Annexe à la Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
Par Emploi et Développement social Canada
Titre officiel : Rapport sur les résultats ministériels de 2016 à 2017 d'Emploi et Développement social Canada
Sur cette page
- Introduction
- Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
- Résultats des évaluations menées au Ministère au cours de l’exercice 2015 2016
- Plan d’action du Ministère
Introduction
Le présent document fournit des renseignements sommaires sur les mesures prises par la direction pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit des renseignements sommaires sur les évaluations effectuées par Emploi et Développement social Canada (EDSC) au 31 mars 2017, y compris les progrès, les résultats et les plans d’action connexes propres au Ministère.
Des renseignements détaillés sur l’autorité, le mandat et les activités de programme d’EDSC se trouvent dans le document Plan ministériel et dans le Rapport ministériel sur le rendement.
Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
Gestion du contrôle interne
EDSC reconnaît à quel point il est important que la haute direction donne le ton pour veiller à ce que les employés à tous les niveaux comprennent les rôles qu’ils ont à jouer pour assurer le maintien de systèmes efficaces de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et disposent des outils nécessaires pour s’acquitter efficacement de telles responsabilités. Le principal intérêt du Ministère est de veiller à ce que les risques soient bien gérés dans un environnement de contrôle réactif et axé sur le risque qui favorise l’amélioration et l’innovation continues.
Le Ministère dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation ministériels et la surveillance de son système de contrôle interne. Un Cadre ministériel de gestion du contrôle interne a été élaboré et approuvé par le sous-ministre en novembre 2013. Le Cadre est issu d’une collaboration entre diverses directions d’EDSC, dont la Direction générale des services de vérification interne (DGSVI), en vue de préparer un cadre de contrôle interne plus robuste comprenant ce qui suit :
- des structures organisationnelles de reddition de comptes en matière de gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des hauts dirigeants dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- des consignes à l’intention des responsables des processus opérationnels relativement aux répercussions des changements sur les contrôles internes;
- un suivi et des mises à jour semestrielles régulières de la gestion du contrôle interne, en plus des rapports sur les résultats des évaluations et des plans d’action destinés au dirigeant principal des finances (DPF), au Comité de la gestion ministérielle (CGM) et au Comité de vérification ministériel (CVM).
Le CVM est un comité consultatif qui offre des perspectives objectives sur les processus du Ministère en matière de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance ainsi que des rapports généraux.
D’autres comités de premier plan ont des responsabilités lorsqu’il s’agit d’assurer et de surveiller l’efficacité du système de CIRF du Ministère :
Conseil de gestion du portefeuille (CGP) – En tant que principal organe décisionnel du portefeuille, le CGP détermine les orientations et les priorités stratégiques; approuve les plans et stratégies à l’échelle du portefeuille; et prend des décisions concernant des enjeux stratégiques qui touchent l’ensemble du portefeuille. Le CGP agit également comme instrument clé pour le partage de l’information, la consultation et la collaboration au niveau du sous-ministre et du sous-ministre adjoint (SMA). Le DPF est membre de ce comité.
Comité de gestion du Ministère (CGM) – Le CGM supervise la mise en œuvre du programme de gestion du portefeuille, tel qu’il est approuvé par le CGP, y compris l’atteinte des résultats et des objectifs en matière de gestion qui sont énoncés dans le Plan d’activités intégré, le Cadre de responsabilisation de gestion, et les processus ministériels de budgétisation et de planification. Le comité supervise en outre les activités ministérielles liées à l’opérationnalisation des mesures de sécurité ministérielles. Le DPF est membre de ce comité.
Groupe de travail principal sur les contrôles internes et l’assurance financière (GTP CIAF) – Ce groupe de travail composé de SMA a été créé en 2016-2017 pour promouvoir une approche ministérielle coordonnée en matière de vérification, de surveillance et d’autres activités de surveillance menées dans l’ensemble du Ministère en mettant l’accent sur les contrôles internes. Ses membres comprennent les principaux certificateurs d’assurance ministériels et le groupe met l’accent sur la collaboration à tous les niveaux de ses directions membres dans le but de renforcer les contrôles internes à l’appui des responsabilités du sous-ministre à titre d’administrateur des comptes. Le DPF préside le comité du GTP CIAF.
