Audit des comptes débiteurs phase II – Recouvrements, radiations et remises

Titre officiel : Audit des comptes débiteurs phase II – Recouvrements, radiations et remises, Novembre 2016

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    Sommaire exécutif

    L’audit des comptes débiteurs – Recouvrements, radiations et remises était prévu dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2017. Plusieurs importants textes législatifs et politiques régissent les comptes débiteurs. Les articles 23, 24 et 25 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les articles 4 à 9 du Règlement sur la radiation des créances, ainsi que la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada précisent les principales exigences de la législation et des politiques pour la gestion du cycle de vie des comptes débiteurs.

    Selon le paragraphe 6.2.1 de la Directive sur la gestion des comptes débiteurs, le dirigeant principal des finances (DPF) doit veiller à ce que des contrôles internes soient établis et mis en place aux fins de l’administration des comptes débiteurs. Ces contrôles doivent comprendre, à tout le moins :

    • la séparation adéquate des fonctions relativement à l’octroi de crédits, aux recouvrements, à la mise à jour des dossiers comptables, au traitement et au rapprochement des sommes et aux radiations;
    • l’élaboration de pistes complètes de vérification pour suivre toutes les demandes de remboursement depuis la transaction qui a donné lieu à la dette jusqu’à son règlement définitif;
    • l’instauration et la surveillance de mécanismes de mesure des résultats;
    • la rédaction de rapports réguliers sur les activités financières et non financières du portefeuille, y compris des relevés chronologiques des comptes débiteurs, et leur diffusion aux cadres supérieurs.

    Emploi et Développement social Canada (EDSC) génère des comptes débiteurs pour de nombreux programmes dans le cadre des opérations courantes. Les programmes qui génèrent les niveaux les plus élevés de comptes débiteurs et de recouvrements sont les suivants : le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE), l’assurance-emploi (AE), le Régime de pensions du Canada (RPC), la Sécurité de la vieillesse (SV), le Programme de protection des salariés (PPS) ainsi que les programmes de subventions et de contributions (S et C).

    La gestion des comptes débiteurs et des recouvrements de trop-payés est une responsabilité partagée entre les secteurs de programmes, la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), un fournisseur de services externe et l’Agence du revenu du Canada (ARC).

    Le 1er août 2005, les activités de recouvrement des comptes débiteurs ont été transférées d’EDSC vers l’ARC. Cette disposition figure dans le protocole d’entente (PE) signé par les deux parties en novembre 2015.

    Selon la LGFP, la radiation est le retrait d’une créance, en totalité ou en partie, des dossiers de comptes débiteurs. La radiation d’une créance, d’une obligation ou d’une réclamation ne porte pas atteinte au droit de Sa Majesté de percevoir ou de recouvrer le montant dû à une date ultérieure. Selon la LGFP, la remise désigne la décision de renoncer à une dette autrement exigible en vertu de la loi. Cela signifie que la dette est annulée et que la Couronne renonce au droit de procéder au recouvrement à une date ultérieure. Le débiteur est libéré de l’obligation de rembourser la dette. La dette peut être annulée en tout ou en partie.

    Objectif de l’audit

    L’audit avait pour objectif d’évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles clés relatifs aux recouvrements, aux radiations et aux remises des comptes débiteurs.

