Sauver le monde : un document à la fois

Discours

Allocution de Guy Berthiaume, bibliothécaire et archiviste du Canada
Prononcée à l'École de la fonction publique du Canada à Ottawa, Ontario
30 mai 2016
Traduction de l'allocution prononcée en anglais. La version prononcée fait foi.

Bonjour et bienvenue.

Aujourd’hui, j’ai l’intention de déboulonner quelques-uns des mythes qui circulent à propos de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Pour démystifier ce que nous sommes et ce que nous faisons.

Par la même occasion, j’aimerais vous faire mieux comprendre un des organismes gouvernementaux les plus appréciés, et pourtant les plus méconnus au Canada.

Tout d’abord, laissez-moi vous présenter BAC, tel qu’il est aujourd’hui.

Notre mandat est vaste et exhaustif :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • et servir de mémoire permanente à l’administration fédérale et à ses institutions.

Nous réalisons ce mandat grâce à une gamme de programmes et de services qui répondent aux besoins de nos clients, de nos intervenants et de nos partenaires.

Nos responsabilités sont les suivantes :

  • maintenir le dépôt légal, qui exige que deux exemplaires de tout ce qui est publié au Canada nous soient remis;
  • déterminer quels documents fédéraux ont une valeur archivistique ou historique, et donner les autorisations de disposer dans le cas des documents qui n’ont plus de valeur opérationnelle;
  • tenir à jour le catalogue collectif national qui contient plus de 25 millions de notices bibliographiques, d’emplacements et d’informations sur les collections de centaines de bibliothèques canadiennes;
  • élaborer des normes nationales et internationales dans le domaine de l’archivistique et de la bibliothéconomie;
  • exécuter le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire, pour appuyer les collectivités du patrimoine documentaire d’un bout à l’autre du Canada. 

Nos services comprennent :

  • l’accès à l'information, de sorte que les Canadiens puissent obtenir les renseignements qu'ils désirent du gouvernement fédéral;
  • des services de référence offerts aux personnes qui consultent nos documents, y compris les journalistes, les chercheurs, les étudiants, les professeurs et le grand public;
  • des services pour les éditeurs, notamment l’obtention d’un numéro international normalisé du livre (ISBN) et d’un numéro de catalogage avant publication (CIP).

Il s’agit de programmes essentiels et de services importants, mais il y a plus encore.

Nous assumons la garde et la protection d’une vaste collection de documents, tant numériques qu’analogiques.

Jetons un coup d'œil sur cette collection :

  • 22 millions de livres, le poids de 43 baleines bleues!
  • 250 kilomètres de documents textuels, qui, alignés, nous permettraient d’atteindre les confins de l’atmosphère terrestre!
  • 3 millions de cartes, plans et dessins d’architecture, ce qui équivaut à peu près au nombre de feuilles contenues dans 12 chênes!
  • 30 millions de photographies, soit presque autant que la population du Canada!
  • 550 000 heures d’enregistrements audio et vidéo, soit assez pour vous occuper pendant les 63 prochaines années!
  • 5 milliards de mégaoctets de contenu numérique!
  • un exemplaire de tous les timbres émis par Poste Canada;
  • une collection unique de médailles;
  • la plus importante collection d’œuvres d’art canadiennes au monde, avec plus de 425 000 œuvres, dont des sculptures, des illustrations tirées de livres pour enfants, des bandes dessinées, des affiches politiques et des portraits emblématiques.

Comme vous pouvez l’imaginer, entreposer cette collection en toute sécurité constitue un véritable exploit.

Les édifices qui abritent notre collection sont presque aussi impressionnants que la collection elle-même.

Le Centre de préservation à Gatineau, doté de 48 chambres fortes et de laboratoires de conservation ultramodernes, est une installation de calibre mondial, à la fine pointe de la technologie.

Notre Centre de préservation de pellicule de nitrate a remporté de nombreux prix pour sa conception écologique; c’est la seule installation au Canada qui soit prévue pour l’entreposage à long terme des pellicules.

Nous avons également ouvert, à Gatineau, de nouvelles installations munies des plus récents équipements d’entreposage à haute densité.

Notre collection de journaux nationaux y est entreposée, ainsi que les dossiers militaires des vétérans de la Seconde Guerre mondiale.

