Mobilisez vos employés comme vous mobilisez vos utilisateurs

Amanda Bernardo

L’Équipe de ProGen jette les bases de la solution de système de paye de prochaine génération pour la fonction publique en mobilisant directement et ouvertement les utilisateurs. C’est aussi une précieuse leçon sur la façon de mobiliser les employés.

Le travail comme on le connaît aujourd’hui est en constante évolution. En effet, de nouvelles technologies, méthodologies et façons de travailler inspirent les fonctionnaires et leur donnent les moyens de mieux servir la population. Dans le cadre du projet Au-delà de 2020 du gouvernement du Canada, les fonctionnaires se sont exprimés sur ce qui les rendrait plus inclusifs et leur offre une souplesse accrue et sur la manière dont ils pourraient être mieux outillés. Voici comment j’ai tenté d’appliquer ces idées à mon propre travail avec l’équipe des ressources humaines et de la paye de la prochaine génération (ProGen).

Groupe de fonctionnaires posant à droite, contre un mur. Au-dessus, le logo du gouvernement du Canada. À leur gauche, un assortiment de papillons adhésifs portant des commentaires
Groupe de fonctionnaires posant à droite, contre un mur. Au-dessus, le logo du gouvernement du Canada. À leur gauche, un assortiment de papillons adhésifs portant des commentaires.

En qualité de conseillère principale de l’Équipe ProGen, j’ai pu constater personnellement comment l’adoption d’une approche souple peut offrir de nouveaux moyens d’obtenir des résultats. J’ai également assisté au changement de perspective nécessaire à l’adoption de cette méthode de travail. Travailler de façon agile ne signifie pas simplement aller plus vite à plus court terme pour apporter des corrections sur le moment et collaborer directement avec les intervenants. Il s’agit aussi de l’état d’esprit que doivent adopter les employés à tous les échelons pour travailler ensemble et atteindre les résultats attendus. En ce qui me concerne, travailler de cette manière a été synonyme d’une augmentation de l’ouverture, de la transparence, de l’adaptation au changement et de l’insistance sur l’importance de la communication dans tous les aspects du travail.

Dans le cadre de mon travail avec l’Équipe ProGen, je dirige les stratégies nationales de mobilisation visant à créer un lien entre les fonctionnaires et ce que nous faisons. Cette responsabilité illustre parfaitement la mesure dans laquelle une perspective agile m’a permis de travailler différemment dans un domaine qui n’est pas nouveau pour le gouvernement.

Trois employés de dos, en train de discuter, face à un mur de papillons adhésifs
Trois employés de dos, en train de discuter, face à un mur de papillons adhésifs.

Entre janvier et février 2019, une série de séances de mobilisation en personne a eu lieu avec l’Équipe ProGen, ce qui leur a permis d’ouvrir un dialogue direct avec les utilisateurs. En proposant différents points de vue, nous avons créé une occasion de mobilisation inclusive qui a nous permis d’obtenir une rétroaction et d’élaborer ensemble une solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération. Nous avons ensuite partagé les commentaires reçus en ligne librement pour permettre à d’autres de participer à la conversation et d’y ajouter les leurs. Que ce soit en recueillant des gazouillis sur Twitter, en partageant des récits, en photographiant des papillons adhésifs de commentaires ou en écrivant des articles sur ce que nous avons appris, nous avons essayé de travailler de la manière la plus ouverte, inclusive et transparente possible. 

Sur le papillon adhésif de gauche, on peut lire « Détail des déductions des talons de chèque en langage clair. » Sur celui de droite : « Ce processus est limpide! Allez ProGen! »
Sur le papillon adhésif de gauche, on peut lire « Détail des déductions des talons de chèque en langage clair. » Sur celui de droite : « Ce processus est limpide! Allez ProGen! »

À la fin des séances de mobilisation en personne, nous avons utilisé les commentaires reçus pour adapter notre prochaine phase de mobilisation, en mettant sur pied l’Expo numérique des utilisateurs, lancée le 8 avril 2019. Grâce à cette exposition, nous avons constaté que les séances de mobilisation en personne peuvent être contraignantes et que les fonctionnaires ne reçoivent pas toujours les communications en temps opportun.

