Plan d’approvisionnement ministériel d’EDSC (2016-2017)

Titre officiel : EDSC Plan d’approvisionnement ministériel (2016-2017), le 12 juillet 2016

De : Emploi et Développement social Canada



1. Notre ministère

La mission d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), y compris le Programme du travail et Service Canada, est de bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, d’aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d’améliorer leur qualité de vie. À cette fin, plus de 95 % des dépenses du Ministère profitent directement aux Canadiens d’une manière ou d’une autre.

Nous aidons les Canadiens à toutes les étapes de leur vie, des enfants aux aînés, ainsi que les Canadiens qui ont des besoins distincts comme les Autochtones, les personnes ayant un handicap, les sans-abri et les immigrants récents.

Nous concevons et nous mettons en œuvre certains des programmes et des services du gouvernement parmi les plus connus, notamment :

  • Sécurité de la vieillesse et Supplément de revenu garanti
  • Régime de pensions du Canada
  • Assurance-emploi
  • Programme canadien de prêts et de bourses aux étudiants
  • Programme canadien pour l’épargne-études
  • Programme canadien pour l’épargne-invalidité
  • Prestation nationale pour enfants
  • Prestation universelle pour la garde d’enfants
  • Programme de protection des salariés
  • Passeports

Par l’entremise de Service Canada, nous continuons à améliorer la prestation des programmes et des services gouvernementaux afin que la population canadienne puisse y accéder plus rapidement et plus facilement. Le modèle de service par Internet, par téléphone et en personne (cliquez-appelez-visitez) offre un accès à guichet unique grâce à Internet, aux centres d’appels et à près de 600 points de service répartis dans tout le Canada. Les interactions quotidiennes entre nos employés et les Canadiens ont une énorme incidence sur l’idée que le public canadien se fait de nous et du gouvernement du Canada, et sur la confiance qu’il nous accorde.

Le Programme du travail gère les responsabilités fédérales en matière de travail, notamment pour ce qui est de favoriser le respect des normes régissant le travail et la santé et la sécurité au travail et des lois sur l’équité en emploi, ainsi que d’aider les syndicats et les employeurs à négocier et à renouveler leurs conventions collectives dans les milieux de travail de compétence fédérale. Il représente aussi le Canada au sein des organisations internationales du travail, en plus de négocier et d’appliquer les dispositions relatives au travail des initiatives de libéralisation du commerce.

Enfin, le Ministère verse des subventions et des contributions à d’autres ordres de gouvernement, à des organismes des secteurs bénévole, privé et communautaire ou du milieu de l’éducation et à des employeurs et des syndicats, afin qu’ils réalisent des projets qui répondent aux besoins du marché du travail canadien et aux besoins des Canadiens en matière de développement social.

Tout cela fait partie de nos secteurs d’activités principaux, notamment :

  • favoriser la souplesse du marché du travail partout au Canada
  • accroître la participation à la population active
  • éliminer les obstacles à la poursuite d’études postsecondaires et du perfectionnement des compétences
  • superviser les responsabilités fédérales dans le domaine du travail
  • offrir un soutien du revenu aux aînés, aux familles avec enfants et aux prestataires de l’assurance-emploi
  • offrir des programmes et services particuliers au nom du gouvernement du Canada

Le vaste mandat et la grande portée de notre Ministère nous placent au cœur des programmes et des priorités touchant le marché du travail et les politiques sociales du gouvernement du Canada, et représentent une occasion inégalée d’améliorer le quotidien des Canadiens dans un environnement financier et social en évolution au sein d’une économie mondiale.

Les activités d’approvisionnement prévues, mentionnées plus en détail ci-dessous, jumelées à l’amélioration continue du processus d’approvisionnement et à la formation continue des spécialistes de l’approvisionnement, aideront le ministère à réaliser les trois priorités énoncées dans le Plan d’activités intégré 2012-2015 :

  • transformation des activités et modernisation de nos activités principales
  • amélioration de nos politiques et programmes
  • établissement d’une organisation à haut rendement

2. Objet du plan d’approvisionnement

Le plan d’approvisionnement a pour objet de présenter un aperçu des activités d’approvisionnement prévues du ministère et de donner au public et à l’industrie une estimation des achats à venir pour l’exercice 2016-2017 à l’appui de ces programmes et services. Cette information sera aussi communiquée aux intervenants concernés comme Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour permettre l’exécution de programmes à l’échelle gouvernementale comme l’Accord sur le commerce intérieur et la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).