    Sommaire des constatations principales

    • Dans l’ensemble, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris par le personnel des programmes et de la DGDPF.
    • La séparation des tâches pour les recouvrements, les radiations et les remises des comptes débiteurs est appropriée dans les programmes et au sein de la DGDPF.
    • Une surveillance adéquate est assurée pour les activités de recouvrement effectuées par EDSC ainsi que pour les radiations et les remises concernant les comptes débiteursNote de bas de page 1.
    • Les contrôles d’accès aux systèmes financiers organisationnels et à ceux qui relèvent des programmes sont conçus efficacement et des pistes de vérification sont tenues.
    • Les renseignements sur les comptes débiteurs d’EDSC consignés dans le Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD) permettent à l’ARC d’effectuer des activités de recouvrement pour les comptes du PCPE qui sont en souffrance depuis plus de 270 jours, les comptes de l’AE, les comptes frauduleux du RPC et de la SV, le PPS et les programmes de S et C.
    • Les activités de recouvrement d’EDSC sont entreprises et effectuées en temps opportun pour le PCPE, ainsi que pour les comptes de l’AENote de bas de page 2, du RPC et de la SV dans les cas où le prestataire reçoit actuellement des prestations. La plupart des comptes débiteurs pour ces programmes sont en voie d’être recouvrés selon les délais établis dans le cadre des programmes d’EDSC.
    • Des problèmes relatifs à l’intégrité des données combinés à un manque de disponibilité de données concernant les comptes inactifs du RPC et de la SV ont une incidence sur la capacité de l’ARC de mener des activités de recouvrement pour tous les comptes du RPC et de la SV.

    Conclusion de l’audit

    L’audit a permis de conclure que des contrôles clés relatifs aux recouvrements, aux radiations et aux remises des comptes débiteurs avaient été établis et fonctionnaient comme prévu. Il est nécessaire d’améliorer l’exactitude des données des comptes du RPC dans le SMCD et s’assurer que les données des comptes non frauduleux de la SV soient disponibles, afin que les activités de recouvrement des comptes où les prestataires ne reçoivent pas de prestations puissent être engagées.

    Recommandations

    1. Le sous-ministre adjoint (SMA) des services de versements des prestations SVPNote de bas de page 3 devrait mettre à jour la délégation de pouvoirs et le document Orientation et procédures fonctionnelles (OPF) afin de se conformer aux lois applicables aux programmes.
    2. Le SMA des SVP, en collaboration avec le DPF, devrait veiller à l’exactitude et à la disponibilité des données du RPC et de la SV afin que l’établissement de ces comptes et les activités de recouvrement soient effectués comme il se doit.

    1. Renseignements généraux

    1.1 Contexte

    L’audit des comptes débiteurs – Recouvrements, radiations et remises était prévu dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2017. Plusieurs importants textes législatifs et politiques régissent les comptes débiteurs. Les articles 23, 24 et 25 de la LGFP, les articles 4 à 9 du Règlement sur la radiation des créances, ainsi que la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs du SCT précisent les principales exigences de la législation et des politiques pour la gestion du cycle de vie des comptes débiteurs (établissement, recouvrement, radiation et remise).

    Selon le paragraphe 6.2.1 de la Directive sur la gestion des comptes débiteurs, le DPF doit veiller à ce que des contrôles internes soient établis et mis en place aux fins de l’administration des comptes débiteurs. Ces contrôles doivent comprendre, à tout le moins :

    • la séparation adéquate des fonctions relativement à l’octroi de crédits, aux recouvrements, à la mise à jour des dossiers comptables, au traitement et au rapprochement des sommes et aux radiations;
    • l’élaboration de pistes complètes de vérification pour suivre toutes les demandes de remboursement depuis la transaction qui a donné lieu à la dette jusqu’à son règlement définitif;
    • l’instauration et la surveillance de mécanismes de mesure des résultats;
    • la rédaction de rapports réguliers sur les activités financières et non financières du portefeuille, y compris des relevés chronologiques des comptes débiteurs, et leur diffusion aux cadres supérieurs.

    Les programmes générant les plus hauts niveaux de comptes débiteurs et de recouvrements de trop-payés à EDSC sont le PCPE, l’AE, le RPC, la SV, le PPS et les programmes de S et C.

    La gestion des comptes débiteurs et des recouvrements est une responsabilité partagée entre les secteurs de programmes, la DGDPF, un fournisseur de services externe et l’ARC. Les secteurs de programmes gèrent les comptes clients et établissent les trop-payés dans leurs systèmes de paiement de prestations respectifs. L’unité des comptes recevables nationaux de la DGDPF tient à jour les soldes des comptes dans le SMCD.

