Audit des contrôles reliés aux processus de paiement – Fonctionnement et entretien

De : Emploi et Développement social Canada

Titre officiel : Audit des contrôles reliés aux processus de paiement – Fonctionnement et entretien.

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Liste des acronymes utilisés dans ce rapport

AC
Administration centrale
CA
Carte d’achat
CT
Conseil du Trésor
DGDPF
Direction générale du Dirigeant principal des finances
F et E
Fonctionnement et entretien
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PAQ
Plan d’assurance de la qualité
RCC
Regroupements des coûts gérés de façon centralisée
SAP
Systèmes, applications et produits

1. Renseignements généraux

1.1 Contexte

Le Conseil du Trésor (CT) définit le fonctionnement et l’entretien (F et E) comme les ressources relevant d’un crédit de programme ou de fonctionnement autres que les dépenses salariales, les dépenses en capital, les paiements de transfert ou tout autre paiement dont l’exclusion du budget de fonctionnement est jugée appropriée.

En 2017 à 2018, le Ministère a traité 728 millions de dollars en paiements de F et E, lesquels comprennent les dépenses du crédit 1, au moyen du logiciel Systèmes, Applications et Produits (SAP). Les cartes d’achat (CA) constituent un moyen pratique d’acheter et de payer des biens et des services de faible valeur et à faible risque. Les CA facilitent le processus d’approvisionnement pour les gestionnaires et les employés et elles simplifient le processus de paiement pour les fournisseurs et les services de comptabilité du Ministère. En 2017 à 2018, des dépenses de F et E de l’ordre de 34 millions de dollars ont été effectuées à l’aide de CA.

1.2 Objectifs de l’audit

L’audit avait pour but de fournir l’assurance que :

1.3 Portée

La portée de l’audit comprenait l’évaluation de certains contrôles reliés aux processus de paiement dans le SAP pour les paiements de F et E traités en 2017 à 2018 et durant le premier trimestre de 2018 à 2019 en ce qui concerne :

L’audit ne tenait pas compte des paiements prioritaires liés aux avances de salaire en cas d’urgence, car ceux-ci seront inclus dans un audit distinct de la paie.

1.4 Méthodologie

L’audit a été mené au moyen de différentes méthodes qui ont compris, sans toutefois s’y limiter :

2. Constatations de l’audit

2.1 Des contrôles sont en place pour détecter les fichiers fournisseurs erronés ou non légitimes et prévenir les accès non autorisés lors de la création ou modification des fichiers fournisseurs

Contrôle des fichiers fournisseurs

Les demandes de création et de modification de fichiers fournisseurs sont d’abord soumises dans le SAP par les agents d’approvisionnement, les Comptes créditeurs nationaux ou les clients des secteurs d’activité. Les demandes sont validées par un commis aux comptes créditeurs, puis approuvées par un agent financier des comptes créditeurs. Une fois validées et approuvées, les demandes sont traitées aux centres de traitement des paiements de Montréal ou de Winnipeg.

Surveillance des fichiers fournisseurs

L’équipe d’audit a été informée que les vérifications des adresses et des renseignements bancaires des fournisseurs étaient intégrées aux procédures régulières de création et de modification des fichiers fournisseurs exécutées quotidiennement dans les centres de traitement des paiements. Les procédures, les outils et les rapports de surveillance sont présentement en cours de révision afin d’élaborer un plan de surveillance amélioré.

Résultats des tests

Au moyen d’entrevues, d’examens de la documentation et de tests portant sur 45 fichiers fournisseurs, l’équipe d’audit a constaté ce qui suit en ce qui concerne la gestion des fichiers fournisseurs.

2.2 La majorité des paiements ont été traités correctement et en temps opportun

Dépenses de F et E

Au Ministère, les dépenses de F et E sont traitées comme suit :

Il y a des différences dans la manière dont les régions et l’AC gèrent les dépenses de F et E. Dans deux régions, la gestion de la plupart des coûts de F et E est centralisée, y compris pour les fournitures de bureau. Dans ces régions, des entrevues avec des titulaires de CA ont confirmé qu’en raison de la centralisation des regroupements de coûts, l’utilisation de leurs CA était très limitée.

