Audit de la mise en œuvre de la Stratégie de formation pour les compétences et l’emploi destinée aux Autochtones, Mai 2014

Recommandation

Le SMA de la DGCE devrait mettre à jour l’évaluation des risques associés au programme, de façon à inclure les aspects soulevés dans le présent rapport et les autres risques pouvant être recensés par les régions et les directions générales concernées.

Réponse de la direction

En accord. La GCE, en collaboration avec la DGOP, le Dirigeant principal de la vérification et les autres directions générales, actualisera l’évaluation des risques liés au programme; en tenant compte des risques identifiés dans cet audit et dans la première évaluation des risques du programme complétée en 2010. L’évaluation des risques, qui aura été mise à jour, guidera l’élaboration des politiques et l’exécution de tous les programmes ministériels pour les Autochtones sur le marché du travail. La date d’achèvement prévue est septembre 2014.

Directives

Généralement, les directives ministérielles à l’intention des régions et des bénéficiaires sur la mise en application et la gestion de la SFCEA ont été bien communiquées, et elles étaient suffisantes. Cependant, tout au long des tests à l’occasion des visites régionales sur place, les vérificateurs ont constaté que plusieurs exigences qui figuraient dans les documents contenant les directives n’étaient pas appliquées uniformément.

Les exigences ministérielles comprennent l’entente de contribution, le manuel d’accompagnement, le manuel de mise en œuvre de la SFCEA et le guide relatif au dialogue de mi-exercice. Les principaux volets de ces documents sont présentés ci-dessous :

Entente de contribution

• L’entente présente les attentes à l’égard des bénéficiaires en matière de gestion de l’exécution du programme.
• L’entente comprend le guide sur la surveillance des finances et des activités du bénéficiaire, qui indique clairement et succinctement comment les demandes de remboursement de dépenses doivent être validées, comment les examens sur place des documents doivent être surveillés et comment le rendement des activités doit être analysé. Ces procédures devaient être appliquées par le Ministère, à l’égard des bénéficiaires, et par les bénéficiaires, à l’égard des projets et des tierces parties.

Manuel d’accompagnement

• Transmis aux régions et aux bénéficiaires, le manuel d’accompagnement précise les clauses des ententes en vertu de la SFCEA.
• On y souligne l’obligation de faire approuver par le Ministère les ententes auxiliaires entre les bénéficiaires et les tierces parties.
• On y souligne l’obligation de faire en sorte que le Ministère puisse vérifier les dépenses jusqu’à ce que les fonds atteignent la personne.

Manuel de mise en oeuvre de la SFCEA

• Le manuel renseigne les agents régionaux sur l’information à analyser et à examiner avec les bénéficiaires avant l’approbation des demandes de participation à la SFCEA présentées par les bénéficiaires.
• Les renseignements à analyser et à examiner comprenaient les constatations formulées au terme des audits antérieurs chez les bénéficiaires et les problèmes de conformité, ainsi que les résultats antérieurs des clients par rapport aux cibles.

Guide relatif au dialogue de mi-exercice

• Le processus de dialogue de mi-exercice visait à obtenir de l’information sur les progrès réalisés par les bénéficiaires en vue de l’atteinte des cibles.
• Les guides indiquaient aux régions et aux bénéficiaires comment utiliser l’analyse des résultats axés sur la demande dans les rapports annuels des bénéficiaires aux fins des discussions sur l’information relative au rendement.

L’équipe de l’audit a estimé que les directives étaient suffisantes pour la mise en œuvre et la gestion de la SFCEA. Toutefois, comme on l’a mentionné auparavant, les vérificateurs ont constaté que les directives formulées dans les documents susmentionnés n’étaient pas toujours appliquées. Protégé. Même si les régions et les organisations bénéficiaires ont indiqué qu’elles auraient aimé connaître plus rapidement les exigences durant la mise en application, l’équipe de l’audit estime que la cause principale du manque d’uniformité dans l’application des directives Protégé.

