Guide d’application générale

R1. Oui, la Norme s’applique tout autant aux données qu’à l’information. La Loi sur BAC définit un document comme des « [é]léments d’information, quel qu’en soit le support », à l’exclusion des publications. Quant au document fédéral, il s’agit d’un « [d]ocument qui relève d’une institution fédérale^{Note de bas de page 3} » (ce qui comprend l’information et les données non publiées). Dans le contexte de la Loi, la responsabilité fait référence au pouvoir de prendre des décisions concernant des documents.

Les instruments de politique que BAC emploie pour son programme de disposition des documents fédéraux emploient généralement le terme document, tout comme la Loi. Certaines ressources plus anciennes parlent aussi de « ressources documentaires à valeur opérationnelle ».

R2. Les exigences de la Norme s’appliquent à tous les documents numériques archivistiques. Cependant, le processus visant à préserver l’accessibilité des documents est parfois complexe. D’autres facteurs peuvent donc s’appliquer à ceux qui doivent être traités comme des jeux de données (par exemple les entrées dans les bases de données relationnelles, les données géomatiques et les données de conception assistée par ordinateur).

Pour préparer un transfert, discutez avec le personnel de la gestion de l’information et des technologies de l’information de votre ministère et avec l’archiviste du portefeuille de BAC afin de choisir les meilleures options pour extraire et structurer les documents et leurs métadonnées. Ces discussions doivent notamment permettre de relever l’information ou les métadonnées supplémentaires à transférer avec les documents, en plus des métadonnées obligatoires.

R3. Une pièce est une unité archivistique conceptuellement indivisible, complète en soi, pouvant être distinguée d’un regroupement. Il s’agit généralement d’un seul objet, comme un document, une feuille de calcul, un courriel, une base de données, etc.

Un regroupement est un ensemble de documents (par exemple un dossier ou une série) réunis et classés de manière à rendre compte des activités de son créateur. Dans le contexte de la Norme, un regroupement peut aussi faire référence à un ensemble de documents transférés au même moment.

Un transfert est un regroupement de documents qu’une institution gouvernementale remet à BAC ou à un autre dépôt dans le cadre d’une seule transaction, suivant un calendrier de disposition. Le transfert s’effectue en appliquant une autorisation de disposition valide ou au moyen d’un accord de transfert.

R4. Dans certaines organisations fédérales, le processus de validation des autorisations de disposition suit son cours, et des précisions restent à venir concernant les documents qui présentent un intérêt archivistique. Les organisations concernées doivent protéger tous les documents qui pourraient avoir un intérêt archivistique jusqu’à ce que BAC autorise leur disposition par écrit. La Norme s’applique aux systèmes pendant l’exercice de validation, au cas où les documents qu’ils contiennent présenteraient un intérêt archivistique.

R5. Les nouveaux programmes sont parfois couverts par une autorisation de disposition existante, bien qu’un exercice de validation puisse s’avérer nécessaire. Les programmes sont souvent créés pour accomplir une activité liée au mandat d’une organisation. Si le mandat législatif de l’organisation n’a pas changé depuis l’attribution d’une autorisation de disposition, le nouveau secteur de programme est probablement déjà couvert, mais une nouvelle validation pourrait s’imposer. Communiquez avec l’archiviste de BAC pour obtenir des clarifications et appliquez la Norme opérationnelle entretemps.

R6. Non, les concepts de métadonnées ne sont pas obligatoires en toutes circonstances. L’annexe C de la Norme explique comment appliquer chaque concept. Il y a plusieurs possibilités :

• « Obligatoire » veut dire que l’information est toujours requise.
• « Obligatoire s’il existe » signifie que, si le concept a été mis en œuvre dans le cadre de la gestion du cycle de vie, BAC aimerait l’obtenir au moment du transfert. Dans le cas contraire, le concept n’est pas obligatoire. Il sera ainsi plus facile pour vous de respecter les exigences de la Norme si vous utilisez des systèmes anciens qui ne remplissent pas certaines d’entre elles.
• « Pour les pièces » veut dire que les métadonnées doivent être fournies pour chaque document complet (ou pièce).
• « Pour les regroupements » signifie que les métadonnées doivent être fournies pour des regroupements de documents, notamment au niveau du dossier ou de la série.
• Un dossier est une catégorie dans un plan de classement des dossiers.
• Une série de documents est un regroupement de documents semblables liés à un plan de classement des dossiers.
• Une série peut comprendre de nombreux dossiers.
• « Pour les transferts » signifie que l’information doit être fournie au moment du transfert d’un groupe de documents.
• « Au moment du transfert » signifie que vous ne devez recueillir l’information qu’au moment du transfert. Ce n’est pas nécessaire de créer et de gérer l’information plus tôt pendant le cycle de vie.