Nous avons aussi des bureaux à Dartmouth, Nouvelle-Écosse, Winnipeg et Burnaby, Colombie-Britannique.

En 2004, le Canada a été l'un des premiers pays au monde à fusionner sa bibliothèque et ses archives nationales.

C’était une idée audacieuse... je dirais même, révolutionnaire.

Les Archives publiques du Canada ont été fondées en 1872, en tant que direction au sein du ministère de l’Agriculture!

Les Archives nationales étaient responsables des documents gouvernementaux, mais aussi des archives privées, de l’art documentaire, des photographies, des cartes, des documents audiovisuels, des médailles, et même des globes.

La Bibliothèque nationale a pour sa part été créée en 1953.

En les réunissant, les créateurs de Bibliothèque et Archives Canada ont lancé un tout nouveau modèle d’organisation du savoir...

... ayant pour mandat de recueillir un extraordinaire éventail de documents publiés et non publiés, numériques et analogiques, publics et privés, sur tout type de support.  

Une organisation qui combinerait deux disciplines – la bibliothéconomie et l’archivistique – et qui serait pleinement outillée pour répondre aux besoins en information du 21e siècle.

En joignant l’expertise à la technologie, pour offrir un service intégré dans un monde de plus en plus intégré.

Mais comme toutes les grandes idées, sa naissance n’a pas été sans problèmes.

Étant à la fois une bibliothèque nationale et des archives nationales, ainsi qu’un organisme gouvernemental, BAC avait une occasion unique...

… de remettre en question ses anciennes méthodes de travail, de trouver de nouvelles façons de réaliser son mandat et de documenter une société en pleine évolution...

... mais aussi de faire quelques erreurs en cours de route, puisqu’il n’y avait aucun modèle dont il aurait pu s’inspirer.

BAC a tracé une nouvelle voie jamais encore empruntée, avec les inévitables essais et erreurs qui accompagnent une telle démarche.

Mais nous apprenons sans cesse.

La Belgique, les Pays-Bas et la Nouvelle-Zélande ont tenté de fusionner leur bibliothèque et leurs archives nationales, mais ces projets ont tous échoué.

Singapour l’a fait en 2012;  à ce jour, il semble que ce soit une réussite.

Le mandat de BAC reflète à la fois celui de la Bibliothèque nationale et des Archives nationales, incluant la constitution de notre patrimoine documentaire et la gestion de l’information dans l’administration fédérale.  

Mais il va encore plus loin.

L’élément le plus important de ce mandat est de rendre le patrimoine documentaire du Canada encore plus accessible aux Canadiens.

Cependant, la fusion n’a pas été une entreprise facile. Tout d’abord, elle impliquait la réunion de deux cultures très différentes : celle des bibliothèques et celle des archives.

Pour certains employés de la Bibliothèque nationale, cela signifiait l’érosion d’une identité publique distincte qui avait mis des années à se forger.

Et pour le personnel des Archives nationales, cela signifiait accorder davantage d’importance à la normalisation des pratiques et à l’accès du public aux fonds et collections.

Nous sommes peut-être allés un peu trop loin avec nos employés en voulant rendre les bibliothécaires et les archivistes interchangeables sans tenir suffisamment compte de leurs compétences personnelles.

Alors cette année, nous avons réorganisé notre secteur des opérations, afin d’harmoniser les disciplines plutôt que d’essayer d’éliminer ce qui les distingue.

Nous avons regroupé cinq grandes directions : le patrimoine publié, les archives privées, les documents gouvernementaux, les services au public et la préservation.

Vous serez sans doute intéressés de connaître le processus décisionnel qui a mené à ce résultat.

Nous avons consulté les gestionnaires et les directeurs de BAC, nous avons rencontré des employés, plus de 340 sur 1 000, et nous avons reçu plus de 160 courriels du personnel, nous proposant des idées et des suggestions.

Nous avons également consulté notre Forum des partenaires, et nos comités consultatifs.

À la Direction des documents gouvernementaux, nous avons maintenant des archivistes qui sont reliés à des ministères en particulier, afin que les personnes à contacter et les sources d’information soient clairement identifiées.

Les documents sont partout... dans nos ordinateurs à la maison et au bureau, dans nos portables, dans les sites Web et les bases de données, et dans les médias sociaux.

Et ils évoluent continuellement.

