Audit de l’infrastructure – Fonds pour l’accessibilité

Contexte

L’objectif du Fonds pour l’accessibilité (FPA) consiste à améliorer l’accessibilité, à réduire les obstacles et à permettre aux Canadiens handicapés de participer et de contribuer à leur collectivité. Le FPA soutient le coût en capital de travaux de construction et de rénovation visant à améliorer l’accessibilité et la sécurité des personnes handicapées dans les collectivités et les milieux de travail au Canada par l’intermédiaire des volets de financement de l’accessibilité en milieu de travail et de l’accessibilité dans les collectivités.

Les projets réalisés dans le cadre du volet de l’accessibilité en milieu de travail visent à éliminer les obstacles et à améliorer l’accessibilité et la sécurité des milieux de travail partout au Canada grâce à des investissements en immobilisations qui pourraient permettre la création et le maintien de possibilités d’emploi pour les personnes handicapées. Les projets réalisés dans le cadre du volet de financement de l’accessibilité dans les collectivités visent à réduire les obstacles et à améliorer l’accessibilité et la sécurité dans les collectivités canadiennes grâce à la rénovation, le réaménagement ou la construction d’installations communautaires où des programmes ou services sont offerts aux personnes handicapées. Dans le cadre de ces deux volets de financement, il est prévu notamment de fournir des technologies de l’information et de communications à des fins de travail ou d’utilisation par la collectivité.

Dans son Rapport sur les plans et les priorités de 2016-2017, Emploi et Développement social Canada (EDSC) indique que les dépenses prévues pour le FPA s’élèvent à 14,9 millions de dollars, et qu’il s’est fixé comme cible 218 collectivités qui devraient voir leurs projets financés d’ici la fin de 2016-2017^{Note de bas de page 1}. En 2016-2017, le FPA a reçu un financement supplémentaire de 4 millions de dollars sur deux ans, grâce à la hausse des dépenses allouées à l’infrastructure sociale prévue dans le budget de 2016 intitulé « Assurer la croissance de la classe moyenne ». Ce financement additionnel vise à soutenir le coût en capital des travaux de construction et de rénovation qui sont effectués dans les installations des collectivités et qui visent à améliorer l’accessibilité et la sécurité des personnes handicapées dans les collectivités canadiennes.

Objectifs de l’audit

Le présent audit vise à fournir l’assurance que :

• des contrôles fonctionnels sont en place et qu’ils permettent de s’assurer de l’administration adéquate du FPA;
• les attentes découlant du budget 2016 en ce qui concerne la gestion adéquate du financement pour l’infrastructure sociale (FIS) sont satisfaites.

Portée

Un échantillon valide sur le plan statistique des projets du FPA a été examiné afin d’évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles qui permettent de s’assurer que les paiements sont versés en temps opportun aux bénéficiaires admissibles au FPA et qu’ils sont affectés à des dépenses et à des activités admissibles. Cet échantillon valide sur le plan statistique comportait 120 paiements du FPA des exercices 2015-2016 et 2016-2017 qui totalisaient 3 millions de dollars.

Les 81 paiements du FPA effectués en 2016-2017 financés par le FIS représentant un total de 1,94 million de dollars ont tous été évalués. Ces paiements ont été examinés afin d’évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles qui permettent de s’assurer que les paiements sont versés en temps opportun aux bénéficiaires admissibles au FPA et qu’ils sont affectés à des dépenses et des activités admissibles, et aussi pour déterminer si les attentes du FIS sont satisfaites pour 2016-2017. Un échantillon de 25 demandes non approuvées des années 2015 2016 et 2016 2017 a été vérifié afin de déterminer si l’admissibilité des demandes a été évaluée correctement et s’il y avait des motifs suffisants de ne pas les approuver.

Il n’a pas été possible de procéder à une évaluation complète des critères de suivi et de production de rapports du FIS pour 2016-2017 puisque le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2016-2017 n’a pas été terminé avant la fin de l’audit. Nous avons donc examiné le caractère adéquat des mécanismes de surveillance et de production de rapports en place au cours de l’exercice 2015-2016 pour le RMR afin de déterminer si le Ministère pouvait satisfaire aux attentes du FIS en matière de surveillance et de production de rapports.

Une analyse des données démographiques fournies par la Direction générale des opérations de programmes (DGOP) a été effectuée pour repérer les renseignements en double ou erronés contenus dans l’information concernant les bénéficiaires, les adresses et les organismes qui fournissent des lettres de soutien aux collectivités et les estimations de coûts externes. Les données fournies par la DGOP comprenaient 459 projets du volet de l’accessibilité dans les collectivités totalisant 13,6 millions de dollars en financement approuvé pour l’exercice 2015 2016 et 573 projets des volets de l’accessibilité dans les collectivités et de l’accessibilité en milieu de travail totalisant 15,6 millions de dollars en financement approuvé pour l’exercice 2016 2017.

Les cibles et les résultats des indicateurs de rendement clés (IRC) de 2015-2016 inscrits dans le RMR ont été examinés pour vérifier s’ils étaient exacts et complets et si le calcul avait été approuvé conformément à la stratégie de mesure du rendement du FPA.

Méthodologie

Plusieurs méthodes ont été utilisées à l’étape de la réalisation de l’audit, de décembre 2016 à février 2017, notamment :

• examen et analyse de la documentation;
• échantillonnage et vérification de dossiers;
• observation et analyse des processus;
• entrevues avec la direction et le personnel de la DGOP et de la Direction générale de la sécurité du revenu et du développement social (DGSRDS);
• tests de cheminement sur place à l’administration centrale.