Pour plus de renseignements sur le nombre de fois qu’un concept de métadonnées peut s’appliquer à chaque pièce, regroupement ou transfert (la cardinalité), lisez la question 9 ci-dessous ainsi que l’analyse sur la répétabilité des concepts.

R7. Toute exception dans l’application de la Norme doit faire l’objet d’une discussion avec l’archiviste du portefeuille de BAC.

R8. La Norme présente la quantité minimale de métadonnées dont BAC a besoin pour assurer la préservation des documents numériques archivistiques.

En plus des autres métadonnées créées et gérées pour accompagner les documents, certains outils peuvent aider à protéger ou décrire ces derniers, comme les normes sur les métadonnées structurelles^{Note de bas de page 4}, les dictionnaires de données^{Note de bas de page 5}, les vocabulaires contrôlés^{Note de bas de page 6} et les ontologies^{Note de bas de page 7}. Les organisations fédérales doivent maintenir cette information tout au long du cycle de vie des documents afin que ceux-ci demeurent utilisables. Cette documentation peut être fournie à BAC au moment du transfert à titre de renseignement.

Si vous avez des renseignements supplémentaires au moment du transfert, discutez-en avec l’archiviste du portefeuille de BAC.

R9. Oui, certains concepts doivent être répétés à de nombreuses reprises. D’autres ne sont nécessaires qu’une fois. Dans le domaine des métadonnées, c’est ce qu’on appelle la cardinalité.

Voici des exemples :

• Un transfert ne doit avoir qu’une déclaration de l’étendue totale (qui comprendrait l’étendue de tous les regroupements ou pièces).
• Inversement, un document peut avoir un ou plusieurs titres ou sous-titres (dans plusieurs langues, par exemple). Le concept de titre peut donc être répété pour un seul document.

D’autres renseignements sur la répétition se trouvent dans l’analyse sur la répétabilité des concepts.

R10. BAC s’intéresse à plusieurs aspects du contexte dans lequel les documents sont créés, dont le contexte opérationnel (les programmes et les activités dans le cadre desquels les documents sont créés); le contexte organisationnel (les équipes et les unités opérationnelles, au sein de la structure organisationnelle, qui les ont créés et utilisés); et le contexte de la tenue de documents (la place des documents dans la structure de classification ainsi que les documents auxquels ils sont liés).

L’objectif du concept obligatoire « Code de classification » englobe une bonne partie de cette information puisqu’il consiste à faire connaître « le contexte opérationnel dans lequel le document a été créé, saisi et géré; la structure hiérarchique employée par son créateur pour l’utiliser et le récupérer; et ses liens avec d’autres documents ». Cette explication comprend le contexte opérationnel ainsi que certains aspects du contexte en tenue de documents, c’est-à-dire la manière dont les documents sont organisés et interreliés.

L’historique de la garde des documents, comme les changements de propriétaire, est un autre élément contextuel qui intéresse BAC. Par exemple, une organisation fédérale peut créer une série de documents pour un secteur de programme cédé à une autre organisation. L’information sur les personnes qui ont créé, maintenu, modifié et utilisé les documents au fil du temps permet de savoir que ceux-ci ont été protégés et n’ont pas été modifiés.

Étant donné que BAC ne s’intéresse pas seulement au contexte opérationnel, le terme générique « Contexte » (sans qualificatif) a été choisi pour la section 4.

R11. Dans le domaine des archives, la « description » est une fonction de base qui aide les chercheurs à découvrir les documents archivistiques. Elle fait partie du processus par lequel les archives établissent et conservent la responsabilité sur les documents, car elle permet d’identifier ceux-ci, de les contextualiser, de les caractériser (titre, créateur, date et heure, étendue, etc.) et d’en connaître l’emplacement. La responsabilité archivistique assumée grâce aux descriptions contribue à la protection de l’intégrité des documents. Les normes sur la description des archives mentionnent quelle information il faut utiliser pour assurer la gestion continue des fonds documentaires et donner accès aux documents préservés à l’aide de descriptions mises à la disposition du public dans un catalogue ou un autre outil de recherche.