    De nombreuses parties jouent actuellement un rôle dans le recouvrement des comptes débiteurs liés à divers programmes du Ministère :

    • un fournisseur de services externe se charge des recouvrements de comptes en règle du PCPE;
    • EDSC se charge des recouvrements des comptes de programmes pour lesquels les prestataires reçoivent actuellement des prestations;
    • l’ARC est responsable du recouvrement des autres dettes, y compris des prêts étudiants en défaut de paiement, depuis 2005.

    1.2 Objectif de l'audit

    L’audit avait pour objectif d’évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles clés relatifs aux recouvrements, aux radiations et aux remises des comptes débiteurs.

    1.3 Portée

    La phase I de l’audit des comptes débiteurs, qui portait sur la gouvernance, la mise en place, la surveillance et l’établissement de rapports, a été complétée au cours de l’exercice financier 2015-2016. La phase II de l’audit des comptes débiteurs porte sur les activités de recouvrement, de radiation et de remise du cycle de vie des comptes débiteurs. Les programmes ministériels examinés dans le cadre de l’audit sont le PCPE, l’AE, le RPC, la SV, le PPS et les programmes de S et C. Les activités de recouvrement effectuées par l’ARC n’ont pas été examinées dans le contexte de cet audit.

    1.4 Méthodologie

    Plusieurs méthodes ont été utilisées à l’étape de la réalisation de l’audit, de mai à juillet 2016, notamment :

    • examen et analyse de la documentation;
    • échantillonnage, examen et vérification de dossiers;
    • observation et analyse des processus;
    • observations sur le terrain et tests de cheminement dans des centres de traitement régionaux en Ontario, au Québec et à l’Île-du-Prince-Édouard;
    • analyse des données concernant les recouvrements, les radiations et les remises de comptes débiteurs.

    Les résultats de l’examen des dossiers proviennent d’échantillons aléatoires :

    • de 314 comptes dans le cas des recouvrements;
    • de 318 comptes dans le cas des radiations ou des remises.

    2. Constatations de l'audit

    2.1 Un environnement de contrôle adéquat a été mis en place pour appuyer les activités de recouvrement, de radiation et de remise

    Rôles et responsabilités

    La gestion des comptes débiteurs et des recouvrements est une responsabilité partagée entre les secteurs de programmes, la DGDPF, un fournisseur de services externe et l’ARC. Les secteurs de programmes ont la responsabilité de gérer les trop-payés de leurs programmes. Ils assument cette responsabilité en élaborant des lignes directrices et des processus pour établir les trop-payés, en calculant les trop-payés et les pénalités au besoin, en consignant ces montants dans le système du programme et en envoyant une lettre d’avis aux clients. L’unité des comptes débiteurs nationaux à la DGDPF tient à jour les soldes des comptes dans le SMCD.

    Voici ce qui se produit une fois que les comptes de trop-payés sont établis.

    • Le PCPE a chargé un fournisseur de services externe de gérer le remboursement des prêts d’études canadiens. Le fournisseur de services renvoie à EDSC les prêts pour lesquels il n’y a pas eu d’activité de remboursement en 270 jours malgré les efforts de recouvrement, et ces prêts sont transférés à l’ARC en vue d’autres activités de recouvrement.
    • EDSC se charge du recouvrement des comptes du RPC et de la SV pour lesquels les prestataires reçoivent actuellement des prestations.
    • L’ARC se charge du recouvrement des comptes de l’AE, des programmes de S et C, du PPS et des comptes frauduleux du RPC et de la SV.

    La DGDPF a le pouvoir de radier toute créance irrécouvrable, sauf dans le cas de certains trop-payés précisés à l’alinéa 56(1)e) et au paragraphe 56(2) du Règlement sur l’assurance-emploi. Dans les autres cas, l’approbation du Conseil du Trésor est nécessaire pour la radiation de dettes non budgétaires et liées à l’emploi.