Des contrôles suffisants sont en place pour assurer l’administration adéquate du Fonds pour l’accessibilité

Les attentes relatives à la gestion adéquate du Financement de l’infrastructure sociale sont satisfaites

Le 19 avril 2016, le vérificateur général a envoyé une lettre au président du CT pour lui rappeler que les dépenses allouées à l’infrastructure pouvaient faire l’objet d’un audit. La lettre énonçait aussi les attentes relatives aux contrôles que les ministères devraient prendre en compte dans la conception et la gestion du financement supplémentaire.

L’équipe d’audit s’attendait à constater que des contrôles et des processus étaient en place pour répondre à ces attentes. La plupart des attentes découlant du budget 2016 en ce qui concerne la gestion adéquate du FIS ont été satisfaites. PROTÉGÉ Deux des 81 projets financés par le FIS répertoriés par la DGOP (2,5 %) ont donné suite à cette demande.

Ce qui suit présente les attentes du vérificateur général et la mesure dans laquelle le Ministère a répondu à ces attentes.

L’équipe d’audit a conclu que le cadre de gestion actuel est approprié pour la surveillance. Cependant, les risques spécifiques au FPA n’ont pas été déterminés et ils n’ont pas été mis à jour, y compris ceux associés à la planification de l’engagement des dépenses d’infrastructure. PROTÉGÉ.

Les projets du FPA font l’objet d’une surveillance au moyen de l’examen d’un rapport final du bénéficiaire et d’un rapport de clôture du projet. PROTÉGÉ . Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du CT, en règle générale, les subventions ne font pas l’objet d’audits. En conséquence, la Division de l’assurance de la qualité et du contrôle (DAQC) au sein de la Direction générale de l’agent principal des finances a indiqué que les subventions ne sont pas assujetties aux audits conformément à la stratégie ministérielle de vérification des bénéficiaires. Une évaluation interne de la conformité du FPA est incluse dans le plan de vérification 2020-2021 de la DAQC.

Les bénéficiaires du FPA reçoivent du financement pour réaliser des projets d’accessibilité, notamment la construction de rampes et d’entrées de porte accessibles, qui présentent un faible risque pour l’environnement. Il existe une attente concernant les contrôles établis pour respecter les exigences fédérales en matière d’évaluation environnementale. En avril 2017, la direction a partagé les « Lignes directrices d'EDSC sur l’évaluation environnementale » et a indiqué que le FPA n’était pas sujet à cette exigence selon la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (LCEE) puisqu’elles indiquent qu’aucune activité admissible de ce programme ne requiert qu’une évaluation environnementale soit effectuée selon la LCEE. Aucune évaluation environnementale n’a d’ailleurs été effectuée. De plus, les clauses de l’entente signée par les bénéficiaires du FPA exigent le respect de toutes les lois fédérales et provinciales.

Il n’a pas été possible de procéder à une évaluation complète des attentes en matière de FIS dans la période de temps couverte par l’audit. Par conséquent, l’équipe d’audit a examiné le rapport annuel des résultats du FPA dans le RMR de 2015-2016 et a déterminé que le processus utilisé pour la production de ce rapport fournit des mécanismes qui permettraient au Ministère de répondre aux attentes susmentionnées.

Il n’y a aucune recommandation pour cet audit, mais il y a une recommandation présentée dans le rapport d’« Examen du cadre de contrôle du financement pour l’infrastructure sociale » préparé par les services de vérification interne, qui est applicable à l’audit du FPA. Cette recommandation souligne le besoin d’examiner les exigences en matière de rapports et les attentes pour les programmes recevant du FIS et de PROTÉGÉ . Les constatations de l’audit présentées ci-dessus qui concernent la détermination et l’évaluation des risques propres au FPA et la justification du choix du niveau de surveillance pour les vérifications des bénéficiaires axées sur le risque devraient être prises en considération lors de l’examen de la recommandation dans le rapport d’« Examen du cadre de contrôle du financement pour l’infrastructure sociale ».

Évaluations de l’admissibilité – classement des demandes par rapport au financement disponible

Des questions en double ont été signalées dans la liste de vérification des critères de présélection et dans la grille d’évaluation. Il est possible de revoir les questions de présélection et d’évaluation afin de déterminer si elles sont requises. De plus, pour certaines demandes l’organisation n’a pas fourni trois estimations externes des coûts parce que le processus d’appel d’offres pour recevoir des soumissions a été terminé après que la demande a été présentée. La DGOP devrait déterminer si EDSC doit faire un suivi auprès de ces organisations pour s’assurer que trois soumissions ont été obtenues avant l’approbation du projet.

Critères d’évaluation

Les critères d’évaluation des demandes ont permis de répondre adéquatement aux exigences d’admissibilité établies dans les modalités du FPA applicables aux subventions et contributions et dans le Guide du demandeur du FPA. Tous les critères ont été jugés pertinents et conformes aux modalités du FPA.

Processus de demande

Les demandes de financement reçues sont sur support papier. La direction pourrait envisager d’offrir l’option de présenter des demandes par voie électronique.

Documentation des processus

Une justification adéquate a été versée au dossier pour toutes les demandes approuvées et non approuvées ayant fait l’objet de l’audit.

Processus de clôture

Il n’y avait pas de questions dans le rapport final qui exigeaient que les bénéficiaires divulguent le montant final des coûts engagés. Même s’il n’est pas requis d’assurer un suivi des montants de subvention à la fermeture du dossier, cette information pourrait aider le Ministère à surveiller l’écart entre le financement accordé et le coût réel.