BAC pourrait réutiliser, dans ses descriptions archivistiques, les métadonnées créées par l’organisation fédérale dans le cadre de la création, de l’utilisation et de la gestion continue des documents numériques archivistiques. Des métadonnées exhaustives, précises et détaillées fournissent une partie de l’information descriptive nécessaire. Elles facilitent également la découverte, l’accès et l’utilisation à long terme des documents.

R12. Certaines des métadonnées nécessaires pour documenter la disposition peuvent être semblables aux métadonnées exigées pour les documents archivistiques. Cependant, la finalité et le calendrier des deux jeux de métadonnées ne sont pas les mêmes.

Par exemple, les métadonnées nécessaires pour relever les documents dont on veut disposer, comme le titre, la date et l’autorisation de disposition, sont requises pour répondre aux exigences de BAC et documenter la disposition. Toutefois, les modalités de la conservation, la méthode et la date de la disposition ainsi que l’autorisation interne ne sont exigées que pour documenter la disposition.

En outre, lorsque des documents sont transférés à BAC et commencent la partie archivistique de leur cycle de vie, BAC fournit à l’organisation fédérale le numéro de contrôle ou l’identifiant des documents dans ses systèmes (comme le numéro de contrôle d’enregistrement ou le numéro d’acquisition). Comme cette information est fournie par BAC, elle ne peut faire partie des métadonnées que l’organisation fédérale à l’origine du transfert doit transmettre.

R13. La possibilité de fournir des métadonnées sur du contenu intégré dépend de la manière dont le fichier informatique est géré dans le système source. Par exemple, les pièces jointes d’un courriel peuvent être stockées comme du texte encodé dans le message plutôt que comme des fichiers informatiques distincts. Dans d’autres cas, un ensemble de fichiers informatiques distincts peuvent être considérés comme un seul document (comme les fichiers audiovisuels comprenant des fichiers distincts pour le son et la vidéo, ou plusieurs fichiers informatiques nécessaires pour afficher une seule carte numérique). Compte tenu de ces variantes, il faut discuter des documents composites avec l’archiviste de BAC pour déterminer comment la Norme opérationnelle s’applique.

R14. Les métadonnées exigées peuvent se trouver à plusieurs endroits : intégrées dans des fichiers informatiques; configurées et stockées dans des systèmes de tenue de documents distincts des fichiers informatiques; ou conservées dans des documents séparés (par exemple des dictionnaires de données, des formulaires de transfert ou des listes de fichiers qu’une organisation fédérale prépare et soumet au moment du transfert).

D’abord, des métadonnées sont intégrées dans des fichiers informatiques. La Norme définit un fichier informatique comme un « Ensemble d’informations utilisées sur un ordinateur et traitées comme une unité de stockage ». En résumé, c’est un document, un objet ou un ensemble de données électronique. Un fichier PDF ou un tableur Excel sont des exemples. Certaines métadonnées sont directement intégrées dans de tels fichiers informatiques; il y a des outils pour les recueillir.

Ensuite, des métadonnées se trouvent dans des systèmes de gestion des documents ou de l’information. Il peut s’agir de noms de structures de fichiers et de chemins d’accès à des fichiers réseau sur un lecteur partagé; de catégories et d’attributs dans GCdocs; ou de catégories de documents, de noms et de dates dans SharePoint. Certaines de ces métadonnées peuvent être saisies par un membre du personnel, tandis que d’autres sont générées automatiquement par le système lorsque des fichiers informatiques sont sauvegardés ou mis à jour. Ces métadonnées sont associées ou liées au fichier informatique, mais stockées séparément.

Enfin, les organisations fédérales peuvent conserver, dans des documents comme des dictionnaires de données, des métadonnées sur la structure ou le format des documents, sur les liens qui existent entre eux, sur leur usage ou sur leur signification. Elles doivent aussi remplir un formulaire de demande de transfert et fournir une liste des documents à transférer au niveau du fichier. Certains des renseignements dans ces documents sur le transfert sont exigés par la Norme opérationnelle.

Lorsque des documents sont déplacés, par exemple lorsqu’ils sont extraits de systèmes de tenue de documents, il faut éviter de modifier ou d’endommager les métadonnées intégrées ou externes.

