Audit des contrôles des processus de paiement des programmes – Phase 1
Titre officiel : Audit des contrôles des processus de paiement des programmes - Phase 1
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Audit des contrôles des processus de paiement des programmes - Phase 1 [PDF - 618 Ko]
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Liste des abréviations
- AC
- Administration centrale
- AE
- Assurance emploi
- ARC
- Agence du revenu du Canada
- CT
- Conseil du Trésor
- DGDPF
- Direction générale du dirigeant principal des finances
- DGPSI
- Direction générale des prestations et des services intégrés
- DGSI
- Direction générale des services d'intégrité
- DPF
- Dirigeant principal des finances
- EDSC
- Emploi et Développement social Canada
- LGFP
- Loi sur la gestion des finances publiques
- MVP
- Modernisation du versement des prestations
- PAEU
- Prestation d'assurance emploi d'urgence
- PCRE
- Prestation canadienne de la relance économique
- PCU
- Prestation canadienne d'urgence
- PE
- Protocole d'entente
- PU-PA
- Paiement unique pour les personnes âgées
- PU-PH
- Paiement unique pour les personnes handicapées
- RE
- Relevé d'emploi
- RPC
- Régime de pensions du Canada
- SCT
- Secrétariat du Conseil du Trésor
- SISGA
- Service d'identité et système de gestion des accès
- SMA
- Sous-ministre adjoint
- SRG
- Supplément de revenu garanti
- SV
- Sécurité de la vieillesse
1. Contexte
Emploi et Développement social Canada (EDSC) fournit des services et du soutien directement aux Canadiens en offrant des programmes législatifs. Le Ministère doit maintenir des procédures et des processus de paiement fiables pour assurer l'exactitude des paiements des programmes émis. La Prestation d'assurance emploi d'urgence (PAEU) versée par le Ministère reposait sur l'attestation fournie par les demandeurs quant à leur admissibilité, assortie de contrôles préalables au paiement limités, pour permettre le versement rapide des prestations pendant la pandémie de COVID 19. La portée de la phase 1 de cet audit comprenait les paiements émis par les 5 programmes présentés ci-dessous :
- Assurance Emploi (AE), y compris la PAEU offerte par EDSC
- Sécurité de la Vieillesse (SV)
- Supplément de revenu garanti (SRG)
- Paiement unique pour les personnes âgées (PU-PA)
- Paiement unique pour les personnes handicapées (PU-PH)
1.1 Objectifs de l'audit
Les objectifs de la phase 1 de l'audit consistaient à déterminer si :
- les demandes sont examinées par le Ministère pour valider l'identité et vérifier l'admissibilité des demandeurs au titre du programme de la PAEU;
- les paiements aux bénéficiaires sont traités et approuvés conformément aux exigences des directives et des politiques pertinentes du Conseil du Trésor (CT), à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ainsi qu'aux politiques et procédures du Ministère;
- les paiements de la Prestation canadienne d'urgence (PCU) et de la Prestation canadienne de la relance économique (PCRE) sont traités conformément au protocole d'entente (PE) conclu avec l'Agence du revenu du Canada (ARC).
1.2 Portée
La portée de la phase 1 de cet audit comprenait les contrôles liés au traitement des paiements effectués entre le 1er avril et le 31 décembre 2020 pour les 5 programmes. La portée de l'audit comprenait également les activités d'assurance de la qualité et la surveillance des dossiers des bénéficiaires. Veuillez consulter l'annexe B pour une description des 5 programmes.
1.3 Méthodologies
L'audit a été effectué à distance au moyen des méthodes suivantes qui ont compris (sans toutefois s'y limiter), notamment :
- un examen de la documentation, analyse et observation des processus au moyen du partage d'écrans virtuels;
- des entrevues et revues des processus avec la direction et le personnel des directions générales impliquées à l'administration centrale (AC) menées virtuellement;
- des examens des dossiers effectués sur un échantillon de lots de paiements et de paiements de programme émis par les 5 programmes;
- l'analyse des données a été réalisée sur des paiements de 86,13 milliards de dollars versés à 18,93 millions de bénéficiaires.
2. Constatations de l'audit
Les résultats de l'analyse des données et des examens des dossiers effectués relativement aux paiements traités au cours de la période visée par l'audit sont présentés ci-dessous.
2.1 Examen des demandes et évaluation de l'admissibilité
- PROTÉGÉ
Recommandation
1. PROTÉGÉ
Réponse de la direction
PROTÉGÉ
2.2 Traitement des paiements de programme
- Le Ministère avait mis en place des contrôles pendant la période visée par l'audit pour s'assurer que les paiements de programme examinés étaient traités avec exactitude et en temps opportun.
- L'analyse des données sur les paiements de programme versés pendant la période visée par l'audit a été effectuée et l'équipe d'audit a constaté que :
- Les prestataires de l'assurance emploi n'ont été payés qu'une seule fois pour la même semaine de prestations;
- Les bénéficiaires de la SV et du SRG reçoivent un seul paiement mensuel régulier.
