené à l’adoption de nouvelles techniques de reproduction pour fournir aux clients des copies numériques plutôt que papier.

De grands projets immobiliers ont aussi été réalisés pendant cette période. BAC a inauguré un édifice de pointe pour la préservation des pellicules de nitrate et un autre pour la préservation des documents publiés et des journaux.

Une nouvelle stratégie de dix ans a vu le jour pour préserver des milliers d’heures d’enregistrements audiovisuels menacés. Le projet en est à sa septième année.

Et grâce à un partenariat avec le site de généalogie Ancestry.ca, les documents historiques canadiens sont plus accessibles que jamais.

BAC a amorcé des négociations avec OCLC pour remplacer son catalogue de bibliothèque AMICUS par un système capable de gérer les acquisitions, le catalogage, l’accès, le prêt et le partage des ressources.

Sa capacité de préservation numérique est passée de trois à huit millions d’images par mois.

Cette période a également été marquée par l’uniformisation des approches concernant l’acquisition, la préservation et l’accessibilité des documents, publiés ou non.

BAC a établi des politiques pour favoriser l’intégration et orienter son avenir numérique; un travail colossal puisqu’au moment de la fusion, la Bibliothèque nationale et les Archives nationales comptaient des centaines de politiques disparates.

BAC devait absolument faire le tri et établir des politiques adaptées à ses objectifs. À titre d’exemple, comment prendre des décisions cohérentes en ce qui concerne les acquisitions?

Et si BAC priorise l’accès, comment peut-il mettre en balance les nombreuses lois et politiques gouvernementales avec les normes professionnelles et les attentes des clients?

Par exemple, peut-il mettre en ligne une lettre manuscrite datant des années 50, compte tenu des lois sur les langues officielles, des normes gouvernementales sur l’accessibilité en ligne pour les malvoyants et des lois sur la protection de la vie privée?

Et comment lancer un programme de numérisation d’envergure dans un tel contexte?

Pour répondre à ces questions, BAC a créé un cadre de politiques qui guide tous ses efforts destinés à documenter l’histoire du pays.

La haute direction a choisi la voie de l’intégration, mais elle aurait très bien pu faire autrement.

Par exemple, à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (une institution provinciale qui a fusionné sa bibliothèque et ses archives un an après BAC), il y a des directions générales distinctes pour la Grande Bibliothèque, la Bibliothèque nationale et les Archives nationales.

BAC tourné vers le monde

En 2012, BAC a poursuivi son processus de modernisation pour gérer l’explosion de l’information en ligne, répondre aux nouveaux besoins des Canadiens en matière d’accès et adapter les ressources à ces besoins.

Il restait beaucoup à faire dans plusieurs domaines, dont la préservation à long terme des collections numériques et l’accès centré sur le client à l’ère numérique.

BAC a beaucoup appris pendant cette période.

Il s’est rendu compte que les mondes numérique et analogique pouvaient parfaitement coexister.

Ainsi, BAC a intégré des services numériques à ses services de référence, de sorte qu’il peut maintenant servir ses clients en ligne, en personne, au téléphone ou par courrier.

BAC a aussi constaté que l’idée de renoncer aux particularités des bibliothécaires et des archivistes n’était ni populaire ni productive.

Ces professionnels peuvent très bien travailler ensemble, à leur manière, pour mettre leur expertise au service de l’organisation.

En collaborant sans imposer leurs pratiques, ils peuvent apprendre les uns des autres.

Lors de ma nomination au poste de bibliothécaire et archiviste du Canada, en juin 2014, j’ai souligné que l’accès et les besoins des clients seraient les principaux objectifs de BAC, tout comme c’était déjà le cas en 2002, quand la transformation a commencé.

Je tenais à discuter des moyens d’atteindre ces objectifs, car à mon avis, la collaboration sera encore plus importante que nous le pensions au départ.

J’ai pris quatre engagements pour que BAC reprenne sa place dans le milieu du patrimoine documentaire. Je veux que BAC soit une institution :

• résolument au service de ses clients
• à l’avant-garde en matière d’archivistique et de bibliothéconomie
• proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect
• dotée d’un profil public plus affirmé

Pour honorer ces engagements, nous devons maintenir un dialogue constant avec le plus de partenaires possible : le personnel de BAC, des citoyens, des galeries d’art, des bibliothèques, des musées, des archives, le secteur privé, des organismes sans but lucratif, des gouvernements, des associations de protection du patrimoine, etc.

