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Présentation des métadonnées des documents numériques archivistiques

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Que sont les métadonnées des documents numériques archivistiques?

Selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi sur BAC), un document est un ensemble d’éléments d’information, quel qu’en soit le support. Cette définition exclut les publications. Quant aux Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), elles précisent qu’un document numérique est en format binaire : « Il peut s’agir d’un seul objet numérique, ou de plusieurs objets interreliés ou imbriqués. » Les documents numériques comprennent, sans s’y limiter, les documents Word, les présentations, les vidéos, les données, les données géospatiales et les conceptions assistées par ordinateur (produits AutoCAD).

Les métadonnées fournissent des renseignements essentiels sur les documents pour en faciliter la création, la gestion, l’utilisation, la préservation et l’accès. Elles décrivent notamment le contexte de création, la structure des documents et les systèmes utilisés pour la création et la maintenance. Cette information est essentielle sur le plan opérationnel puisqu’elle assure la découvrabilité et la trouvabilité des documents et des données des organisations gouvernementales. Elle est tout aussi cruciale pour BAC, car elle montre comment les documents ont été utilisés au fil du temps et garantit leur préservation, leur accessibilité, leur intégrité et leur authenticité. Soulignons qu’un document numérique complet comprend tout à la fois l’objet numérique lui-même et les métadonnées qui y sont liées.

Les métadonnées sont recueillies à divers stades du cycle de vie des documents, pour des raisons variées et de différentes façons. Le tout dépend du logiciel de création, du système d’entreposage ainsi que de la configuration et de l’utilisation de ce système. Les organisations fédérales doivent gérer les métadonnées de manière à établir l’autorité, l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité des documents en tant que sources d’information sur les activités pour lesquelles ils ont été créés. La gestion des métadonnées assure également la découvrabilité, la trouvabilité et l’accessibilité des documents dans le temps. Elle aide les organisations à respecter leurs obligations en matière de tenue de documents (établies dans plusieurs lois et politiques canadiennes comme la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur BAC, l’annexe L : Norme pour la gestion des métadonnées de la Directive sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor, etc.).

Comment les métadonnées sont-elles stockées et configurées dans divers dépôts et systèmes?

Les métadonnées peuvent être entreposées dans des systèmes variés. Les environnements structurés, comme les systèmes de gestion d’information d’entreprise ou les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD), facilitent souvent la création, la saisie et la maintenance des métadonnées des documents. De tels environnements (comme M365 ou GCdocs) structurent les métadonnées dans des champs ou des contenants déterminés pour en faciliter la gestion. Soulignons toutefois que certains documents numériques ne sont pas conservés dans des environnements structurés. Des dépôts non structurés comme des disques partagés peuvent aussi servir à conserver et à gérer des documents gouvernementaux. Peu importe l’environnement, la gestion des métadonnées est importante puisqu’elle appuie des activités essentielles en gestion de l’information.

Pour faciliter la gestion de métadonnées dans l’administration fédérale, les paramètres de configuration de la Base commune de gestion de l’information (BCGI) établissaient un ensemble normalisé d’éléments de métadonnées. Ces éléments portaient sur la gestion des documents pour la mise en œuvre de SGEDD. Bien qu’elle ne soit plus activement soutenue par le Secrétariat du Conseil du Trésor, la BCGI offre toujours de précieux conseils et demeure très utilisée au sein de l’administration fédérale.

Malgré ces paramètres normalisés, l’organisation des métadonnées varie d’une organisation ou d’un système à l’autre, car les organisations configurent et adaptent leur système en fonction de leurs besoins opérationnels particuliers. Les métadonnées du GC sont donc fortement personnalisées.

Quelles sont les métadonnées obligatoires pour les organisations fédérales durant le cycle de vie des documents et au moment de leur transfert à BAC?

La Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents archivistiques présente les métadonnées obligatoires comme un ensemble de concepts. Cette façon de faire donne une marge de manœuvre aux organisations fédérales qui doivent déterminer quelles métadonnées de leur système correspondent aux critères d’un concept donné, tout au long du cycle de vie actif des documents (y compris lors du transfert à BAC). Les exigences sont les suivantes :

  1. Code de classification
  2. Créateur
  3. Date et heure
  4. Autorisation de disposition
  5. Étendue
  6. Format
  7. Intégrité
  8. Langue
  9. Identifiant du document
  10. Gestion des droits
  11. Environnement technique
  12. Titre

Comme l’explique la Norme opérationnelle, les exigences prennent la forme de concepts plutôt que d’éléments, car les systèmes utilisés et leurs configurations varient beaucoup au sein de l’administration fédérale. Soulignons qu’un concept (par exemple, le créateur) peut correspondre à plusieurs métadonnées. Dans un tel cas, il est important de conserver toutes les métadonnées (par exemple, le nom de l’agent dans la BCGI et l’auteur d’un fichier Word). L’annexe C de la Norme opérationnelle donne des exemples d’éléments de métadonnées. Des conseils supplémentaires et des exemples tirés de récents transferts de documents gouvernementaux sont en cours d’élaboration.

