Cadre de référence de la Commission indépendante d’examen des acquisitions de la Défense

Sur cette page:

• Contexte
• Mandat
• Méthodologie de participation
• Accès à la documentation et au personnel
• Communication des résultats
• Composition
• Réunions
• Responsibilités
• Bureau de soutien
• Annexe A – Principes des exigences obligatoires de haut niveau

Contexte

1. La Stratégie d’approvisionnement en matière de défense (SAD) vise à fournir, en temps opportun, le bon équipement aux Forces armées canadiennes, à mettre à profit les achats de matériel pour créer des emplois et favoriser la croissance économique du Canada, ainsi qu’à simplifier les processus d’approvisionnement.
2. La mise en œuvre au sein du ministère de la Défense nationale (MDN) d’une analyse critique des besoins en approvisionnements importants qui sera effectuée par un tiers indépendant constitue l’un des éléments essentiels de la SAD. La Commission indépendante d’examen des acquisitions de la Défense (CIEAD) assumera cette nouvelle analyse critique.

Mandat

3. Le mandat de la CIEAD en vertu de la SAD consiste à valider les besoins relatifs aux projets d’approvisionnements militaires importants en offrant des conseils de tiers indépendants au ministre de la Défense nationale et au sous-ministre (DM) avant la soumission de ces projets au ministre ou au Conseil du Trésor (CT) pour approbation.
4. La CIEAD analysera les projets qui satisfont l’un des critères suivants :
   1. Les projets ayant un coût estimatif total de 100 M$ ou plus, calculé en dollars de l’année budgétaire (excluant les taxes);
   2. Les protocoles d’entente (PE) pouvant mener à un projet dont la valeur globale des dépenses en vertu du PE plus le coût de l’approvisionnement potentiel est estimé à 100 M$ ou plus;
   3. Les projets dont l’Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) dépasse le pouvoir délégué par le CT au ministre en vertu de l’Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet;
   4. Les projets sélectionnés en vue de l’approbation du CT par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ou renvoyés au CT par le ministre à des fins d’approbation;
   5. Les projets sélectionnés à des fins d’analyse critique par le ministre ou le SM.

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Méthodologie de participation

5. Pour tous les projets, le résultat visé consistera à s’assurer que les exigences quant à la documentation destinée au ministre ou au CT en vue de leur approbation sont énoncées de façon claire et appropriée. Pour faciliter l’atteinte de ce résultat sans retarder inutilement le processus, la méthodologie de la CIEAD se fondera sur un engagement rapide et, au besoin, continu auprès du MDN/des FAC.
6. Plus précisément, la CIEAD s’engagera de la façon suivante :
   1. À la suite de l’étape de l’identification du projet, la CIEAD examinera le document relatif au contexte stratégique, qui comprend les exigences obligatoires de haut niveau (EOHN) et établit les options à examiner. Cet engagement initial aura lieu le plus rapidement possible après l’approbation du document relatif au contexte stratégique par le Comité des capacités de la Défense (CCD). Cet engagement permettra à la CIEAD de déceler les problèmes et de formuler des commentaires avant que le travail détaillé sur les options soit entrepris;
   2. à la suite de l’étape d’analyse des options, la CIEAD examinera l’analyse de rentabilisation, qui comprend les résultats de l’analyse des options et la sélection de l’option privilégiée, ainsi que l’Énoncé des besoins opérationnels (EBO). Cet engagement final aura lieu le plus rapidement possible après l’approbation de l’analyse de rentabilisation par le CCD et de l’EBO préliminaire;
   3. entre les engagements initial et final, la CIEAD collaborera, au besoin, avec le MDN/les FAC relativement aux questions qu’elle aura cernées au cours de l’engagement initial ou par la suite, pendant la phase d’analyse des options. Ces engagements supplémentaires auront normalement lieu pendant les réunions ordinaires de la CIEAD, à la discrétion de celle-ci ou à la demande du MDN/des FAC. Ces engagements supplémentaires visent à s’assurer que, dans la mesure du possible, les questions cernées par la CIEAD sont abordées avant l’engagement final.
7. Les questions examinées pendant tout engagement particulier dépendront de l’étape d’élaboration du projet. Cependant, la démarche d’engagement générale pour tous les projets sera conçue pour s’assurer que la CIEAD est en mesure de tirer des conclusions indépendantes claires sur le projet proposé et les exigences prévues. Voici les secteurs d’intérêt pour la CIEAD :
   1. Projet proposé : nature des lacunes en matière de capacité et façon dont le projet les abordera; harmonisation du projet avec les politiques et les décisions du gouvernement; correspondance aux autres capacités prévues et réelles du MDN / des FAC; correspondance aux capacités des principaux alliés; risques de ne pas exécuter le projet; justification des options examinées.
   2. Exigences : méthode d’élaboration des EOHN et principales décisions prises; qualité des EOHN; niveau d’efficacité opérationnelle reflété dans les EOHN; degré de la complexité des projets relativement aux EOHN; et harmonisation entre les EOHN et l’EBO préliminaire.
8. En outre, la CIEAD tiendra compte du contexte de l’approvisionnement afin d’assurer que sa perspective est vaste et suffisamment approfondie que le processus d’analyse critique soit crédible et utile en vue de la prise de décisions dans le contexte élargi de la SAD. Selon l’étape d’élaboration du projet, il s’agira de prendre en considération d’autres domaines d’intérêt liés au contexte général de l’approvisionnement pertinents pour les exigences (fournisseurs possibles; rôle possible de l’industrie canadienne; risques associés à l'échéancier du projet; approche prévue du soutien en service; principaux éléments de coûts découlant des EOHN et de l’EBO provisoire; hypothèses utilisées pour estimer les coûts).
9. Pour aider les responsables de l’élaboration des propositions de projets à se préparer en vue de l’analyse critique, la CIEAD maintiendra une liste des principales questions dans chacun des domaines d’intérêt et la rendra accessible au personnel du MDN/des FAC. Les principes qui orienteront les attentes de la CIEAD relativement aux EOHN sont joints à l’annexe A.