    Délégation de pouvoirs pour radier les créances liées au RPC et à la SV

    La remise n’est applicable qu’aux créances liées au RPC et à la SV conformément au RPC ou à la Loi sur la SV, et le pouvoir de procéder à une remise est délégué aux programmes du RPC et de la SV. La politique sur la radiation des créances de la DGDPF du Ministère indique que ni le RPC, ni la Loi sur la SV n’autorisent la DGSTP à radier une créance. Néanmoins, selon les pouvoirs délégués à la DGSTP, le personnel des programmes peut radier des créances et le document de l’organisation intitulé OPF présente des directives sur la radiation de créances relatives au RPC et à la SV. Le pouvoir de radiation relève de la DGDPF, et non de la DGSTP. Bien que le risque de radier une créance d’un compte sans disposer de l’autorité nécessaire est faible (toutes les transactions vérifiées ont été approuvées adéquatement), les pouvoirs délégués se doivent d’être correctement documentés et communiqués au personnel de la DGSTP.

    Dans l’ensemble, mis à part l’exception notée précédemment, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris par le personnel de la DGDPF et des programmes. Diverses politiques ministérielles, un guide de délégation des pouvoirs et un outil de référence en ligne sont disponibles sur l’intranet d’EDSC à des fins de consultation et d’orientation.

    Séparation des tâches

    L’autorisation de l’admissibilité aux prestations et l’établissement de trop-payés ont lieu au niveau des programmes. Le recouvrement des comptes débiteurs est effectué par des employés de l’ARC ou du programme qui ne s’occupent pas de la manipulation d’espèces ou de chèques. L’ARC recommande la radiation à EDSC lorsque des comptes sont jugés irrécouvrables. Les radiations proposées font l’objet d’un échantillonnage par la DGDPF. Lorsque la DGDPF est convaincue que tous les comptes satisfont aux critères de radiation, elle obtient l’autorisation de les radier. La remise (applicable au RPC et à la SV) est recommandée par l’agent de programme, puis est examinée et approuvée au niveau décisionnel approprié selon l’instrument de délégation de pouvoirs. L’équipe d’audit conclut qu’il existe une séparation appropriée des tâches entre des fonctions incompatibles dans les programmes et à la DGDPF, pour les activités de recouvrement, de radiation et de remise.

    Surveillance

    L’ARC recommande à EDSC la radiation de certains comptes. Avant de présenter les recommandations de radiation au Comité national d’examen des remises et des radiations (CNERR) d’EDSC, la DGDPF examine un échantillon aléatoire des comptes en question. L’échantillon comprend 281 radiations de créances liées au PCPE supérieures à 25 000 $ et toutes les radiations de créances supérieures à 25 000 $ dans tous les autres programmes. L’échantillon comprend également 281 radiations de créances inférieures à 25 000 $ dans les programmes. Cette activité est effectuée dans le but de s’assurer qu’on a versé au dossier la documentation requise d’après la liste de contrôle de l’échantillonnage de la DGDPF en fonction des types de créances irrécouvrables.

    Les trop-payés correspondant à ce qui est décrit à l’alinéa 56(1)e) et au paragraphe 56(2) du Règlement sur l’assurance-emploi sont approuvés par le programme d’AE, mais ne sont pas inclus dans les échantillons de la DGDPF. Au total, des trop-payés s’élevant à quatre millions de dollars dans le cadre de l’AE ont été radiés au cours de l’exercice financier 2015-2016 en vertu de l’alinéa 56(1)e) et du paragraphe 56(2) du Règlement sur l’assurance-emploi. Selon l’examen des dossiers que nous avons effectué, des erreurs ont été commises dans la radiation de comptes en application du paragraphe 56(2) du Règlement, c’est-à-dire que des comptes ont été radiés même si le critère de plus de douze mois n’était pas respecté. La direction devrait envisager de faire examiner ces radiations par la DGDPF, la Direction générale des services d’intégrité (DGSI) ou le CNERR.

