Découvrez comment les gens se mobilisent : Exemples de mobilisation en marche

La mobilisation en marche sur GCconnex

Trois questions de consultation ont d’abord été posées sur GCconnex, ce qui a donné lieu à plus de 120 fils de discussions dans le groupe Objectif 2020 de ce site sur des sujets qui préoccupent particulièrement les fonctionnaires. Les nombreux commentaires formulés étaient positifs et les participants ont proposé des suggestions constructives lorsque les questions soulevées étaient de nature délicate. Plus de 50 autres groupes liés à Objectif 2020 ont été créés sur GCconnex (par exemple, l’Agence du revenu du Canada et Sécurité publique Canada ont chacun créé un groupe). L’utilisation de GCconnex a fait valoir les avantages d’une plateforme de média social, un outil que peuvent utiliser les employés pour communiquer des idées sur l’avenir de la fonction publique.

Que représente la vision pour vous?

« Un changement de culture ne peut pas être imposé par le leadership, ni par une institution. La culture est créée et se propage par la base [...] Cette vision, c’est ce qui est demandé et discuté en petits groupes ou individuellement depuis des années. »
– Jérôme Foldes-Busque

Que doit-on faire pour concrétiser la vision?

« Si nous innovons en tant que personnes, le système évoluera, cela constituera un indicateur de changement. »
– Terry Kelly

Cher Wayne, nous aimerions obtenir les outils suivants...

« Les wikis sont une excellente solution de rechange aux multiples versions de document Word générées lorsque plusieurs auteurs/réviseurs doivent produire un même document. »
– Rob McLeary

« Nous souhaiterions qu’il soit normal d’avoir du temps pour innover et collaborer d’une manière originale et qu’il existe une forme de reconnaissance pour récompenser l’excellence en matière d’innovation. »
– Carolyn Seburn

« Je conviens qu’il ne faut pas croire que les outils sont la solution au problème; les outils ne sont que des outils. La solution consiste à définir entièrement les problèmes qu’il faut régler afin de pouvoir choisir —ou créer — les outils appropriés et les utiliser de la manière la plus efficace possible. »
– Kevin Backs

À quoi ressemble le système de RH idéal?

« Pourquoi ne pas former des groupes qui ne travailleraient pas pour un ministère en particulier, mais qui auraient chacun des compétences particulières pouvant être mises à profit au sein de divers ministères? Il pourrait s’agir de « bassins de capital humain » qui seraient affectés à des projets et qui pourraient être déployés plus rapidement, ou pour de plus courtes périodes [...] afin de répondre à un besoin précis. »
– Jack Jensen

Widget à idées - Séance de questions et réponses ouvertes avec les dirigeants

« Je pense aussi qu’on devrait miser sur la création et le maintien de communautés de pratique connues et reconnues à travers l’administration publique. »
– Barbara Delisle

L’évidence dont personne ne veut parler…

« (1) Les paradigmes de la gestion de l’information conviennent davantage à un modèle axé sur le classement qu’à un modèle axé sur la communication de renseignements sur demande, (2) [...] nous nous posons trop peu les questions « pourquoi ne pas faire telle chose? » ou « et si nous faisions telle chose? », [et] (3) les employés hésitent à faire part de difficultés à leur supérieur. »
– Amanda Parr

Quel est votre objectif le plus ambitieux en ce qui concerne la fonction publique de 2020?

« Je veux que le gouvernement du Canada serve de modèle à d’autres pays, au lieu de simplement étudier ce que font les autres gouvernements. »
– Erin Gee

Quelles sont les compétences requises pour l’avenir de la fonction publique? – Développement des capacités

« Une des compétences clés de la fonction publique de demain sera la collaboration et la gestion des partenariats. Nous aurons besoin de personnes capables de réunir les bonnes personnes et qui peuvent diriger avec succès des activités et des projets d’envergure. »
– Kim Burnett

Que devrions-nous cesser de faire?

« Le maintien d’un processus d’approbation sur papier garde la FP dans un carcan de création de documents à imprimer — alors que dans les faits, nous imprimons de moins en moins d’année en année. Notre dépendance au Web et aux médias sociaux pour les communications ne fera que s’accroître, et notre organisme doit suivre le rythme. »
– Carol Anne Deneka

Quel rôle pouvez-vous jouer pour contribuer à concrétiser la vision?

« Placez l’utilisateur (employé, grand public) au centre de la conception. Tenez compte de ce que les gens utilisent réellement. »
– Utilisateur de GCconnex

 « Le changement doit commencer à l’interne. Commencez lentement, puis épanouissez-vous au sein de votre organisation. »
– Stephen Wynn

L’efficience accrue par rapport à la paperasserie et la gestion du risque : serons-nous à la hauteur?