La plupart des gestionnaires délégataires autorisés aux termes de l’article 34 et des titulaires de CA interrogés ont indiqué qu’ils comprenaient bien les coûts de F et E qui relevaient de leur responsabilité, les regroupements de coûts communs et les processus connexes. L’équipe d’audit a confirmé que ceux qui ont approuvé les 45 fichiers échantillonnés avaient bien suivi la formation en matière de délégation de pouvoirs.

Résultats des tests

L’équipe d’audit a eu de la difficulté à obtenir un ensemble complet de données détaillées pour les paiements de F et E de 728 millions de dollars traités en 2017 à 2018 et pendant le premier trimestre de 2018 à 2019. Les difficultés étaient principalement attribuables à un manque de clarté concernant la définition des transactions considérées comme des paiements de F et E et les types de documents dans le SAP, dans le grand livre ou dans les comptes des rapports financiers qu’il faut consulter pour obtenir les détails des paiements de F et E. Par la suite, la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) a fourni à l’équipe d’audit les données détaillées pour les paiements, tel que demandé

Au moyen d’entrevues, d’examens de la documentation et de la vérification de 150 transactions de paiement, l’équipe d’audit a constaté ce qui suit :

Engagement des dépenses et approbation en vertu de l’article 32

Approbation en vertu de l’article 34

Approbation en vertu de l’article 33

Séparation des tâches

Exactitude et rapidité des paiements

Recommandation

La DGDPF devrait documenter l’approbation en vertu de l’article 32 pour toutes les transactions de F et E dans le SAP.

Réponse de la direction

La DGDPF est en accord avec la recommandation. Il convient de noter qu’il n’est pas possible d’inclure des documents dans le SAP pour tous les types de transactions. Dans la mesure du possible, la DGDPF documentera les preuves de l’approbation en vertu de l’article 32 dans le SAP. Sinon, la DGDPF aura recours à d’autres solutions pour documenter les preuves de l’article 32 à l’extérieur du SAP. La date d’achèvement prévue est mars 2020.

2.3 Des activités d’assurance de la qualité et de surveillance sont en place

Assurance de la qualité et surveillance

Un cadre de contrôle en vertu de l’article 33, révisé en mai 2018, décrit comment la LGFP et la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT sont respectées. Le cadre décrit les activités d’assurance de la qualité, y compris les vérifications des comptes, qui doivent être effectuées pour les paiements de F et E. Ces activités sont décrites en détail dans le « Cadre de contrôle en vertu de l’article 33 – Plan d’assurance de la qualité (PAQ) des comptes créditeurs ».

Le PAQ décrit également les rôles et les responsabilités en matière de vérification des comptes, les risques ainsi que les méthodes d’échantillonnage à utiliser pour choisir les paiements aux fins de la vérification des comptes.

Les vérifications avant paiement sont effectuées pour toutes les transactions à risque élevé dans le SAP avant l’approbation en vertu de l’article 33. Toutefois, ces transactions ne font pas l’objet de vérifications après paiement. Il n’est donc pas possible de confirmer l’efficacité des vérifications avant paiement pour les transactions à risque élevé.

Des vérifications après paiement sont effectuées pour un échantillon de transactions de F et E présentant un risque faible ou moyen. Les agents des comptes créditeurs des centres de traitement des paiements de Montréal et de Winnipeg effectuent les vérifications et saisissent les résultats dans le SAP.

Résultats des tests

En s’appuyant sur des entrevues, des examens de la documentation et des tests portant sur 45 vérifications des comptes, l’équipe d’audit a constaté ce qui suit en ce qui concerne l’assurance de la qualité et la surveillance des paiements :

Selon ce qui précède, la direction pourrait envisager de consigner l’achèvement des procédures de vérification des comptes dans le SAP afin de fournir un mécanisme de surveillance visant à s’assurer que les procédures de vérification des comptes sont conformes au PAQ.