Les questions concernant la collecte des métadonnées sur les documents peuvent être adressées à l’archiviste du portefeuille.

R15. Dans la Norme opérationnelle, on entend par « source autorisée » l’endroit où des métadonnées peuvent souvent être trouvées. Parfois, les métadonnées intégrées (c’est-à-dire celles qui sont stockées avec le fichier informatique lui-même) fournissent l’information requise puisqu’elles sont générées automatiquement par l’application. Dans d’autres cas, des métadonnées externes (stockées à l’extérieur des fichiers informatiques auxquels elles sont associées) sont nécessaires parce que les métadonnées ne sont pas recueillies automatiquement.

La source varie en fonction du système de stockage des documents.

R16. Lorsque des systèmes sont mis en place, on recommande aux organisations fédérales de se conformer aux exigences de la Norme opérationnelle.

Pour les anciens systèmes, comme les disques partagés, les métadonnées existantes (intégrées ou externes) doivent être analysées pour en déterminer la conformité avec la Norme opérationnelle. Si certains éléments semblent absents, les organisations communiquent avec leur archiviste du portefeuille pour en discuter.

Par ailleurs, vous gérez probablement déjà bon nombre des 12 concepts de métadonnées exigés, même dans des systèmes anciens (par exemple le titre ou la date et l’heure). Vous pouvez évaluer vos métadonnées par rapport aux exigences de la Norme opérationnelle lorsque vous préparez le transfert, et discuter des options et des enjeux avec l’archiviste à ce moment.

R17. Les concepts sont devenus obligatoires dès l’entrée en vigueur de la Norme, mais BAC n’impose pas de délai pour la conformité. La souplesse des exigences, comme « obligatoire s’il existe », devrait permettre d’intégrer les documents provenant de tous les systèmes, y compris les plus anciens. Cela dit, puisque la Norme est maintenant accessible, BAC s’attend à ce que les systèmes actuels et futurs respectent les exigences à l’avenir. Les systèmes anciens pourraient exiger une approche plus souple. En cas de doutes sur la possibilité de respecter la Norme opérationnelle, veuillez communiquer avec votre archiviste du portefeuille.

R18. Pour les organisations fédérales assujetties aux politiques du SCT, la Politique sur les services et le numérique définit les pouvoirs liés à la gouvernance de la GI (par exemple dans la section 4.1.3.1). En outre, la Directive sur la gestion de la sécurité attribue la responsabilité de la coordination, de la gestion et de la prestation de conseils et de services liés aux contrôles de sécurité ministériels (section 4.2.1), ce qui comprend les catégorisations de sécurité mentionnées à l’annexe J, qui doivent être appliquées en conformité avec l’annexe E (section 2.2.2.1).

Les instruments de politique de BAC ne parlent pas des pouvoirs de gouvernance en matière de GI.

R19. En vertu du Cadre de politique d’accès (article 6.3), BAC est tenu de rendre ses collections découvrables, et ses métadonnées externes, accessibles. L’omission de transférer certains concepts de métadonnées prévus dans la Norme opérationnelle peut empêcher BAC de donner accès aux documents, car cela diminue la probabilité que les documents puissent être interrogeables, trouvables et disponibles en ligne.

La responsabilité est partagée entre l’organisation fédérale à l’origine du transfert, qui envoie les métadonnées sur les documents, et BAC, qui continue de créer et d’associer des métadonnées aux documents pour en faciliter la découverte, la préservation et l’accès après en avoir fait l’acquisition. La manière dont BAC présente les métadonnées sur les collections, que ce soit dans son catalogue ou sur son site Web, influe sur l’accessibilité, au même titre que les métadonnées reçues de la part des organisations fédérales, la nature des métadonnées générées subséquemment par BAC et la façon de présenter ces métadonnées aux clients.

R20. Les transferts de documents numériques archivistiques en temps opportun, avec l’appui du personnel de BAC (notamment de l’archiviste du portefeuille), sont un moyen de surveillance possible.

Des orientations supplémentaires sont en cours d’élaboration pour aider les organisations à l’origine des transferts à déterminer comment les exigences en matière de métadonnées sont respectées dans le cadre de la préparation et de la documentation des transferts. Ces outils aideront à préparer les documents pour le transfert et à déterminer si certains éléments de la Norme opérationnelle sont manquants.