« Pour fonctionner de manière efficiente, nous devrons peut-être accepter un certain niveau de risque et accepter que les choses ne soient pas forcément parfaites ou à notre goût […] Cela nous obligera peut-être à mieux déceler les risques et à développer de meilleures stratégies d’atténuation du risque. »
– Jean-François Guay

Que pourrait faire l’École de la fonction publique du Canada pour améliorer l’apprentissage dans la fonction publique dans le contexte d’Objectif 2020?

« Former et perfectionner des employés nommés pour une période indéterminée (s’ils manifestent de l’intérêt) afin qu’ils puissent donner les cours offerts par l’EFPC, en particulier dans les bureaux régionaux. Ces employés du gouvernement utiliseront probablement des termes connus et des exemples pertinents. »
– Robyn Atkinson

Rétroaction directe des intervenants ou des clients : un élément clé de l’innovation et de rendement élevé à de la fonction publique

« Inviter les intervenants à externaliser la conception de programme de toutes pièces (y compris un cadre pour la rétroaction et les améliorations). Cela serait une façon d’élaborer des mécanismes de rétroaction qui fonctionnent […] »
– Jeremy Plaunt

Fierté et reconnaissance

« Je crois qu’il serait intéressant d’avoir un prix semblable au prix SAVE (Securing Americans Value and Efficiency) à la fonction publique fédérale du Canada : un prix qui vise plus à souligner les meilleures idées des fonctionnaires en matière de réduction des coûts à l’échelle du gouvernement fédéral. »
– Robyn Wheat

Gérer la crainte du risque par rapport à la gestion du risque

« […] si notre objectif est d’élaborer des politiques efficaces à l’aide d’équipes travaillant en collaboration, il faut donner beaucoup de place aux personnes qui travaillent dans les bureaux régionaux sur la prestation de programmes; sinon, nos conseils ne seront pas très utiles. »
– Michael MacKinnon

Quelles devraient être les principales caractéristiques d’un bon plan d’action pour Objectif 2020?

« Je crois que la transformation d’idées liées à Objectif 2020 en projets réalisables doit être une des principales étapes à venir. Objectif 2020 a généré d’excellentes idées. Certaines nécessitent quelques modifications (comme les signatures électroniques pour les approbations; un code d’utilisateur/mot de passe unique pour avoir accès à toutes les plates-formes; l’ouverture des réunions du Comité de la haute direction aux experts en la matière, qui ne sont pas au niveau EX, mais qui pourraient y assister comme observateurs), alors que d’autres idées nécessiteraient beaucoup de transformation pour aboutir à des résultats concrets (p. ex. déléguer des pouvoirs au plus bas niveau possible; renforcer le rôle des communautés de pratique dans l’exécution des programmes; réduire la bureaucratie interne; favoriser les communications internes; améliorer la souplesse en matière de RH, etc.). »
– Erning Han

Partager une idée et façonner l’avenir!

« […] je souhaite que d’ici 2020 l’ensemble de mon effectif soit une communauté engagée où priment la collaboration, la souplesse, la durabilité et l’innovation. »
– Shelly Bruce

La mobilisation en marche au sein des ministères et des organismes

Les administrateurs généraux, les champions de la mobilisation et les employés se sont voués corps et âme à ce processus de mobilisation, et ce, de nombreuses manières. L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) a assuré la diffusion sur le Web pour permettre à plusieurs ministères d’amorcer des discussions sur Objectif 2020 avec les employés à l’échelle du pays. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, Environnement Canada, Pêches et Océans Canada et le ministère de la Justice, de même que le Réseau des jeunes fonctionnaires fédéraux, ont tous donné des présentations en webdiffusion à partir de l’École. L’EFPC a organisé deux discussions informelles avec le greffier du Conseil privé. Ces deux rencontres diffusées sur le Web sont les plus importantes jamais tenues au sein de la fonction publique. La seconde webdiffusion à elle-seule a attiré des milliers d’internautes dans plus de 60 organisations différentes et a généré 1 400 gazouillis. L’EFPC a également organisé la cérémonie de fermeture de la capsule temporelle d’Objectif 2020, une manière bien personnelle et concrète de démontrer la volonté d’agir des fonctionnaires.

Le Centre de la sécurité des télécommunications Canada a misé sur MOSAIC, une stratégie de mobilisation ambitieuse visant une transformation individuelle, physique et organisationnelle, pour la réalisation de ses activités liées à Objectif 2020. L’un des messages clés de la stratégie est que tous ont la possibilité de changer les choses. Les employés n’ont pas besoin d’autorisation pour prendre des initiatives. Si une personne est en mesure de concrétiser une bonne idée, elle est simplement encouragée à le faire. Quant à Diversification de l’économie de l’Ouest Canada, il a été le premier ministère à inviter ses employés à utiliser la fonction de clavardage de GCconnex : 68 % du personnel a un compte GCconnex et plus de 50 % des employés ont participé à des séances de formation internes sur l’utilisation de GCconnex, de GCpédia et de Twitter.