Rendement

Comme « l’amélioration des résultats par la reddition de comptes » constitue l’un des trois piliers de la SFCEA, les systèmes permettant de rendre compte des résultats des clients par rapport aux cibles doivent être efficaces. Conformément à la stratégie de mesure du rendement de la SFCEA, un « fichier standard de données » (FSD) est utilisé par le bénéficiaire pour communiquer de l’information exhaustive sur ses clients. Le FSD est transmis au Ministère, où il est traité en vue de valider les résultats des clients et du bénéficiaire.

En vue de régler des problèmes associés à la collecte et à la qualité des données, qui ont été signalés dans l’évaluation de la SDRHA, on a procédé à une refonte du FSD pour la SFCEA. Le nombre de champs du FSD est passé de 88 à 36, ce qui a réduit le fardeau de la production de rapports pour les bénéficiaires, et les champs sont devenus obligatoires pour chaque client. Toutefois, durant l’audit de la SFCEA, des problèmes en matière de collecte et de communication des données ont continué d’être observés. En effet, le logiciel destiné au Ministère et aux bénéficiaires n’a pas été correctement reconfiguré, ce qui a empêché les bénéficiaires de transmettre des rapports complets sur les activités de leurs clients. Il importe de signaler que la direction est au courant de ces problèmes et que l’équipe de l’audit a été informée que des mesures avaient été prises pour les régler.

Outre le FSD, des rapports annuels sur le rendement sont également transmis par les bénéficiaires, pour démontrer les progrès en regard des plans opérationnels annuels. Ces rapports favorisent la responsabilisation et aident la haute direction à surveiller le niveau d’atteinte des objectifs du programme. L’équipe de l’audit a constaté que, de par leur conception, les rapports annuels sur le rendement des bénéficiaires permettaient une comparaison des résultats des activités d’intervention par rapport aux plans d’activité annuels. Protégé.

Protégé. Cependant, en 2012-2013, la région Protégé a commencé à exiger que les activités puissent faire l’objet d’un rapprochement. Les vérificateurs considèrent qu’il s’agit d’une bonne pratique.

Tel que mentionné auparavant, un dialogue de mi-exercice a été instauré. Il visait à obtenir de l’information contextuelle sur la planification et le rendement, de façon à ce que le Ministère dispose d’un portrait complet des progrès réalisés par les bénéficiaires et des difficultés relativement aux trois piliers de la SFCEA. L’équipe de l’audit estime que la conception du processus de dialogue de mi-exercice constitue une pratique exemplaire. Les tests d’audit ont révélé que les agents régionaux avaient utilisé les « notes sur les faits saillants » du dialogue de mi-exercice pour communiquer efficacement de l’information utile sur l’administration et le risque associé aux bénéficiaires. L’examen des notes sur les faits saillants se rapportant à l’échantillon de 23 dossiers de bénéficiaire a révélé que 21 bénéficiaires réalisaient des progrès et atteignaient leurs objectifs. Protégé.

Vers la fin des travaux sur le terrain, l’équipe de l’audit a été informée que le Ministère s’affairait à résoudre les problèmes de configuration du logiciel et à élaborer des outils facilitant l’évaluation du rendement des bénéficiaires. Nous incitons le personnel du Ministère à poursuivre son travail dans ces secteurs, de façon à pouvoir présenter des rapports fiables sur le rendement.

Demandes des bénéficiaires

Afin de participer à la SFCEA, les bénéficiaires devaient présenter des demandes au Ministère, en expliquant brièvement les activités qu’ils entreprendraient dans la réalisation des trois piliers de la SFCEA.

Des exigences en ce qui a trait aux demandes ont été établies. Notamment, le Ministère exigeait :

• des plans d’affaires stratégiques, décrivant les intentions des bénéficiaires au cours des cinq années suivantes;
• des plans opérationnels annuels, expliquant les intentions des bénéficiaires pendant les 18 premiers mois.