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Accès à la documentation et au personnel

10. La CIEAD aura accès à toute l’information écrite existante servant à l’élaboration des projets, notamment :
    1. Documentation pertinente sur le projet préparée par le personnel des promoteurs de projets;
    2. Documentation pertinente sur les capacités actuelles et futures du MDN/des FAC, ainsi que sur les lacunes actuelles et futures en matière de capacités, préparée par l’organisation du chef du Développement des Forces (CDF);
    3. Documentation pertinente sur les projets préparée par d’autres groupes au sein du MDN, notamment Matériels, Science et technologie (ST), Gestion de l’information (GI), Politique, Finances et services du Ministère (Fin SM), et Infrastructure et environnement (IE);
    4. Information générale pertinente, y compris de la documentation sur la planification des investissements, le contexte stratégique et les évaluations des menaces;
    5. Documentation préparée pour les réunions du CCD, notamment les dossiers préparatoires et le matériel préparés pour le président du Comité.
11. La CIEAD aura également un accès total, au moyen des canaux adéquats, aux cadres supérieurs et à l’expertise spécialisée au sein du MDN/FAC, notamment :
    1. Le président du CCD et le personnel supérieur du vice-chef d’état-major de la défense;
    2. le CDF et son personnel;
    3. les promoteurs de projets et leur personnel responsable des besoins;
    4. le sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA Mat) et son personnel;
    5. les SMA de S&T, GI, Politique, Fin SM et IE et leur personnel ainsi que d’autres secteurs du MDN/des FAC, au besoin.
12. En outre, la CIEAD engagera d’autres ministères et intervenants externes afin d’offrir un contexte et un soutien supplémentaires, au besoin. Pour les projets les plus vastes et les plus complexes, le président de la CIEAD peut demander que le SM engage des experts spécialisés contractuels afin d’aider la CIEAD dans le cadre de ses analyses et de ses recommandations.

Communication des résultats

13. Après son engagement final, la CIEAD transmettra un document écrit officiel au ministre et au SM. Cet énoncé inclura également une autre perspective que la CIEAD juge utile pour aider le ministre et le SM à comprendre les exigences précisées du projet et les liens éventuels de ces exigences avec les décisions ou stratégies futures.
14. Après les premiers engagements, notamment l’engagement initial, la CIEAD peut également choisir de consigner par écrit son avis. Dans ce cas, la CIEAD transmettra cet énoncé écrit au SM, qui le transmettra aux fonctionnaires supérieurs concernés au sein du MDN/des FAC et, au besoin, informera le ministre.

Composition

15. Le gouverneur en conseil nommera le président et les quatre membres de la CIEAD. La durée des mandats sera déterminée au cours du processus de nomination.

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Réunions

16. Les principes suivants s’appliqueront aux réunions de la CIEAD :
    1. Au moins trois membres de la CIEAD sont nécessaires pour atteindre le quorum;
    2. Si le président est absent, celui-ci nommera un président par intérim en consultation avec le SM;
    3. Du personnel des FAC/du MDN pourra assister aux réunions de la CIEAD sur invitation du président;
    4. Le directeur exécutif du bureau de la CIEAD assistera à toutes les réunions à titre de secrétaire général;
    5. Les réunions de la CIEAD auront lieu chaque mois ou à la demande du président, au besoin;
    6. Les discussions de suivi sur les projets après l’engagement initial auront généralement lieu au cours des réunions mensuelles prévues.

