RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 2023-2024 - Loi sur l’accès à l’information
Introduction
Nous avons le plaisir de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2023-2024, comme l’exige l’article 94 de la Loi. Ce rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.
Objet de la Loi sur l’accès à l’information
La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
Elle donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada le droit de demander l’accès à des renseignements et à des dossiers relevant du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi s’ajoute, sans les remplacer, aux procédures existantes pour l’obtention de renseignements gouvernementaux. Elle ne vise à limiter d’aucune façon l’accès aux renseignements du gouvernement qui seraient normalement accessibles au public sur demande. L’article 94 de la Loi exige que le responsable de chaque institution gouvernementale prépare, aux fins de présentation au Parlement, un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de l’institution au cours de chaque exercice.
Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi vise à décrire la façon dont la Commission du droit du Canada (ci-après appelée la « Commission ») s’est acquittée de ses responsabilités au cours de l’exercice 2023-2024 (ci-après appelée « au cours de la période visée par le rapport »).
Mandat de la Commission du droit du Canada
La Commission du droit du Canada (CDC) est une agence indépendante qui fournit des conseils non partisans au gouvernement fédéral sur des questions liées à l’amélioration, à la modernisation et à la réforme des lois canadiennes. Établie pour la première fois sous le nom de Commission de réforme du droit du Canada en 1971 et rétablie sous le nom de Commission du droit du Canada en 1997, la Commission est redevenue opérationnelle le 6 juin 2023.
Le mandat de la Commission du droit du Canada émane de la Loi sur la Commission du droit du Canada, qui est entrée en vigueur en avril 1997. Le mandat de la Commission est « de tenir compte de l’évolution des besoins de la société canadienne par l’étude, l’examen et le développement novateur du droit et des systèmes juridiques du Canada ».
De nature non partisane et distincte des groupes de défense, la CDC offre un leadership et des conseils sur l’évolution responsable et sensible du droit dans la vie des gens partout au Canada.
Structure organisationnelle
La Commission du droit est une agence publique indépendante qui rend des comptes au Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Justice. Le gouverneur en conseil nomme le ou la présidente et quatre commissaires à temps partiel sur recommandation du ministre pour un mandat maximal de cinq ans. La Commission est appuyée par un petit secrétariat dirigé par un directeur exécutif.
Son Conseil consultatif se compose d’un maximum de 24 bénévoles qui reflètent la diversité socioéconomique et culturelle du Canada et qui représentent un large éventail de disciplines. Le Conseil consultatif guide l’orientation stratégique de la Commission, le programme de recherche à long terme, l’examen du rendement et d’autres questions pertinentes.
Des groupes d’étude sont nommés au besoin pour fournir des conseils sur des projets de recherche précis. Chaque groupe est dirigé par un commissaire et se compose de bénévoles possédant une expertise dans de multiples disciplines et de membres des communautés touchées. Pour soutenir les groupes d’étude, des contrats de recherche sont accordés à des experts reconnus du secteur privé et du milieu universitaire.
Depuis 2023-2024, au nom de la Commission du droit du Canada, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du ministère de la Justice (Ministère) est responsable de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des plaintes relatives à l’AIPRP, des demandes de consultation avec d’autres ministères et des tiers, ainsi que de la surveillance de la conformité avec les obligations et les délais prescrits par la Loi.
En 2023-2024, le directeur du Bureau de l’AIPRP relevait de l'avocat général principal et du directeur général de la Direction générale des pratiques juridiques, sous la direction du sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances du Secteur de la gestion. Le directeur doit élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices, des systèmes et des procédures efficaces pour permettre le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.
Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP du Ministère n’avait aucun poste équivalent temps plein (ETP) pour traiter les demandes d’accès à l’information et les dossiers de protection des renseignements personnels. Nous sommes en train de mettre en œuvre et d’explorer diverses possibilités, par exemple en recourant aux services du centre parajuridique, en utilisant le logiciel NUIX, en offrant une formation supplémentaire à notre personnel et aux BPR, ainsi qu’en mettant en œuvre le nouveau système ATIPXpress. Les résultats, qui seront encore plus évidents à l’avenir grâce à une capacité interne renforcée, commencent à se faire voir.
Le bureau de l’AIPRP se compose de trois divisions :
- La Division des opérations collabore avec le Ministère pour traiter les demandes d’AIPRP reçues.
- La Division de la vie privée et des politiques élabore des politiques sur l’AIPRP, donne des conseils sur des questions liées à la protection des renseignements personnels, et met à jour les rapports annuels et d’autres rapports législatifs.
