Audit du financement de l’infrastructure sociale – Initiative de services de garde pour les Premières Nations et les Inuits

De : Emploi et Développement social Canada

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1. Renseignements généraux

1.1 Contexte

Dans son budget de 2016, le gouvernement a annoncé un plan prévoyant des augmentations importantes des dépenses d’investissement dans l’infrastructure sociale.

L’Initiative de services de garde pour les Premières Nations et les Inuits (ISGPNI) a été lancée en 1995 dans le but de créer 6 000 places en garderie dans les réserves des Premières Nations et dans les Territoires, conformément à l’engagement pris par le gouvernement en 1993. De plus, l’Initiative était censée fournir des services de garde appropriés, abordables et de qualité comparable à ceux offerts aux autres enfants canadiens. En 1999, l’ISGPNI a été intégrée aux ententes sur le développement des ressources humaines autochtones avec les Premières Nations et les fournisseurs de services des Territoires, afin de tirer parti des réseaux de prestation utilisés par les signataires des ententes.

En 2016 à 2017, l’ISGPNI a reçu 16 millions de dollars de financement supplémentaire pour des projets touchant les immobilisations. On s’attendait à ce que le financement de l’infrastructure sociale (FIS) soit suffisamment séparé du volet de financement régulier pour permettre l’identification spécifique des projets liés aux immobilisations de l’ISGPNI à des fins de gestion et de production de rapports. PROTÉGÉ.

1.2 Objectif de l’audit

L’objectif de cet audit était de donner l’assurance que des mesures de contrôle adéquates sont en place pour la gestion de l’ISGPNI, et qu’elles sont conformes aux attentes découlant du FIS annoncé dans le budget de 2016.

1.3 Portée

L’audit a examiné les modifications qui ont été apportées aux ententes existantes au cours de l’exercice 2016 à 2017 dans le cadre du FIS et les documents connexes, notamment les rapports aux organismes centraux. Cet audit a également examiné les procédures qui ont mené à la signature d’une entente modifiée pour les projets d’immobilisations touchant les garderies, et le régime pour produire les rapports relatifs au FIS pour l’ISGPNI seulement.

Le présent audit devrait être lu conjointement avec l’Audit du cadre de contrôle des subventions et des contributions (S&C). Cet audit ne reproduit pas le travail qui a été accompli dans l’Audit du cadre de contrôle des subventions et des contributions. Le programme de vérification des bénéficiaires fait partie du cadre de contrôle général pour l’administration des S&C et n’a pas été examiné dans le présent audit.

1.4 Méthodologie

L’information contenue dans ce rapport d’audit a été recueillie par le biais de l’examen des documents pertinents, de l’examen des ententes et de la correspondance connexe et des rencontres avec les gestionnaires de la Direction générale des opérations de programmes, de la Direction générale des compétences et de l’emploi, et de la Direction générale des politiques stratégiques et de service. Les travaux d’audit ont été effectués entre décembre 2017 et février 2018.

2. Constatations de l’audit

2.1 Les projets touchant les immobilisations ont été sollicités et classés par ordre de priorité par le Ministère

Le budget de 2016 a annoncé une augmentation du financement pour les projets liés aux immobilisations dans le cadre de l’ISGPNI. Ce nouveau financement a été utilisé pour appuyer la rénovation des garderies et le remplacement des équipements dans les installations de service de garde déjà financées par l’ISGPNI.

L’évaluation des risques effectuée par le programme avant la mise en œuvre de l’augmentation du budget a révélé qu’il n’y avait eu aucun changement important dans les risques liés au programme. Le programme existant autorisait les projets touchant les immobilisations; il a donc été déterminé que le profil de risque actuel était toujours applicable et que les pratiques de gestion en place étaient adéquates.

Le Ministère, lors de sa collaboration avec les signataires des ententes cadres existantes qui reçoivent un financement de l’ISGPNI, a informé les services de garde que des fonds pour la rénovation et le renouvellement des immobilisations pourraient être mis à leur disposition. Les parties intéressées ont été invitées à soumettre des propositions de projets touchant les immobilisations en juin 2016 et en décembre 2016. Le montant budgété pour 2016 à 2017 a été entièrement affecté aux projets qui se sont qualifiés.

Les modifications pour la deuxième ronde du financement ont été effectuées en mars 2016. Cela s’est produit après que les ententes de la Stratégie de formation pour les compétences et l’emploi destinée aux Autochtones (SFCEA) aient été prolongées jusqu’au 31 mars 2017. Cela a permis au Ministère de tirer parti des dispositions de report contenues dans les ententes avec les organisations autochtones. Il a été noté que le FIS de 2017 à 2018 a été entièrement alloué selon les lignes directrices.

Les projets proposés ont été évalués et on leur a assigné une priorité de financement en fonction de l’urgence tout en équilibrant les priorités et la représentation régionales. Les modifications apportées aux ententes cadres de la SFCEA ont identifié les projets d’immobilisations et le montant du financement accordé par service de garde. Cette identification permet de faire le suivi et de produire des rapports sur les résultats pour chaque projet.

