Reconcevoir l’avenir des voyages du gouvernement du Canada

Portrait de  Kim Hinds
Kim Hinds, L’équipe du Programme de voyage prochaine génération

Kim Hinds, L’équipe du Programme de voyage prochaine génération

Le Programme de voyage de prochaine génération s’engage à reconcevoir l’avenir des voyages du gouvernement du Canada et souhaite mettre en œuvre un système novateur et intuitif pour répondre aux besoins des fonctionnaires.

Chaque jour, environ 5 000 employés du gouvernement du Canada voyagent pour le travail. Chaque année, 350  000 voyages d’affaires sont organisés pour des employés du gouvernement du Canada. Ce n’est pas une mince tâche que d’aider la communauté du gouvernement du Canada en matière d’organisation, d’approbation et de réservation de voyages d’affaires et de production de rapports sur les dépenses qui y sont liées.

Le Programme de voyage de prochaine génération a été créé à la fin de 2017 pour prévoir l’avenir des voyages du gouvernement du Canada. Les objectifs en 2018 et en 2019 étaient d’obtenir l’avis des utilisateurs, d’entendre ce qu’ils avaient à dire au sujet de leur expérience, et de leur demander leurs idées pour la future solution de voyage.

 
Mur divisé en 4 catégories (approbation, réservations, voyages et dépenses) caractérisant l’expérience de voyage d’affaires avec des notes
Mur divisé en quatre catégories (approbation, réservations, voyages et dépenses) caractérisant l’expérience de voyage d’affaires avec des notes
 

L’équipe ProGen a utilisé une approche fondée sur la réflexion conceptuelle pour orienter l’élaboration de la future solution de voyage afin de mieux comprendre l’expérience de la communauté du gouvernement du Canada en matière de voyages d’affaires. Nous espérons reconcevoir le système de voyage de sorte qu’il soit plus simple, plus accessible, plus novateur et plus intuitif pour tous, notamment en veillant à ce que le voyageur, l’utilisateur final, soit au cœur des décisions que nous prendrons.

Notre objectif était de créer une solution qui tient compte de l’utilisateur final, mais ce n’est pas tout. Nous voulons que les utilisateurs la créent avec nous. Pour ce faire, nous avons fait appel au public pour qu’il nous donne des idées pour améliorer l’expérience des voyageurs et pour qu’il nous fasse part de son avis sur les solutions possibles. Le Programme de voyage de prochaine génération a fait une tournée pancanadienne (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) d’octobre 2018 à mars 2019. Elle a commencé dans la Région de la capitale nationale et s’est poursuivie dans sept villes canadiennes. Nous avons organisé huit journées portes ouvertes, 15 laboratoires d’innovation, et rencontré plus de 750 employés d’un bout à l’autre du Canada. Grâce aux conversations et aux idées échangées, les employés ont eu l’occasion de participer directement à la préparation de l’avenir des voyages d’affaires du gouvernement du Canada.

 
Fonctionnaires consultent les papillons adhésifs collés sur le mur en fonction de 4 catégories caractérisant l’expérience de voyage du GC
Des fonctionnaires consultent les papillons adhésifs collés sur le mur en fonction de quatre catégories (approbation, réservations, voyages et dépenses) caractérisant l’expérience de voyage du gouvernement du Canada
 

Grâce aux rencontres que nous avons faites, nous nous sommes rendu compte que certaines régions et certains ministères ont des exigences à respecter qui rendent plus compliqués les voyages d’affaires, notamment lorsqu’il faut transporter de l’équipement spécialisé ou se rendre dans des lieux isolés. Nous avons beaucoup aimé entendre ce qu’avaient à dire les employés au sujet de l’expérience qu’ils avaient eue jusque-là et des mesures qu’ils voudraient que nous prenions pour leur assurer une expérience de voyage positive. Nous avons rapidement découvert que les employés avaient à cœur de nous faire part de leurs idées et qu’ils étaient heureux que nous leur demandions leur avis aussi tôt dans le processus. Les voyageurs et les personnes qui organisent les voyages et les approuvent veulent un système de voyage intuitif et efficace. Ils avaient beaucoup d’idées à proposer pour que nous puissions le leur offrir.

Au début du nouvel exercice financier, nous avons créé une page Web sur le site intranet du gouvernement du Canada afin de transmettre ce que nous apprenions en cours de route. Nous l’utiliserons également pour continuer à collaborer avec les utilisateurs et obtenir leur avis, et pour leur faire part de ce que nous prévoyons faire.

Trois partenaires enthousiastes de l’organisme Code for Canada debout devant un mur
Trois partenaires enthousiastes de l’organisme Code for Canada debout devant un mur

L’été dernier, nous avons collaboré avec l’organisme Code for Canada et accueilli trois partenaires pour nous aider à améliorer le processus de réservations de voyages pour les utilisateurs du gouvernement du Canada. Ils motivent notre équipe à être plus agile, à changer notre façon de penser en ce qui concerne la mise en point de prototypes, la création, ainsi que l’essai de petits concepts itératifs auprès des utilisateurs. Pour en apprendre davantage au sujet de leur travail, veuillez consulter le blogue de l’organisme Code for Canada (en anglais seulement).

Cet automne, nous avons continué à consulter des groupes et des intervenants clés et tenu deux laboratoires d’innovation axés sur l’accessibilité et l’inclusivité afin de mieux comprendre l’expérience de voyage de nos collègues ayant besoin de mesures d’adaptation.

Ils nous ont fait part de leurs idées quant à la façon dont nous pourrions améliorer leur expérience de voyage d’affaires. Le Programme de voyage de prochaine génération a entendu divers points de vue et expériences. Nous travaillons à  supprimer de façon proactive les obstacles afin de veiller à ce que l’accessibilité fasse partie dès le début de la future solution de voyage, notamment en adoptant une approche inclusive.

 
Collage de trois photos de fonctionnaires assis à des tables, échangeant des idées et prenant des notes
Collage de trois photos de fonctionnaires assis à des tables, échangeant des idées et prenant des notes
 
Nous avons appris que solliciter l’aide des utilisateurs dans la création de la future solution de voyage ne signifie pas simplement de tenter de cerner ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin, mais plutôt de leur demander directement de nous dire ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin.

Nous avons également appris que de les consulter une seule fois ne suffit pas. Il faut continuellement les consulter tout au long du processus en leur permettant d’offrir une rétroaction, en leur faisant part de ce que nous apprenons, et en confirmant avec eux les prochaines mesures à prendre. Certes, il faut plus de temps pour créer en collaboration avec les utilisateurs, mais cela nous permettra de continuer à avancer dans la bonne direction.

Attendez! Notre démarche est loin d’être terminée. Nous poursuivons nos consultations et nous continuons de trouver des idées, de mettre au point des prototypes et de faire essayer nos créations par des utilisateurs. Vous souhaitez participer à ces essais? Inscrivez-vous pour faire l’essai de nos concepts et de nos créations (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Vous souhaitez nous faire part de votre expérience de voyage ou nous dire ce que vous aimeriez que nous vous proposions comme future solution de voyage du gouvernement du Canada? Veuillez consulter la page intranet du Programme de voyage de prochaine génération (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et nous dire ce que vous en pensez!

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