Où se trouvent les métadonnées?

Les métadonnées nécessaires au respect de la norme sont généralement entreposées dans le système de gestion des documents. Certaines (comme la date et l’heure) sont générées automatiquement lorsque des documents sont saisis, tandis que d’autres sont créées par la personne responsable. Les métadonnées s’accumulent pendant le cycle de vie du document, qui comprend la création, la saisie, la gestion et la préservation. Elles doivent être maintenues et liées aux documents qu’elles concernent pour que ces derniers soient bien compris. Ce lien peut être géré par plusieurs moyens, comme un numéro d’identification dans le système.

Dans le cadre de leurs discussions avec BAC pour planifier les transferts de documents numériques, les professionnels de la gestion de l’information et des technologies de l’information devront fournir des explications et des définitions concernant la création et l’utilisation des métadonnées. L’objectif est de montrer que les métadonnées fournies respectent les exigences de la norme, rendent les métadonnées compréhensibles et décrivent le contexte d’utilisation pour garantir l’accessibilité continue des documents transférés. En général, les discussions visent à bien faire comprendre les normes actuelles sur les métadonnées et les dictionnaires de données dont l’organisation se sert pour gérer et repérer des métadonnées clés. Elles peuvent aussi porter sur des documents organisationnels établissant les politiques et les pratiques de gestion de l’information afin de comprendre l’évolution des pratiques.

La norme établit les exigences minimales en matière de métadonnées. BAC prévoit cependant que la plupart des transferts numériques comprendront d’autres renseignements dont il faudra discuter avec l’archiviste du portefeuille dans le cadre de la préparation du transfert et de l’analyse des métadonnées. Les experts techniques et les archivistes du portefeuille sont là pour donner un coup de main à cet égard. Soulignons également que, pendant son traitement des documents, BAC pourrait déterminer que des métadonnées supplémentaires sont requises. Par conséquent, l’organisation à l’origine du transfert ne doit pas supprimer les documents sources et les métadonnées connexes avant que l’archiviste ne confirme que le transfert et le traitement sont terminés avec succès, comme le prévoient les Procédures pour le transfert des documents fédéraux numériques.

Pourquoi ces concepts de métadonnées sont-ils exigés pour les documents numériques archivistiques, et à quoi servent-ils?

Ces concepts de métadonnées sont exigés parce qu’ils aident à établir l’autorité des documents numériques et à assurer leur usage continu au fil du temps. Selon ISO 15489-1:2016 (Information et documentation – Gestion des documents d’activité – partie 1 : Concepts et principes), les documents faisant autorité ont plusieurs caractéristiques : authenticité, fiabilité, intégrité et utilisabilité. Autrement dit, ce sont ceux dont l’authenticité est confirmée, dont l’origine est attribuée à l’entité qui les a créés ou envoyés, et qui ont bel et bien été créés ou envoyés au moment indiqué. Il est en outre essentiel que le contenu d’un document faisant autorité constitue une source d’information fiable. Par conséquent, ces documents doivent être complets, exempts de toute altération, utilisables, facilement repérables, récupérables et lisibles à l’écran.

BAC exige deux grandes catégories de métadonnées pour garantir l’autorité d’un document : les métadonnées administratives et descriptives. Le tableau ci-dessous donne des détails et des exemples sur chacune d’elles :

Administratives

Les métadonnées administratives facilitent la gestion et le traitement des documents à court et à long terme.

Exemples de métadonnées administratives :

Descriptives

Les métadonnées descriptives établissent le contenu conceptuel et les caractéristiques des documents pour en faciliter la découverte et l’utilisation. Grâce à ce type de métadonnées, les documents numériques archivistiques peuvent être situés dans leur contexte, identifiés, gérés adéquatement, repérés dans les systèmes de BAC et utilisés dans le temps.

Exemples :

Dans la mesure du possible, BAC utilise les métadonnées descriptives fournies par les organisations fédérales dans ses descriptions d’archives.

Pour une meilleure utilisabilité des jeux de données, les métadonnées descriptives peuvent être accompagnées de normes sur les métadonnées, de dictionnaires de données et de fichiers Lisez-moi décrivant la collection, l’organisation et les limites des données (par exemple la portée ou les risques du point de vue de la qualité des données).

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