L'établissement des points de coupure :

Une question de jugement

Les points de coupure sont établis dans le cadre du processus d'identification des candidats les mieux qualifiés pour un poste donné. Puisque les situations varient d'un processus à un autre, l'établissement des points de coupure est donc une question de jugement.

Le présent guide vous aidera à porter ces jugements. Il vous fournit de l'information et des conseils quant aux facteurs à prendre en compte lors de l'établissement de points de coupure, à la personne qui devrait en avoir la responsabilité, aux types de points de coupure et aux étapes à suivre pour établir les points de coupure.

Qu'est-ce qu'un point de coupure?

Un point de coupure est une norme de rendement établie dans le cadre d'un processus de sélection et dont l'objectif est d'identifier les candidats les mieux qualifiés. Fixer un point de coupure implique donc de prendre une décision quant au niveau de rendement qu'un candidat doit démontrer pour être considéré plus avant dans le processus de sélection. Souvent, l'objectif visant à identifier les candidats les mieux qualifiés sera atteint avec plus d'efficacité si on établit une norme de rendement située tout juste au-dessus d'un niveau minimal acceptable.

Des points de coupure élevés aux instruments de sélection correspondent habituellement à des niveaux élevés de rendement au travail. On peut en quelque sorte affirmer que « plus, c`est mieux ». Il se peut que le gestionnaire ne veuille prendre en considération que les candidats ayant démontré des niveaux de rendement plus élevés. Quelle que soit au départ la préférence du gestionnaire, il voudra prendre en compte plusieurs facteurs avant de prendre une décision quant aux points de coupure.

Facteurs à considérer dans l`établissement d`un point de coupure

Il est crucial de considérer le niveau de compétence requis pour effectuer le travail. En effet, quels que soient les autres facteurs, aucun point de coupure ne devrait être fixé en deçà de ce qui correspondrait à un niveau acceptable de rendement au travail.

Pour établir les points de coupure appropriés, on doit considérer d'autres particularités de la situation tels :

• le nombre anticipé ou réel de participants
• les conditions actuelles du marché du travail
• le nombre de postes à combler.

Si les conditions du marché du travail nous mettaient en présence de nombreux candidats qualifiés, il serait raisonnable d'exiger une norme de rendement très élevée.

Puisque des facteurs autres que le niveau de compétence requis peuvent influer sur la détermination du point de coupure, il n'existe pas de point de coupure qui s'applique à toutes les situations. Par exemple, même si l'on exigeait des qualités et niveaux de rendement au travail semblables, le point de coupure pourrait tout de même varier d'un processus de sélection à un autre selon la disponibilité de candidats très qualifiés et d'autres facteurs pertinents.

Qui devrait fixer les points de coupure?

Les points de coupure devraient être fixés par des personnes qui comprennent bien le poste et le niveau de rendement au travail qui est requis. Le fait d'être au courant des conditions du marché du travail et des concours semblables qui ont eu lieu précédemment constitue un atout certain. Le gestionnaire du poste à combler est habituellement la personne la mieux placée pour fixer les points de coupure. Néanmoins, l'opinion d'autres personnes qui connaissent bien le domaine est souvent utile dans la prise de décision finale.

Types de points de coupure

Il existe plusieurs méthodes spécifiques pour établir des points de coupure, et celles-ci peuvent être regroupées en deux grands types : celles qui sont reliées au rendement et celles qui sont reliées au groupe. Ces deux grands types de méthodes et leur agencement sont décrits ci-après. Vous trouverez d'autres méthodes d'établissement du point de coupure dans le document « Lignes directrices et méthodes concernant l`établissement des notes de passage » publié par la Commission de la fonction publique.

Points de coupure reliés au rendement

Les points de coupure reliés au rendement sont établis en fonction des résultats à l'examen ou du degré de compétence qui correspond au niveau souhaité de rendement au travail. Voici quelques exemples de ce type de points de coupure :

• 40 mots bruts à la minute, avec un taux d'erreur maximal de 5 pour cent (lors d'un test de vitesse et d'exactitude en dactylographie).
• 80 bonnes réponses à 100 questions (lors d'un test papier-crayon pour mesurer les connaissances).
• 20 kg (lors d'un test de capacité de levage).
• Une cote « suffisant » ou plus (selon une échelle d'évaluation qualitative de la motivation).
• Une note de 4 ou plus (selon une échelle d'évaluation de l`initiative en 5 points).