2.2 Les documents liés au financement de l’infrastructure sociale étaient difficiles à localiser

Le Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) est le système de dossiers utilisé pour l’administration des ententes de S&C. Un répertoire de documents est inclus dans le SCSC, où les documents relatifs à l’administration de l’entente peuvent être stockés de façon électronique.

L’équipe d’audit s’attendait à ce que les documents clés soient numérisés et stockés de manière cohérente. Aux fins du présent audit, l’équipe a estimé que les documents suivants étaient essentiels : la proposition de projet du bénéficiaire; le rapport recommandant le montant du financement; le compte rendu des décisions relatif au montant de financement recommandé; et la modification de l’entente signée.

En raison d’une limite du SCSC, une entente qui comporte plusieurs volets de financement est traitée comme des ententes distinctes. Les ententes de la SFCEA avec les organisations des Premières Nations peuvent comporter jusqu’à quatre volets de financement : l’emploi et la formation financés par le Fonds de l’assurance-emploi; l’emploi et la formation financés par le Trésor; l’emploi et la formation financés par le Fonds pour l’emploi des Premières Nations; la garde d’enfants financée par l’ISGPNI. À chacune de ces quatre sources de financement sont associés un numéro d’identification du SCSC et un répertoire de documents distinct, bien que le fichier du Trésor soit généralement considéré comme le fichier maître pour les documents touchant plus d’une source de financement.

L’équipe d’audit a constaté un manque d’uniformité au niveau national autant pour ce qui est de l’emplacement que du nom des documents. Cela concorde avec les constatations présentées dans le cadre de l’Audit du cadre de contrôle des subventions et des contributions.

La majorité des documents touchant les demandes d’application et d’évaluation ont été trouvés dans le répertoire de l’ISGPNI, mais aucun des fichiers ne contenait l’identificateur « FIS » dans le nom, ce qui compliquait la localisation des documents reliés au FIS. La modification signée aurait dû être dans le répertoire de documents du Trésor, mais, dans quatre des échantillons, elle a été trouvée dans d’autres répertoires. Il y avait aussi deux échantillons pour lesquels la modification signée n’avait pas été numérisée et téléchargée, mais la modification ultérieure reflétait le montant global approuvé, y compris le montant du FIS, tel que recommandé.

L’équipe d’audit conclut qu’il est possible d’améliorer les pratiques de gestion de l’information au sein du SCSC, ce qui pourrait rendre la localisation et la récupération des documents plus efficaces.

2.3 L’utilisation des fonds de l’infrastructure sociale a été signalée aux organismes centraux

Comme il est indiqué ci-dessus, les modifications apportées aux ententes de la SFCEA précisaient quels services de garde devaient recevoir des fonds de l’infrastructure sociale. La Direction des opérations de programmes autochtones au sein de la Direction générale des opérations de programmes a commencé à suivre les projets séparément aux fins de production de rapports après avoir été informée des attentes en matière de rapports.

L’équipe d’audit a examiné les rapports et les données sous-jacentes en utilisant un échantillon. Aucun problème significatif n’a été découvert. Des rapports ont été fournis à Infrastructure Canada et au Directeur parlementaire du budget, conformément à ce qui a été demandé. Des améliorations sont toujours apportées au régime et au calendrier de production de rapports, et le Ministère coopère avec les organismes centraux pour satisfaire à leurs exigences en matière de présentation de rapports.

3. Conclusion

L’audit a permis de conclure que les mesures de contrôle en place pour la gestion de l’affectation des fonds et la production des rapports sur les résultats du FIS pour l’ISGPNI sont adéquates.

4. Énoncé d’assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures d’audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour confirmer l’exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur des observations et des analyses des situations qui existaient au moment de l’audit. Les conclusions ne s’appliquent qu’à la mise en œuvre du FIS pour l’ISGPNI en 2016 à 2017 et aux processus et aux ententes modifiées correspondants. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Annexe A : Évaluation des critères de l’audit

Critères de l’audit Cotation
On s’attend à ce que les risques liés au programme qui sont associés à l’inclusion d’un nouveau financement de l’infrastructure par le FIS aient été évalués, et que des plans soient en place afin d’atténuer tout changement. Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
On s’attend à ce que des processus adéquats soient en place à l’échelle du programme et des projets pour surveiller les dépenses du FIS. Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
On s’attend à ce que le programme ait répondu aux attentes en matière de rapports concernant l’utilisation et les résultats du FIS. Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque
On s’attend à ce que des mesures de rendement et des analyses de données soient mises en place, afin de surveiller et de rapporter les résultats, les risques de fraude et le respect des attentes relatifs au FIS. Les contrôles sont suffisants; exposition faible au risque

Annexe B : Glossaire

ISGPNI
Initiative de services de garde pour les Premières Nations et les Inuits
FIS
Financement de l’infrastructure sociale
S&C
Subventions et contributions
SCSC
Système commun pour les subventions et les contributions
SFCEA
Stratégie de formation pour les compétences et l’emploi destinée aux Autochtones
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