L’équipe de l’audit a constaté que le format des deux plans était adéquat, car il obligeait les bénéficiaires à fournir au Ministère de l’information importante sur la manière dont ils mettraient en application la SFCEA et bonifieraient les résultats au cours de la période de cinq ans. Plus particulièrement, dans les plans d’affaires stratégiques, les bénéficiaires devaient non seulement démontrer leur capacité actuelle de réaliser des interventions axées sur la demande, mais aussi décrire les améliorations qu’ils apporteraient à cette capacité pendant les cinq ans en question.

Les tests d’audit ont montré que les plans opérationnels annuels traitaient des objectifs des bénéficiaires relativement à l’amélioration de la capacité interne et de la prestation de services durant les 18 premiers mois. Toutefois, la plupart des plans d’affaires stratégiques examinés ne mentionnaient pas les améliorations tangibles à la prestation de services et à la capacité interne qui devaient être apportées après ces 18 premiers mois. Protégé.

Protégé.

Protégé.

Surveillance des tierces parties

L’équipe de l’audit a constaté que les modalités de l’entente de contribution ainsi que le guide sur la surveillance des finances et des activités du bénéficiaire fournissent les bases nécessaires pour permettre la surveillance efficace des organisations chargées, au final, d’exécuter le programme. Les termes de ces deux documents exigent que les bénéficiaires qui ont recours à des tierces parties pour fournir les services prévus par la SFCEA doivent :

• transmettre au Ministère, aux fins d’approbation, les ententes auxiliaires officielles avec les tierces parties;
• surveiller adéquatement les tierces parties;
• rendre disponible l’information sur les transactions associées aux dépenses engagées par les tierces parties.

De plus, les ententes comprenaient des clauses prévoyant, pour chaque titulaire d’une entente auxiliaire, au moins une visite de surveillance sur place effectuée par des agents du Ministère pendant la durée de l’entente principale avec le bénéficiaire.

Cette formule offre une base suffisante au Ministère pour s’assurer :

• qu’il connaît les tierces parties fournissant les services, ainsi que les modalités et les attentes relatives au fonctionnement;
• que les bénéficiaires décèlent et corrigent les problèmes avec leurs tierces parties;
• que les dépenses engagées par les bénéficiaires et les tierces parties sont admissibles à un remboursement.

Les tests effectués dans le contexte du présent audit ont révélé que ces exigences n’étaient pas toujours respectées. Par exemple, 6 des 23 bénéficiaires faisant partie de l’échantillon recouraient à des tierces parties qui n’avaient pas été autorisées par le Ministère à fournir des services et ils n’avaient pas non plus lesdites ententes auxiliaires. Or, dans le guide accompagnant les ententes de financement, on indique que «Tout financement affecté à une entente auxiliaire non approuvée sera considéré comme une dépense non admissible». Protégé.

Les auditeurs ont aussi constaté que les agents régionaux n’avaient pas encore réalisé de visites de surveillance chez les tierces parties pour 13 des 15 bénéficiaires recourant à des tierces parties. Il convient de remarquer que ces visites peuvent être réalisées à n’importe quel moment pendant la durée de l’entente. Les auditeurs ont aussi remarqué Protégé cas où les bénéficiaires utilisaient les services de Protégé tierces parties Protégé. Or, en pareil cas, il est possible que les agents n’aient pas le temps de réaliser des visites chez toutes les tierces parties avant la fin des ententes, le 31 mars 2015.

Protégé

Compte tenu des résultats, les auditeurs ont conclu que les contrôles Protégé en vigueur au moment de la mise en application de la SFCEA avaient bien été conçus, Protégé.

Recommandation

Les CSGS devraient s’assurer que les contrôles pour Protégé sont appliqués uniformément.

Réponse de la direction

En accord. Les équipes de direction régionales entreprendront des activités régulières de vérification et de surveillance afin de s’assurer que les contrôles internes en vigueur soient appliqués, ils veilleront aussi à améliorer l’expertise Protégé affectée aux accords conclus dans le cadre de la SFCEA. La date d’achèvement prévue est mars 2015.

Recommandation

Les CSGS devraient s’assurer que les contrôles pour la surveillance des exigences en matière de protection des renseignements personnels dans les ententes de contribution sont appliqués de façon uniforme.

Réponse de la direction