Audit de la rémunération et des avantages sociaux, Novembre 2014

Cadre de gouvernance

Les rôles et les responsabilités en matière de R&AS sont bien définis. Le Centre d’expertise en R&AS, situé à l’administration centrale, supervise la prestation des services opérationnels de R&AS dans tout le Ministère. Le rôle de l’équipe ministérielle, qui fait partie du Centre d’expertise, est de fournir une interprétation et des conseils spécialisés en réponse à un grand nombre de questions touchant la R&AS, d’élaborer des outils et de réaliser des activités de surveillance. La structure des CSCR est composée d’équipes regroupées par paliers (demandes de renseignements, réception, traitement et consultation). Les organigrammes ont été mis à jour et reflètent maintenant les structures évolutives et le transfert imminent de la fonction à Miramichi au sein de la DGSRH

Les employés ont reçu de la formation et des outils leur permettant d’accomplir leurs tâches. Notons toutefois que la formation n’abordait pas tous les aspects du domaine en question. Les employés des CSCR ont expliqué à l’équipe d’audit que, lorsqu’une situation qui n’a pas été abordée dans la formation survient, la question est renvoyée aux conseillers techniques et aux chefs d’équipe, qui sont mieux outillés pour trouver une solution et offrir des directives.

Lors des entrevues, les gestionnaires et les employés des CSCR ont indiqué que les ressources permettant de gérer et d’accomplir la charge de travail actuelle en matière de R&AS étaient suffisantes. Ils ont également indiqué que le transfert prévu de la fonction à Miramichi, qui entraînera des pertes d’emploi, est en train de causer un roulement élevé du personnel et une perte d’expertise au sein des CSCR.

Mécanismes de contrôle

Selon la Directive sur les conditions d'emploi du CT, il incombe aux cadres supérieurs des ressources humaines au sein du Ministère d’une part, de s’assurer que la structure organisationnelle, les ressources, les systèmes, les normes de service et les contrôles sont mis en place pour faire en sorte que les conditions d'emploi énoncées à l'annexe soient administrées de manière exacte et en temps opportun, conformément aux pouvoirs pertinents, et d’autre part, de surveiller la conformité à la présente directive au sein de leur organisation. ^{Note de bas de page 2}

L’équipe d’audit a déterminé que les contrôles avaient été conçus de façon efficace et fonctionnaient comme prévu en ce qui a trait à la réception et au traitement et qu’ils faisaient en sorte de réduire les possibilités d’erreurs, d’abus et de fraude. Toutefois, elle a constaté qu’aucun cadre de surveillance officiel n’avait été adopté pour orienter les activités de R&AS. En l’absence d’un tel cadre officiel, les CSCR et le Centre d’expertise ont élaboré leur propre méthode de surveillance. Par exemple, le CSCR de Winnipeg utilise le Système de gestion d'inventaires de la rémunération (SGIR) pour dresser l’inventaire des demandes de service à traiter et pour gérer leur traitement. Le SGIR permet de surveiller les demandes de service et la charge de travail.

Contrôles à l’égard du traitement des demandes

La DGSRH a adopté divers contrôles en rapport avec le traitement des demandes (par exemple des listes de vérification, l’examen des rapports d’erreurs mensuels de TPSGC, l’analyse du rapport du SGIR, l’élaboration de macros) afin de détecter, de réduire et de corriger les erreurs.

Toutes les demandes de service en matière de R&AS faisaient l’objet d’une vérification par des pairs avant leur clôture. Si l’agent de vérification détectait une erreur commise par l’agent de traitement, il renvoyait la demande de service aux fins de correction par l’intermédiaire du SGIR. La demande de service était alors automatiquement réaffectée à l’agent de traitement. On peut aussi consulter dans le SGIR la charge de travail de chaque équipe du CSCR, ce qui permet aux équipes de déterminer rapidement les demandes en suspens qui doivent être traitées.

Lignes directrices et délais

Le Centre d’expertise en R&AS a développé des procédures et des lignes directrices appropriées, dont la valeur était reconnue par les employés des CSCR. Elles étaient aisément disponibles dans le coin des conseillers en rémunération de l’IntraWeb d’EDSC.