- La Division des plaintes traite les plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).
De plus, le Bureau de l’AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l’AIPRP et s’emploie à mettre sur pied une équipe composée d’experts en technologie de l’information afin d’obtenir un meilleur rendement. L’équipe préparera la transition vers la nouvelle plateforme et offrira un meilleur soutien à cet égard.
En vertu de l’article 96 de la Loi, les institutions qui rendent compte au même ministre peuvent s’associer pour échanger des services de traitement des demandes. Le ministère de la Justice n’a conclu aucune entente sur le partage de services.
Le Bureau de l’AIPRP du Ministère est composé d’un effectif spécialisé qui s’engage à assurer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent notamment ce qui suit :
- Assurer le traitement rapide des demandes en vertu de la Loi et aider les clients conformément aux principes d’assistance aux demandeurs.
- Traiter les demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice et de la Commission qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel.
- Offrir des conseils et une orientation à la haute direction et à tous les employés de la Commission sur les questions liées à l’AIPRP, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation.
- Répondre aux plaintes et négocier avec le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée.
- Assurer la liaison au nom de la Commission auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d’autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi.
- Coordonner, examiner, approuver et publier des rapports législatifs, tels que les rapports annuels au Parlement.
- Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la mise en application rigoureuse de la Loi par la Commission.
- Moderniser les procédures d’AIPRP et les technologies de gestion de l’AIPRP en mettant sur pied une petite équipe qui évaluera les nouvelles solutions numériques pouvant réduire les processus opérationnels, réduire le temps nécessaire au traitement des demandes, améliorer la qualité et aider tous les intervenants à participer plus facilement au processus.
Ordonnance de délégation de pouvoirs
Le directeur de l’AIPRP dispose des pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’application de la Loi.
Afin d’accroître le pouvoir de surveillance de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés au sous-ministre, au sous-ministre délégué, au sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au dirigeant principal de l’information. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs de la Commission figure à l’annexe A du présent rapport.
Rendement et statistiques
La Commission du droit du Canada s’engage à assurer la transparence et la responsabilisation en vertu de la Loi et continue de s’employer à améliorer son rendement afin d’offrir les normes de service les plus élevées pour les demandes d’accès à l’information.
Nombre de demandes
Aperçu des demandes reçues et traitées par la Commission en vertu de la Loi :
| Exercice | Nombre de demandes reçues | Nombre de demandes traitées | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées |
|---|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 1 | 1 | 0 | 0 |
La Commission a reçu une (1) demande au cours de la période visée par le rapport, et aucune demande en suspens n’a été reportée des années précédentes.
Au cours de la période visée par le rapport, une demande a été traitée. De plus, aucune demande n’a été reportée à l’exercice 2024-2025. Il n’y a pas eu de demande officielle d’accès à l’information ni de pages examinées, ni de communication partielle. Le nombre de pages traitées dans cette période de rapport ne prend en compte que les pages des dossiers clos. En 2023-2024, aucune page n’a été traitée dans le cadre de dossiers qui ne sont pas encore clos. De plus, aucune page n’a été traitée et communiquée informellement.
Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations
La demande reçue a été traitée dans les 16 à 30 jours prévus par la Loi en 2023-2024.
La Commission n’a pas jugé nécessaire de demander des prorogations à l’égard de toute demande présentée en vertu de l’alinéa 9(1)a) pour entrave au fonctionnement, de l’alinéa 9(1)b) pour les consultations requises ni de l’alinéa 9(1)c) pour les consultations avec des tiers.
| Exercice au cours duquel des demandes ont été reçues | Demandes ouvertes qui respectent les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2023 | Demandes ouvertes qui dépassent les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2023 | Total |
|---|---|---|---|
| Reçues en 2023-2024 | 0 | 0 | 0 |
Taux de présomption de refus
Le taux de présomption de refus de la Commission au cours de la période visée par le rapport (c.‑à‑d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 0 %, car aucune demande n’a été reçue et aucune demande n’a été fermée au-delà du délai prescrit par la loi.
Demandes en suspens
Le SCT recueille des données statistiques auprès d’institutions particulières sur le volume de demandes d’accès à l’information et de demandes de renseignements personnels en suspens. La Commission n’a reporté aucune demande à la prochaine période de rapport.
