Audit sur la conformité aux articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques du Programme canadien de prêts aux étudiants, Novembre 2014

Objectif de l’audit

L’audit a pour objectif de déterminer si les pratiques de paiement des prêts et bourses aux étudiants liées à l’attestation et à l’approbation prévues respectivement aux articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) sont conformes à la législation applicable.

Sommaire des constatations principales

Il a été constaté que le cadre de contrôle relatif à l’autorisation et au paiement des versements traités par le fournisseur de services fonctionnait efficacement. Toutefois, certains éléments pourraient être améliorés :

• La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) pourrait évaluer de façon périodique le cadre de contrôle relatif à l’autorisation et au paiement des versements pour s’assurer qu’il continue de fonctionner comme prévu.
• Les processus d’autorisation et de paiement des versements de révision de la bourse maximale effectués manuellement pourraient être simplifiés.
• Les contrôles relatifs au processus de vérification des comptes en vue de l’autorisation des bourses de l’Alberta, versées manuellement, pourraient être améliorés.
• Les données existantes pourraient être mieux utilisées dans l’évaluation des contrôles provinciaux relatifs à l’admissibilité des étudiants.

Conclusion de l’audit

Il a été conclu que les pratiques de paiement des prêts et bourses aux étudiants relatives à l’attestation et à l’approbation prévues respectivement aux articles 34 et 33 de la LGFP sont conformes à la législation applicable. Le cadre de contrôle pour la gestion des processus de versement des prêts et bourses est en place. Des améliorations au niveau de l ’évaluation des mécanismes relatifs à l’article 33 qui permettraient de s’assurer qu’ils continuent à fonctionner comme prévu et de faire un suivi à l’égard des incohérences relevées dans les données sur l’évaluation des besoins ont été mises en évidence dans le cadre de l’audit.

Recommandations

• Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait, en collaboration avec le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale de l’apprentissage (DGA), évaluer les mécanismes utilisés pour démontrer que le cadre de contrôle et les activités d’assurance de la qualité qui appuient l’autorisation prévue à l’article 33 continuent de fonctionner comme prévu.
• Le SMA de la DGA devrait renforcer ses pratiques afin d’effectuer un suivi des problèmes observés dans les données sur l’évaluation des besoins lorsque des incohérences sont relevées.

1.1 Contexte

Le PCPE favorise l’accessibilité aux études postsecondaires pour les étudiants dont les besoins financiers sont justifiés en réduisant les obstacles financiers par le versement de prêts et de bourses dans la plupart des provinces et des territoires. En 2012–2013, le nombre et le pourcentage de Canadiens aux études postsecondaires qui ont bénéficié de l’aide financière offerte dans le cadre du PCPE a continué d’augmenter. Au cours de cette période, 609 080 étudiants à temps plein de niveau postsecondaire des provinces et territoires participants ont bénéficié de prêts et bourses ou de la bonification des intérêts pendant les études offerts par le fédéral, comparativement à 581 280 étudiants en 2011–2012 ^{Note de bas de page 2} . Voici d’autres tendances :

• En 2012–2013, 2,6 milliards de dollars ont été versés sous forme de prêts à 478 630 étudiants, comparativement aux 2,4 milliards versés à 452 180 étudiants en 2011-2012.
• En 2012–2013, 680 millions de dollars ont été versés en bourses à 357 048 étudiants, comparativement aux 649 millions versés à 333 200 étudiants en 2011-2012.

L’article 34 de la LGFP porte sur la vérification des comptes et l’attestation avant l’autorisation des paiements à partir du Fonds du revenu consolidé. Pour se conformer à cet article, des processus de vérification des comptes et des contrôles assurant une saine intendance des ressources financières doivent être établis. La vérification des comptes permet de confirmer que le bénéficiaire est admissible au paiement ou qu’il y a droit, que les conditions du contrat ou de l’entente ont été respectées, que la transaction est exacte et que tous les pouvoirs législatifs ont été respectés.

Aux termes de l’article 33 de la LGFP, il est interdit d’effectuer des paiements dans les cas où ils entraîneraient :

• Une imputation irrégulière sur un crédit;
• Une dépense supérieure à un crédit;
• Une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution des autres engagements.

La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor (CT) décrit les exigences à respecter pour s’assurer que les comptes à payer sont vérifiés de manière efficace et efficiente, selon le niveau de contrôle requis pour gérer prudemment les ressources financières.

1.2 Objectif de l’audit

L’audit avait pour objectif de déterminer si les pratiques de paiement de prêts et bourses aux étudiants liées à l’attestation et à l’approbation prévues respectivement aux articles 34 et 33 de la LGFP sont conformes à la législation applicable.

