RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 2023-2024 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2023-2024, comme l’exige l’article 72 de la Loi.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi accorde aux particuliers le droit d’accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Elle protège également la vie privée des personnes en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à leurs renseignements personnels et donne aux personnes un contrôle important sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements par le gouvernement fédéral. L’article 72 de la Loi exige que le responsable de chaque institution gouvernementale prépare, aux fins de présentation au Parlement, un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de l’institution au cours de chaque exercice.

Ce premier rapport annuel sur l’application de la Loi vise à décrire la façon dont la Commission du droit du Canada (ci-après appelée la « Commission ») s’est acquittée de ses responsabilités au cours de l’exercice 2023-2024 (ci-après appelée « au cours de la période visée par le rapport »).

Mandat de la Commission du droit du Canada

La Commission du droit du Canada (CDC) est une agence indépendante qui fournit des conseils non partisans au gouvernement fédéral sur des questions liées à l’amélioration, à la modernisation et à la réforme des lois canadiennes. Établie pour la première fois sous le nom de Commission de réforme du droit du Canada en 1971 et rétablie sous le nom de Commission du droit du Canada en 1997, la Commission est redevenue opérationnelle le 6 juin 2023.

Le mandat de la Commission du droit du Canada émane de la Loi sur la Commission du droit du Canada, qui est entrée en vigueur en avril 1997. Le mandat de la Commission est « de tenir compte de l’évolution des besoins de la société canadienne par l’étude, l’examen et le développement novateur du droit et des systèmes juridiques du Canada ».

De nature non partisane et distincte des groupes de défense, la CDC offre un leadership et des conseils sur l’évolution responsable et sensible du droit dans la vie des gens partout au Canada.

Structure organisationnelle

La Commission du droit est une agence publique indépendante qui rend des comptes au Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Justice. Le gouverneur en conseil nomme le ou la présidente et quatre commissaires à temps partiel sur recommandation du ministre pour un mandat maximal de cinq ans. La Commission est appuyée par un petit secrétariat dirigé par un directeur exécutif.

Son Conseil consultatif se compose d’un maximum de 24 bénévoles qui reflètent la diversité socioéconomique et culturelle du Canada et qui représentent un large éventail de disciplines. Le Conseil consultatif guide l’orientation stratégique de la Commission, le programme de recherche à long terme, l’examen du rendement et d’autres questions pertinentes.

Des groupes d’étude sont nommés au besoin pour fournir des conseils sur des projets de recherche précis. Chaque groupe est dirigé par un commissaire et se compose de bénévoles possédant une expertise dans de multiples disciplines et de membres des communautés touchées. Pour soutenir les groupes d’étude, des contrats de recherche sont accordés à des experts reconnus du secteur privé et du milieu universitaire.

Depuis 2023-2024, au nom de la Commission du droit du Canada, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du ministère de la Justice (Ministère) est responsable de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des plaintes relatives à l’AIPRP, des demandes de consultation avec d’autres ministères et des tiers, ainsi que de la surveillance de la conformité avec les obligations et les délais prescrits par la Loi.

En 2023-2024, le directeur du Bureau de l’AIPRP relevait de l'avocat général principal et du directeur général de la Direction générale des pratiques juridiques, sous la direction du sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances du Secteur de la gestion du Ministère. Le directeur doit élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices, des systèmes et des procédures efficaces pour permettre le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP du Ministère n’avait aucun poste équivalent temps plein (ETP) pour traiter les demandes d’accès à l’information et les dossiers de protection des renseignements personnels. Nous sommes en train de mettre en œuvre et d’explorer diverses possibilités, par exemple en recourant aux services du centre parajuridique, en utilisant le logiciel NUIX, en offrant une formation supplémentaire à notre personnel et aux BPR, ainsi qu’en mettant en œuvre le nouveau système ATIPXpress. Les résultats, qui seront encore plus évidents à l’avenir grâce à une capacité interne renforcée, commencent à se faire voir.

Le bureau de l’AIPRP se compose de trois divisions :

• La Division des opérations collabore avec le Ministère pour traiter les demandes d’AIPRP reçues.

• La Division de la vie privée et des politiques élabore des politiques sur l’AIPRP, donne des conseils sur des questions liées à la protection des renseignements personnels, et met à jour les rapports annuels et d’autres rapports législatifs.

• La Division des plaintes traite les plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

De plus, le Bureau de l’AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l’AIPRP et s’emploie à mettre sur pied une équipe composée d’experts en technologie de l’information afin d’obtenir un meilleur rendement. L’équipe préparera la transition vers la nouvelle plateforme et offrira un meilleur soutien à cet égard.

