La vérification des références : Regard sur le passé

Regard sur le passé

La vérification des références est l'une des sources d'information les plus utiles sur les réalisations ou le rendement antérieur d'un candidat. Même si elle peut parfois être la seule source d'information sur une qualité donnée, elle sert le plus souvent à corroborer, à préciser et à compléter l'information déjà recueillie. Le présent guide fournit des renseignements pratiques permettant de tirer le maximum de la vérification des références.

On distingue deux fins pour lesquelles sont utilisées les vérifications des références. La première est l'évaluation de la fiabilité/sécurité. La seconde est l'évaluation des capacités, compétences, qualités personnelles ou autres qualités. La même vérification des références servira souvent à ces deux fins. L'évaluation de la fiabilité/sécurité se fait conformément à la politique du Conseil du Trésor. Dans le présent guide, l'accent sera mis sur l'utilisation de la vérification des références pour évaluer les capacités, les compétences, les qualités personnelles et les autres qualités.

La question du consentement

Avant d'aborder la vérification des références, voyons la question du consentement des candidats.

Lorsque la vérification des références doit servir à évaluer la fiabilité/sécurité, le Conseil du Trésor a besoin du consentement des candidats. Lorsque cette vérification sert à évaluer une qualité autre que la fiabilité/sécurité, le consentement n'est pas nécessaire pour communiquer avec les répondants de la fonction publique, mais il l'est pour communiquer avec les répondants de l'extérieur de la fonction publique.

Étant donné que la vérification des références implique souvent la recherche d'information se rapportant à la fois à la fiabilité/sécurité et à d'autres qualités, on aura normalement besoin du consentement du candidat. Mais même dans le cas où le consentement du candidat n'est pas requis, on suggère de le lui demander quand même par courtoisie.

La vérification des références : Trois étapes de base

Vous voulez que l'information recueillie au moyen de la vérification des références soit aussi utile que possible. Pour ce faire, l'information doit être reliée aux qualités à évaluer et doit présenter une évaluation juste des qualités des candidats. Les trois étapes suivantes rendront plus efficaces vos vérifications.

Première étape

Planification et préparation.

Deuxième étape

Collecte de l'information.

Troisième étape

Utilisation de l'information recueillie.

Ces étapes sont décrites dans les pages qui suivent.

Première étape :

Planification et préparation

Pour être efficace, la vérification des références exige de la planification et de la préparation. D'abord, il vous faut tenir compte du genre d'information que vous recherchez, de la façon d'obtenir cette information et des personnes avec lesquelles vous allez communiquer.

Le genre d'information que vous recherchez prend la forme de faits, de descriptions, d'incidents pertinents et d'exemples de comportement plutôt que d'opinions.

Il revient à vous, et non pas au répondant, d'évaluer l'information se rapportant aux qualités. Un problème qui peut surgir lorsque vous vous en remettez à l'opinion des répondants, c'est que ces derniers peuvent avoir une définition des qualités qui soit différente de la vôtre, ou ils peuvent avoir des critères d'évaluation du rendement qui soient différents des vôtres. Ce qui est peu souhaitable aux yeux du répondant peut être exactement ce que vous cherchez.

Une méthode parfois utilisée consiste à lire au répondant une définition de la qualité ainsi que quelques courtes descriptions qui accompagnent les points d'une échelle de cotation, puis à lui demander combien de points il accorderait sur cette échelle. Même si, dans une certaine mesure, cette approche communique au répondant ce que vous avez à l'esprit, les genres de comportements auxquels pense le répondant quand il accorde des points ne sont pas toujours évidents. Le fait de demander une cote peut toutefois s'avérer une première étape utile. Poursuivez en explorant avec le répondant les comportements, les incidents et les exemples particuliers qui justifient la cote accordée. Il ne faut toutefois pas adopter la cote du répondant.

Formulez des questions qui mettront en lumière les incidents, les comportements et les exemples reliés à la qualité.

Vous voudrez connaître les actions précises que le répondant juge reliées à la qulaité, les particularités de la situation, des tâches ou du contexte auxquelles le candidat a dû faire face ainsi que l'incidence qu'ont eue ses actions.

Un ensemble de questions précises est plus efficace que des questions vagues et floues. Vous pouvez, par exemple, structurer vos questions de manière à avoir une question de base, suivie de certaines questions complémentaires. La question de base pourrait être: « Pouvez-vous me donner des exemples de la manière dont un tel a fait preuve, ou n'a pas fait preuve, d'initiative? ». Cette question pourrait être suivie de questions complémentaires comme: « Qu'a-t-il fait exactement dans cette situation? » ou encore « Y a-t-il des situations où cela n'est pas vrai? ».