1.3 Portée

Un audit du cadre de contrôle de la gestion du PCPE a été effectué en 2013. Il a permis de conclure que le cadre de contrôle de la gestion établi par le PCPE est suffisant pour gérer le portefeuille de prêts et qu’une surveillance de la gestion de ce portefeuille est en place.

L’audit actuel était axé sur la gestion financière du PCPE et plus particulièrement sur les pratiques d’attestation et d’approbation des paiements prévues aux articles 34 et 33. La portée tient compte des prêts et bourses versés aux étudiants des dix provinces et territoires participants durant l’année de prêt en cours, qui a débuté en août 2013.

1.4 Méthodologie

Plusieurs méthodologies ont été utilisées dans le cadre de cet audit, dont les suivantes :

• Examen de documents et analyse de données;
• Revue et observation de processus pour déterminer et évaluer l’efficacité conceptuelle ainsi que l’efficacité fonctionnelle des principaux contrôles manuels et automatisés.

Des représentants de la DGA et de la DGDPF, le fournisseur de services et les auditeurs externes chargés de l’audit d’attestation du fournisseur de services ont été questionnés. Des visite à Mississauga pour rencontrer le fournisseur de services ont eu lieu en février et en mai 2014, tandis qu’une visite au centre national de traitement des paiements de la DGDPF, à Montréal, pour observer les nouveaux processus SAP a été effectuée en juin 2014.

Deux échantillons de dossiers de versement de prêts et bourses traités entre août 2013 et janvier 2014 ont été sélectionnés afin de tester le respect des pratiques prévues aux articles 34 et 33. Les résultats de l’examen des dossiers proviennent d’échantillons aléatoires statistiquement valides tirés de :

• 184 versements traités par le fournisseur de services;
• 164 versements traités par le BC du PCEP.

Chacun des échantillons présente un niveau de confiance de 95 %, un taux d’erreurs présumé de 2 % et un intervalle de précision de plus ou moins 2 %.

L’équipe d’audit a testé suffisamment de transactions de versement et effectué suffisamment de revue et d’observations de processus pour conclure que les constatations des auditeurs externes étaient raisonnables.

2.1 Le cadre de contrôle relatif à l’autorisation des versements traités par le fournisseur de services fonctionne efficacement

Le PCPE s’en remet à plusieurs organisations d'EDSC et de l'extérieur pour vérifier l'admissibilité avant d'autoriser les versements aux étudiants et à leur EE. Les provinces et territoires participants évaluent l'admissibilité des étudiants aux prêts et bourses fédéraux et les montants auxquels ils ont droit. De leur côté, les EE confirment que les étudiants sont inscrits à un programme d’études. Le fournisseur de services, qui traite 97 % des versements aux étudiants et aux EE (3 % sont traités manuellement par le BC du PCPE), confirme les renseignements démographiques sur les étudiants et l’intégralité des documents à l'appui avant de traiter par lots les demandes de versement en vue de la délivrance, par le BC du PCPE, de l’attestation prévue à l'article 34. Le PCPE a une équipe de vérification subséquente des comptes (VSC) sur place qui se charge d’assurer la qualité des processus du fournisseur de services en testant régulièrement des échantillons de transactions, y compris des versements. Le BC du PCPE fait appel aux services d'un cabinet comptable pour la réalisation d’un audit d'attestation annuel et l’obtention d’un avis sur l'efficacité des opérations du fournisseur de services.

D’après les résultats obtenus lors des travaux d’audit, les auditeurs ont conclu que les pratiques d’attestation prévues l’article 34 sont conformes à la législation applicable. Les sections ci-après décrivent plus en détail notre évaluation des éléments du cadre de contrôle relatifs à l’autorisation des versements.

2.2 Il faut évaluer le cadre de contrôle changeant qui appuie le paiement des versements traités par le fournisseur de services

Les activités suivantes, qui appuient les responsabilités prévues à l’article 33, doivent être exécutées pour assurer le caractère adéquat du paiement des versements de prêts et bourses :

• Les paiements ont été autorisés correctement; et
• Des processus, y compris des activités d’assurance de la qualité, ont été établis pour permettre la production de rapports sur le caractère adéquat et la fiabilité, de manière générale, du processus d’autorisation de paiement.

À la réception de demandes de traitement par lot du PCPE attestées selon les exigences de l’article 34, les agents financiers de la DGDPF transmettent au receveur général les fichiers de contrôle du PCPE, qui contiennent le nombre de paiements et le montant total des versements à effectuer. Ces fichiers de contrôle sont comparés aux fichiers de traitement par lot du PCPE que le fournisseur de services envoie au receveur général par l’intermédiaire de la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT), fichiers qui contiennent des renseignements détaillés sur les bénéficiaires et les institutions financières. L’équipe d’audit a examiné 30 lots de versements réguliers autorisés par la DGDPF selon les exigences de l’article 33 entre août 2013 et janvier 2014. Les 30 lots servant d’échantillon ont été approuvés par des personnes disposant des pouvoirs délégués appropriés et étaient appuyés par un nombre suffisant de documents de demande.