En vertu de l’article 73.1 de la Loi, les institutions qui rendent compte au même ministre peuvent s’associer pour échanger des services de traitement des demandes. Le ministère de la Justice n’a conclu aucune entente sur le partage de services.

Le Bureau de l’AIPRP du Ministère est composé d’un effectif spécialisé qui s’engage à assurer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent notamment ce qui suit :

• Assurer le traitement rapide des demandes en vertu de la Loi et aider les clients conformément aux principes d’assistance aux demandeurs.
• Traiter les demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice et de la Commission qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel.
• Offrir des conseils et une orientation à la haute direction et à tous les employés de la Commission sur les questions liées à l’AIPRP, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation.
• Répondre aux plaintes et négocier avec le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée.
• Assurer la liaison au nom de la Commission auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d’autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi.
• Coordonner, examiner, approuver et publier des rapports législatifs, tels que les rapports annuels au Parlement.
• Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la mise en application rigoureuse de la Loi par la Commission.
• Moderniser les procédures d’AIPRP et les technologies de gestion de l’AIPRP en mettant sur pied une petite équipe qui évaluera les nouvelles solutions numériques pouvant réduire les processus opérationnels, réduire le temps nécessaire au traitement des demandes, améliorer la qualité et aider tous les intervenants à participer plus facilement au processus.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le directeur de l’AIPRP dispose des pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’application de la Loi.

Afin d’accroître le pouvoir de surveillance de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés au sous-ministre, au sous-ministre délégué, au sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au dirigeant principal de l’information. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs de la Commission figure à l’annexe A du présent rapport.

Rendement et statistiques

La Commission s’engage à assurer la transparence et la responsabilisation en vertu de la Loi et continue de s’employer à améliorer son rendement afin d’offrir les normes de service les plus élevées pour les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Nombre de demandes

Aperçu des demandes reçues et traitées par la Commission en vertu de la Loi :

Exercice financier	Nombre de demandes reçues	Nombre de demandes traitées	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées
2023-2024	0	0	0	0

La Commission n’a reçu aucune demande pendant la période visée par le rapport. De plus, aucune demande n’était en suspens ou n’a été reportée des années précédentes à l’exercice 2024-2025, pour un total de 0 demande active pour 2023-2024. De plus, aucune page n’a été examinée ou communiquée.

Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations

Aucune demande n’a été reçue, de sorte qu’il n’y a pas d’information à signaler sur le nombre de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi en 2023-2024.

En vertu de l’alinéa 15(1)a), la Commission n’a pas jugé nécessaire de demander une prorogation des délais prescrits pour des demandes qui entraveraient le fonctionnement ou à des fins de consultation.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus de la Commission au cours de la période visée par le rapport (c.‑à‑d. le pourcentage de demandes de protection des renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 0 %, car aucune demande n’a été reçue et aucune demande n’a été fermée au-delà du délai prescrit par la Loi.

Exercice au cours duquel des demandes ont été reçues	Demandes ouvertes qui respectent les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2023	Demandes ouvertes qui dépassent les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2023	Total
Reçues en 2023-2024	0	0	0

Demandes en suspens

Le SCT recueille des données statistiques auprès d’institutions particulières sur le volume de demandes d’accès à l’information et de demandes de renseignements personnels en suspens. La Commission n’a reporté aucune demande à la prochaine période de rapport.

Répartition des demandes traitées

Aucune répartition n’est demandée pour l’exercice 2023-2024.

Demandes, exceptions et exclusions

Exceptions invoquées

La Commission n’a invoqué aucune exception en vertu de la Loi.

Exclusions invoquées

Les renseignements n’ont pas été exclus des demandes présentées en vertu de l’article 69 (documents publiés) pendant la période visée par le rapport.

Demandes informelles

Au nom de la Commission, le Ministère a publié sur le Portail du gouvernement ouvert des résumés des demandes d’accès à l’information traitées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ni de renseignements de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes informelles pour obtenir une copie des renseignements communiqués précédemment.

Aucune demande informelle n’a été traitée au cours de la période visée par le rapport.

Format des renseignements communiqués

La Commission continue d’utiliser le service de livraison par Connexion postel, un service offert sans frais au demandeur et qui constitue maintenant la principale méthode de communication de documents du Bureau. Ce service permet une livraison sécurisée des documents dans un format électronique et contourne la question des restrictions de taille des courriels et la nécessité pour le destinataire d’avoir un appareil compatible pour accéder aux documents. Les demandeurs peuvent choisir de recevoir des renseignements en format électronique sans frais supplémentaires.

Consultations

Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission n’a reçu aucune consultation d’autres institutions gouvernementales et aucune consultation d’organismes. Aucune consultation des années précédentes n’a été reportée. La Commission n’a examiné aucune page pour ces consultations.