À BAC, nous sommes confrontés au même défi que les autres ministères et organismes gouvernementaux au 21e siècle : comment gérer nos documents tout en assurant leur accessibilité.

En 2014, 24 millions de Canadiens possédaient un téléphone cellulaire. Et cela ne signifie pas que les Canadiens passent tout leur temps à parler!

Quatre-vingts pour cent de ces téléphones étaient des téléphones intelligents, utilisés beaucoup plus avec leurs applications que pour tenir des conversations.

Selon la plus récente étude de Pew Research, 65 % des adultes utilisent des sites de réseautage social, un pourcentage qui a décuplé au cours des dix dernières années.

Et ce ne sont pas uniquement des jeunes – 35 % des 65 ans et plus déclarent se servir des médias sociaux, comparativement à 2 % en 2005.

Le réseau de connexions tentaculaire que nous appelons le 21e siècle est en train de redéfinir la manière dont les gouvernements offrent leurs services.

Et cela signifie qu’un organisme tel que Bibliothèque et Archives Canada doit faire des choix, à la fois pragmatiques et éclairés.

Il n’est pas toujours possible de prévoir les changements à venir, ni comment les gens s’y adapteront. Nous ne pouvons pas non plus adopter toutes les nouvelles technologies qui voient le jour.

Nous devons partager nos ressources, nos compétences et notre expérience, avec le plus grand nombre de partenaires possible.

C’est une des raisons pour laquelle nous avons élaboré un plan triennal qui orientera les activités de BAC jusqu’en 2019.

Ce plan s’appuie sur une analyse de 12 grandes tendances dans le domaine de l’information et sur des consultations que nous avons menées auprès de nos clients, de nos partenaires et de nos employés.

Il est intéressant de noter que 7 des 12 tendances sont reliées aux technologies de l’information, allant des applications mobiles à la conservation numérique à long terme.

Pour concevoir un plan qui tienne compte d’une large gamme de besoins, nous avons réuni quatre groupes de réflexion et organisé une séance de discussion ouverte; nous avons réalisé un sondage via notre site Web et tenu cinq séances de consultation auprès de nos employés; enfin, nous avons mené des discussions officielles avec 12 associations professionnelles canadiennes, nos principaux partenaires. 

Lorsque nous avons demandé aux répondants à notre sondage de classer les activités de BAC par ordre de priorité, 54 % ont indiqué en premier « l’accès aux collections ».

Nous les avons écoutés.

L’accès est devenu le premier objectif de notre plan triennal.

Le plan repose sur quatre engagements de BAC :

  • être au service de tous nos clients;
  • être à l’avant-garde de l’archivistique et de la bibliothéconomie;
  • être une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux;
  • avoir un profil public plus affirmé.

Notre première priorité est donc d’être une institution entièrement dédiée au service de tous ses clients.

Ceux-ci comprennent des universitaires, des chercheurs, des archivistes, des bibliothécaires, des étudiants, des institutions gouvernementales, des donateurs, des généalogistes et le grand public.

Nous diffusons le plus d’informations possible sur les médias sociaux et numérisons notre collection afin d'accroître le contenu en ligne accessible aux Canadiens.

Un de nos plus importants projets est la numérisation des dossiers de la Première Guerre mondiale.

En fait, il s’agit du plus gros projet de préservation numérique jamais entrepris à BAC.

Vous serez intéressés d’apprendre que Frederick Banting (le codécouvreur de l’insuline), Raymond Chandler (le créateur du célèbre détective Philip Marlowe) et même le légendaire hockeyeur Frank McGee, surnommé « le borgne », ont tous servi dans le Corps expéditionnaire canadien pendant la Première Guerre mondiale.

Nous avons commencé à numériser leurs dossiers de service, ainsi que 640 000 autres.

Ce sont les dossiers de toutes les femmes et de tous les hommes qui ont servi pendant la Grande Guerre.

Lorsque le projet sera terminé, près de 32 millions d’images seront disponibles sur le site Web de BAC aux fins de la recherche en ligne, offrant ainsi un accès sans précédent à notre histoire.

Si vous me permettez une petite digression, j’aimerais vous parler d’une innovation singulière qui a résulté de ce travail.

BAC souhaitait utiliser les numériseurs BancTec pour préserver les fragiles documents de la Première Guerre mondiale.

Normalement, ces appareils sont utilisés dans les banques pour numériser les chèques.