Responsibilités

17. Voici les principales responsabilités de la CIEAD :
    1. En appui aux objectifs de la SAD, mener à bien les analyses critiques indépendantes de tiers au sein du MDN afin de valider les besoins relatifs aux projets d’approvisionnements militaires importants;
    2. engager le personnel du MDN/FAC en vue d’examiner la logique fondamentale de ces projets et d’effectuer une évaluation indépendante pour déterminer si :
       1. Les lacunes en matière de capacités sont définies de façon pertinente et appropriée;
       2. les EOHN correspondent aux principes à l’annexe A;
       3. le document relatif au contexte stratégique et l’analyse de rentabilisation sont cohérents avec les lacunes en matière de capacités définies et les EOHN;
       4. l’EBO préliminaire correspond aux EOHN.
    3. formuler des commentaires adéquats sur les propositions de projets au personnel du MDN/des FAC qui assiste aux réunions de la CIEAD;
    4. s’assurer que toute l’information reçue, et créée, au cours de l’exécution des travaux de la CIEAD est traitée conformément aux politiques et aux pratiques du gouvernement et du Ministère;
    5. fournir un avis écrit, ainsi que tout autre point de vue pouvant être utile, au ministre et au SM avant la soumission du projet au ministre ou au CT pour approbation.

18. Voici les principales responsabilités du président :
    1. S’assurer que la CIEAD remplit son mandat, tel qu’il est souligné dans la SAD et le présent cadre de référence;
    2. veiller à ce que les commentaires et avis de la CIEAD tiennent compte des opinions de tous les membres;
    3. fournir une orientation au bureau de la CIEAD pour garantir qu’elle reçoit l’analyse, l’avis et le soutien nécessaires pour réaliser son mandat.

19. La principale responsabilité des membres consiste à se préparer et à participer aux discussions de la CIEAD de façon à ce que cette dernière puisse offrir des commentaires opportuns aux intervenants du MDN/des FAC ainsi que des conseils judicieux au ministre et au SM.

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Support office

20. Un bureau de soutien doté d’employés à temps plein du MDN/des FAC facilitera et appuiera le travail de la CIEAD. Le bureau relèvera, sur le plan administratif, du SM et sera redevable au président de la CIEAD afin d’offrir à cette dernière les analyses, les conseils et le soutien nécessaires pour remplir son mandat. Parmi les tâches du bureau, citons :
    1. Offrir une présence quotidienne à la CIEAD;
    2. fournir un soutien administratif et logistique à la CIEAD;
    3. suivre l’évolution des projets dans le but d’offrir des conseils et de contribuer à l’établissement du calendrier de la CIEAD;
    4. s’assurer que la CIEAD a un accès total à la documentation et au personnel du MDN/des FAC;
    5. effectuer des analyses de projets afin de cerner les problèmes et d’aider la CIEAD à déterminer la mesure de l’engagement nécessaire;
    6. communiquer à la CIEAD des conseils et le contexte stratégique liés aux projets;
    7. surveiller les actions de suivi et offrir des conseils sur la nécessité de suivre les engagements, et le moment de le faire, le cas échéant;
    8. maintenir des relations solides et efficaces au sein du MDN/FAC ainsi qu’avec d’autres ministères et intervenants du gouvernement.

Annexe A – Principes des exigences obligatoires de haut niveau

Étant donné que la Commission indépendante d’examen des acquisitions de la Défense (CEIAD) tient compte des exigences obligatoires de haut niveau (EOHN) pour des projets précis, ses attentes quant à la qualité de celles-ci s’inspireront des principes suivants :

1. Clarté – Chacune des EOHN doit exprimer, en langage simple et sans ambiguïté, une exigence de niveau élevé liée directement au traitement des lacunes en matière de capacités à la base du projet.
2. Orientation vers les résultats – Chacune des EOHN doit être axée sur les résultats (c.-à-d. sur les répercussions ou les effets à réaliser) et ne doit pas restreindre la portée possible des options en étant orientée vers une solution ou un produit particulier.
3. Caractère essentiel – Chacune des EOHN doit définir une exigence de haut niveau qui est essentielle au succès du projet (à savoir que l’exigence doit être obligatoirement satisfaite pour que le projet parvienne à combler les lacunes en matière de capacités).
4. Caractère suffisant – Chacune des EOHN doit suffisamment préciser les détails (notamment les mesures des capacités, dans la mesure du possible) afin de permettre aux décideurs de comprendre entièrement le niveau de capacité opérationnelle nécessaire.
5. Intégralité – Chacune des EOHN du projet doit définir collectivement toutes les exigences de haut niveau (c.-à-d. que les EOHN sont suffisamment exhaustives pour veiller à ce que les lacunes en matière de capacités soient entièrement comblées si les EOHN sont satisfaites).

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