L’environnement de contrôle d’EDSC comprend également une série de mesures qui ont pour but de donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour bien gérer les risques, notamment une sensibilisation et une formation appropriées pour renforcer les compétences et l’expertise nécessaires. Voici la liste de ces mesures clés :
- un Bureau des valeurs et de l’éthique;
- le code de conduite d’EDSC;
- des lignes directrices de conduite professionnelle pour le Programme du travail et Service Canada;
- une division relevant de l’agent principal des finances qui est chargée expressément du contrôle interne;
- des documents sur les principaux processus opérationnels et sur les risques et les points de contrôle clés connexes à l’appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF;
- des communications régulières ayant trait aux secteurs clés de la gestion financière;
- des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle d’EDSC;
- une grille des pouvoirs délégués mise à jour régulièrement;
- une méthode d’évaluation, de gestion et d’atténuation des risques pour les subventions et les contributions;
- un plan opérationnel intégré;
- un plan d’audit interne pluriannuel axé sur les risques;
- un cadre de gestion du contrôle interne du Ministère;
- un profil de risque ministériel mis à jour régulièrement;
- la stratégie de vérification des bénéficiaires;
- la vérification de l’exactitude du paiement (VEP) et la vérification de l’exactitude du traitement (VET) pour les principaux programmes de prestations.
Ententes de services pertinentes pour les états financiers
EDSC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes courantes :
- Services publics et Approvisionnement Canada administre à l’échelle centrale les paiements des salaires, la prestation des services de rémunération et d’avantages sociaux, l’acquisition de biens et de services conformément à l’instrument de délégation d’EDSC et fournit des services d’hébergement;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère l’information nécessaire pour calculer les diverses allocations et charges à payer, par exemple la charge accumulée au chapitre des indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à EDSC;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services de technologie de l’information à EDSC dans les domaines des centres de données et des services de réseau.
Ententes particulières :
- Par l’intermédiaire de l’initiative Service Canada (SC), EDSC est l’un des guichets centraux d’accès des citoyens au gouvernement. C’est pourquoi EDSC a conclu plusieurs ententes avec beaucoup d’autres ministères du gouvernement fédéral afin d’améliorer l’accès des citoyens canadiens aux programmes et services.
- Selon les modalités d’un contrat conclu avec le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE), un fournisseur de services du secteur privé administre les prêts directs consentis en vertu du PCPE. Par conséquent, EDSC se fie aux procédures de contrôle du fournisseur de services externes et sur la vérification annuelle des renseignements financiers et des contrôles internes effectués par un cabinet de vérification externe.
- L’Agence du revenu du Canada (ARC) assure la prestation de tous les services de recouvrement des comptes débiteurs au nom d’EDSC. Bien que l’ARC utilise le système ministériel des comptes débiteurs (SMCD) d’EDSC à cette fin, le Ministère se fie aux procédures de contrôle de l’ARC pour les services de recouvrement et à la capacité de l’ARC en matière de présentation de rapports.
- L’ARC administre également un certain nombre d’activités pour le Régime de pensions du Canada (RPC), la Sécurité de la vieillesse (SV) et le Compte des opérations de l’assurance-emploi.
Résultats de l’évaluation ministérielle durant l’exercice 2016-2017
En 2016-2017, le Ministère a commencé la mise en œuvre intégrale de son programme de surveillance continue axée sur les risques du CIRF.
EDSC a achevé ou exécuté en grande partie son évaluation des secteurs de contrôle clés suivants en se fondant sur son plan de surveillance continue axé sur les risques 2015-2016
- Contrôles au niveau de l’entité (composante d’évaluation des risques);
- Subventions et contributions;
- Sécurité de la vieillesse.
EDSC a déterminé qu’en général, les contrôles financiers clés examinés fonctionnent efficacement pour prévenir ou déceler une anomalie importante aux états financiers. Il y a toutefois des secteurs qui ont été identifiés comme nécessitant des mesures correctives, notamment :
Contrôles au niveau de l’entité – Composante d’évaluation des risques
L’évaluation de la composante d’évaluation des risques a été effectuée dans le cadre du cycle de trois ans pour évaluer les cinq composantes des CNE (évaluation des risques, environnement de contrôle, activités de contrôle, information et communication et surveillance). Aucune lacune importante au chapitre des contrôles n’a été relevée; toutefois, il a été recommandé à EDSC de poursuivre l’élaboration du cadre de prévention de la fraude tout en minimisant le dédoublement des efforts entre les diverses directions.