Le plan d’approvisionnement permet aussi à EDSC d’examiner les exigences selon une perspective horizontale et de rectifier les stratégies d’approvisionnement en conséquence (élaboration d’importants contrats dits « de capacité à la demande »).

3. Stratégie d’approvisionnement générale

Dans le contexte de ses activités d’achat, EDSC est guidé par les principes de la préparation opérationnelle, de l’équité, de l’ouverture et de la transparence. Par conséquent, la passation de tous les marchés publics est organisée d’une manière qui résiste à l’examen du public, en conformité avec les lois, règlements et politiques du gouvernement canadien, y compris les accords commerciaux et les ententes sur les revendications territoriales globales.

La fonction d’approvisionnement d’EDSC est centralisée dans la région de la capitale nationale (RCN).

Le Conseil du Trésor limite le pouvoir ministériel de passation des marchés, y compris celui d’EDSC dans l’appendice C de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés. EDSC obtient aussi la délégation pour acheter des biens auprès du ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) jusqu’à concurrence de 25 000 $ ou jusqu’à concurrence des limites des commandes subséquentes de TPSGC. Les achats qui dépassent ces montants sont effectués par TPSGC en notre nom, par ex. les marchés de services attribués par appel d’offres électronique (achatsetventes.gc.ca) d’une valeur totale de 2 000 000 $, taxes incluses. Enfin, Services partagés Canada achète du matériel de TI et des logiciels au nom des ministères, dont EDSC.

Afin de réaliser des efficiences (coûts et temps) dans le processus d’approvisionnement, il est conseillé aux clients d’utiliser leurs cartes d’achat jusqu’à concurrence de 10 000 $ si un marché n’est pas par ailleurs nécessaire.

EDSC examine régulièrement les biens achetés dans le but d’attribuer des contrats généraux qui permettront aux clients d’avoir un accès plus efficient au processus d’obtention des biens ou services nécessaires.

Les projets d’investissement approuvés sont assortis de plans d’approvisionnement individuels dans lesquels sont énoncées les exigences à l’appui de la réalisation de l’objectif du projet. Les plans d’approvisionnement précisent aussi la méthode d’approvisionnement qui sera utilisée pour répondre au besoin.

4. Ce qu’achète EDSC

L’objectif de l’approvisionnement de l’État (achats) est de permettre l’acquisition de biens et de services d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité, qui optimise les ressources ou, s’il y a lieu, qui concilie les intérêts de l’État et ceux du peuple canadien (Source : Politique du Conseil du Trésor sur les marchés). Le processus d’approvisionnement varie : il va de très simple (cartes d’achat, offres à commandes) à très complexe (grands projets de l’État).

Durant 2015-2016, l’équipe d’approvisionnement a traité 2 807 contrats et modifications d’une valeur estimative de 244,1 millions de dollars (voir la figure 1.0).

Figure 1.0 Valeur des contrats et modifications par catégorie en 2015-2016
Valeur opérationnelle par produit (2015-2016) - Contrats et modifications 244,1 millions de dollars
Bien ou service Valeur Pourcentage
Administration du Programme canadien de prêts aux étudiants 88 915 063,97 $ 36,4 %
Experts-conseils en TI 78 388 024,85 $ 32,1 %
Logiciels et entretien 13 636 668,90 $ 5,6 %
Matériel informatique et entretien 11 075 167,52 $ 4,5 %
Services d’impression 8 303 964,66 $ 3,4 %
Gestion / autres experts-conseils 5 743 325,50 $ 2,4 %
Commissionnaires et systèmes de sécurité 5 470 995,49 $ 2,2 %
Publicité 4 829 642,48 $ 2,0 %
Formation 4 666 489,82 $ 1,9 %
Gestion des données 2 465 332,10 $ 1,0 %
Services d’entreposage 2 004 159,52 $ 0,8 %
Mobilier de bureau 1 708 893,51 $ 0,7 %
Réadaptation professionnelle 1 420 532,03 $ 0,6 %
Services d’aide temporaire 1 311 860,76 $ 0,5 %
Services de recherche 1 127 882,71 $ 0,5 %
Services de comptabilité et d’audit 1 076 917,88 $ 0,4 %
Autres (60 biens) 11 978 078,41 $ 4,9 %
Total 244 123 000,09 $ 100 %

5. Approvisionnements prévus pour l’exercice 2016-2017

La planification de nos activités d’approvisionnement pour les actifs et services acquis repose sur le plan d’investissement, à court et à long terme. L’approvisionnement lié aux projets qui suivent les étapes de notre processus de gestion des investissements nécessite une planification ciblée (voir la figure 2.0). Les gestionnaires de projet, avec l’appui de l’équipe de l’approvisionnement centralisé, doivent déterminer les exigences de l’approvisionnement à des fins de planification. À mesure que les projets passent d’une étape à l’autre, d’autres exigences sont définies et communiquées à l’équipe chargée des approvisionnements.