En collaboration avec la société BancTec, les techniciens de BAC ont adapté et reconfiguré les appareils pour qu’ils conviennent mieux aux documents historiques.

Ces appareils peuvent maintenant numériser tous les types de documents, de la photo aux lettres sur papier pelure en passant par les graphiques médicaux, directement et de manière sécuritaire, dans un format de préservation.  

BAC est la première organisation au monde à utiliser un numériseur BancTec de cette manière.

Certains de nos partenaires ont aussi numérisé des documents pour nous.

Par exemple, Canadiana.org, une ONG créée par des universités canadiennes, a numérisé 35 millions de pages de documents d’archives sur microfilm.

Ces documents comprennent des dossiers d’immigration et des registres fonciers, des documents relatifs à l’histoire des autochtones du Canada et à l’histoire militaire, des documents provenant de ministères, et des archives de diverses personnalités canadiennes.

Ancestry.ca a numérisé et indexé pour nous 11 collections d’archives, ce qui représente 3 millions de pages en ligne.

Nous allons ajouter davantage de contenus sur les interfaces mobiles afin de joindre un plus grand nombre de personnes.

Comme vous le savez, notre site Web est déjà l’un des dix sites les plus populaires du gouvernement.

En 2015–2016, la page d’accueil de BAC a été consultée près de 90 millions de fois par plus de 15 millions de visiteurs, qui ont mené plus de huit cent mille recherches!

Malgré cela, nous croyons que notre site Web pourrait être encore plus convivial en optimisant les outils de recherche, facilitant la tâche aux Canadiens qui veulent découvrir leur patrimoine.

La deuxième priorité inscrite dans notre plan triennal est de nous placer à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies.

Ainsi, nous avons amorcé les premières étapes de la construction d'un deuxième centre de préservation ultramoderne à Gatineau, afin de préserver nos documents textuels et d’en faciliter la consultation.

Nous élaborons aussi un projet de conservation numérique, visant à fournir la technologie dont nous avons besoin pour acquérir les nouvelles formes de patrimoine numérique, notamment les données et le Web, et faire en sorte que nous puissions les préserver.

À cette fin, nous avons adopté une stratégie « acheter et construire », car maintenant, contrairement à ce que nous faisions il y a 15 ou 20 ans, nous n’avons plus besoin de bâtir nous-mêmes tous nos systèmes.

Partout dans le monde, les organisations en technologies de l’information se tournent de plus en plus vers l’infonuagique et les services de logiciels au lieu de tout faire par elles-mêmes.

Alors à BAC, nous voulons aussi nous tourner vers l’extérieur et acheter les outils dont nous avons besoin pour acquérir et traiter notre patrimoine numérique.

Et pour savoir exactement ce qui était disponible sur le marché; nous avons publié un appel d’intérêt et rencontré 24 fournisseurs commerciaux.

Nous leur avons demandé de nous proposer des solutions qui répondraient à nos besoins numériques, depuis l’acquisition des documents jusqu’à leur conservation à long terme.

Nous avons beaucoup appris de cette expérience.

Le marché regorge d’idées et de solutions de toutes sortes, des mégadonnées aux services complets de bout en bout, en passant par diverses options de stockage.

Mais nous tenons aussi à garder notre « recette secrète » pour mettre en valeur le caractère unique de notre collection. 

Nous allons probablement adopter un modèle 80/20, c’est-à-dire acheter 80 % et construire 20 %, pour répondre à nos besoins particuliers.

Services publics et Approvisionnement Canada a confirmé l’extraordinaire intérêt suscité par notre appel; une fois que nous aurons choisi la meilleure option, nous pourrons partager cette information avec d’autres ministères et partenaires externes intéressés.

Un autre grand projet de BAC en technologie de l’information vise à remplacer AMICUS par les services d’OCLC, une coopérative internationale qui offre des services technologiques aux bibliothèques.

Notre troisième priorité est d’être une institution proactive et inscrite dans les réseaux nationaux et internationaux.

Concrètement, cela signifie que BAC doit s’engager dans des partenariats novateurs.

Des partenariats avec le gouvernement, mais aussi avec de nouveaux joueurs tels que le milieu universitaire, les organismes à but non lucratif, le secteur privé, les institutions provinciales et d’autres établissements publics, notamment les bibliothèques publiques.