- L'ARC envoie au Ministère une facture mensuelle des paiements de la PCU et de la PCRE administrés au nom d'EDSC. L'équipe d'audit a examiné un échantillon de factures mensuelles de l'ARC payées par le Ministère. L'audit a révélé que les paiements des factures de l'ARC par le Ministère étaient traités avec exactitude et en temps opportun.
Trop-payés
- La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) a fourni à l'équipe d'audit une analyse des paiements en double de la PCU et de la PAEU. L'analyse a été approuvée par l'adjoint au dirigeant principal des finances (DPF) d'EDSC. L'analyse a comparé les données pour identifier les prestations qui ont été versées au même bénéficiaire pour la même période. Des paiements en double totalisant 841,3 millions de dollars ont été inclus dans les états financiers ministériels pour l'exercice terminé le 31 mars 2021.
- PROTÉGÉ
- PROTÉGÉ
2.3 Approbations de paiement traitées en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques
La LGFP exige que les approbations en vertu des articles 32, 34 et 33 soient effectuées par des agents ayant des pouvoirs financiers avant que les paiements de programme soient versés. L'article 32 de la LGFP porte sur le pouvoir d'engager des fonds afin de s'assurer de la disponibilité de fonds suffisants avant d'émettre un paiement de programme. L'article 34 de la LGFP porte sur le pouvoir d'attester, avant le versement d'un paiement de programme, que le bénéficiaire est admissible à la prestation du programme. L'article 33 de la LGFP porte sur le pouvoir d'effectuer les paiements de programme.
- Aucun des paiements de programme à des bénéficiaires ni des paiements de factures de l'ARC examinés n'a été approuvé en vertu de l'article 32 de la LGFP. Après avoir consulté la DGDPF, il a été expliqué que la loi engage le Ministère à administrer les prestations en fonction des critères d'admissibilité. Étant donné qu'il n'y a pas de budgets fixes ni de limites de dépenses, le Ministère accepte les risques de ne pas obtenir l'approbation requise en vertu de l'article 32 de la LGFP avant d'émettre les paiements de programme.
- Tous les paiements de programme examinés avaient été approuvés en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP en temps opportun par des agents qui avaient les pouvoirs financiers délégués appropriés. Toutefois, l'audit a identifié une lacune en lien avec le processus en vertu de l'article 33 de la LGFP.
- La Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT exige que le Ministère mène des activités d'assurance de la qualité pour s'assurer que les agents ayant des pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP s'acquittent de leurs responsabilités en matière de vérification des comptes. La DGDPF a informé l'équipe d'audit qu'elle s'appuie sur diverses activités d'assurance de la qualité ainsi que sur la lettre d'attestation annuelle des contrôles de système pour la vérification des comptes fournie par les sous ministres adjoints (SMA) des directions générales. Cependant, la DGDPF n'a pas été en mesure de prouver à l'équipe d'audit si d'autres activités de contrôle existantes appuient les exigences de l'article 33 de la LGFP en matière de vérification des comptes pour les paiements au titre des programmes. Par conséquent, l'audit a révélé que la DGDPF ne dispose pas d'un cadre clairement défini qui satisfait de manière adéquate les exigences de l'article 33 de la LGFP en matière de vérification des comptes.
Recommandation
2. La DGDPF devrait identifier les activités d'assurance de la qualité existantes, évaluer si elles appuient adéquatement les exigences de la vérification des comptes en vertu de l'article 33 de la LGFP et documenter l'approche mise à jour du Ministère.
Réponse de la direction
La DGDPF accepte cette recommandation. Bien que le Ministère dispose d'un cadre qui décrit les activités d'assurance de la qualité à l'appui de la vérification des comptes en vertu de l'article 33 de la LGFP, un examen de ces activités et une mise à jour du cadre seront effectués pour identifier clairement toutes les activités d'assurance existantes que le Ministère a mises en place pour appuyer les paiements du programme en vertu de l'article 33 de la LGFP.
2.4 Protocole d'entente avec l'Agence du revenu du Canada
- Le PE avec l'ARC a établi les rôles et responsabilités d'EDSC et de l'ARC concernant l'administration des paiements de la PCU et de la PCRE au nom d'EDSC. Le PE définit également les fonctions d'échange d'information et de gouvernance exigées du Ministère et de l'ARC. Un comité directeur mixte d'EDSC et de l'ARC sur la PCU a été établi pour fournir une orientation sur l'administration des prestations et les communications publiques.
- L'ARC a fourni une lettre d'attestation sur les contrôles internes en matière de rapports financiers pour les prestations liées à la COVID-19 administrées au nom du Ministère pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2021. La lettre comprenait des contrôles liés aux paiements de prestations, aux données sur les transactions et à la facturation. La conception des contrôles a été jugée efficace et la lettre indiquait qu'aucune observation à risque élevé ou moyen avait été relevée.