2.4 Des mesures de contrôle sont en place pour l’émission et la surveillance des cartes d’achat

Mesures de contrôle relatives aux cartes d’achat

En 2017 à 2018, 50 806 transactions totalisant 34 millions de dollars pour des biens et des services ont été effectuées au moyen d’une CA. Les CA constituent un moyen pratique d’acheter et de payer des biens et des services de faible valeur et à faible risque. En outre, les CA facilitent le processus d’approvisionnement pour les gestionnaires et les employés et elles simplifient le processus de paiement pour les fournisseurs et les services de comptabilité du Ministère. Les CA fournies au personnel ne doivent servir qu’à l’achat de biens et de services pour les activités du gouvernement.

Les CA sont émises et approuvées par l’équipe nationale des coordonnateurs des CA à l’AC, qui est également chargée de procéder à l’échantillonnage mensuel des transactions pour vérifier leur conformité.

La politique ministérielle sur les CA précise la période pendant laquelle la carte sera suspendue selon le nombre d’incidents liés à un mauvais usage ou d’autres mesures contraires à la politique. L’équipe nationale des coordonnateurs des CA a recensé 17 cas de mauvais usage en 2017 à 2018.

Résultats des tests

En s’appuyant sur des entrevues, sur des examens de la documentation et sur l’examen de 50 transactions, l’équipe d’audit a constaté ce qui suit en ce qui concerne l’émission et la surveillance des CA :

La direction pourrait envisager de revoir les critères utilisés pour surveiller les transactions par CA.

Conclusion

Dans l’ensemble, les paiements de F et E ont principalement été traités conformément aux exigences des politiques et des directives applicables du CT ainsi qu’aux politiques et aux procédures ministérielles. La majorité des paiements de F et E ont été traités correctement et en temps opportun et ont été approuvés par des agents possédant les pouvoirs financiers délégués appropriés. Il est possible de mieux documenter l’approbation en vertu de l’article 32 dans le SAP.

Les mesures de contrôle liées à l’émission et la surveillance des CA sont établies conformément aux politiques et aux directives applicables du CT ainsi qu’aux politiques et aux procédures ministérielles.

Énoncé d’assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures d’audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l’exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur des observations et des analyses des situations qui existaient au moment de l’audit. Les conclusions ne s’appliquent qu’à l’Audit des contrôles reliés aux processus de paiement – Fonctionnement et entretien. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Annexe A : Évaluation des critères de l’audit

Critères de l’audit

Gestion des fichiers fournisseurs : Il est attendu que le Ministère ait mis en place des mécanismes pour détecter les fichiers fournisseurs erronés ou non légitimes et prévenir les accès non autorisés lors de la création ou la modification des fichiers fournisseurs dans le SAP conformément à la Norme relative au fichier fournisseur du CT et aux procédures ministérielles.

Cotation : Un contrôle suffisant est exercé ; risque faible

Critères de l’audit

Traitement des paiements de fonctionnement et d’entretien : Il est attendu que le Ministère ait mis en place des mesures de contrôle pour :

Cotation : Un certain contrôle est exercé, mais il faudrait le renforcer ; risque moyen

Critères de l’audit

Établissement de rapports sur les processus de paiement et surveillance : Il est attendu que le Ministère :

Cotation : Un contrôle suffisant est exercé ; risque faible

Critères de l’audit

Émission et surveillance des cartes d’achat : Il est attendu que le Ministère ait mis en place des mesures de contrôle pour :

Cotation : Un contrôle suffisant est exercé ; risque faible

Annexe B : Définitions des pouvoirs de signer des documents financiers

Engagement des dépenses désigne le pouvoir d’engager des dépenses ou d’obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses. Il s’agit de la première étape du processus des dépenses.

Pouvoir d’engager des fonds (article 32) désigne le pouvoir de s’assurer qu’un solde non grevé disponible est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente.

Pouvoir d’exécuter une opération désigne l’autorisation légale de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d’achat, et d’approuver des droits reconnus par la loi.

Pouvoir d’attestation (article 34) désigne le pouvoir d’attester, avant d’effectuer un paiement pour l’exécution de travaux, la fourniture de marchandises ou la prestation de services, que :

Pouvoir de payer (article 33) désigne le pouvoir de faire des demandes de paiement. Les personnes qui exercent le pouvoir de paiement doivent s’assurer qu’aucune demande n’est faite dans les cas suivants :

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