Nous avons récemment annoncé l’un de ces nouveaux partenariats : un partage de locaux avec le très populaire Musée canadien de l’immigration du Quai 21 à Halifax.

En janvier prochain, les bureaux de BAC dans la région atlantique quitteront leur lointain parc industriel de Dartmouth pour s’installer au Quai 21, en plein cœur du centre-ville d’Halifax.

Cela signifie que nos clients auront un meilleur accès à notre personnel, et que les Canadiens pourront obtenir les services des deux organisations dans un lieu central.

Nous sommes sur le point de faire la même chose à Vancouver; nous aurons ainsi les deux extrémités du pays servant en quelque sorte d’appui-livres pour les services de BAC.

Je suis certain que vous avez déjà entendu parler d’un autre partenariat de BAC, cette fois avec la Bibliothèque publique d’Ottawa.

Nous venons de mettre sur pied un comité directeur mixte pour réfléchir à l’idée de créer une nouvelle super-bibliothèque à Ottawa.

Ce serait un formidable pôle d’attraction culturel pour la ville, avec des espaces d’exposition partagés et la capacité de combiner divers services, tels que la généalogie.

C’est un projet emballant!

L'année dernière, nous avons créé un précédent en signant deux ententes avec l'Université d'Ottawa et l'Université Dalhousie en vue de partager notre expertise, nos connaissances et nos technologies, et d’appuyer des activités de recherche et de sensibilisation au cours des cinq prochaines années.

J'espère que nous pourrons conclure de telles ententes avec d'autres universités canadiennes qui souhaiteraient partager leur expertise avec BAC.

Enfin, notre important partenariat avec la Bibliothèque publique de Toronto et le Groupe TD a permis à des milliers d’enfants de s’initier au plaisir de la lecture dans des milliers de bibliothèques partout au pays.

Notre dernière priorité consiste à se doter d’un profil public plus affirmé. C’est la clé pour mettre en évidence la valeur de notre collection et de nos services.

Nous continuerons à prêter des pièces de notre collection, afin qu'un public élargi puisse ressentir l'émotion que procure le contact avec des documents originaux, qu’il s’agisse d’œuvres d'art, de cartes ou d’un des textes fondateurs du Canada, tels que la Constitution, actuellement prêtée au Musée canadien pour les droits de la personne à Winnipeg.

Nous allons également enrichir les programmes d’activités publiques que nous avons lancés au 395, rue Wellington, avec des expositions, des lancements de livres et des conférences.

Je suis particulièrement fier de l’exposition qui est présentée actuellement au 395 Wellington – Alter ego : les bandes dessinées et l’identité canadienne – une magnifique présentation d’œuvres d’art réalisées par quelques-uns des bédéistes préférés des Canadiens.

BAC apporte aussi sa contribution à d’importants projets menés par le Musée canadien de l’histoire.

Plus de 50 pièces provenant des collections de BAC seront intégrées à diverses expositions jusqu’en 2017.

En plus des œuvres d’art, des cartes et des documents originaux montrés dans ces expositions temporaires, BAC aura une présence importante dans la nouvelle salle du Canada.

Pour stimuler la réflexion et voir les choses autrement, nous avons créé les rencontres Wallot-Sylvestre, où sont invités des penseurs influents du milieu universitaire et des secteurs public et privé.

Enfin, j’ai eu la chance d’interviewer certaines des personnalités les plus remarquables du Canada.

La série Signatures permet de rencontrer quelques-uns des Canadiens qui ont donné leurs archives à BAC, notamment la journaliste Sarah Jennings, et le très honorable Jean Chrétien, qui a été mon invité le 18 mai.

Il y en aura encore beaucoup d’autres durant l’automne.

En facilitant le partage démocratique du savoir et de l’information, l’ère numérique pose de redoutables défis à tous les gouvernements.

On ne saura trop insister sur l’importance d’écouter et d’apporter des réponses.

C’est un élément clé du gouvernement ouvert, et Bibliothèque et Archives Canada joue un rôle majeur en concrétisant cette idée.

Le Cabinet actuel a fait du gouvernement ouvert une priorité dans son dernier budget; cette décision aura des répercussions sur chacun d’entre vous.  

Voyons quel rôle nous jouons dans cette équation, en tant que mémoire permanente du gouvernement du Canada.