Subventions et contributions
À la suite de l’évaluation, certaines recommandations clés qui ont été formulées comprenaient notamment :
- renforcer la surveillance des paiements en double potentiels;
- Veiller à ce que l'évaluation des risques qui sous-tend la méthodologie de surveillance financière tienne compte des facteurs les plus pertinents liés à l’intégrité des rapports financiers.
Sécurité de la vieillesse
À la suite de l’évaluation, certaines recommandations clés qui ont été formulées comprenaient notamment :
- renforcer la documentation et la clarté des exigences en matière d’autorisation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour les paiements de la Sécurité de la vieillesse;
- conformément à une recommandation formulée dans le cadre d’une vérification récente par la Direction générale des services de vérification interne, mettre à jour la délégation des pouvoirs et l’orientation fonctionnelle pour s’harmoniser avec les lois pertinentes sur les programmes.
Les réponses et les plans d’action de la direction (RPAD) seront préparés par les responsables des processus afin de renforcer le contrôle; en outre, les progrès réalisés par rapport à ces plans feront l’objet d’un suivi en 2017-2018.
Assurance-emploi
Dans le cadre du processus opérationnel de l’assurance-emploi, l’assurance est assurée par l’audit annuel du Compte des opérations de l’assurance-emploi exécuté par le Bureau du vérificateur général du Canada, conformément à l’article 29 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.
Plan d’action du Ministère
Progrès au cours de l’exercice 2016-2017
En 2016-2017, EDSC a mené sa surveillance continue selon le plan cyclique de l’année précédente, comme le montre le tableau suivant :
| Éléments figurant dans le plan d’action de l’exercice précédent | État |
|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entité |
|
| Contrôles généraux en matière de TI sous gestion ministérielle |
|
| Subventions et contributions |
|
| Sécurité de la vieillesse |
|
Plan d’action pour le prochain exercice et les années suivantes
À l’avenir, certains secteurs de contrôle clés ont été regroupés afin de simplifier les rapports et de mieux les harmoniser avec les processus des états financiers. Voici un tableau récapitulatif des secteurs de contrôle clés qui ont été utilisés pour le plan d’action cette année. Il n’y a pas de réduction de la portée de l’évaluation à la suite du regroupement.| Nouveaux secteurs de contrôle clés | Précédents secteurs de contrôle clés |
|---|---|
| Cycle de l’approvisionnement au paiement |
|
| Clôture financière et rapports financiers |
|
Le plan de surveillance continue par rotation d’EDSC au cours des trois prochaines années est présenté dans le tableau suivant. Le plan sera rajusté au besoin sous réserve d’une revalidation annuelle des secteurs de contrôle à risque élevé, du calendrier d’autres activités de vérification et de surveillance pertinentes et de l’incidence des changements survenus au cours de l’année ou prévus pour les années à venir.
| Secteurs de contrôle clés | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 |
|---|---|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entitéNote de bas de page 1 | Oui | Oui | Oui |
| Contrôles généraux en matière de TINote de bas de page 2 | Oui | Oui | Oui |
| Clôture financière et rapports financiers | Oui | Non | Non |
| Cycle de l’approvisionnement au paiement | Oui | Non | Non |
| Administration de la paye | Non | Oui | Non |
| Revenus, débiteurs et rentrées | Non | Oui | Non |
| Programme canadien de prêts aux étudiants | Non | Oui | Non |
| Subventions et contributions | Oui | Non | Oui |
| Sécurité de la vieillesse | Non | Non | Oui |
| Planification et budgétisation | Non | Non | Oui |
| Assurance-emploi | Se fie à la vérification externe annuelle | ||
Le processus opérationnel du RPC n’est pas déclaré dans les états financiers du ministère et ne sera donc plus inclus dans l’univers des secteurs de contrôle clés mentionnés dans la présente annexe. Notons toutefois que le RPC est également vérifié annuellement par le vérificateur général du Canada.