3. Conclusion
Dans l'ensemble, l'audit a permis de conclure que les paiements versés par les 5 programmes évalués et les factures reçues de l'ARC au titre de la PCU avaient été traités conformément aux exigences des politiques et directives applicables du CT ainsi qu'aux politiques et procédures ministérielles.
PROTÉGÉ
L'audit a révélé que la DGDPF doit identifier et évaluer si les activités d'assurance de la qualité permettent de satisfaire les exigences de vérification des comptes en vertu de l'article 33 de la LGFP.
4. Énoncé d'assurance
Selon notre jugement professionnel, les procédures d'audit appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour confirmer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur les observations et les analyses faites lors de l'audit. Elles s'appliquent uniquement à l'audit des contrôles relatifs aux processus de paiement : Paiements des programmes et du régime - Phase I. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Annexe A : Évaluation des critères d'audit
2.1 AE, PAEU et programme d'AE simplifié
| Critères d'audit | Évaluation |
|---|---|
Examen des demandes et évaluation de l'admissibilité : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour :
|
|
Traitement des paiements : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour :
|
|
Surveillance des dossiers des bénéficiaires et des processus de paiement : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour :
|
|
2.2 SV, SRG et paiements uniques non imposables pour les personnes âgées et les personnes handicapées
| Critères d'audit | Évaluation |
|---|---|
Traitement des paiements : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour :
|
|
Surveillance des dossiers des bénéficiaires et des processus de paiement : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour :
|
|
2.3 PCU et PCRE
| Critères d'audit | Évaluation |
|---|---|
| Traitement des paiements à l'ARC : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour approuver et consigner de manière exacte les factures reçues de l'ARC pour les paiements de la PCU et de la PCRE administrés au nom du Ministère. |
|
| Surveillance des dossiers des bénéficiaires et administration du PE conclu avec l'ARC : Il était attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles pour obtenir l'assurance que les paiements de la PCU et de la PCRE sont traités conformément au PE conclu avec l'ARC. |
|
Annexe B : Renseignements généraux
Contexte
Emploi et Développement social Canada (EDSC) fournit des services et du soutien directement aux Canadiens à diverses étapes de leur vie en offrant des programmes. Les paiements versés par les 5 programmes inclus dans le présent rapport d'audit sont brièvement décrits ci-dessous :
- Assurance emploi (AE) : Offre les prestations régulières d'AE aux personnes qui perdent leur emploi sans en être responsables et qui sont disponibles et en mesure de travailler, mais qui ne trouvent pas d'emploi. L'AE assure la stabilité des travailleurs canadiens pendant toute une gamme d'événements de la vie, comme l'accueil d'un nouvel enfant ou les soins à un membre de la famille gravement malade. Trois types de paiements d'AE ont été examinés au cours de la période visée par l'audit, soit les prestations normales d'AE et les 2 types de paiements suivants :
- Prestation d'assurance emploi d'urgence (PAEU) : La PAEU a été administrée par EDSC et visait à offrir les mêmes prestations que la PCU aux prestataires admissibles à l'AE du 15 mars au 3 octobre 2020, période pendant laquelle les demandeurs admissibles ont reçu une prestation imposable minimale de 500 $ par semaine.
- Programme d'AE simplifié : Dans le cadre du plan de transition de la PCU, des changements ont été apportés au programme d'AE le 27 septembre 2020 afin de mieux soutenir les Canadiens à la recherche d'un emploi après la fin des versements de la PCU. Les Canadiens ont été transférés de la PAEU pour recevoir une prestation hebdomadaire imposable minimale de 500 $.
- Sécurité de la vieillesse (SV) : Fournit une pension de base de la SV aux aînés de 65 ans et plus qui satisfont aux exigences du point de vue de la situation juridique et de la résidence.
- SV - Supplément de revenu garanti (SRG) : Fournit le SRG aux pensionnés de la SV à faible revenu ainsi que les allocations aux personnes à faible revenu âgées de 60 à 64 ans qui sont l'époux, le conjoint de fait ou la veuve ou le veuf de bénéficiaires du SRG.
- Paiement unique pour les personnes âgées : L'intervention d'urgence du gouvernement comprenait également un paiement unique de 300 $ pour les personnes âgées admissibles à la SV en juin 2020 et un paiement unique supplémentaire de 200 $ pour les personnes âgées admissibles au SRG en juin 2020 afin de les aider à couvrir l'augmentation des coûts causée par la pandémie de COVID-19. Ces paiements uniques et distincts ont été versés durant les semaines du 6 juillet 2020 et du 28 septembre 2020.
- Paiement unique pour les personnes handicapées : En reconnaissance des dépenses extraordinaires qu'ont dû assumer les personnes handicapées pendant la pandémie de COVID-19, le 30 octobre 2020, un paiement unique non imposable et ne devant pas être déclaré pouvant atteindre 600 $ a été versé aux personnes handicapées qui étaient bénéficiaires de prestations d'invalidité du Régime de pensions du Canada (RPC) en vertu du Programme de prestations d'invalidité du RPC au 1er juillet 2020 et qui satisfaisaient à d'autres critères d'éligibilité.
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