Audit du processus de séparation

De : Emploi et Développement social Canada

Titre officiel : Audit du processus de séparation

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1. Renseignements généraux

1.1 Contexte

Selon les politiques du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion financière et la sécurité du gouvernement, il incombe aux ministères de retirer aux individusNote de bas de page 1 qui quittent leur emploi les pouvoirs qui leur ont été conférés et les biens qui leur ont été confiés et de leur rappeler leurs responsabilités permanentes pour ce qui est de la confidentialité des renseignements de nature délicate auxquels ils ont eu accès dans le cadre de leur emploi. Il faut notamment s'assurer de tenir compte de toute somme due à la Couronne ou à l'employé avant le départ de l'employé du ministère. En consultation avec les conseillers en ressources humaines (RH) ministériels, les fonctionnaires mandatés doivent élaborer les procédures et veiller à ce que l'entretien final et la récupération soient planifiés et réalisés dans le cadre du processus global de séparation.

En octobre 2013, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a amorcé, en application du Programme de renouvellement des services habilitants (PRSH)Note de bas de page 2, le processus de séparation pour améliorer et simplifier la prestation des services internes à l'aide d'un modèle « cliquer, appeler, consulter » qui privilégie le libre-service. Le projet d'automatisation portant sur la séparation se voulait une approche progressive dont les résultats de chaque phase devaient contribuer à l'apport d'améliorations jusqu'à ce qu'un outil appuyant les exigences d'interfonctionnement et d'intégration à l'échelle de l'organisation soit élaboré. Malgré certaines mises à jour et l'apport de modifications au cours des dernières années, l'outil n'a pas dépassé le modèle initial qui repose sur la technologie existante des RH en ligne.

On a déterminé que l'application WebNote de bas de page 3 du Centre de service en ressources humaines (CSRH) était une technologie existante pouvant être livrée dans les délais prescrits pour automatiser l'ancien processus de séparation qui était manuel et sur papier et faire réaliser des économies au Ministère.

On a porté à notre attention, au cours de l'audit, que la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) met actuellement sur pied une nouvelle initiative visant à améliorer l'intégration (embauches) et la séparation (départs)Note de bas de page 4 . Ce projet est au début de la phase de planification et fera partie de la proposition du Ministère à l'automne 2018 portant sur le processus de gestion des investissements.

1.2 Objectif de l'audit

L'audit avait pour objectif d'évaluer la pertinence du processus de séparation, notamment d'évaluer la mesure dans laquelle les contrôles en place veillent à l'efficience et à l'efficacité du traitement d'une fin d'emploi.

1.3 Portée de l'audit

Le travail d'audit a été mené entre février et juin 2018.

La portée du présent audit englobait les politiques, les directives et les orientations applicables du CT et d'EDSC. Elle englobait également le travail de suivi afin d'évaluer si les constatations de l'audit de 2014 sur la Rémunération et les avantages sociaux ont été prises en compte.

La portée de l'audit ne comprenait pas la vérification du devoir de diligence relativement aux employés ayant un droit d'accès privilégié, les employés congédiés à juste titre ou les employés nommés à un autre poste au sein d'EDSC. L'intégralité et l'exactitude de l'inventaire des biens de la technologie de l'information n'ont pas été examinées, car elles font l'objet d'un audit à venir. Dans le cadre du présent audit, on suppose que les gestionnaires et les employés qui confirment le retour de biens physiques sont de bonne foi. Aucun déplacement n'a été nécessaire pour le présent audit.

1.4 Méthodologie

L'audit a été réalisé au moyen de différentes méthodologies, dont celles qui suivent :

  • Entrevues avec les directions générales qui soutiennent le processus de séparation et aussi avec les autres intervenants, le cas échéant;
  • Examen et analyse de documents;
  • Examen d'un échantillon de données sur les employés d'EDSC qui ont quitté de façon permanente ou temporaire le Ministère entre le 1er janvier 2016 et le 30 juin 2017;
  • Examen des méthodes et des processus liés aux modifications permanentes ou temporaires touchant un salarié, entre autres retraite, décès, démission ou congé sans solde de plus de dix jours;
  • Examen des méthodes et des processus visant l'embauche d'individus, entre autres des entrepreneurs et des étudiants, pour une période définie;
  • Examen des journaux de surveillance et des pistes de vérification mis en place pour protéger les produits d'information;
  • Analyse de données pour comparer les données tirées des bases des RH PROTÉGÉ.