Répartition des demandes traitées
De cette demande, une a été traitée au cours de la période visée par le rapport :
- Pour une demande, la Commission n’avait pas de documents pertinents à fournir
- Aucune demande n’a été abandonnée par le demandeur
- Aucune demande n’a fait l’objet d’une communication intégrale
- Aucune demande n’a fait l’objet d’une communication partielle
- Aucune demande n’a fait intégralement l’objet d’une exception
- Aucune demande n’a été ni confirmée ni refusée
- Aucune demande n’a été transférée à d’autres ministères
Demandes, exceptions et exclusions
Exceptions invoquées
La Commission n’a invoqué aucune exception en vertu de la Loi.
Exclusions invoquées
Aucune exclusion n’a été invoquée en vertu de l’article 68 de la Loi (documents publiés ou documents mis en vente par le public) et de l’article 69 (documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada) de la Loi.
Demandes informelles
Le bureau de l’AIPRP du ministère de la Justice publie de façon proactive sur le Portail du gouvernement ouvert des résumés des demandes d’accès à l’information traitées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ni de renseignements de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes informelles pour obtenir une copie des renseignements communiqués précédemment sans devoir payer les frais de demande.
Au cours de la période 2023-2024, la Commission n’a reçu aucune demande informelle, et il n’y avait aucune demande en suspens de périodes de rapport précédentes. La Commission n’a donc donné suite à aucune demande et n’a pas communiqué de nouvelles pages. Ce chiffre ne comprend pas les courriels ni les appels téléphoniques de demandeurs potentiels auxquels le Bureau de l’AIPRP ou la Commission ont répondu ou qui ont été redirigés vers d’autres institutions.
Publication proactive
La Commission du droit du Canada veille à respecter ses obligations de publication proactive en publiant sur le site Web du Gouvernement ouvert du Canada (open.canada.ca).
En termes de procédures pour satisfaire aux exigences, la Commission du droit du Canada est une micro-organisation et a un protocole d'accord avec le ministère de la Justice. Par le biais de ce protocole d’accord, l'extraction des données pour les transactions pertinentes liées à la publication proactive est effectuée par JUS et l'approbation finale ainsi que le téléchargement sur le portail du registre ouvert sont effectués par le personnel de la CDC. Veuillez consulter l'annexe B pour le tableau des exigences de publication proactive.
Sources et types de demandes
Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission a reçu une demande. La source de la demande était publique et a été reçue par la poste.
Format des renseignements communiqués
La Commission n’a trouvé aucun document à communiquer en réponse à la seule demande reçue au cours de la période visée par le rapport.
La Commission continue d’utiliser le service de livraison par Connexion postel, un service offert sans frais au demandeur et qui constitue maintenant la principale méthode de communication de documents du Bureau. Ce service permet une livraison sécurisée des documents dans un format électronique, contourne la question des restrictions de taille des courriels et la nécessité pour le destinataire d’avoir un appareil compatible pour accéder aux documents. Les demandeurs peuvent choisir de recevoir des renseignements en format électronique sans frais supplémentaires.
Consultations
Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission n’a reçu aucune consultation d’autres institutions gouvernementales et aucune consultation d’organismes. Aucune consultation des années précédentes n’a été reportée.
| Exercice | Nombre de demandes reçues | Nombre de pages à traiter | Nombre de demandes traitées | Nombre de pages examinées |
|---|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Comme aucune consultation n’a été reçue, aucune n’a été traitée, et il n’y a pas d’information à déclarer sur les délais d’achèvement.
Plaintes actives
À l’heure actuelle, il n’y a pas de plaintes actives auprès du CIC qui sont en suspens depuis les périodes de rapport précédentes, et aucune plainte ne demeure active après la période de rapport pour l’exercice 2023-2024.
Frais et coûts
La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par le Ministère.
En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont fournis conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.
Frais perçus
Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, la Commission ne peut exiger qu’un frais de demande de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) du Règlement.
Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission n’a pas perçu de droit de demande.
Dispense de frais
Conformément à l’article 11 de la Loi, les institutions peuvent renoncer à ces frais de demande si elles le jugent approprié. De plus, la Commission dispense tous les frais autres que les frais de demande de 5 $ qui auraient pu être applicables aux demandes reçues avant le 21 juin 2019.
Cette mesure est conforme à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information qui a été en vigueur du 5 mai 2016 au 12 juillet 2022.
Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, les frais ont été annulés pour une demande.
Frais de fonctionnement du programme
Il n’y a pas eu de frais d’administration de la Loi pendant la période 2023-2024. Des politiques et des procédures sont en cours d’élaboration, et seront prises en compte dans les prochains rapports annuels.
Ces frais ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs de la Commission pour satisfaire aux exigences de la Loi.