En fait, nous assumons plusieurs rôles :

  • nous sommes les gardiens de notre patrimoine documentaire;
  • nous avons la responsabilité d’établir des critères  pour respecter la directive sur le gouvernement ouvert, en collaboration avec le Conseil du Trésor;
  • nous sommes un organisme gouvernemental de plein droit.

La divulgation des données est assurément le point de départ de toutes les activités associées au gouvernement ouvert.

Tous les ministères doivent obtenir la permission du bibliothécaire et archiviste du Canada, par une autorisation de disposition, avant de pouvoir disposer de tout document ou de toute publication.

Et puisque nous aidons l’ensemble de l’administration gouvernementale à gérer ses ressources documentaires, ses données, nous sommes vraiment au cœur de l’action.

Encore une fois, en collaborant étroitement avec le Conseil du Trésor.

Notre objectif est de veiller à ce que les documents gouvernementaux soient accessibles, le plus rapidement possible, conformément aux politiques du Conseil du Trésor...

…pour lever au maximum les restrictions d’accès aux informations gouvernementales transférées à BAC...

...et pour rendre accessibles les documents du gouvernement canadien le plus tôt possible et en plus grand nombre possible.

Nous appelons cette approche « l’ouverture par défaut ». C’est-à-dire aucune restriction à l’accès, tout en respectant les politiques et les lois en vigueur.

La directive pour rendre le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada disponible, que nous élaborons actuellement, sera en place en 2018.

Cette directive est reliée à la directive générale émise par le Conseil du Trésor; elle sera une de nos contributions les plus tangibles et les plus visibles au gouvernement ouvert. 

En vertu de cette nouvelle directive, la plupart des documents gouvernementaux seront ouverts à la consultation dès leur transfert à BAC.

La majeure partie du patrimoine documentaire gouvernemental déjà présent dans nos collections sera également mis à la disposition des Canadiens de façon plus automatique.

Par exemple, la plupart des documents ayant plus de 110 ans peuvent être consultés immédiatement.

BAC est un partenaire clé du Conseil du Trésor dans la stratégie canadienne pour un gouvernement ouvert, mais la gestion des documents concerne bien plus que des directives et des processus.

Elle contribue à renforcer la confiance dans l’administration gouvernementale, à soutenir la démocratie et à créer des citoyens informés et engagés.

Alors, comment assurons-nous la survie des documents gouvernementaux, en particulier des documents numériques, qui peuvent disparaître aussi rapidement qu’ils ont été créés?

Et comment garantissons-nous que le public y a accès, maintenant et dans le futur?

L’an dernier, la BBC a diffusé un reportage demandant si l’ère numérique allait marquer la fin de l’Histoire.

Le reporter évoquait la possibilité qu’une impulsion électromagnétique détruise tous les réseaux d’électricité et plonge le monde dans les ténèbres numériques.

Nous devons nous préparer à cette éventualité.

Le Rapport 2015 sur le développement dans le monde, publié par la Banque mondiale, indique que la transparence et la responsabilité seront les premières victimes à déplorer si nous échouons à gérer les documents numériques.

Les Canadiens sont très friands de contenus numériques.

Les affaires se font par voie numérique, les activités gouvernementales aussi; bref, le Canada est devenu un pays numérique.

Ainsi que notre premier ministre l’a souligné dans son guide Pour un gouvernement ouvert et responsable, « un gouvernement ouvert est un bon gouvernement ».

Le juge américain Keith Damon formule autrement la même idée en affirmant que « la démocratie meurt derrière des portes closes ».

BAC conserve le patrimoine documentaire de notre nation pour que la démocratie s’exerce au grand jour.

Nous avons déjà plusieurs succès à notre actif en ce qui concerne nos engagements envers un gouvernement ouvert.

Nous avons ouvert à la consultation 18 millions de pages de documents gouvernementaux.  

Nous avons aussi procédé à la cueillette de 41 grands domaines comportant plus de 2,81 millions de documents numériques, soit environ 100 gigaoctets de données.

Au cours de l’année 2015-2016, nous avons rendu accessibles 74 ensembles de données en les déposant sur le portail de données ouvertes du gouvernement du Canada.

Et nous avons entrepris, avec la collaboration du Conseil national de recherches du Canada, de concevoir une plateforme d’accès unique pour les services et les collections des bibliothèques scientifiques du gouvernement fédéral.