    Ce sont les agents de programme qui identifient les cas de remise dans les programmes du RPC et de la SV. Toute opération de remise inférieure à 25 000 $ est examinée par le niveau de décision qui est approprié selon le seuil. Le CNERR examine toutes les remises supérieures à 25 000 $.

    Le CNERR a pour mandat d’examiner les propositions de radiation ou de remise de créances qui nécessitent l’approbation du Conseil du Trésor, de même que toutes les autres radiations et remises de créances supérieures à 25 000 $.

    À la suite de l’examen, le CNERR présente une recommandation au délégataire compétent (DGDPF, Conseil du Trésor ou SMA principal de la DGSTP) concernant l’approbation de la radiation ou de la remise de la créance supérieure à 25 000 $.

    La DGSI est chargée de procéder à un échantillonnage des transactions pour s’assurer que les procédures ministérielles ont été suivies et que l’autorisation requise a été obtenue.

    L’équipe d’audit conclut qu’une surveillance appropriée est assurée au niveau ministérielNote de bas de page 4 pour la radiation et la remise des comptes débiteurs.

    Accès aux systèmes

    Toutes les demandes d’accès doivent provenir des gestionnaires responsables ou des demandeurs autorisés. Le droit d’accès dépend du profil d’emploi. Le contrôle d’accès est géré au moyen d’une approche centralisée suivant laquelle les demandes d’accès sont envoyées à la Gestion de l’identité, du contrôle et de l’accès (GICA) à Services partagés Canada. La GICA procédera à une validation concernant le demandeur, puis créera, modifiera ou annulera l’accès selon la demande. Les activités des utilisateurs font l’objet d’un suivi dans les systèmes organisationnels et au sein des programmes, qui incluent un journal sur les pistes de vérification pouvant être consulté pour les demandes de renseignements sur ces activités. L’équipe d’audit a examiné les contrôles d’accès aux systèmes financiers organisationnels et à ceux relevant des programmes, et a constaté que l’accès est contrôlé et que des pistes de vérification sont tenues.

    Recommandation

    Le SMA des SVP devrait mettre à jour la délégation de pouvoirs et le document OPF afin de se conformer aux lois applicables aux programmes.

    Réponse de la direction

    La direction est en accord avec la recommandation. La direction générale de la transformation et des services intégrés (DGTSI) va collaborer avec la DGDPF afin de s’assurer que les processus de recouvrements, de radiations et de remises soient effectués en conformité avec la LGFP, le RPC et la loi sur la SV. On prévoit que cette mesure soit mise en œuvre d’ici le 30 septembre 2017.

    2.2 Les activités de recouvrement du PCPE sont adéquates et réalisées en temps opportun par le fournisseur de services

    EDSC a chargé un fournisseur de services externe de gérer le remboursement des prêts d’études canadiens. Le fournisseur de services renvoie à EDSC les prêts pour lesquels il n’y a pas eu d’activité de remboursement en 270 jours malgré les efforts de recouvrement. Un prêt du PCPE est considéré en souffrance le lendemain de la journée où un paiement prévu est omis. Le fournisseur de services collabore avec l’emprunteur pour que le prêt redevienne en règle avant de le soumettre à EDSC en vue d’un recouvrement par l’ARC.

    Les examens de dossiers faits par l’équipe d’audit indiquent que le fournisseur de services entreprenait immédiatement le recouvrement et que 84 % des comptes constituant l’échantillon redevenaient en règle à la suite des efforts de recouvrement.