Figure 2.0 Plan d’investissement d’EDSC de 2015-2016 à 2019-2020 (Résumé d'investissement sur cinq ans)
Type d’investissement (millions de dollars) 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 Total sur cinq ans
Dépenses attachées aux projets 128,93 $ 115.12 $ 116,06 $ 117,01 $ 117,96 $ 595,08 $
Total, projets 128,93 $ 115,12 $ 116,06 $ 117,01 $ 117,96 $ 595,08 $
Actifs - TI 22,17 $ 22,17 $ 22,17 $ 22,17 $ 22,17 $ 110,85 $
Actifs – Parc de véhicules automobiles 0,53 $ 0,53 $ 0,53 $ 0,53 $ 0,53 $ 2,65 $
Actifs - autres 1,29 $ 1,35 $ 1,40 $ 1,45 $ 1,49 $ 6,98 $
Total, actifs 23,99 $ 24,05 $ 24,10 $ 24,15 $ 24,19 $ 120,48 $
Services acquis (non attachés aux projets) 230,10 $ 231,06 $ 232,06 $ 233,06 $ 234,06 $ 1 160,34 $
Total, services acquis 230,10 $ 231,06 $ 232,06 $ 233,06 $ 234,06 $ 1 160,34 $
Total 383,02 $ 370,23 $ 372,22 $ 374,22 $ 376,21 $ 1 875,90 $
  • Source : Plan d’investissement d’EDSC de 2015-2016 à 2019-2020.
  • Note : Les chiffres qui précèdent sont des estimations, et les dépenses réelles pourraient différer.

Les figures 3.0 et 4.0 présentent une liste des activités d’approvisionnement par produit, et cette liste a été établie à partir des plans d’approvisionnement liés aux projets, des stratégies d’approvisionnement et des commentaires de la direction générale à l’égard de l’activité de planification ministérielle. La liste donne des renseignements généraux sur les activités d’approvisionnement et elle n’est établie qu’à des fins d’information. Fait important à noter, tous les chiffres sont des estimations générales. Diverses méthodes seront utilisées pour l’acquisition de ces éléments, y compris les offres à commande et arrangements en matière d’approvisionnement obligatoires. Selon la nature de l’exigence, le besoin peut aussi être affiché sur le site achats et ventes, c’est-à-dire le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. De plus amples renseignements sur les achats dans un contexte gouvernemental figurent aux sections 6 et 7 ci-dessous.

Figure 3.0 – Principales activités de passation de marchés prévues pour 2016-2017 par EDSC
Approvisionnements liés à un projet - Description Valeur estimative totale (sans taxe)
Services de technologie de l’information, Services de gestion de projets et Services opérationnels 139 400 000 $
Matériel informatique et logiciels 520 000 $
Total 139 920 000 $
  • Nota : Ce tableau est fondé sur les données tirées des stratégies d’approvisionnements liés à un projet et de l’activité de planification de la direction générale.
Figure 4.0 – Principales activités de passation de marchés prévues pour 2016-2017 par EDSC
Approvisionnements non liés à un projet - Description Valeur estimative totale (sans taxe)
Logiciels et entretien de logiciels 20 885 000 $
Centre d’appels 1-800 (frais de services professionnels et de gestion) 17 800 000 $
Matériel informatique 6 100 000 $
Experts-conseils en technologie de l’information 4 500 000 $
Services de protection 4 440 000 $
Formation 6 200 000 $
Experts-conseils en gestion 3 800 000 $
Services d’impression 2 700 000 $
Autres services d’experts-conseils 2 500 000 $
Services opérationnels 1 600 000 $
Aide temporaire 1 300 000 $
Frais d’administration de fournisseur de services (PCPE) 1 000 000 $
Services de soutien aux ressources humaines 980 000 $
Services de comptabilité et d’audit 670 000 $
Services de facilitation 660 000 $
Services de messagerie 530 000 $
Total 75 665 000 $
  • Nota : Ce tableau est fondé sur les réponses de la direction générale à l’égard de l’activité de planification opérationnelle.