La DGSRH a également élaboré le modèle de R&AS, accessible sur le site iService (modèle cliquez-appelez-consultez) de l’IntraWeb d’EDSC, à l’intention de tous les employés et gestionnaires des centres de coûts, afin qu’ils disposent de multiples points d’accès (intranet, courriel, télécopieur et courrier) où ils peuvent envoyer leurs demandes et questions en matière de R&AS. Le modèle comprend des renseignements essentiels qui favorisent la compréhension des processus de R&AS chez les employés d’EDSC.

Lorsqu’une demande est reçue, le système crée dans le SGIR un billet qui est envoyé automatiquement à l’équipe responsable de ce type de demande. Les demandes de service envoyées directement par courriel aux CSCR retardent le processus, car le CSCR doit tout de même créer un billet pour le compte de l’employé.

Des normes de service qui précisent les délais d’intervention maximaux requis pour effectuer les opérations de R&AS après la réception des documents dûment remplis. Ces normes visent à atteindre l’excellence dans la gestion des ressources humaines de manière efficace, uniforme et rentable. Pendant le déroulement de l’audit, ces normes de service ont été modifiées et mises à jour en raison de la modification du processus de paye associée au versement des paiements en arrérages.

Rapports et surveillance

Le tableau de bord utilisé par la DGSRH comportait des renseignements sur les billets ouverts et clos pour chaque trimestre ainsi que sur les demandes de renseignements généraux auxquelles les agents ont répondu. En outre, le type des demandes de service et des demandes de renseignements généraux était indiqué.

Le rapport sur le tableau de bord du troisième trimestre de 2013 révélait qu’un nombre élevé de demandes de service de type PE reçues des employés et gestionnaires des centres de coûts pendant la période allant d’octobre à décembre 2013 étaient incomplètes, inexactes et/ou en retard. Afin de valider les résultats ci-dessus, l’équipe d’audit a analysé toutes les demandes de service de type PE reçues et compilées dans le SGIR pendant cette période de trois mois.

Parmi les 716 demandes de service reçues, seules 700 ont pu être analysées en matière de réception (16 demandes ne comportaient pas de lettre d’offre (LO) ou étaient des opérations faites en double). Parmi celles-ci, seules 684 ont pu être analysées à des fins de traitement (16 demandes ont été annulées).

L’analyse a permis de constater que, pour la période allant d’octobre à décembre 2013, 92 % des demandes de service envoyées par les gestionnaires des centres de coûts qui ont été traitées par les agents de réception ne respectaient pas les normes de service des CSCR. Toutefois, malgré l’envoi tardif et le caractère incomplet des demandes, les agents de traitement ont exécuté 73 % des demandes de service dans le respect des normes de service. De nombreuses raisons ont contribué à créer des retards qui ont empêché les CSCR d’atteindre un plus haut pourcentage de demandes traitées à l’intérieur des normes de service, notamment le recouvrement, les trop-payés, l’attente d’une mise à jour de TPSGC, l’attente de la correction des opérations de la paye, les dossiers de réaménagement des effectifs, l’attente d’une réponse du client, la vérification de documents, l’obtention de précisions, l’interprétation, etc. Le tableau suivant fournit plus de détails à cet égard.

Par ailleurs, l’équipe d’audit a examiné les LO et déterminé que parmi les 700 demandes de service analysées, dans 27 % des cas, les LO ont été signées après la date d’entrée en fonction, et/ou la date indiquée était postérieure à la date de nomination. En outre, 56 formulaires de serment ou d’affirmation solennelle ^{Note de bas de page 5} ont été signés après la date de nomination, et 15 n’ont pas été signés par la personne responsable de l’administration des affirmations.

Lors de l’analyse du rapport sur le tableau de bord du troisième trimestre de 2013, l’équipe d’audit a également observé que 78 % des demandes de service étaient envoyées par courriel, alors que la façon la plus rapide d’obtenir une réponse est d’utiliser l’option « demande de l’employé » ou « demande du gestionnaire » dans le modèle cliquez-appelez-consultez du site iService de l’IntraWeb.

Ces résultats démontrent que le Ministère doit prendre des mesures avant de transférer les activités de R&AS afin de sensibiliser les employés d’EDSC et de souligner l’importance d’envoyer des demandes de service exactes et complètes dans les délais établis afin de réduire les retards de traitement.

Ainsi, l’équipe d’audit suggère qu’une évaluation des activités de R&AS qui continuent de relever d’EDSC soit entreprise après le transfert à Miramichi afin de déterminer le niveau de risque associé à ces activités.