2. Constatations de l'audit

Nous nous attendions à trouver des éléments de preuve qui indiqueraient que le processus de séparation était conforme aux politiques du CT, qui confirmeraient et documenteraient que les employés qui quittent le Ministère reçoivent bien leur paie finale, comprennent leurs responsabilités légales et remettent tous les biens qui leur avaient été confiés, et que les accès aux immeubles et aux systèmes du Ministère ont été révoqués pour assurer la protection des biens et des renseignements corporatifs.

L'audit a permis de constater que le processus était fragmenté, car certains processus des facilitateursNote de bas de page 5 n'ont pas été saisis par l'application Web. Aucun élément n'indique une gouvernance, PROTÉGÉ. De plus, nous avons remarqué que les gestionnairesNote de bas de page 6 et les facilitateurs ont connu des difficultés à bien exécuter tout le processus à temps, comme nous l'indiquons ci-après dans le présent rapport.

2.1 Le processus de séparation n'appuie pas de façon adéquate la séparation des employés qui quittent le Ministère

Gouvernance

L'audit interne a examiné le processus de séparation en vue d'en évaluer la pertinence. Nous nous attendions à découvrir une structure bien définie qui aurait intégré les éléments suivants :

  • Gouvernance et pouvoirs;
  • Responsabilité;
  • Mesures de rendement;
  • PROTÉGÉ;
  • PROTÉGÉ.

L'audit a permis de constater qu'il n'y avait pas une autorité pour surveiller le processus ni de corps administratif qui soit responsable de l'atteinte globale des objectifs du processus. Les facilitateurs ont affirmé que le gestionnaire de l'employé qui quitte son emploi était responsable de la séparation et que chaque facilitateur était responsable du procédé qui lui est propre (p. ex. la paie finale). Pour chaque activité de séparation, nous n'avons trouvé aucune mesure de rendement permettant de suivre le rendement, PROTÉGÉ. Aucun élément ne confirmait une communication entre facilitateurs et gestionnaires PROTÉGÉ.

Processus de séparation

Nous nous attendions à trouver un processus clairement défini, intégré et appliqué de manière uniforme pour les employés quittant le Ministère de façon permanente ou temporaire.

L'équipe d'audit a observé que le processus était documenté sur l'intranet sous la forme d'une Feuille de route concernant les départs (Processus de séparation). La demande de séparation se trouvait à l'intérieur de l'application Web du CSRH. Cependant, certaines activités exigent que le gestionnaire utilise un processus et des applications externes, notamment pour l'arrêt de la rémunération (DGSRH) PROTÉGÉ.

La répartition des tâches entre les facilitateurs et le gestionnaire de l'employé qui quitte est telle qu'il a été compliqué de rassembler l'information nécessaire pour vérifier que la séparation avait bien été exécutée. Il y a beaucoup d'informations ou d'activités, documentées en plusieurs endroits, qu'il faut comprendre pour être en mesure de mener à bien une séparation. La demande automatisée pour une séparation consiste en une série de formulaires et de listes en ligne que l'individu, le gestionnaire, la DGDPF ou la DGSI doivent remplir lorsque la situation d'emploi de l'individu est modifiée.

Au cours de notre audit, nous avons remarqué que le processus n'était ni intégré, ni entièrement automatisé, ni convivial. Le passage d'une étape à l'autre à l'intérieur de l'application Web du CSRH comportait quelques problèmes. Dans certains cas, il arrivait que le gestionnaire ne soumette pas sa demande de séparation aux facilitateurs. Même lorsque la demande avait été soumise avec succès, la demande était parfois retournée par l'un des facilitateurs. Il n'était pas toujours évident pour le gestionnaire de savoir comment retourner la demande après avoir apporté les corrections, PROTÉGÉ (voir le diagramme 1, page 6).

Nous avons constaté que les activités de séparation qui ne faisaient pas partie de la demande de séparation PROTÉGÉ. Par exemple, les gestionnaires devaient savoir qu'il fallait naviguer à l'extérieur du processus pour exécuter les tâches suivantes :

  • Régler la question de la rémunération et des avantages sociaux et mettre fin à la paieNote de bas de page 7 (processus de la DGSRH);
  • PROTÉGÉ;
  • Obtenir de l'aide sur les tâches nécessaires pour compléter une séparation, selon le type de séparation (p. ex. retraite ou congé sans solde);
  • Accéder aux formulaires à remplir, à signer et à numériser dans l'application.

Les processus de la DGSHR et de la DGIIT ne sont pas saisis dans l'application de séparation. Aucune signature ni aucune preuve ne nous indique que les facilitateurs ont bien exécuté le processus au complet. Par exemple, certains gestionnaires indiquent dans la demande de séparation PROTÉGÉ.