La collaboration est inscrite dans l’ADN de BAC. Notre institution a été créée pour rassembler deux nobles disciplines, jumeler l’expertise et la technologie, et offrir des services uniformes dans un monde de plus en plus intégré. Pourtant, jamais un portrait global de BAC n’avait été dressé au cours de sa première décennie d’existence.

Travailler à l’unisson

BAC est presque unique en son genre. L’union de la bibliothèque et des archives nationales lui donne tous les atouts requis pour remettre en question les anciennes façons de faire, trouver de nouveaux moyens de remplir son mandat et se mettre au diapason de la société qu’il doit documenter, une société caractérisée par la fluidité, les interdépendances, la spontanéité et l’absence de hiérarchie.

Pour un organisme gouvernemental, un tel programme peut donner le vertige. Nous pouvons cependant relever le défi avec l’aide de nos partenaires.

Nous devons travailler avec les petits groupes qui ont des besoins bien précis, tout comme avec les grands réseaux qui rassemblent ces petits groupes, pour obtenir un portrait général de la situation.

Nous devons sortir des sentiers battus et établir des partenariats avec des associations dont les membres ne sont ni des bibliothécaires, ni des archivistes, ni des historiens.

Nous devons demander conseil au plus grand nombre et faire appel aux particuliers pour qu’ils nous aident dans notre travail.

Être conscients qu’il faut documenter notre culture, mais aussi de nombreuses autres.

Faire preuve de respect et de compréhension.

Le contenu, qu’il soit privé, publié ou gouvernemental, foisonne partout autour de nous.

Une réflexion collective s’impose pour trouver le meilleur moyen de le rendre accessible.

Demander conseil

Pour profiter pleinement de sa « double identité », BAC doit multiplier les demandes de conseils auprès de sources variées.

Après tout, peu d’organisations semblables ont vécu des expériences dont BAC pourrait s’inspirer.

Pour compenser, BAC a lu avec intérêt deux rapports publiés l’année dernière sur la situation des bibliothèques et des archives au Canada, et a décidé d’appliquer leurs recommandations.

Le rapport de la Société royale du Canada, intitulé L’avenir au prsent : Les bibliothèques, les centres d’archives, et la mémoire collective au Canada, est paru en novembre 2014.

Une de ses principales recommandations était d’élaborer un plan stratégique à long terme avec nos partenaires.
Nous allons donc préparer un plan pour les années 2016 à 2019 après avoir consulté nos employés, nos clients et nos partenaires.

Nous avons déjà organisé des forums dans plusieurs régions du Canada.

Le rapport recommande aussi d’harmoniser les cultures des bibliothèques et des archives, de reprendre notre place sur la scène internationale, de participer activement aux activités des associations de bibliothèques et d’archives du Canada, et de collaborer plus étroitement avec les décideurs du gouvernement fédéral.

Je répète que je suis déterminé à respecter la nature distincte des deux cultures professionnelles pour qu’elles s’enrichissent mutuellement. J’ai aussi intensifié les activités de BAC au sein de plusieurs réseaux importants, tant au Canada qu’à l’étranger.

Le rôle de BAC dans l’initiative fédérale du gouvernement ouvert a été particulièrement important depuis un an.

Nous avons notamment adopté une directive pour que les documents gouvernementaux, à quelques exceptions près, soient accessibles dès leur transfert à BAC.

C’est l’accès « ouvert par défaut » : nous suivons les politiques et les lois, mais sans imposer de restrictions.

BAC est également membre d’un forum qui rassemble ses principaux partenaires de la collectivité des bibliothèques et des archives, et la direction prend le pouls de ses employés dans le cadre de rencontres informelles.

Le rapport de la Société royale dit aussi qu’« il est primordial qu’un programme national de afin de faire entrer l’héritage culturel et scientifique canadien dans l’ère numérique. Nous nous assurerons ainsi de la conservation du lien avec notre passé et de la continuité de la documentation du présent, pour une meilleure préparation du futur. »

Toujours avec ses partenaires, BAC préparera une stratégie de numérisation du patrimoine national pour canaliser les énergies des institutions de mémoire canadiennes et ouvrir de nouvelles perspectives dans le milieu documentaire.