Pour certains candidats, le fait de revoir l'information déjà recueillie peut suggérer des questions sur des incidents précis.

Choisissez comme répondants des personnes qui ont été en mesure de bien observer le candidat.

étant donné que vous voulez des faits et des exemples précis, vous vous adresserez à des gens qui connaissent bien le travail du candidat. C'est souvent une bonne idée que de communiquer avec au moins deux ou trois personnes dont, par ordre d'importance, le dernier supérieur immédiat, d'anciens employeurs qui ont travaillé étroitement avec le candidat, des collègues de travail ,des subalternes et des clients.

Adressez-vous également à des personnes qui ne sont pas sur la liste de références du candidat. Vous éviterez ainsi de ne parler qu'à des gens ayant des rapports « amicaux » avec celui-ci. De plus, n'hésitez pas à communiquer avec des personnes qui vous sont suggérées par les répondants auxquels vous avez déjà parlé ou avec des personnes qui peuvent vous aider à expliquer les divergences entre les rapports des autres répondants.

Effectuez vos vérifications en personne ou par téléphone.

Même s'il est possible de vérifier les références par écrit, cette méthode n'est pas recommandée pour un certain nombre de raisons. D'abord, il n'est pas possible de poser des questions complémentaires sur la base de réponses aux questions précédentes. Les vérifications écrites ne permettent pas non plus de saisir les hésitations, les incohérences ou les remarques en aparté qui pourtant peuvent en dire beaucoup.

Rédigez une liste de vérification

Nous vous encourageons fortement à rédiger une liste de vérification. Le but de cette liste est de vous rappeler l'information que vous essayez d'obtenir. Elle est également utile pour consigner les réponses au cours de la vérification des références.

La liste de vérification devrait comporter les éléments suivants: a) une brève définition de la qualité (ou des qualités) à évaluer, b) les questions que vous avez élaborées pour chaque qualité. On trouvera un exemple de liste de vérification des références à la fin du présent guide.

Deuxième étape :

Collecte de l'information

Si vous avez rédigé les questions que vous avez l'intention de psoer, vous êtes déjà bien préparé pour effectuer la vérification des références. Voici quelques suggestions qui vous aideront à obtenir l'information recherchée.

  1. Connaissez parfaitement le dossier du candidat. Juste avant de communiquer avec le répondant, revoyez les renseignements déjà disponibles sur le candidat: notes d'entrevues, de vérifications de références précédentes ou du curriculum vitae du candidat.
  2. Avant de commencer à recueillir l'information, prenez le temps de dire à votre interlocuteur pourquoi vous communiquez avec lui et expliquez-lui ce que vous voulez savoir en relation avec les fonctions et les attributions du poste pour lequel le candidat est considéré.
  3. Suivez votre liste. Grâce à celle-ci, vous pourrez poser des questions complémentaires sur des éléments d'information inattendus, mais pertinents, sans vous égarer. Utilisez votre plan comme guide, en cochant les questions ou les sujets à mesure que vous les abordez.
  4. Ne laissez pas les opinions prendre la place des faits et des exemples. Rappelez-vous que vous désirez connaître des faits, des observations et des exemples. Notez quand même les opinions, mais revenez aux observations, aux faits et aux incidents précis sur lesquels elles s'appuient.
  5. Prenez autant de notes que vous le pouvez. Les notes complètes sont très utiles lorsque vient le temps d'évaluer l'information recueillie. Vous pouvez aussi prendre note de ce que vous voudriez aborder dans une question complémentaire. Ainsi, vous n'aurez pas à interrompre inutilement le fil de la pensée du répondant.
  6. N'évaluez pas l'information à mesure que vous la recueillez. Ne vous laissez pas écarter de votre objectif premier : recueillir de l'information pertinente. Vous aurez amplement le temps d'évaluer l'information une fois terminé l'appel téléphonique ou la réunion.
  7. Surveillez bien :

    • les hésitations inhabituelles,
    • les réponses ambiguës ou évasives,
    • les réponses trop négatives ou vindicatives,
    • les réponses trop enthousiastes.
    Si vous avez l'impression qu'un répondant n'est pas entièrement franc avec vous, prenez note de cette impression. Il est possible que vous vouliez revenir sur ce point plus tard, ou ilest possible que vous désiriez vérifier auprès d'un autre répondant.
  8. Prenez le temps nécessaire. Ne vous pressez pas. Si le répondant est pressé, proposez-lui de poursuivre la conversation à un moment qui lui conviendrait davantage.
  9. Remerciez le répondant d'avoir accepté de vous parler et de s'être donné la peine de répondre à toutes vos questions. Donnez-lui votre nom et votre numéro de téléphone, de façon à ce qu'il puisse vous rappeler s'il se souvient d'éléments supplémentaires.