Laissez-moi vous raconter comment nous avons procédé.

D’abord, nous avons introduit ce que nous appelons l’examen en bloc.

Cela veut dire que nous avons évalué nos collections actuelles en procédant « par blocs », ou ensembles de documents.

En voici un exemple.

Disons que nous avons une centaine de boîtes de documents décrits comme étant des informations concernant la météo depuis les années 1950.

L’archiviste responsable de l’examen en bloc passe en revue les instruments de recherche disponibles, vérifie les dates extrêmes, examine rapidement la collection pour se faire une idée de ce qu’elle contient, et demande un échantillon pour évaluation — une dizaine de boîtes.

L’archiviste pose ensuite les questions suivantes : qui a créé ces dossiers? À quoi servent-ils? Quelle sorte d’informations y trouve-t-on?

Par la suite, un de nos analystes évalue cet échantillon en vertu de la Loi sur l’AIPRP.

Une fois les dix boîtes évaluées, si l’analyste conclut qu’il n’y a aucun risque à rendre cette information disponible, une note de service est alors expédiée au coordonnateur de l’AIPRP et toutes les boîtes de la collection sont ouvertes à la consultation.

Ainsi, un chercheur qui s’intéresse aux changements climatiques et qui recherche des renseignements sur la température depuis les années 1950 aura librement accès à toutes ces informations.

Avant l’instauration de l’examen en bloc, la plupart des documents gouvernementaux étaient soit fermés, soit à diffusion restreinte, ou à diffusion restreinte dans l’attente d’un examen par le ministère producteur.

Depuis l’adoption de l’examen en bloc, 18 millions de pages de documents du gouvernement canadien ont été mises à la disposition du public.

Un de nos principaux défis est dû au fait que nous sommes les gardiens d’une grande quantité de documents historiques que nous n’avons pas créés nous-mêmes.

En pratique, cela signifie que nous devons interpréter les exigences de la politique de gouvernement ouvert, lesquelles n’ont pas été conçues en ayant à l’esprit des collections de documents.

Par exemple, BAC possède des données antérieures à toutes les normes actuelles concernant les formats ou les métadonnées.

Dans certains cas, les données sont stockées dans des systèmes anciens. Mais les anciens systèmes et bases de données de BAC ne sont pas conçus pour répondre aux exigences relatives aux données ouvertes.

En conséquence, BAC a élaboré un ensemble de procédures afin de garantir la qualité des données avant leur publication en ligne.

Cela nous a permis de diffuser régulièrement sur le portail du gouvernement ouvert des ensembles de données de grande qualité, allant des données de recensement aux dossiers de concessions de terres.

Comme je l’ai mentionné précédemment, nous avons rendu publics 74 ensembles de données, notamment des observations environnementales, des études sur les immigrants et les résultats d’élections au Canada.

Nous avons l’intention de rendre publics 45 autres ensembles de données en 2016-2017 et nous sommes en train d’élaborer une stratégie pour évaluer des ensembles de données actuellement fermés à la consultation, afin de les rendre accessibles sur le portail de données ouvertes.

Tout ce travail est effectué en collaboration avec une vingtaine de ministères ou organismes gouvernementaux, dont le Secrétariat du Conseil du Trésor, Affaires mondiales Canada, la GRC, Services publics et Approvisionnement Canada, et Innovation, Sciences et Développement économique Canada.

En 2015-2016, BAC a archivé 41 grands sites Web ministériels dans le cadre de l’Initiative de renouvellement du Web menée par le Conseil du Trésor.

Ces sites appartenaient à 20 organismes « phare » ayant participé à un projet pilote de migration des sites vers le domaine « Canada.ca ».

BAC a mis ces ressources Web à la disposition du public en les archivant sur le site Archives du Web du gouvernement du Canada.

En fait, il me semble que le verbe « archiver » prête un peu à confusion ici; en réalité, il s’agit de recueillir de l’information présente sur le Web, de la stocker, de la conserver et de la rendre accessible pour des recherches ultérieures.

En 2016-2017, BAC procèdera à une collecte de la présence fédérale sur le Web, la cinquième depuis 2005, afin d’en conserver l’accès grâce à cette copie « archivée ».

Nous avons aussi capturé quelques sites non gouvernementaux sur divers sujets tels que les malheureux évènements de Fort McMurray et l’attaque du 22 octobre 2014 sur la colline du Parlement.