Pour ce qui est de l'arrêt de la paie, les résultats de l'audit nous indiquent que, pour certains départs, le gestionnaire n'a pas soumis de demande concernant la paie, alors que d'autres l'ont fait quelques jours avant ou après le jour que l'employé a quitté le Ministère. Cet état de fait peut s'expliquer comme suit :

  • Les gestionnaires manquent de connaissances sur le processus de séparation qui peut exiger de soumettre une demande concernant la paie. Depuis la mise en œuvre de Phénix en 2016, il est nécessaire de soumettre une demande d'arrêt de la paie en utilisant une application qui ne fait pas partie de l'application utilisée pour une séparation.
  • La DGSRH peut avoir besoin de 20 jours ouvrables pour demander un arrêt de la paie et dépend du Centre des services de paie de la fonction publique pour l'exécution de cette transaction.

L'audit interne a analysé PROTÉGÉ demandes de séparation reçues entre janvier 2016 et juin 2017. Nous avons observé que 45 % de ces demandes étaient complètes (sans tenir compte des activités de la DGSRH PROTÉGÉ), 39 % étaient incomplètes et 16 % étaient des doublons.

PROTÉGÉ

L'illustration ci-dessous décrit les résultats de notre analyse.

PROTÉGÉ

Selon les résultats d'un sondage mené par la DGSRH en 2016, les utilisateurs jugent que le processus de séparation est trop long, est compliqué, prête à confusion, et ils ne savent pas comment trouver de l'aide. Nous avons été informés par la DGSRH que les intervenants n'ont reçu aucune formation lors du lancement du processus, bien que certains facilitateurs aient eu droit à une formation ponctuelle dans le cadre d'une « formation de formateurs ».

Activités du processus de séparation

L'audit a permis de constater que l'achèvement du processus de séparation n'avait pas toujours lieu avant la date de départ de l'individu, comme les politiques l'exigent et l'orientation du processus le décrit. Les entrevues avec les facilitateurs et les résultats de nos tests ont identifié les raisons suivantes qui expliquent pourquoi le traitement de la séparation n'a pas eu lieu le jour du départ de l'employé :

  • Le gestionnaire a initié le processus après le départ de l'employé;
  • Retards causés par un manque de documents nécessaires au processus;
  • L'utilisation de l'application Web engendre des difficultés;
  • Méconnaissance du processus de séparation.

PROTÉGÉ

Le départ d'un employé a des répercussions sur bon nombre de secteurs au Ministère. Il est important que les facilitateurs gèrent les activités de séparation de manière uniforme pour aider les gestionnaires à s'acquitter de leurs rôles.

Recommandation
  1. Le Ministère devrait nommer un responsable à qui il incomberait de gérer et de surveiller le processus de séparation pour s'attaquer aux problèmes relevés dans le présent rapport.
Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation. À compter de maintenant, la DGSRH sera responsable de la gestion et de la surveillance du processus de séparation afin que les questions soulevées dans le présent rapport soient abordées. Les mesures devraient être terminées avant la fin du quatrième trimestre de 2018–2019.

2.2 PROTÉGÉ

L'exécution du processus de séparation permet de fournir un certain niveau d'assurance que le Ministère a retiré tous les pouvoirs conférés à l'employé, qu'il a récupéré tous ses biens lorsque cet employé quitte le Ministère, cela permet aussi de rappeler à l'employé ses responsabilités permanentes pour ce qui est de la confidentialité des renseignements de nature délicate auxquels il a eu accès dans le cadre de son emploi.

La demande de séparation qui est signée, y compris le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité, indiquent que le gestionnaire a demandé PROTÉGÉ, a tenu une réunion avec l'employé pour recueillir les biens physiques et a eu avec celui-ci une discussion portant sur les renseignements à valeur opérationnelle et les responsabilités de l'après-mandat.

En examinant les demandes qui ont été complétées, l'équipe d'audit a constaté que, souvent, les demandes de séparation ne sont pas signées, contrairement à ce qui est prescrit. Les gestionnaires se fient à la bonne foi de l'employé lorsqu'ils remplissent la liste des biens, car ils n'ont pas accès aux listes des biens du gouvernement (il n'existe pas de système intégré qui fournit ces renseignements). Les signatures de l'employé et du gestionnaire attestent que les biens et les informations ont été récupérés et que l'employé comprend ses responsabilités de l'après-mandat.

L'équipe d'audit n'a trouvé aucun élément qui démontre que les directions générales des services habilitants ont fait un suivi des formulaires non signés, sauf dans le cas du Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité, PROTÉGÉ.

