Repenser les communications

Portrait de Martin Paulin
Martine Paulin, Services Partagés Canada

Martine Paulin, Services Partagés Canada

Au-delà de 2020 consiste à repenser nos mentalités et nos comportements. Il s’agit également de mobiliser les employés et de leur donner les moyens d’agir. Il n’existe pas de bouton ni de baguette magique pour y arriver, mais il existe des compétences et des outils de communication qui peuvent aider. La mobilisation des employés se crée avec la confiance et lorsque nous sommes conscients de notre façon de travailler ensemble chaque jour.

En tant que spécialiste des communications et gestionnaire, je ne pense pas souvent à mes compétences et à la façon dont elles peuvent aider les personnes qui m’entourent, hormis mes clients. Travaillant à un rythme rapide, dans un environnement très stressant, je me concentre souvent sur ce que je fais, plutôt que sur ma façon de le faire. Comme les délais sont serrés, il va de soi pour moi de travailler de façon horizontale et de collaborer avec mes collègues pour une exécution rapide. Les autres compétences comprennent la communication ascendante, la résolution de problèmes et l’adaptation de mes messages à mon public-cible (c.-à-d. le contenu qui l’intéresse). Ces compétences font partie de mon travail quotidien, puisque je gère divers enjeux de communication. Ce sont toutes des compétences transférables qui peuvent être acquises et qui, changent notre façon de travailler et de communiquer dans la fonction publique. Elles peuvent être appliquées par tous, à tous les échelons, afin de rendre nos interactions quotidiennes plus significatives et efficaces.

En ce qui concerne les organisations, en particulier dans la fonction publique, les efforts de communication sont surtout axés sur l’externe, mettant l’accent sur la communication des programmes et des services aux canadiens, aux clients et aux intervenants. Cependant, le « côté humain » qui sous-tend la façon et de faire les choses et les raisons qui motivent nos choix est souvent négligé, même s’il s’agit d’un des éléments qui a le plus d’incidence sur la qualité des programmes et, en fin de compte, sur la prestation des services.

Nos interactions et nos communications jouent un rôle important dans la promotion de la mobilisation et de la responsabilisation. Lorsque je parle de « communications », je ne fais pas seulement référence à la fonction organisationnelle. Je parle aussi de toutes les communications au sein des programmes et des milieux opérationnels aussi. C’est dans ce contexte que je considère que les compétences dont j’ai parlé précédemment pourraient être une valeur ajoutée pour l’ensemble des équipes.

Si vous avez suivi une formation sur le leadership au cours des 20 dernières années, vous savez qu’il existe un lien direct entre la mobilisation des employés, l’efficacité de l’organisation et sa capacité d’innovation. Alors, pourquoi laisser ces relations au second plan? Trop souvent, les renseignements importants qui pourraient aider les employés à mieux comprendre l’incidence de leur travail et à avoir un sentiment d’appartenance à l’organisation sont réduits à un court article dans un bulletin interne.

Pourquoi impliquons-nous les équipes de communication à la dernière minute, si nous les impliquons tout court? Souvent nous pensons qu’un courriel générique est suffisant lorsqu’il s’agit d’annoncer un changement majeur? Pourquoi ne donnons-nous pas de meilleurs outils aux gestionnaires et aux superviseurs afin qu’ils soient mieux outillé à répondre aux questions des employés et à veiller à ce qu’ils disposent de ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail?

Lorsque les employés sont mobilisés, ils peuvent être des porte-parole de l’organisation. Ils peuvent contribuer à influencer la façon dont l’organisation est perçue à l’extérieur et aider leurs équipes à atteindre leurs objectifs opérationnels. Pour y parvenir, nous devons changer notre mentalité sur la façon dont nous gérons les communications, tant au niveau ministériel (la façon dont l’organisation communique et recueille les commentaires des employés), que dans les équipes (nos rapports quotidiens). Nous devons nous assurer d’harmoniser notre discours à l‘interne et à l’externe et de veiller à ce que le message soit cohérent, uniforme et opportun. Tout cela vise à aider les employés à mieux comprendre les grandes priorités du ministère et l’impact de leur contribution. Nous voulons qu’ils soient fiers du travail qu’ils accomplissent et qu’ils se sentent en mesure de l’accomplir.

Pour moi, les communications avec les employés est une responsabilité partagée à l’échelle de l’organisation. Elle favorise une fonction publique agile, outillée et inclusive, au sein de laquelle les employés se sentiront soutenus et habilités.

En tant que spécialistes des communications, nous pouvons aider nos collègues en jouant le rôle de « catalyseur » et « d’influenceur ». Cela signifie que nous reconnaissons que, en tant que communicateurs, nous ne sommes pas en mesure de tout faire. C’est la raison pour laquelle nous donnons des conseils et aidons les autres à acquérir des compétences en communication, afin qu’ils puissent améliorer la circulation de l’information, la rétroaction et la mobilisation des équipes. Cela ne signifie pas une augmentation de la quantité de travail; il s’agit simplement de travailler de façon plus intelligente, plus collaborative et plus horizontale, avec des objectifs communs.

Bien entendu, comme pour tout changement, ce n’est pas toujours facile et il reste encore beaucoup de travail à accomplir. Naturellement, les gens ont tendance à se demander pourquoi ils devraient appliquer cette nouvelle façon de procéder, alors qu’ils sont habitués à une autre manière de faire. Cela nécessite d’avoir de nombreuses conversations et d’essayer de nouvelles approches afin de faire évoluer les mentalités et les comportements. Le changement est un défi, mais lorsque nous en comprenons les possibilités et que nous avons un objectif, il est plus facile d’amener les autres à l’adopter. Nous devons être disposés à apprendre les uns des autres et nous devons avoir la permission d’essayer de nouvelles choses, de nous adapter et d’essayer encore afin d’atteindre nos objectifs et d’innover.

Au-delà de 2020 est bien plus qu’un simple cadre pour le renouvellement de la fonction publique, il s’agit d’une nouvelle façon de travailler au quotidien qui a une influence sur chaque employé. En repensant notre façon de communiquer, en tant qu’organisation et en tant qu’individu, nous pouvons accroître la collaboration, améliorer la mobilisation des employés, mieux raconter nos histoires et gérer notre environnement de travail en constante évolution… La communication est au cœur de tout cela!

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