La DGDPF se fie sur le cadre de contrôle du PCPE, que ce soit pour les évaluations provinciales ou les tests de l’équipe de VSC et les audits d’attestation annuels, lorsqu’elle approuve des fichiers de traitement par lots en vue du paiement en vertu de l’article 33. L’équipe d’audit a constaté que la DGDFP ne procède ni à l’échantillonnage ni à l’examen de versements individuels même si, selon la Directive sur la vérification des comptes du CT, un échantillonnage suffisant doit être effectué pour démontrer le caractère adéquat et la fiabilité, de manière générale, du processus de vérification des comptes.

D’après les résultats des travaux d’audit, les auditeurs ont conclu que les pratiques d’autorisation adoptées en application de l’article 33 sont conformes à la législation applicable. Cependant, les auditeurs s’attendraient à ce que la DGDPF évalue de façon périodique les activités de vérification des comptes et d’assurance de la qualité du PCPE afin de s’assurer que le cadre de contrôle relatif à l’autorisation et au paiement des versements continue de fonctionner comme prévu.

2.3 Le cadre de contrôle pour l’autorisation et le paiement des versements manuels pourrait être simplifié

2.4 Les données existantes pourraient être mieux utilisées pour évaluer les contrôles provinciaux relatifs à l’admissibilité des étudiants

Comme il en a été question à la section 2.1 du rapport, les provinces et territoires ont pour responsabilité d’évaluer les renseignements sur les besoins des étudiants afin de déterminer le montant des prêts et bourses fédéraux auxquels ils ont droit. EDSC paie des frais d’administration aux provinces et aux territoires pour chaque étudiant dont ils évaluent les besoins en son nom.

Dans un audit sur les prêts et bourses fédéraux aux étudiants réalisé en 2007 par le Bureau de la vérificatrice générale, il avait été constaté que EDSC manquait d’assurance à l’égard des processus utilisés par les provinces et territoires pour évaluer si les critères concernant les prêts et bourses fédéraux aux étudiants étaient respectés. Un plan d’action a été établi à la suite de cet audit et, aujourd’hui, les provinces et territoires font parvenir au PCPE des données tirées des REB annuels qui contiennent 114 champs de données pour chaque demandeur étudiant. Le PCPE a mis en œuvre une structure de paiement pour calculer les frais administratifs ainsi que les primes d’encouragement versées à chaque administration en fonction de l’exhaustivité, de la validité et de la cohérence des données des REB qu’il reçoit en décembre, après la fin de l’année de prêt. Le PCPE valide les données contenues dans les champs en fonction des « règles opérationnelles » pour déterminer la mesure dans laquelle elles sont fiables et ont été correctement utilisées pour évaluer les besoins de l’étudiant. Lorsqu’il est établi que plus de 50 % de ces champs sont exacts à 95 % ou plus, les provinces et territoires deviennent admissibles à la prime d’encouragement maximale pour avoir fourni des données de qualité.

L’équipe de vérification considère que l’évaluation des données des REB à laquelle procède le PCPE constitue une bonne pratique. Le BC du PCPE reçoit une copie des rapports annuels d’analyse des données des REB qui lui permettent de savoir que les provinces et les territoires ont évalué correctement l’admissibilité des étudiants. En 2009, le PCPE a porté à l’attention des provinces et des territoires quelques constatations précises découlant de son analyse des données des REB. L’équipe d’audit comprend que récemment, les données des REB ont été utilisées principalement à des fins d’analyse et de recherche. Le suivi réalisé auprès des provinces et des territoires au sujet des constatations effectuées à partir des données des REB s’est limité aux situations où plus de 50 % des champs de données ne respectaient pas la norme de 95 %.

L’équipe d’audit a examiné l’évaluation des données des REB 2012-2013 effectuée par le PCPE. Elle a constaté que pour l’ensemble des provinces et territoires participants, 77 % des champs satisfont à la norme du 95 % d’exactitude. La plupart des champs qui satisfont à la norme ont été considérés comme corrects à 100 %. Les étudiants issus d’une famille à faible revenu et ayant des personnes à charge peuvent être admissibles à des bourses fédérales. Cependant, dans plusieurs provinces, le taux d’exactitude du champ de données relatif à l’évaluation des bourses fédérales pour les personnes à charge est inférieur à 62 %. À première vue, il semble y avoir des problèmes d’intégrité dans les données de ce champ. Au moment de l’audit, le PCPE a informé l’équipe d’audit qu’il n’avait pas encore fait de suivi auprès des provinces pour en savoir plus sur la situation.