La stratégie portera sur les documents canadiens publiés (les livres, les journaux, etc.) et les archives canadiennes publiques et privées (les documents, les photographies, les œuvres d’art, etc.).

Un autre rapport, commandé par BAC, a récemment été publié par le Conseil des académies canadiennes.

Intitulé À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire numérique au Canada, il explique comment la révolution numérique a métamorphosé le lien entre le public et les institutions de mémoire, qui doivent maintenant établir une relation continue avec leurs clients.

Il montre aussi que les institutions de mémoire canadiennes doivent adopter une pratique exemplaire reconnue à l’échelle internationale : les projets de numérisation en collaboration avec le secteur privé.

Par exemple, le partenariat de BAC avec Canadiana.org a permis de numériser pas moins de 35 millions d’images provenant de 20 000 bobines de microfilms.

De plus, grâce à un partenariat novateur avec Ancestry.ca, huit collections de BAC comprenant environ 700 000 images ont été numérisées et rendues accessibles. Le Recensement de 1921 et les dossiers de service des soldats morts au combat pendant la Deuxième Guerre mondiale en font partie.

À l’image de notre monde

Les institutions de mémoire se sont toujours adaptées à la société, par‑delà ses bouleversements et leurs conséquences inattendues.

Elles ne peuvent se complaire dans l’immobilisme, car elles doivent être le reflet de la société à documenter.
Le mandat de BAC, lui, est resté le même depuis plus de dix ans :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures
• être la mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions

J’espère avoir démontré que la façon de remplir ce mandat a considérablement changé, au même rythme que la société canadienne elle-même.

Les Canadiens font partie des peuples les plus connectés du monde. Ils se tournent surtout vers le Web pour trouver l’information.

Ils veulent aussi avoir un accès en ligne aux services gouvernementaux.

Sur les médias sociaux, par exemple, BAC a connu rien de moins qu’une petite révolution.

Son site Web est l’un des sites les plus fréquentés du gouvernement fédéral, avec 1,8 million de visiteurs par mois. Et son site Flickr a enregistré près de 10 millions de vues.

Un portail Web de BAC donnera bientôt accès à des collections du gouvernement et du domaine public. En tant que membre fondateur du consortium international pour la préservation de l’Internet, l’IIPC, BAC continue de travailler avec 40 institutions de mémoire du monde entier pour améliorer les outils, les normes et les pratiques d’archivage du Web.

Notre statut particulier nous a permis de lancer le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire afin d’appuyer non seulement les bibliothèques et les archives, mais aussi les organisations qui aident à préserver le patrimoine.

Nous sommes toujours à l’écoute de nos clients pour savoir ce qu’ils apprécient le plus. Par exemple, nous avons récemment mené une étude sur le Web, qui a révélé que les Canadiens s’intéressent par‑dessus tout à la généalogie et aux documents de la Première Guerre mondiale.

Nous avons donc commencé à numériser les quelque 640 000 dossiers de service de la Première Guerre mondiale – 32 millions de pages! – ainsi que des mémoires, des cartes et des photographies.

Jamais BAC n’avait entrepris un projet de préservation aussi ambitieux.

Nous avons commencé à revitaliser notre édifice ouvert au public, dans la capitale canadienne.

Un service à la fine pointe de la technologie remplacera bientôt AMICUS, qui catalogue les collections de BAC et de plus de 700 bibliothèques canadiennes. On y trouvera plus de 30 millions de notices sur toutes sortes de documents : livres, magazines, journaux, documents gouvernementaux, thèses, enregistrements sonores, cartes, textes électroniques et documents en braille ou en gros caractères.

Dans un esprit de coopération, nos archivistes et nos bibliothécaires continueront d’acquérir, de préserver et de rendre accessibles les documents du passé et de notre époque, peu importe le support.

Bref, BAC ne cesse de se réinventer pour être un reflet fidèle de son environnement.

L’organisation n’est pas homogène et stable, mais c’est justement ça l’idée!

Les technologies qui modifient les moyens de création, de diffusion et d’utilisation de l’information changent constamment. Nous sommes donc obligés de nous remettre en question et de nous interroger sur la marche à suivre.

Et comme dans tout mariage, ce sont le dialogue, les compromis et le lien de confiance qui permettront de surmonter les épreuves.

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