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Audit de l’administration ministérielle de la paie – Phase 2

De : Emploi et Développement social Canada

Titre officiel : Audit de l’administration ministérielle de la paie – Phase 2

Sur cette page

Liste des abréviations
AQ
Assurance de la qualité
DGDPF
Direction générale du dirigeant principal des finances
DGSRH
Direction générale des services de ressources humaines
EDSC
Emploi et Développement social Canada
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
OPS
Outil de prévisions salariales
RH
Ressources humaines
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
SPAC
Services publics et Approvisionnement Canada
VAP
Vérification après paiement

1. Contexte

L'administration de la paie comprend les tâches nécessaires pour administrer la rémunération des employés. La Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) aide les ministères à mettre en œuvre et à exercer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers pour les opérations de la paie. La ligne directrice recommande que les ministères appliquent des procédures, contrôles et activités de surveillance en matière d'administration de la paie.

Emploi et Développement social Canada (EDSC) compte sur le centre de traitement de la paie centralisé (appelé Centre des services de paie) pour le traitement de la paie. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est l'administrateur de la paie du gouvernement du Canada qui est chargé de gérer le Centre des services de paie et d'assurer la tenue du système Phénix utilisé pour le traitement des transactions liées à la paie.

Au cours de l'exercice de 2020 à 2021, EDSC comptait 28 296 équivalents temps plein et prévoyait que leur nombre augmenterait pour s'établir à 32 108 de 2021 à 2022. EDSC a versé 2,8 milliards de dollars et 3,68 milliards de dollars en salaires et avantages sociaux au cours des exercices de 2020 à 2021 et de 2021 à 2022, respectivement.

1.1 Objectif de l'audit

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir l'assurance que le Ministère a mis en place des contrôles pour :

  • veiller à ce que les actions liées à la paie soient revue et autorisées conformément aux exigences des directives et politiques applicables du Conseil du Trésor ainsi qu'aux politiques et procédures ministérielles;
  • veiller à ce que les actions liées à la paie soient examinées et traitées dans les délais requis pour les demandes de dotation;
  • veiller à ce qu'un programme d'assurance de la qualité fondé sur les risques soit en place pour assurer conformité avec les exigences de l'article 33 et pour supporter l'exactitude des données sur la paie.

1.2 Portée

La portée de l'audit a compris les activités liées à la paie exécutées pendant 2 ans, du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2022.

1.3 Méthodologie

L'audit a été mené au moyen de différentes méthodes qui ont compris, sans toutefois s'y limiter :

  • observation et analyse du processus;
  • examen et analyse de la documentation;
  • entrevues avec la direction et le personnel de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), de la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH), des Services de gestion des activités et des Gestionnaires de centres de responsabilité;
  • analyse des données;
  • examens des dossiers de paie pour s'assurer que les transactions sont dûment autorisées, approuvées et exactes.

2. Constatations de l'audit

2.1 Ils existent des contrôles liés à l'initiation et à l'engagement des actions liées à la paie. Cependant, les contrôles n'ont pas fonctionné tout le temps comme décrits dans l'organigramme du processus.

  • Dans l'ensemble, les transactions liées à la paie étaient initiées et attestées en vertu des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) par des agents détenant des pouvoirs financiers et des pouvoirs en ressources humaines (RH). Cependant, nous avons noté des transactions qui ont été approuvées par des personnes qui n'avaient pas les pouvoirs délégués appropriés.
    • Pour 12 % des transactions testées, les gestionnaires n'avaient pas les pouvoirs délégués pour approuver des transactions en vertu de l'article 32 ou les pièces justificatives en appui à l'approbation préalable des dépenses (heures supplémentaires) étaient manquantes;
    • Pour 10 % des transactions testées, les gestionnaires n'avaient pas les pouvoirs délégués pour approuver des transactions en vertu de l'article 34;
    • Pour 4 % des transactions testées, les gestionnaires n'avaient pas le niveau de subdélégation requis en RH pour approuver les paiements (paiement forfaitaire des congés annuels à la demande des employés).
  • La DGDPF a indiqué que dans le cadre des activités de contrôle, des analyses de données, sur une base annuelle sont effectuées sur les approbations en vertu de l'article 34 dans Phénix. La documentation support pour l'exercice de 2022 à 2023 nous a été fournie, démontrant un taux d'erreur de 7,6 %. Cependant, la DGDPF n'a pas conservé les éléments probants pour toute la portée de l'audit.
  • Le Ministère utilise l'Outil de prévisions salariales (OPS) comme contrôle compensatoire du pouvoir d'engagement. Dans l'ensemble, pour les transactions sélectionnées, l'OPS a été mis à jour pour refléter les actions de dotation et aucun problème n'a été relevé.

Recommandations

  1. La DGDPF et la DGSRH devraient identifier les domaines où il est justifié d'améliorer les directives et la formation données aux gestionnaires délégués pour renforcer les contrôles relatifs aux approbations en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP et en matière des RH. Des directives améliorées devraient être communiquées aux gestionnaires délégués pour leur permettre de comprendre leurs rôles et responsabilités dans le cadre du processus de la paie.

Réponse de la direction

Acceptée. Les instructions existantes concernant les approbations des articles 32 et 34 de la LGFP et des subdélégations en ressources humaines seront examinées et des mises à jour et/ou des ajouts seront effectués pour améliorer la clarté et la sensibilisation.