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Le Bureau de l’AIPRP du Ministère a intégré la Commission du droit du Canada au début de 2024. Des politiques et des procédures sont toujours en cours d’élaboration, et seront prises en compte dans les prochains rapports annuels.
Conseils
Au nom de la Commission, le Bureau de l’AIPRP a agi à titre de ressource à plusieurs reprises pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques connexes.
Plaintes, enquêtes et affaires devant la Cour fédérale
Plaintes déposées
Le Bureau de l’AIPRP du Ministère, au nom de la Commission, a créé une équipe chargée de gérer les plaintes, qui assure la liaison principale entre le Ministère et le CIC. L’équipe continue de s’employer à renforcer les relations ainsi qu’à améliorer le rendement.
Au cours de la période de rapport pour 2023-2024, la Commission n’a reçu aucun nouvel avis d’intention d’enquêter de la part du CIC.
Enquêtes réalisées
Aucune enquête n’a été réalisée pendant la période visée par le rapport, et aucune enquête n’a été reportée des années précédentes. Aucune question importante n’a été soulevée à la suite de ces plaintes.
Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :
Plainte fondée, avec recommandations : Si le responsable de l’institution a accepté les recommandations du CIC et que l’institution a pris des mesures correctives à la satisfaction du CIC, l’affaire est considérée comme réglée, sans que le CIC ait à intervenir davantage.
Plainte fondée, sans recommandation : L’institution a pris des mesures correctives pendant l’enquête, à la satisfaction du CIC. Celui-ci n’a pas eu à présenter de recommandations au responsable de l’institution.
Plainte fondée avec ordonnance : Le CIC a conclu que la plainte était fondée et a ordonné à l’institution de prendre certaines mesures pour y donner suite.
Plainte non fondée : À la suite de l’enquête, le CIC a conclu que l’institution s’est conformée à la Loi.
Plainte abandonnée : Le plaignant a retiré ou abandonné sa plainte avant que l’examen approfondi des allégations ne soit terminé. Dans d’autres cas, le plaignant n’a pas donné suite à la demande d’observations du CIC dans un délai raisonnable, ou n’a pu être retrouvé.
Plainte réglée : Le plaignant est satisfait du règlement obtenu grâce à l’intervention du CIC, ou la question au cœur de la plainte n’est plus en cause avant que la plainte n’ait fait l’objet d’une enquête approfondie.
Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada
Aucune demande n’a été déposée devant la Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la Loi au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024.
Surveillance de la conformité
Au nom de la Commission, le Bureau de l’AIPRP surveille régulièrement la conformité avec les exigences prescrites par la Loi et la rapidité de traitement des demandes en communiquant régulièrement avec la haute direction et les BPR.
La charge de travail a été évaluée quotidiennement, par l’intermédiaire du système de gestion des cas du Bureau de l’AIPRP, afin de veiller à ce qu’elle soit répartie de façon uniforme et gérée efficacement de manière à respecter les délais prescrits par la Loi.
Annexe A: Arrêté de délégation
Annexe B : Tableau des exigences en matière de publication proactive
| Exigence législative | Section | Délais de publication | Exigence institutionnelle | Liens vers la publication proactive | # de demandes/rapports | Conformité |
| Frais de déplacement | 82 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Tous les programmes | 8 | 100% | |
| Frais d’accueil | 83 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Tous les programmes | 1 | 100% | |
| Rapports déposés au Parlement | 84 | Dans les 30 jours suivant le dépôt | Secrétariat Ministériel | N/A |
| Exigence législative | Section | Délais de publication | Exigence institutionnelle | Liens vers la publication proactive | # de demandes/rapports | Conformité |
| Contrats de plus de 10 000 $ | 86 | T1-T3 : Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre T4 : Dans les 60 jours suivant la fin du trimestre |
Finance | 1 | 100% | |
| Subventions et contributions de plus de 25 000 $ | 87 | Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre | Finance | N/A | ||
| Dossiers de documents d’information préparés pour les nouveaux administrateurs généraux ou équivalents | 88a) | Dans les 120 jours suivant leur nomination | AIPRP | N/A | ||
| Titres et numéros de référence des mémorandums préparés pour un administrateur général ou équivalent | 88b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception | AIPRP | 8 | 100% | |
| Dossiers de documents d’information préparés pour la comparution d’un administrateur général ou équivalent devant un comité du Parlement | 88c) | Dans les 120 jours suivant la comparution | AIPRP | N/A |
| Exigence législative | Section | Délais de publication | Exigence institutionnelle | Liens vers la publication proactive | # de demandes/rapports | Conformité |
| Reclassification de postes | 85 | Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre | RH | 4 | 100% |
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