Exercice financier	Nombre de demandes reçues	Nombre de pages à traiter	Nombre de demandes traitées	Nombre de pages examinées
2023-2024	0	0	0	0

Plaintes actives

À l’heure actuelle, il n’y a pas de plaintes actives auprès du CPVP qui sont en suspens depuis les périodes de rapport précédentes, et aucune plainte ne demeure active après la période de rapport pour l’exercice 2023-2024.

Frais et coûts

Il n’y a pas eu de frais d’administration de la Loi pendant la période 2023-2024, car aucune demande n’a été reçue et tout le travail effectué par l’équipe de la Politique sur la protection des renseignements personnels est en cours.

Ces frais ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs de la Commission pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Plaintes, enquêtes et affaires devant la Cour fédérale

Plaintes déposées

Le Bureau de l’AIPRP du ministère de la Justice a créé une équipe chargée de gérer les plaintes, qui assure la liaison principale entre le Ministère et le CI. L’équipe continue de s’employer à renforcer les relations ainsi qu’à améliorer le rendement.

Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission n’a reçu aucun nouvel avis d’enquête de la part du CPVP.

Enquêtes réalisées

Aucune enquête n’a été réalisée pendant la période visée par le rapport, et aucune enquête n’a été reportée des années précédentes. Aucune question importante n’a été soulevée à la suite de ces plaintes.

Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

Plainte fondée : L’institution a contrevenu à une disposition de la Loi.

Plainte fondée et réglée : L’institution a contrevenu à une disposition de la Loi, mais elle a depuis pris des mesures correctives pour régler le problème à la satisfaction du CPVP.

Plainte non fondée : Il n’y avait pas de preuve suffisante pour conclure que l’institution ou l’organisation a contrevenu à la loi sur la protection des renseignements personnels.

Plainte réglée : L’enquête a révélé que la plainte est essentiellement le résultat d’une mauvaise communication, d’un malentendu, etc., entre les parties, et/ou l’institution a convenu de prendre des mesures pour corriger le problème à la satisfaction du CPVP.

Plainte réglée en cours d’enquête : Le CPVP a participé à la négociation d’une solution qui a satisfait toutes les parties au cours de l’enquête et n’a pas formulé de conclusion.

Plainte abandonnée : L’enquête a pris fin avant que les allégations ne fassent l’objet d’une enquête approfondie.

Plainte réglée rapidement : S’applique aux situations où la question est résolue à la satisfaction du plaignant au début du processus d’enquête et où le CPVP n’a pas formulé de conclusion.

Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada

Aucune demande n’a été déposée devant la Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la Loi au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024.

Vérifications effectuées par le commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de l’exercice 2023-2024, aucune enquête officielle n’a été menée par le commissaire à la protection de la vie privée.

Surveillance de la conformité

Au nom de la Commission, le Bureau de l’AIPRP surveille régulièrement la conformité avec les exigences prescrites par la Loi et la rapidité de traitement des demandes en communiquant régulièrement avec la haute direction et les BPR.

La charge de travail a été évaluée quotidiennement, par l’intermédiaire du système de gestion des cas du Bureau de l’AIPRP, afin de veiller à ce qu’elle soit répartie de façon uniforme et gérée efficacement de manière à respecter les délais prescrits par la Loi.

Demandes de correction de renseignements personnels

L’alinéa 12(2)a) de la Loi prévoit que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels le concernant qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives, a le droit de demander la correction de ces renseignements si la personne estime qu’ils sont erronés ou incomplets.

La Commission n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels pendant la période visée.

Administration des renseignements personnels

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Bureau de l’AIPRP du Ministère a intégré la Commission du droit du Canada au début de 2024. Des politiques et des procédures sont en cours d’élaboration, et seront prises en compte dans les prochains rapports annuels.

Conseils

Au nom de la Commission, le Bureau de l’AIPRP a agi à titre de ressource à plusieurs reprises pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques connexes.

Communications dans l’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans des situations où l’intérêt public l’emporte clairement sur toute violation de la vie privée qui pourrait découler de la communication ou lorsque l’individu concerné tirerait un avantage certain de la communication. Le commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications à faire en vertu de ces dispositions.

Au cours de l’exercice 2023-2024, la Commission n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024, la Commission a signalé toute atteinte importante au CPVP ou à la Division de la politique de l'information et de la protection des renseignements personnels du SCT.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Commission n’a effectué aucune nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au cours de la période de rapport pour l’exercice 2023-2024. Aucune ÉFVP n’a été reportée des périodes de rapport précédentes.

Annexe A: Arrêté de délégation