De tels sites font partie de notre vaste collection numérique, déjà forte de quatre pétaoctets et en croissance rapide. Pour avoir une idée de ce que représentent quatre pétaoctets, disons que c’est l’équivalent de trois milliards de copies numériques de Guerre et Paix ou, si vous êtes plus jeune que moi, de deux milliards de copies des trois premiers tomes de Millenium.

Je suis également très fier du travail que nous avons accompli dans le cadre du projet sur la Bibliothèque scientifique fédérale, lequel permettra aux Canadiens d’accéder aux collections d’ouvrages scientifiques du gouvernement à l’aide d’un moteur de recherche comparable à Google.

BAC siège au comité directeur de la Bibliothèque scientifique fédérale; il est représenté par un de ses gestionnaires, lequel offre des conseils et de l’assistance.

La Bibliothèque cherche aussi à étendre le modèle à d’autres domaines d’information, les bibliothèques de droit par exemple.

Voilà un secteur où je crois que nous pouvons apporter une contribution substantielle en tant que membre de la grande famille fédérale, en repérant dans l’administration gouvernementale des exemples de synergies et de nouvelles approches pouvant servir de modèle.

Par exemple, BAC en direct, un portail novateur que nous avons développé et qui pourrait offrir aux ministères et organismes gouvernementaux et à leurs partenaires externes un espace de travail collaboratif sécuritaire.

Nous utilisons BAC en direct pour communiquer avec nos partenaires depuis 2012.

Et maintenant, de concert avec le Conseil du Trésor, nous menons un projet pilote afin d’évaluer les besoins d’autres ministères souhaitant utiliser ce portail.

Toujours en collaboration avec le Conseil du Trésor, nous mettons à profit notre rôle de dépositaire permanent des publications du gouvernement du Canada.

Le Portail d’information ouverte offrira aux Canadiens un guichet unique leur permettant de consulter toutes les collections d’information du gouvernement.

J’aimerais maintenant vous parler de notre projet « Numérique d’ici 2017 ».

Vous avez probablement déjà entendu cette expression.

Mais il règne une certaine confusion par rapport à sa signification.

Essentiellement :

  • toutes les ressources documentaires à valeur archivistique créées de façon numérique à partir de 2017, incluant les documents gouvernementaux, seront transférées à BAC sous forme numérique;
  • les ressources documentaires à valeur archivistique sur support papier, numérisées par  les ministères  dans le cadre de leurs activités, seront aussi transférées sous forme numérique;
  • les dossiers papier et autres documents non numériques identifiés comme archives continueront d’être acceptés, tant et aussi longtemps qu’ils seront produits.

C’est le sort des documents à valeur archivistique non numériques créés après 2017, les cartes ou les traités, par exemple, qui génère parfois une certaine inquiétude. Je tiens à vous rassurer. BAC va continuer d’accepter ces documents sur support papier.

Puisque nous parlons de l’avenir...un troisième plan d’action sur le gouvernement ouvert sera lancé en juillet.

BAC y contribuera :

  • en augmentant l’accès aux informations historiques du gouvernement grâce à l’Open Archives Initiative;

(L’OAI est une organisation dont le but est d’assurer l’interopérabilité du Web. Ainsi, les universités qui nous envoient leurs thèses doivent respecter les normes de l’OAI concernant les métadonnées.)

  • en poursuivant les examens en bloc et l’archivage du Web;
  • en numérisant les inventaires et les informations d’intérêt national, tels que les ordres du jour et les documents du Cabinet, les études scientifiques et les documents des bureaux de ministres;
  • en consultant les Canadiens afin de déterminer quelles collections devraient être numérisées en priorité.

BAC va aussi continuer de collaborer avec ses partenaires au projet de Portail d’information ouverte du gouvernement canadien, le guichet unique dont je vous ai parlé plus tôt.

S’il y a un message que j’aimerais que vous reteniez de cette présentation, c’est que notre travail à BAC s’inscrit au cœur même de la révolution numérique.

Avec un peu d’aide de nos partenaires, nous pouvons réaliser notre vision d’une institution qui maîtrise entièrement le numérique et qui rapproche les Canadiens de leur patrimoine documentaire...

...au sein d’un mouvement global vers un gouvernement ouvert et un système démocratique commun.

Je vous remercie de votre attention.

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