Une rangée d’agents de l’ASFC en uniforme formulant des commentaires sur des tablettes
Une rangée d’agents de l’ASFC en uniforme formulant des commentaires sur des tablettes.
Des employés assis, dans une tenue décontractée, formulant des commentaires sur des tablettes
Des employés assis, dans une tenue décontractée, formulant des commentaires sur des tablettes.

En tenant compte de ces défis, nous nous sommes adaptés et avons élaboré une campagne de sensibilisation qui a élargi la portée de nos communications pour supprimer les obstacles à la collaboration. Des fonctionnaires d’un bout à l’autre du Canada ont été mobilisés afin de promouvoir l’Expo numérique des utilisateurs et de lui assurer un rayonnement optimal, soit plus de 500 000 comptes sur Twitter. Bien qu’ils ne fassent pas partie de l’Équipe ProGen, les fonctionnaires se sont mobilisés, ont uni leurs efforts et sont devenus des agents habilitants. Ils ont reconnu que nous avions un intérêt commun à travailler efficacement de concert sur un projet qui nous touche tous.

Des messages sur Twitter
Texte descriptive

À gauche, la copie d’écran d’un message d’Abe Greenspoon sur Twitter : « Dites merci à l’équipe #ProGenRHPaye – ils sont ouverts et ont rendu ce projet si important vraiment emballant. Consultez leur site Web (Canada.ca/nextgeneration) et l’Exposition numérique des utilisateurs qui se déroule du 8 au 30 avril 2019. Faites partie de la solution! »

À droite, la copie d’écran d’un message de Nicolino Frate sur Twitter : « Des fonctionnaires de partout au Canada ont donné leur avis aux expos pour les utilisateurs sur des solutions de RH et de paye. Si vous les avez ratées, les expos #ProGenRHPaye seront maintenant en ligne : bientôt les expos numériques pour les utilisateurs. »

Cette expérience m’a appris quelque chose que nous oublions parfois au gouvernement :

Produire de meilleurs résultats, plus astucieux et plus efficaces pour la population canadienne est notre but commun. Après tout, nous sommes tous des employés de l’État, quel que soit le ministère ou l’organisme.

Cela me rappelle l’importance de l’inclusion. L’Équipe ProGen a rendu hommage à tous les utilisateurs, employés, gestionnaires, experts hautement spécialisés, spécialistes des RH et des finances, agents de négociation et intervenants, et nous nous sommes engagés à les placer au cœur de notre travail. Nous nous sommes non seulement concentrés sur eux, mais leur avons aussi offert une plateforme pour se prononcer, participer au processus et faire connaître aux autres les leçons qu’ils ont apprises et leurs pratiques exemplaires.

En leur proposant une plateforme permanente où ils pouvaient se faire entendre à chaque étape de leur travail, nous avons créé une stratégie de mobilisation qui nous a permis de faire plus qu’entamer nous-mêmes les conversations. En effet, nous avons habilité les utilisateurs à les amorcer et à y participer.

Avons-nous commis des erreurs en cours de route? Bien entendu, mais nous en avons tiré des leçons et avons adapté notre travail. Nous avons corrigé nos fautes, tout comme nous avons modifié nos processus. Voilà, selon moi, en quoi consiste une perspective allant au-delà de 2020. Nous voyons plus loin que ce que nous sommes aujourd’hui, notre travail, nos approches et nos processus pour diriger un effectif avant-gardiste plutôt que de lui demander de s’adapter.

Amanda Bernardo, debout, se prenant en photo devant un mur de papillons adhésifs de différentes couleurs, où figurent des commentaires sur ProGen.
Amanda Bernardo, debout, se prenant en photo devant un mur de papillons adhésifs de différentes couleurs, où figurent des commentaires sur ProGen.

Selon moi, la difficulté d’Au-delà de 2020 pour nous tous est la manière dont nous réfléchissons aujourd’hui pour planifier l’avenir. Tout comme l’Équipe ProGen a placé les utilisateurs au cœur de son travail, nous devrions en faire autant avec nos équipes. Donnez à vos employés l’occasion d’échanger leurs commentaires sur leur travail, leurs progrès et leurs idées qui nous conduiront Au-delà de 2020. Voici, s’il en est une, la leçon la plus importante que j’ai retenue : vous obtiendrez une immense valeur en mobilisant vos effectifs avec autant de vigueur et de transparence que vous mobilisez le public. Ce que vous apprendrez pourrait vous surprendre, mais les changements que vous pourrez apporter vous inspireront probablement davantage.

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