    2.3 Des problèmes d’intégrité et de disponibilité de données empêchent des activités de recouvrement

    Recouvrement des comptes par l’ARC

    L’ARC a la responsabilité du recouvrement de tous les comptes débiteurs. Les examens de dossiers ont confirmé que l’ARC mène des activités de recouvrement relativement à tous les comptes de l’AE, aux comptes frauduleux du RPC et de la SV, aux comptes des S et C, à ceux du PPS et aux prêts étudiants en défaut de paiement. Toutefois, l’audit ne visait pas à formuler une opinion sur le caractère adéquat des services de recouvrement de l’ARC. Un audit des comptes débiteurs portant sur l’exécution des engagements d’EDSC conformément au PE établi avec l’ARC est prévu dans le Plan de vérification axé sur les risques qui a été approuvé pour 2016-2018. Cet autre audit examinera dans quelle mesure les responsabilités d’EDSC par rapport aux activités de recouvrement de l’ARC sont adéquates.

    L’ARC ne dispose pas de toute l’information nécessaire pour procéder aux recouvrements pour tous les comptes du RPC et de la SV. L’ARC est en mesure de recouvrer les comptes frauduleux puisque l’information pertinente est disponible dans le SMCD. En raison de problèmes de conversion entre le Système d’exécution du renouvellement de la technologie de l’information (SERTI) et le SMCD, les données du SMCD concernant le RPC ne sont pas toutes exactes. De plus, les comptes de la SV dans le système en direct de la SV n’ont pas été convertis au SMCD, et les agents de recouvrement de l’ARC n’ont pas directement accès à ce système.

    Sans un recouvrement systématique pour tous les comptes débiteurs du RPC et de la SV, le Ministère ne fait pas une utilisation optimale de ses ressources et se prive peut être de recouvrements. L’exactitude de l’information sur les comptes du RPC et la disponibilité de l’information sur les comptes de la SV augmenteraient le taux de recouvrement pour ces programmes et permettraient à l’ARC d’exécuter pleinement les activités de recouvrement prévues dans le PE.

    Recouvrement des comptes encore actifs

    Dans le cas des bénéficiaires qui touchent actuellement des prestations du RPC ou de la SV, EDSC entreprend le recouvrement en déduisant un taux de recouvrement mensuel sur les paiements en fonction du revenu. Le taux de déduction par défaut est de 25 % du paiement pour le RPC et la SV. Dans le cas d’aînés à faible revenu, le taux de déduction pour le RPC et la SV est de 10 % du paiement.

    Le processus de déduction automatique de l’AE permet à l’ARC de mener des activités de recouvrement pour tous les comptes d’AE en s’appuyant sur une participation active d’EDSC. Le taux de déduction par défaut est de 50 % du versement de la prestation d’AE et débute automatiquement après un délai de grâce de 21 jours. Les clients téléphonent à l’ARC pour discuter de la possibilité de réduire le taux de déduction s’ils s’opposent au taux par défaut de 50 %.

    Selon nos examens de dossiers, le recouvrement des comptes d’AE, du RPC et de la SV qui sont encore actifs fonctionne convenablement. Dans l’ensemble, les activités de recouvrement sont entreprises après la période d’attente, soit 21 jours pour l’AE et 30 jours pour le RPC et la SV. Parmi les comptes constituant l’échantillon, 78 % devaient être recouvrés selon les délais établis dans le programme, soit cinq ans pour les comptes débiteurs de moins de 10 000 $ et dix ans pour ceux de plus de 10 000 $.

    Recommandation

    Le SMA de SVP, en collaboration avec le DPF, devrait veiller à l’exactitude et à la disponibilité des données du RPC et de la SV afin que l’établissement de ces comptes et les activités de recouvrement soient effectués comme il se doit.

    Réponse de la direction

    La direction est en accord avec la recommandation. La DGTSI continuera de travailler avec la DGDPF afin d’implanter une stratégie pour épurer les données de trop-payés qui consiste à identifier et traiter le nombre de comptes pour lesquels la probabilité de recouvrement est faible à nulle et s’assurer que les données transférées au nouveau système soient exactes et à jour. On prévoit que cette mesure soit mise en œuvre d’ici le 30 septembre 2017.