Les tests effectués durant l'audit montrent que, des 45 % des demandes de séparation complétées, 22 % ont été initiées après le départ de l'employé. Comme le souligne le diagramme 1, 39 % de toutes les demandes n'ont pas été complétées. Les tests ont aussi permis de constater que les demandes inachevées PROTÉGÉ. Nous avons parlé à ce sujet avec les directions générales des services habilitants qui nous ont informés de ce qui suit :

  • PROTÉGÉ
  • PROTÉGÉ

Accès aux immeubles

Le bureau régional de la sécurité (BRS) a la responsabilité de désactiver l'accès aux immeubles pour les individus qui quittent leur emploi. Cette tâche consiste à faire passer d'actif à inactif la cote de sécurité de l'individu. Pour opérer cette modification, le BRS a besoin du formulaire Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité dûment signé. L'accès à un immeuble spécifique est géré par le BRS ou le gestionnaire de l'endroit, dépendamment de la localisation de l'édifice.

PROTÉGÉ.

PROTÉGÉ. Souvent, il n'y a pas qu'un seul système ou un seul processus en jeu. Lorsqu'il ne s'agit pas d'un immeuble du gouvernement du Canada, le contrôle relatif à l'accès peut aussi dépendre d'une entreprise de gestion externe pour le traitement des codes de sécurité d'accès ou l'obtention d'autres cartes d'accès. La vérification de 86 départs a montré que l'accès à l'immeuble a été retiré de la manière suivante :

  • PROTÉGÉ
  • PROTÉGÉ
  • PROTÉGÉ

Accès au réseau

Afin d'éviter les accès non autorisés au réseau lorsqu'un employé quitte le Ministère, PROTÉGÉ.

PROTÉGÉ. La date à laquelle l'accès est désactivé se trouve uniquement dans cette demande, et le suivi ne peut se faire que par le nom du demandeur et non celui de l'employé qui quitte son emploi, ce qui a rendu la vérification de cette activité très difficile. PROTÉGÉ. La vérification de 86 demandes de désactivation d'accès a donné les résultats suivants :

  • PROTÉGÉ
  • PROTÉGÉ
  • PROTÉGÉ

Au moment de l'audit, PROTÉGÉ. Nous avons examiné un échantillon de ces comptes pour déterminer si le processus de séparation avait été achevé. Nous avons constaté que, PROTÉGÉ. Nous avons été informés que le processus PROTÉGÉ.

Lorsqu'un employé quitte le Ministère et que son accès au réseau est désactivé, PROTÉGÉ. PROTÉGÉ, car l'employé pourrait revenir au Ministère ou être un dépositaire d'informations relatives à un litige en cours.

Le gestionnaire d'un employé connu pour être dépositaire d'informations relatives à un litige doit informer la DGIIT de son départ pour voir à ce que ses appareils et ses comptes réseau soient réservés et protégés jusqu'à la fin du litige. PROTÉGÉ.

PROTÉGÉ.

Recommandation

La DGSRH, la DGDPF, la DGIIT et la DGSI devraient étudier le processus de séparation afin PROTÉGÉ.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation. La DGSRH demandera au Conseil des grands projets et investissements l'approbation du point de contrôle 1 pour le Processus de départs, un projet qui vise à automatiser le processus de départs, PROTÉGÉ. La DGSRH, DGDPF, DGIIT et la DGSI examineront l'information relative au processus de départs et l'information sur iService afin de l'améliorer. Par l'entremise des comités de gouvernance nouvellement formés, le processus sera examiné afin de le normaliser davantage, PROTÉGÉ seront examinés pour déterminer les améliorations à apporter et les taux d'achèvement de séparation d'emploi (indicateurs de rendement clés) seront examinés pour aider à cibler la formation et les communications, ainsi que les processus de révision et d'amélioration. La DGSRH surveillera régulièrement la nouvelle solution pour accélérer le traitement des tâches particulières qui sont en retard, pour examiner les données sur les taux d'achèvement de séparation d'emploi et pour formuler des recommandations à l'intention des comités de gouvernance afin d'améliorer les processus de formation, des communications et de révision requis. PROTÉGÉ.

3. Conclusion

L'équipe d'audit a conclu que le processus de séparation n'est pas géré adéquatement. Les résultats de nos tests d'audit ont montré que les activités de séparation PROTÉGÉ. L'audit a établi la nécessité de mettre en place une gouvernance appropriée, des obligations de rendre compte PROTÉGÉ du processus de séparation. Il est également nécessaire de PROTÉGÉ.

4. Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures d'audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour confirmer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur des observations et des analyses des situations qui existaient au moment de l'audit. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'Audit du processus de séparation. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Annexe A : Évaluation des critères de l'audit

Critères de l'audit Description des critères Cotation
Il est prévu que le processus de séparation soit établi et fonctionne comme il se doit Un processus clairement défini à l'égard des individus qui quittent EDSC est appliqué PROTÉGÉ. PROTÉGÉ
Tous les biens du gouvernement ayant été attribués à l'employé avant son départ ont été retournés à l'unité d'origine et les reçus accusant réception de ce retour ont été portés au dossier. PROTÉGÉ
Le responsable a été désigné, et les rôles et responsabilités ont été clairement définis et rédigés et ont fait l'objet de communications aux employés, aux gestionnaires et aux fonctions de soutien. PROTÉGÉ
Les renseignements ayant une valeur opérationnelle qui ont été enregistrés selon les politiques de gestion de l'information du Ministère se trouvent dans un endroit accessible aux collègues ayant besoin de les connaître. PROTÉGÉ
Les employés qui ont quitté le Ministère de manière définitive ont été libérés de façon appropriée et ils ont pris connaissance de leur admissibilité aux prestations et des sommes à remettre à la Couronne ou à recevoir. PROTÉGÉ
Il est attendu que PROTÉGÉ. Les processus sont en place pour PROTÉGÉ. PROTÉGÉ
Les employés et gestionnaires ont reçu la formation, les outils, les ressources et les renseignements nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard des PROTÉGÉ. PROTÉGÉ
Les individus qui quittent le Ministère ont perdu leurs PROTÉGÉ. PROTÉGÉ

Annexe B : Processus de séparation

Le processus de séparation se décompose en huit éléments principaux décrits ci-dessous.

Étape 1 : Les activités relatives à la séparation sont enclenchées lorsqu'un employé, le gestionnaire de cet employé ou une autre personne-ressourceNote de bas de page 8 remplit une demande de séparation sous forme d'une application de séparation qui se trouve sur l'application Web du CSRH. Bien que ce processus puisse être enclenché avant le dernier jour de travail de l'employé, il doit être terminé le dernier jour de travail officiel, c'est-à-dire le jour du départ ou précédant le congé sans solde de plus de dix jours.

Étapes 2 et 3 : Le gestionnaire tient une réunion avec l'employé et passe en revue PROTÉGÉ de tous les biens confiés à l'individu qui s'apprête à quitter le Ministère. Cette réunion doit comprendre une discussion avec l'individu portant sur la politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Les formulaires signés (signature manuscrite) et les autres documents connexes doivent être numérisés et téléversés dans l'application Web afin d'être conservés à titre de référence et de copie de sauvegarde pour les originaux. Le gestionnaire fait ensuite parvenir une copie papier de l'application de séparation et du Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité au BRS approprié de la DGSI.

Par la suite, le gestionnaire soumet à des fins de traitement la demande de séparation aux directions générales des services habilitants, c'est-à-dire à la DGDPF, à la DGSI, à la DGIIT et à la DGSRH.

Étape 4 : La DGDPF procède à l'examen financier pour vérifier que l'employé ne doit pas d'argent au Ministère, comme une avance de frais de déplacement ou de déménagement, une avance de la petite caisse, une avance de traitement en cas d'urgence, etc. De plus, la DGDPF retire le pouvoir de signature en matière financière (article 34) et toutes les cartes d'achat ou de voyage.

Étape 5 : La DGSI reçoit le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité et le fournit à l'Unité de la sécurité du personnel qui le met au dossier de l'employé qui quitte l'organisation, le dossier demeure PROTÉGÉ.

Étape 6 : La DGSRH règle la question de la rémunération et des avantages sociaux et communique avec le Centre des services de paie pour faire arrêter la paie.

Étape 7 : PROTÉGÉ.

Étape 8 : Lorsque les directions générales des services habilitants ont terminé leurs tâches, le gestionnaire reçoit un courriel confirmant que le processus de séparation concernant l'employé a été complété avec succès.

Annexe C : Glossaire

BRS
Bureau régional de la sécurité
CSRH
Centre de services en ressources humaines
CT
Conseil du Trésor
DGDPF
Direction générale du Dirigeant principal des finances
DGIIT
Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie
DGSI
Direction générale des services d’intégrité
DGSRH
Direction générale des services de ressources humaines
EDSC
Emploi et Développement social Canada
PRSH
Programme de renouvellement des services habilitants
RH
Ressources humaines
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