Audit de l’inscription automatique à une pension de la Sécurité de la vieillesse Phase 1A, février 2014.

Objectif de l’audit

L’objectif du présent audit consistait à évaluer la conception et l’efficacité de fonctionnement de la phase 1A du projet d’inscription automatique à une pension de la SV dans le cadre de la Stratégie d’amélioration des services de SV/SRG.

Sommaire des constatations principales

• La sélection et la notification de l’inscription automatique des aînés sont bien contrôlées. Les mécanismes sont adéquatement conçus et fonctionnent comme prévu pour n’inscrire automatiquement que les personnes qui satisfont aux critères d’admissibilité à une pension de la SV.
• Les changements apportés aux systèmes par l’inscription automatique étaient assez simples. En conséquence, étant donné que les délais des mises à l’essai étaient serrés et que les ressources qualifiées disponibles étaient limitées, une approche d’essai réduite a été privilégiée. Même si la qualité du logiciel n’a pas été entachée, le Ministère doit évaluer adéquatement les risques et les avantages de fonctionner avec des délais aussi serrés et ne doit pas présumer que cette réussite peut être reproduite de façon fiable pour d’autres solutions logicielles.
• Les mécanismes visant à protéger l’intégrité des données et la confidentialité des comptes inscrits automatiquement ont été conçus de manière adéquate et fonctionnent tel qu’il a été prévu et conformément à l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).
• Il existe différents moyens de communiquer avec les aînés pour mettre à jour les renseignements de leur compte (en personne, courriel, centre d’appels, centre de traitement). En mai 2013, des directives sous la forme d’un Bulletin de prestation de service ont été fournies pour assurer une cohérence et une exactitude dans tout le réseau. Toutefois, ce n’est qu’en juillet 2013 que les directives et les procédures fonctionnelles ont été finalisées.
• Compte tenu des renseignements de base limités sur les coûts du traitement des demandes papier, il sera difficile de démontrer les améliorations de productivité prévues et les économies qui s’y rattachent. De plus, les capacités actuelles de surveillance de la charge de travail supplémentaire engendrée par la mise en œuvre de l’inscription automatique sont limitées. Enfin, le principal paramètre de mesure utilisé pour surveiller la réalisation des avantages n’est pas entièrement harmonisé avec l’objectif du projet d’inscription automatique.

Conclusion de l’audit

Il ressort de l’audit que l’environnement de contrôle qui appuie la phase 1A du projet d’inscription automatique à une pension de la SV a été conçu adéquatement et fonctionne efficacement. Certains éléments à améliorer ont été relevés et comprennent le suivi du rendement et la tenue des comptes.

Recommandation

Le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des services de traitement et de paiement (DGSTP) devrait consigner les avantages précis et les avantages mesurables découlant de la mise en œuvre de l’inscription automatique et recueillir suffisamment de renseignements représentatifs pour en surveiller les résultats.

1.1 Contexte

Le programme de la SV offre aux aînés de nombreuses prestations financées à partir des recettes fiscales générales du gouvernement du Canada. La pension de base de la SV est une prestation mensuelle offerte à la plupart des Canadiens âgés de 65 ans et plus, en fonction de l’âge, du statut juridique et de la résidence.

L’inscription automatique à la pension de la SV permet au ministre d’EDSC de soustraire une personne à l’obligation de présenter une demande de pension de la SV s’il est convaincu que la personne satisfera aux critères d’admissibilité à la pension une fois qu’elle aura atteint l’âge de 65 ans.

L’instauration de l’inscription automatique se déroulera par phases. La première phase visera les personnes qui, à l’âge de 64 ans, possèdent une adresse postale au Canada, ont cotisé au RPC ou au Régime de rentes du Québec (RRQ) pendant au moins 40 ans, et touchent des prestations de retraite, d’invalidité ou de survivant du RPC ou du RRQ ou dont la demande de prestations a été acceptée ^{Note de bas de page 2} .

Dans le cadre de la première partie de la phase 1, c’est-à-dire la phase 1A (lancée en avril 2013), le Ministère s’est fondé sur l’information dont il disposait déjà pour identifier les personnes pouvant être visées par l’inscription automatique (base de données du RPC, y compris les adresses inscrites dans les bases de l’Agence du revenu du Canada, et le Registre d’assurance sociale). Dans le cadre de la deuxième partie de la phase 1, soit la phase 1B (qui sera lancée en octobre 2013), le Ministère utilisera l’information obtenue auprès de la Retraite Québec, avec laquelle il a conclu une entente d’échange de renseignements.

L’inscription automatique des personnes admissibles est prévue dans la Stratégie d’amélioration des services liés à la SV et au SRG utilisée pour améliorer le service et accroître l’efficacité sur le plan administratif. Les autres aspects de cette stratégie, qui s’étend sur plusieurs années, comprennent la migration de la SV vers la plateforme technologique du RPC, la réingénierie des processus opérationnels, l’amélioration des services en ligne, ainsi que les prochaines étapes de l’établissement d’un processus d’inscription proactif et simplifié. La DGSTP est responsable de la mise en œuvre de la Stratégie au sein du Ministère, en collaboration avec la Direction générale de la sécurité du revenu et du développement social (DGSRDS) et divers autres intervenants internes.