Il est possible que vous désiriez rappeler un répondant. Cette démarche peut être appropriée lorsqu'une vérification faite auprès d'un autre répondant s'avère incohérente ou s'il vous manque certains aspects.

Troisième étape :

Utilisation de l'information recueillie

N'accordez pas de valeur absolue à tous les renseignements recueillis.

N'accordez pas d'importance excessive à des incidents isolés; ne retenez que la structure de la preuve. Par contre, envisagez la possibilité que le rendement du candidat puisse être différent selon les situations ou les contextes.

Quelquefois, des conflits personnels peuvent colorer l'information révélée par les vérifications de références. Si vous constatez l'existence de ce genre de conflit, pesez l'information recueillie avec soin. Considérez la possibilité que de tels conflits se reproduisent.

Vous devez évaluer la qualité de l'information que vous avez rassemblée, particulièrement si vous avez l'impression qu'un répondant n'a pas été parfaitement franc ou si certains renseignements ne semblent pas cadrer avec l'ensemble. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles des répondants peuvent ne pas être tout à fait francs : certains peuvent vouloir se débarrasser d'un employé improductif, d'autres sont simplement hésitants à fournir des renseignements négatifs. C'est à vous que revient la responsabilité de placer des sources différentes d'information dans une juste perspective et de décider de vos besoins.

Placez l'information recueillie lors de la vérification des références en parallèle avec celle obtenue par d'autres méthodes, afin de juger d'une qualité donnée.

Comme nous l'avons déjà indiqué, la vérification des références sert souvent à corroborer, à préciser ou à compléter l'information recueillie par d'autres méthodes. Il est alors souhaitable d'accorder une cote globale à partir de tous les renseignements se rapportant à une qualité donnée, plutôt que d'accorder des points pour les renseignements obtenus par chacune des méthodes. Par exemple, en ce qui concerne les relations interpersonnelles d'un candidat, toute l'information recueillie lors d'une simulation, d'une entrevue avec un jury et à l'occasion des diverses vérification des références, serait rassemblée en une seule évaluation globale. Voilà un cas où le jugement combiné de plusieurs évaluateurs devrait conduire à une évaluation plus exacte de la qualité examinée.

Si la vérification des références constitue la seule méthode d'évaluation d'une qualité donnée, assurez-vous que l'information recueillie est suffisante pour chaque candidat.

Il est important de déterminer si l'information obtenue par vérification des références est suffisante en elle-même pour chacun des candidats. Sinon, vous aurez besoin de renseignements supplémentaires d'un autre répondant ou d'une autre méthode d'évaluation.

Lorsqu'elle est la seule base d'évaluation d'une qualité, l'information obtenue par vérification des références devrait être évaluée selon un cadre préétabli, par exemple, une échelle de cotation. Cette même échelle doit ensuite être utilisée pour tous les candidats.

Annexe A Liste de vérification des références

  • Nom du candidat :
  • Personne interrogée :
  • Lien de la personne interrogée et le candidat :

Points à vérifier :

  • période d'emploi;
  • les fonctions et les attributions du candidat durant la période pendant laquelle le répondant l'a connu.

Remarques :

Première qualité : Relations interpersonnelles

Définition:

  • travaille avec d'autres personnes pour atteindre les objectifs sur la base de la collaboration;
  • fait preuve d'ouverture et tient compte des opinions, des avis, des besoins et des questions des autres;
  • reconnaît les aspects humains ou le rôle joué par les personnes lorsqu'il est question d'enjeux, de programmes et reconnaît la nécessité de relations efficaces;
  • adopte une attitude constructive et est positif dans ses commentaires, ses questions et ses réponses aux autres.

Me rappeler de poser des questions sur :

  • le travail d'équipe;
  • les réactions à la critique;
  • la sensibilité envers les autres.

Rappel :

  • questions sur des actions précises;
  • questions sur les particularités d'une situation, d'une tâche ou d'un contexte;
  • questions sur l'incidence des actions du candidat.

Notes à la page jointe :

Deuxième qualité : Qualité suivante

et ainsi de suite...

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