« Pour encourager la participation des employés, EDSC a mis en place une approche transversale, non hiérarchique et axée sur la collaboration dirigée par des employés enthousiastes qui ont conçu, géré et proposé une stratégie de mobilisation multivoie axée sur GCpédia, GCconnex, Twitter et des échanges traditionnels de vive voix. Grâce à cette approche multidirectionnelle, tous les employés d’EDSC ont la chance d’apporter leur contribution. »
– Emploi et Développement social Canada, rapport intérimaire

La mobilisation du personnel au sein des petites et des grandes organisations n’est certainement pas comparable. Par exemple, L’enquêteur correctionnel Canada a mobilisé tous ses employés (36 ETP) au moyen de réunions du personnel pour obtenir une rétroaction officielle à grande échelle. Parallèlement, plus de 21 000 employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC) participaient à des assemblées générales sur Objectif 2020, à des réunions d’équipe et à une vaste gamme d’activités, à l’administration centrale et aux bureaux de l’Agence situés partout au pays. L’ARC a utilisé un nouvel outil appelé Destination 2020 qui a permis à plus de 40 % des employés de discuter de sujets d’intérêt et de se prononcer sur les idées et les propositions de leurs collègues. L’outil s’est révélé si utile que l’ARC l’a mis à la disposition d’autres ministères et organismes afin de contribuer à la réalisation de leurs activités pour Objectif 2020.

« À l’Agence des services frontaliers du Canada, la mise sur pied d’un groupe de planification ouvert pour la mobilisation des employés s’est avérée très fructueuse. Nous avons commencé avec des représentants de chaque région et de chacune des directions générales de l’Administration centrale, et avons créé un forum pour échanger des idées et des solutions et suivre les efforts déployés par les employés dans une organisation aussi grande que géographiquement diversifiée. […], et de plus en plus de gens adhèrent au concept de mobilisation des employés. »
– Agence des services frontaliers du Canada, extrait de GCconnex

Dans le cadre de sa stratégie de mobilisation, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement a organisé un séminaire Web sur Objectif 2020 qui réunissait des employés du quartier général et de postes en Afrique, en Asie, en Europe et dans les Amériques. Cette activité a aussi permis aux employés des missions à Panama, New York, Boston, Vilnius, Stockholm, Kingston (Jamaïque), Dublin, Delhi et Oslo, pour n’en nommer que quelques-unes, de faire partie des discussions concernant l’avenir de ce ministère nouvellement fusionné.

Plusieurs organisations canalisent les efforts de mobilisation dans des initiatives de renouvellement continues. L’Agence des services frontaliers du Canada a intégré Objectif 2020 dans le cadre de son Initiative de modernisation de la frontière. De plus, les activités s’inscrivant dans la vision pour Objectif 2020 menées au ministère de la Défense nationale vont de pair avec les activités de mobilisation liées au renouvellement de la Défense déjà en cours, étant donné leur orientation commune vers la mobilisation des employés.

La mobilisation en marche au sein des Conseils fédéraux régionaux

Les conseils fédéraux régionaux sont bien placés pour montrer quelle forme peut prendre la mobilisation entre les organisations. Par exemple, le Conseil fédéral de l’Alberta a invité les fonctionnaires de divers ministères et réseaux à participer à des rencontres, à Edmonton et Calgary, afin d’exprimer leur point de vue sur la vision. En outre, le Conseil a organisé une série d’activités d’apprentissage sur les médias sociaux, afin d’initier les participants à Twitter, GCconnex, GCpédia et LinkedIn. Grâce à ces activités, les employés ont appris que ces outils pouvaient les aider à créer des liens et à accomplir leur travail plus efficacement.

Le Conseil fédéral de l’Ontario a également tenu une série de séances interministérielles sur Objectif 2020 au sein de nombreuses collectivités, dont Sault Ste. Marie, Thunder Bay et Sudbury. Les participants au programme Leaders sans frontières ont contribué à l’organisation d’activités destinées à informer les gestionnaires et les employés. Ces initiatives ont donné l’occasion à de futurs dirigeants de faire valoir leur point de vue quant aux mesures nécessaires pour concrétiser la vision.