La Direction générale des services de vérification interne a récemment procédé à l’examen préalable à la mise en œuvre de la première phase de la Stratégie d’amélioration des services liés à la SV et au SRG. L’examen a permis de conclure que des mécanismes adéquats de gouvernance, de gestion des risques et de gestion de projet avaient été mis en place pour appuyer la mise en œuvre de la première phase de la Stratégie d’amélioration des services liés à la SV et au SRG.

1.2 Objectif de l’audit

L’objectif du présent audit consistait à évaluer la conception et l’efficacité de fonctionnement de la phase 1A du projet d’inscription automatique à une pension de la SV dans le cadre de la Stratégie d’amélioration des services de SV/SRG.

1.3 Portée

L’audit comprend l’efficacité de la conception et l’efficacité de fonctionnement du cadre de contrôle pour les bénéficiaires de la catégorie 1 qui satisfont aux critères suivants :

• posséder une adresse postale au Canada;
• être âgé de 64 ans et un mois et avoir cotisé au RPC pendant au moins 40 ans;
• recevoir des prestations de retraite, d’invalidité ou de survivant du RPC ou avoir présenté une demande de prestations qui a été approuvée.

L’équipe de l’audit a examiné les politiques, les procédures, les pratiques et les processus actualisés. Les personnes visées par la phase 1B (avec les données de la RRQ) n’étaient pas incluses dans cet audit étant donné que l’inscription automatique ne s’étend pas encore à elles. Un audit de la phase 1B est prévu dans le Plan de vérification fondé sur les risques de 2013-2016 et devrait débuter en janvier 2014.

1.4 Méthodologie

L’audit a été mené au moyen d’un examen de la documentation et d’entrevues avec les intervenants. Des représentants de la DGSTP, de la DGSRDS, de la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) et de la Direction générale des services intégrés (DGSI) et de certaines régions sélectionnées ont été interrogés afin d’obtenir une vue globale du cadre opérationnel.

2.1 La sélection et la protection des comptes inscrits automatiquement sont contrôlées

Auparavant, les personnes qui souhaitaient recevoir une pension de la SV devaient remplir une demande par écrit et la faire parvenir au Ministère à des fins de traitement. Chaque mois, le Ministère informe les personnes de 64 ans possédant une adresse au Canada qu’elles pourraient bientôt être admissibles à des prestations de la SV dans le cadre du processus de demande anticipée.

Grâce à l’inscription automatique à une pension de la SV, le Ministère peut soustraire une personne à l’obligation de présenter une demande de pension si le ministre est convaincu qu’elle satisfera aux critères d’admissibilité à la pension une fois qu’elle aura atteint l’âge de 65 ans. Cela évite à de nombreux aînés de présenter une demande.

Les clients qui sont admissibles à l’inscription automatique sont informés au cours de l’année précédant leur admissibilité aux prestations de la SV, tandis que ceux qui ne satisfont pas aux critères d’inscription automatique reçoivent les formulaires de demande anticipée.

Protection des comptes inscrits automatiquement

Puisque la mise en œuvre de l’inscription automatique exige un échange d’information entre l’ancien système de la SV et le Système d’exécution du renouvellement de la technologie de l’information, l’intégrité des données doit être maintenue pour qu’il n’y ait pas de divergences entre les deux systèmes. Il est également essentiel d’assurer la confidentialité des nombreux renseignements personnels que crée l’inscription automatique. Après avoir examiné les mécanismes de protection de l’intégrité et de la confidentialité des comptes inscrits automatiquement, l’équipe d’audit en vient à la conclusion qu’ils ont été conçus adéquatement et qu’ils fonctionnent tel qu’il a été prévu. Ces mécanismes ont également été évalués dans le cadre de l’EFVP effectuée avant le lancement du projet.

Recommandation

Le SMA de la DGSTP devrait consigner les avantages précis et les avantages mesurables découlant de la mise en œuvre de l’inscription automatique et recueillir suffisamment de renseignements représentatifs pour en surveiller les résultats.

Réponse de la direction

La DGSTP accepte la recommandation et reconnaît que la documentation à l’appui des avantages précis et mesurables n’est pas terminée. Depuis le lancement de la phase 1A de l’inscription automatique, des éléments importants ont fait l’objet d’un suivi mensuel, notamment le nombre de lettres d’avis d’inscription automatique qui a été envoyés, les activités liées au travail qui est retourné et les répercussions sur la rapidité du service et les économies. Ce suivi mensuel a permis à la DGSTP d’acquérir une connaissance préalable des tendances. À ces données s’ajouteront d’autres possibilités de production de rapports une fois que les clients inscrits automatiquement commenceront à recevoir leurs prestations, ce qui permettra d’améliorer le suivi du rendement et de mieux mesurer les avantages. Une collecte de données et un cadre de réalisation d’avantages seront achevés avant que les clients de la première phase qui se sont vus offrir l’inscription automatique ne reçoivent leurs prestations de SV. Cela inclura une mesure de la proportion de clients qui se sont vus offrir l’inscription automatique comparativement à ceux qui sont inscrits automatiquement. La date prévue de l’achèvement de ces activités est mars 2014.