Marchés en formule capacité à la demande

EDSC a attribué 19 marchés pluriannuels de plusieurs millions de dollars, comportant chacun diverses catégories qui sont énoncées ci dessous. Les marchés ont été attribués au terme d’un processus d’appel d’offres concurrentiel administré par TPSGC. Ces marchés fondés sur les tâches ont été attribués entre le mois d’octobre 2014 et le mois de juin 2015 et ont une durée de trois ans plus deux options d’une année additionnelle. Les catégories suivantes d’experts conseils font partie de ces marchés fondés sur les tâches :

  • Gestion du changement
  • Gestionnaire des versions
  • Directeur de projet
  • Gestionnaire de projet
  • Ordonnanceur de projet
  • Analyste opérationnel
  • Architecte opérationnel
  • Ingénieur des processus opérationnels
  • Spécialiste de la continuité des activités
  • Architecte de la transformation opérationnelle
  • Rédacteur technique
  • Administrateur de base de données
  • Analyste de base de données
  • Modélisateur de bases de données / GI
  • Architecte de GI
  • Architecte technique
  • Architecte de la technologie
  • Architecte de logiciel
  • Analyste des systèmes
  • Coordonnateur des essais
  • Testeur
  • Analyste programmeur

Ces marchés en formule capacité à la demande serviront à satisfaire à la majorité des exigences susmentionnées pour les services professionnels de TI, les services de gestion de projet et les services opérationnels.

En outre, divers marchés ministériels en formule capacité à la demande pourraient servir à satisfaire à certaines des exigences susmentionnées. Dans les cas où il n’existe aucun marché en formule capacité à la demande, EDSC se tournera vers d’autres stratégies d’approvisionnement, dont : les offres à commandes en vigueur de SPAC, les arrangements en matière d’approvisionnement et les demandes de propositions (DP).

Capacité à la demande – la prochaine génération

En raison de l’efficience des marchés en formule capacité à la demande dont il est fait mention précédemment, il est probable que les marchés soient reportés, ce qui signifie que les deuxièmes périodes d’option seront exercées plus tôt et que de nouveaux marchés en formule capacité sur demande seront mis en place plus tôt que prévu. Ces marchés pluriannuels de plusieurs millions de dollars et à plusieurs fournisseurs incluront les volets suivants : Services opérationnels (TI), Services de gestion de projet (TI), Services d’application et Services de GI/TI. La valeur estimative (par année) pour chaque volet indiqué sera de 17,3 M$, 15,3 M$, 29,4 M$ et 5,6 M$ respectivement.

EDSC prévoit aussi attribuer des marchés pluriannuels fondés sur les tâches à plusieurs fournisseurs et ces marchés seront assortis des volets suivants : Services opérationnels (non liés à la TI), Services de gestion de projet (non liés à la TI) et Experts conseils en ressources humaines. La valeur estimative pour chaque volet indiqué est de 2 M$ sur plusieurs années.

6. Contexte des achats du gouvernement du Canada

Les contrats attribués par EDSC doivent être conformes aux dispositions détaillées des règles, règlements et politiques fédéraux en matière d’approvisionnement. Certains des règlements, dispositions législatives et politiques importants sont énumérés ci-après, dans la section 7.

La concurrence est la norme pour la plupart des contrats fédéraux de grande valeur (en général, tous les achats de 25 000 $ ou plus, toutes les taxes incluses), afin d’assurer l’ouverture et le meilleur rapport qualité/prix. Les fournisseurs devraient examiner régulièrement le site Web achats et ventes pour trouver des occasions d’affaires comme les demandes de propositions d’EDSC et de nombreux autres organismes fédéraux, provinciaux et municipaux.

EDSC doit utiliser les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement de SPAC pour la liste des biens obligatoires établie par la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés, appendice C, annexe 4. Cette liste comprend des fournitures de bureau (comme le papier) et des services d’aide temporaire, entre autres biens et services. Les marchés en formule capacité à la demande seront aussi attribués sur le fondement de ces arrangements en matière d’approvisionnement existants.

SPAC a établi ces offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement pour répondre aux besoins du gouvernement du Canada. EDSC et de nombreux autres organismes fédéraux doivent effectuer leurs achats auprès de ces fournisseurs déjà admissibles.

EDSC et d’autres ministères doivent maintenant soumettre leurs exigences en matière de matériel et de logiciels informatiques à Services partagés Canada. L’on vise ainsi à réaliser des économies de coûts en regroupant les exigences au sein de tout le gouvernement.

7. Liens relatifs aux achats du gouvernement du Canada

8. Coordonnées de la personne-ressource

Toutes les demandes de renseignements concernant ce plan d’approvisionnement doivent être adressées à :

John Caves

Gestionnaire principal, Services consultatifs et de planification des approvisionnements

Emploi et Développement social Canada

john.caves@hrsdc-rhdcc.gc.ca

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