Points de coupure reliés au groupe

Les points de coupure reliés au groupe sont établis par rapport au rendement de tous les autres candidats, dans un groupe de référence. Ce groupe de référence peut être le groupe actuel de candidats, le groupe de candidats de l'an dernier ou un autre groupe de référence adéquat.

Voici quelques exemples de points de coupure reliés au groupe  :

• Une note se situant dans les cinq pour cent supérieurs du groupe (lors d'un test de connaissances en gestion).
• Une note supérieure à la moyenne du groupe (lors d'un test de communication écrite).
• Les dix meilleurs candidats (selon une échelle d'évaluation des rapports interpersonnels).

Agencement de points de coupure reliés au rendement et reliés au groupe

Les deux méthodes peuvent être combinées dans le but de choisir les candidats se classant les premiers tout en s'assurant qu'ils ont obtenu un niveau minimum de rendement au test.

Voici des exemples d'agencement des deux méthodes :

• Une note se situant dans les dix pour cent supérieurs du groupe de candidats et non inférieure (reliée au rendement) à 70 pour cent de bonnes réponses au test.
• Les 5 meilleurs candidats qui ont obtenu une note de 6 ou plus (selon une échelle d'évaluation de la résistance au stress en 10 points).

Il est à noter qu'un tel agencement est implicite lorsque l'on établit des points de coupure reliés au groupe pour des tests de la CFP puisque plusieurs de ces tests comportent un point de coupure minimal relié au rendement. Par exemple, un point de coupure relié au groupe pour l'Examen général d'administration pourrait être énoncé ainsi : « une note se situant dans les dix pour cent supérieurs du groupe de candidats » mais, comme le point de coupure minimal de ce test est 35 points sur 65, les candidats obtenant une note inférieure ne seraient pas pris en considération. La « Feuille de renseignements » que vous pouvez vous procurer auprès du Centre de psychologie du personnel comprend une liste de ces points de coupure minimaux.

Exprimer les points de coupure de la façon la plus utile au processus de sélection en cours

Les points de coupure peuvent être exprimés soit en fonction du rendement, soit en fonction d'un groupe de référence, ou en fonction d'un agencement de ces deux types de méthodes. Choisissez le type de point de coupure qui convient le mieux compte tenu des circonstances. Prenez l'exemple d'un gestionnaire qui est à doter un poste de AS-03, Chef des services administratifs. Le titulaire de ce poste doit posséder une connaissance approfondie de l'organisation, des objectifs et des programmes du ministère qui sont reliés aux fonctions administratives du bureau local. Le gestionnaire définit les éléments de connaissance qu'il juge essentiels à l'exercice, de façon satisfaisante, des fonctions du poste. Il fixe ensuite le point de coupure, pour les éléments essentiels, à 70 pour cent.

Dans d'autres circonstances, il serait peut-être plus indiqué d'établir un point de coupure relié à un groupe de référence. Prenons l'exemple d'un gestionnaire qui aurait à doter trois postes en gestion des systèmes d'ordinateurs (CS) qui impliquent la participation à un programme de formation poussé en programmation d'ordinateurs. Utilisant un test d'aptitude à la programmation et prévoyant recevoir une centaine de candidatures, le gestionnaire décide de déterminer un point de coupure qui permettra de ne retenir que les 30 meilleurs candidats, ce qui correspond à un rapport de sélection de 10 candidats par poste.

Les gestionnaires doivent quelquefois s'assurer que les meilleurs candidats obtiennent un niveau de compétence minimum au test. Par exemple, le gestionnaire qui est à doter un poste d'inspecteur de l'aviation civile (AO-CAI-02) a l'intention d'administrer un test papier-crayon, aux fins de l'élimination préliminaire, conçu pour évaluer la « capacité d'interpréter et d'appliquer les règles et réglements en aéronautique ». Il s'attend à ce qu'il y ait plusieurs candidats de haut calibre et veut s'assurer que les candidats qui franchiront cette étape de l'évaluation auront démontré un degré élevé de compétence permettant d'assurer la sécurité du public. Il choisit une note se situant dans les dix pour cent supérieurs du groupe de candidats en autant que cette note ne soit pas inférieure à un résultat de 70 pour cent au test.

En résumé, les points de coupure peuvent être formulés selon plusieurs méthodes (reliées au rendement, à un groupe de référence ou un agencement des deux) et le gestionnaire détermine le type de point de coupure qui convient le mieux compte tenu des circonstances.

Une façon pratique de déterminer les points de coupure

Voici une procédure, composée de deux étapes fondamentales, permettant d'établir un point de coupure.