  1. La DGDPF devrait continuer les analyses de données sur les approbations en vertu de l'article 34 dans Phénix. Des mesures correctives devraient être mises en place pour réduire le taux d'erreur des approbations dans Phénix. Parmi les mesures correctives, la DGDPF devrait envisager d'effectuer des suivis auprès des gestionnaires qui sont dans des situations de non-conformité aux exigences de l'article 34 dans Phénix. Les sous-ministres adjoints responsables devraient être informés de la non-conformité des gestionnaires.

Réponse de la direction

Acceptée. La DGDPF continuera d'effectuer des analyses de données sur les approbations en vertu de l'article 34 de la LGFP dans Phénix. La DGDPF informera les gestionnaires responsables de la non-conformité et fera escalader la situation si nécessaire.

2.2 Les activités d'assurance de la qualité (AQ) sont mises en place et fonctionnent tels que décrites dans l'organigramme du processus. Cependant, nous avons identifié des domaines d'amélioration en vue de renforcer le processus.

Dans l'ensemble, les activités d'AQ ont fonctionné comme prévu. Cependant, nous avons noté que leur conception pourrait être renforcée afin de mieux se conformer aux exigences de l'article 33 de la LGFP.

  • La Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye du SCT indique que le niveau de la vérification effectuée avant le paiement (première vérification) a une incidence directe sur le niveau de la vérification effectuée immédiatement après le paiement (deuxième vérification) ainsi que sur la vérification après paiement (VAP). Pour la première vérification et la VAP, les activités sont menées par la DGDPF en collaboration avec la DGSRH. Pour la deuxième vérification, les activités sont effectuées par la DGDPF.
  • Les première et deuxième vérifications sont superficielles et ne permettent pas de confirmer la conformité à l'article 34. Par conséquent, le travail repose essentiellement sur la VAP.
  • L'audit a identifié des domaines à améliorer dans le processus de VAP :
    • bien que des tests d'échantillons aléatoires et discrétionnaires soient utilisés dans le cadre de l'approche d'échantillonnage de la VAP pour conclure sur la population, nous avons noté qu'un nombre très faible (voire souvent nul) de transactions qui sont à risque élevé (par exemple., montants élevés en dollars, heures supplémentaires) ont été échantillonnées
    • la DGDPF a pour pratique de s'en remettre à la vérification de « l'action la plus récente en RH » plutôt que du paiement sélectionné. Un pourcentage élevé (38 %) des échantillons de la VAP entrent dans la catégorie « Divers » car l'action la plus récente en RH n'exige pas une attestation en vertu de l'article 34. Pour ces transactions, l'objectif de la VAP n'a pas été atteint.

Recommandation

  1. Pour répondre aux exigences de l'article 33 de la LGFP, la DGDPF devrait mettre à jour ses activités d'assurance de la qualité pour :
  • adopter une méthode fondée davantage sur le risque dans la sélection des types de transactions;
  • intégrer un examen approfondi de chacune des transactions pour renforcer la fiabilité de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Réponse de la direction

Acceptée. Bien que des activités d'assurance de la qualité soient effectuées, un examen et une mise à jour de la méthodologie d'échantillonnage et de tests seront effectués pour mieux soutenir la vérification des comptes et se conformer aux exigences de l'article 33 de la LGFP.

3. Conclusion

Dans l'ensemble, les transactions liées à la paie étaient initiées et certifiées en vertu des articles 32 et 34 par une personne détenant les pouvoirs financiers et en RH appropriés. Cependant, nous avons noté des erreurs en lien avec des transactions qui n'étaient pas approuvées par des personnes investies des pouvoirs délégués appropriés.

Les activités d'assurance de la qualité relatives aux transactions de paie fonctionnaient comme prévues. Toutefois, il y a lieu de mettre à jour ces activités pour bien répondre aux exigences de l'article 33 de la LGFP, notamment en ce qui touche les types de transactions vérifiées et l'étendue des travaux réalisés.

4. Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures d'audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour confirmer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur les observations et les analyses faites lors de l'audit. Elles s'appliquent uniquement à l'Audit de l'administration de la paie - Phase 2. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Annexe A: Évaluations des critères d'audit

Critères d'audit

Traitement des actions liées à la paie : il est attendu que le Ministère ait adopté des contrôles pour :

  • veiller à ce que les approbations en vertu des articles 32, 34 et 33 de la LGFP soient complétées pour toutes les mesures liées à la paie par des agents détenant les pouvoirs financiers appropriés et conformément aux directives applicables du SCT et d'EDSC. Les documents à l'appui de toutes les actions liées à la paie sont conservés
    • Évaluation : contrôlé, mais devrait être renforcé; exposition modérée au risque
  • mettre à jour le système PeopleSoft et lorsque requis, soumettre l'information nécessaire à Phénix de manière exacte et en temps opportun
    • Évaluation : contrôles suffisants; exposition faible au risque
  • veiller à ce que les mesures liées à la paie soient traitées conformément aux objectifs du Ministère et de SPAC en ce qui a trait au respect des normes de services
    • Évaluation : contrôlé, mais devrait être renforcé; exposition modérée au risque

Programme de surveillance et d'assurance de la qualité de l'administration de la paie : il est attendu que le Ministère ait adopté des contrôles pour :

  • exécuter des activités d'assurance de la qualité avant et après les paiements pour répondre aux exigences énoncées à l'article 33 de la LGFP
    • Évaluation : contrôlé, mais devrait être renforcé; exposition modérée au risque
  • mettre en place un solide cadre d'assurance de la qualité et conforme à la Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paie
    • Évaluation : contrôles suffisants; exposition faible au risque

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