    2.4 Il est possible d’évaluer si une surveillance accrue des comptes débiteurs peut améliorer la gestion globale du cycle de vie des comptes débiteurs

    L’équipe d’audit s’attendait à ce que le Ministère dispose d’indicateurs de rendement clés (IRC) pour surveiller les activités de recouvrement, de radiation et de remise. La section 6.2.1 de la Directive sur la gestion des comptes débiteurs exige l’instauration et la surveillance de mécanismes de mesure des résultats. Nous avons constaté qu’aucun IRC n’avait été élaboré pour les programmes visés par l’audit à l’exception du PCPE. Dans le cas du PCPE, une entente sur le niveau de service a été conclue avec le fournisseur de services externe. Les IRC se rapportant aux recouvrements comprennent une réduction des défauts de paiement selon la durée du prêt, le taux de défaillance et la satisfaction de l’emprunteur, ce qui inclut la satisfaction générale, l’accès au service, la qualité du service, la sensibilisation à l’aide au remboursement, etc. Le PPS dispose d’un tableau de bord des comptes débiteurs pour surveiller les taux de recouvrement et les montants radiés par année et par type de paiement. Pour les autres programmes visés par l’audit, nous n’avons pas trouvé d’IRC permettant de surveiller le rendement du Ministère à l’égard de ses activités de recouvrement, de radiation et de remise.

    L’analyse des données sur les radiations pour l’exercice financier 2015-2016 a démontré que la principale cause fondamentale des radiations était la limite de temps, c’est-à-dire une prescription empêchant des actions ultérieures en justice. Les résultats de l’analyse de données indiquent que des comptes ont été radiés parce que la limite de temps avait été atteinte pour le recouvrement dans le PCPE (86 %), l’AE (74 %) et les programmes de S et C (71 %). Pour ce qui est du PPS, 65 % des cas de radiation des dettes subrogées s’expliquaient par la libération de faillis. Étant donné la nature du PPS, il est compréhensible que la plupart des radiations découlent d’une libération des faillis. Dans le cas du RPC, les radiations étaient généralement déclenchées par le décès du bénéficiaire.

    L’équipe d’audit a fait des entrevues, des tests de cheminement et des examens de dossiers concernant les remises à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux. Nous avons constaté que 26 % des remises pour le RPC et 31 % des remises pour la SV qui étaient supérieures à 25 000 $ résultaient d’erreurs administratives. Pour les créances de moins de 25 000 $, 64 % des remises du RPC et 35 % de celles de la SV qui ont été examinées étaient causées par des erreurs administratives. La plupart des erreurs administratives s’expliquaient par des manques dans la mise à jour des renseignements du client (mariage, décès, départ du pays, etc.).

    Les auditeurs sont d’avis que l’établissement de certaines mesures, telles que celles qui sont énumérées ci-dessous, pourrait renforcer les activités ministérielles de recouvrement, de radiation et de remise :

    • délai de transfert des comptes débiteurs à l’ARC afin que les activités de recouvrement puissent commencer bien avant la date de prescription;
    • délai pour exécuter la radiation ou la remise à partir de l’identification de la possibilité de radiation ou remise jusqu’à l’entrée de données dans le SMCD;
    • taux d’erreurs administratives en tant que pourcentage du volume global de radiations et remises dans un exercice financier donné;
    • classement chronologique des comptes débiteurs par année proportionnellement au portefeuille global des comptes débiteurs.

    L’équipe d’audit reconnaît la nature unique du mandat d’EDSC, qui est axé sur la mise en œuvre de programmes et de services sociaux, mais est d’avis qu’une surveillance accrue des comptes débiteurs pourrait améliorer la gestion globale du cycle de vie des comptes débiteurs.