Première étape : Tenez compte du niveau de rendement au travail qui est requis

Déterminez la note qui, selon l'instrument d'évaluation utilisé, correspond au niveau de rendement au travail que vous considérez acceptable, c'est-à-dire le niveau de rendement au travail que vous considérez satisfaisant.

En portant ce jugement, vous pouvez tenir compte d'un éventail de sources d'information : le rendement des titulaires, l`opinion de collègues, etc. Cependant, en dernière analyse, c'est votre jugement qui comptera dans l'établissement du point de coupure.

Deuxième étape : Déterminez si un point de coupure plus élevé pourrait se justifier par rapport à des facteurs externes

Une fois que vous avez fixé le niveau le plus faible que vous accepteriez, voyez si un point de coupure plus élevé pourrait se justifier par rapport à des facteurs externes que : le bassin de candidats, les conditions actuelles du marché du travail, l'importance du travail à effectuer, etc.

Exemple 1 : Connaissances des systèmes de classement

Première étape

Afin d'évaluer une qualité « classement », qui comprend la capacité de classer des documents et la connaissance des systèmes de classement, un gestionnaire a élaboré un test papier-crayon et établi que 75 pour cent sera la note de passage, c'est-à-dire le niveau minimum qu'il juge satisfaisant.

Deuxième étape

Le gestionnaire s'attend cependant à ce qu'un nouveau système de classement soit mis sur pied et le titulaire devra alors assurer la transposition des anciens dossiers à ce nouveau système. Le gestionnaire voudrait donc exiger des candidats qu'ils possèdent une meilleure capacité de classer des documents, une connaissance plus générale des systèmes de classement et qu'ils connaissent le nouveau système de classement en particulier. À la lumière de ces renseignements, le gestionnaire décide que 85 pour cent serait un point de coupure plus approprié dans les circonstances.

Exemple 2: Capacités de gestion

Première étape

Dans ce cas, les capacités de gestion seront évaluées au moyen d'un exercice de simulation pour la gestion intermédiaire. Une échelle de cotation en cinq points servira à évaluer le rendement des candidats. Ces cinq points sont « très faible », « faible », « suffisant », « très bon » et « excellent ». On a élaboré des descriptions de comportement pour chacune de ces cotes. Dans le cas présent, le gestionnaire décide que le niveau de rendement qui correspond à la cote « suffisant » définit le plus faible niveau de rendement acceptable.

Deuxième étape

D'après les résultats de concours semblables ayant eu lieu l'année précédente et pour lesquels la même simulation avait été utilisée, le gestionnaire prévoit que la plupart des candidats devrait obtenir au moins la cote « suffisant ». Il décide donc d'exiger la cote « très bon ».

Soyez prêt à expliquer pourquoi vous avez fixé un tel point de coupure

Même si vous n'avez pas toujours à justifier le point de coupure que vous avez établi, vous devriez être prêt à le faire. Il serait bon de mettre par écrit vos motifs tandis qu'ils sont encore frais à votre mémoire. De plus, le fait de pouvoir expliquer clairement votre décision est la meilleure façon de vérifier si elle est raisonnable.

Autres questions reliées à la détermination des points de coupures

Devriez-vous permettre les exceptions?

Il peut arriver que vous pensiez à faire une exception, c'est-à-dire à retenir la candidature d'une personne dont la note est sous le point de coupure. Le problème avec les exceptions, c'est de déterminer oû elles doivent s'arrêter.

De plus, les exceptions vous exposent à ce qu'on remette en question l'impartialité du processus d'évaluation.

Il est donc généralement conseillé de ne pas modifier les points de coupure après coup à moins d'être en mesure de bien défendre le raisonnement suivi.

Devriez-vous accorder une seconde chance aux candidats?

En règle générale, on s'attend à ce que les candidats qui ne croient pas pouvoir fournir leur rendement maximum, à cause d'une indisposition d'ordre physique ou psychologique, demandent avant que la séance d'évaluation n'aie lieu, le report du test, de la simulation ou de l'entrevue. Il se peut cependant que, une fois informés de leurs résultats, des candidats demandent qu'on leur accorde une seconde chance. à moins que vous ayez des motifs valables d'accéder à de telles demandes, vous devriez vous en tenir au principe qui veut qu'une seule occasion soit offerte à tous les candidats. Il va de soi que, si les conditions d'administration de l'épreuve n'étaient pas équitables, on devrait alors réévaluer tous les candidats.