« Objectif 2020 est perçu comme le précurseur d’une approche rafraîchissante à l’égard de la fonction publique; cette approche est caractérisée par des consultations, une collaboration et une vision authentiques. Elle est accueillie comme le fondement d’une fonction publique efficace, efficiente, déterminée et souple. La fonction publique qui évolue dans ce type d’environnement pourra maximiser ses compétences, ses talents, ses idées en innovation ainsi que ses ressources afin de fournir d’excellents services qui sauront répondre à la fois aux besoins et aux attentes des Canadiens. »
– Conseil fédéral du Manitoba, rapport intérimaire

La mobilisation en marche au sein des communautés

Les communautés horizontales se sont empressées de participer au processus d’Objectif 2020. Deux d’entre elles en particulier ont joué un rôle clé pour mobiliser les cadres et la prochaine génération des professionnels de la fonction publique.

Le Réseau des jeunes fonctionnaires fédéraux (RJFF) regroupe les jeunes, les nouveaux professionnels et les futurs dirigeants de l’ensemble de la fonction publique fédérale. Depuis le lancement de l’exercice Objectif 2020 en juin, le RJFF a mobilisé des milliers de fonctionnaires. Il a fait la promotion de nombreux événements ministériels et régionaux, a organisé des activités de réseautage et a encouragé les discussions sur les médias sociaux. Il a également organisé une discussion informelle en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada et des experts œuvrant au sein du gouvernement.

La Communauté nationale des gestionnaires (CNG) se compose de gestionnaires de tous les ministères et organismes de la fonction publique fédérale, partout au Canada, et vise à accroître la capacité, l’innovation et la mobilisation. Le 3 octobre, la CNG a tenu des séances d’une demi-journée dans toutes les régions afin d’entamer un dialogue sur la vision et de dégager les idées maîtresses. Des gestionnaires de partout au pays peuvent faire des commentaires et voter sur les idées formulées au moyen de « Soapbox », un outil virtuel offert sur le site Web de la CNG. En fonction des résultats obtenus, une deuxième activité aura lieu le 5 décembre à l’échelle nationale, afin de présenter des mesures et des étapes concrètes qui permettront de concrétiser la vision.

« […] le Conseil des ressources humaines a été l’hôte d’une séance interactive et stimulante […] à laquelle ont participé des chefs des RH ainsi que deux invités par ministère et organisme. On a demandé à chaque organisation de choisir des participants faisant partie de chacune des trois générations dont les membres sont sur le marché du travail (baby-boomers>; génération X; génération Y) […] Nous avons ainsi pu tirer profit de la sagesse des personnes dont la carrière est plus avancée, de même que des idées et de la perspective des personnes qui vont demeurer plus longtemps au sein de la fonction publique. »
– Conseil des ressources humaines, rapport intérimaire

La mobilisation en marche... rayonnement externe

Le 20 août 2013, des membres de la communauté universitaire et d’ailleurs ont eu l’occasion de participer à une table ronde sur Objectif 2020 dans le cadre de la 65e Conférence annuelle de l’Institut de l’administration publique du Canada. Les participants se sont prononcés sur un éventail de questions allant du rôle du secteur privé aux outils requis pour appuyer la mobilisation et les compétences nécessaires dans l’avenir.

« Au lieu de réagir à l’environnement changeant, nous devons devenir proactifs, et nous ne pouvons y parvenir que si nous commençons par un document comme Objectif 2020, si nous insufflons l’attitude, si nous obtenons l’appui de tous les niveaux de direction de la fonction publique, et si nous faisons preuve d’innovation. Pour concrétiser cette vision, nous devons penser en équipe, et voir le service entier comme une seule et unique entité […]. »
– étudiant de l’Université de Toronto

À l’automne 2013, on a lancé un concours de rédaction s’adressant aux étudiants à l’échelle nationale et dont le sujet était l’avenir de la fonction publique. Ce concours a pour but de mettre en lumière des recherches renfermant de nouvelles connaissances et une compréhension qui contribueront à la concrétisation d’Objectif 2020. Le concours est parrainé par l’Association canadienne des programmes en administration publique, la Fédération canadienne des doyens de gestion et d’administration et des universités de partout au pays, en collaboration avec la Rowe School of Business de l’université Dalhousie, la Johnson Shoyama Graduate School of Public Policy de l’Université de Régina, l’École de la fonction publique du Canada et l’Institut d’administration publique du Canada.

« Les participants à la table ronde ont approuvé la méthode de mobilisation ascendante des consultations d’Objectif 2020, en insistant sur le fait que le changement de culture à la fonction publique ne se produira que si on obtient l’adhésion de tous les fonctionnaires. […] Quatre grands thèmes sont ressortis des discussions : améliorer la mobilisation et la collaboration entre la fonction publique et les partenaires à l’externe; promouvoir les permutations d’employés; améliorer la formation et la rétention dans la fonction publique; et insister sur la valeur persistante de la fonction publique. »
– Table ronde des associations nationales organisée par le Forum des politiques publiques au sujet d’Objectif 2020.