    3. Conclusion

    L’audit a permis de conclure que des contrôles clés relatifs aux recouvrements, aux radiations et aux remises des comptes débiteurs avaient été établis et fonctionnaient comme prévu. Il est nécessaire d’améliorer l’exactitude des données des comptes du RPC dans le SMCD et s’assurer que les données des comptes non frauduleux de la SV soient disponibles, afin que les activités de recouvrement des comptes où les prestataires ne reçoivent pas de prestations puissent être engagées.

    4. Énoncé d'assurance

    Selon notre jugement professionnel, les procédures d’audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l’exactitude des conclusions présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur les observations et les analyses faites lors de l’audit. Elles s’appliquent uniquement à l’évaluation des contrôles clés relatifs aux recouvrements, radiations et remises des comptes débiteurs pour le PCPE, l’AE, le RPC, la SV, le PPS et les programmes de S et C. Les éléments probants ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

    Annexe A : Évaluation des critères d’audit

    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait établi des contrôles appropriés d’accès aux systèmes pour s’assurer que seules les personnes autorisées puissent modifier des comptes débiteurs ou traiter des radiations ou des remises;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait maintenu une piste de vérification relativement au contrôle des activités de recouvrement, de radiation et de remise;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait réparti adéquatement les tâches afin de s’assurer que la surveillance est suffisante pour protéger les capitaux;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère définisse clairement et documente les rôles et les responsabilités liés au recouvrement, à la radiation et à la remise des dettes de sorte qu’ils soient bien compris;
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait établi des indicateurs de rendement clés applicables aux activités de recouvrement dans les programmes et à l’échelle du Ministère;
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère surveille les indicateurs de rendement clés et fasse état des résultats à la direction;
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait entrepris des activités de recouvrement pour les comptes débiteurs du Ministère dans le SMCD et pour les trop-payés dans les systèmes des programmes;
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait un processus en place pour s’assurer que les factures et les relevés sont envoyés en temps opportun aux clients;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait un processus en place pour s’assurer de facturer le montant exact aux clients afin d’éviter les différends et les retards liés au recouvrement;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère ait mis en place des politiques et des lignes directrices pour assurer la conformité aux documents législatifs traitant de la radiation;
      • Évaluation : Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère dispose d’un processus pour assurer un examen adéquat et l’approbation des radiations et des remises;
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque
    • Critères de l’audit : Il est attendu que le Ministère dispose d’un processus pour s’assurer que toutes les radiations et les remises sont enregistrées de façon intégrale et exacte et veille à ce que le montant de la provision pour créances douteuses soit mis à jour en temps opportun.
      • Évaluation : Des contrôles sont en place, mais ils pourraient être renforcés; exposition modérée au risque

    Annexe B : Glossaire

    AE
    Assurance-emploi
    ARC
    Agence du revenu du Canada
    CNERR
    Comité national d’examen des remises et des radiations
    DGDPF
    Direction générale du dirigeant principal des finances
    DGSI
    Direction générale des services d'intégrité
    DGSTP
    Direction générale des services de traitement et de paiement
    DGTSI
    Direction générale de la transformation et des services intégrés
    DPF
    Dirigeant principal des finances
    EDSC
    Emploi et Développement social Canada
    GICA
    Gestion de l’identité, du contrôle et de l’accès
    IRC
    Indicateurs de rendement clés
    LGFP
    Loi sur la gestion des finances publiques
    OPF
    Orientation et procédures fonctionnelles
    PCPE
    Programme canadien de prêts aux étudiants
    PE
    Protocole d'entente
    PPS
    Programme de protection des salariés
    RPC
    Régime de pensions du Canada
    S et C
    Subventions et contributions
    SCT
    Secrétariat du Conseil du Trésor
    SERTI
    Système d’exécution du renouvellement de la technologie de l’information
    SMA
    Sous-ministre adjoint
    SMCD
    Système ministériel des comptes débiteurs
    SV
    Sécurité de la vieillesse
    SVP
    Services de versements des prestations

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