Audit du recouvrement des coûts du Fonds renouvelable du Programme de passeport d’EDSC
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Audit du recouvrement des coûts du Fonds renouvelable du Programme de passeport d’EDSC [PDF - 482 Mo]
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Liste des abréviations
- DGDPF
- Direction générale du Dirigeant principal des finances
- EDSC
- Emploi et Développement social Canada
- EPS
- Entente de prestation de services
- FRPP
- Fonds renouvelable du Programme de passeport
- IRCC
- Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
1. Historique
1.1 Contexte
Emploi et Développement social Canada (EDSC) est chargé de la prestation des services du Programme de passeport au Canada, au nom d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). IRCC détient la responsabilité et les pouvoirs globaux du Programme de passeport. L'entente de prestation de services (EPS) signée en avril 2023 (et anciennement le protocole d'entente sur les accords financiers de 2013) définit les rôles et les responsabilités des deux ministères. L'EPS autorise EDSC, par l'intermédiaire de Service Canada, à fournir des services de passeport dans tout le Canada.
Fonds renouvelable du Programme de passeport
Le Programme de passeport (le Programme) fonctionne sur la base du recouvrement des coûts au moyen du Fonds renouvelable du Programme de passeport (FRPP), géré par IRCC. Le FRPP utilise les frais de traitement des passeports pour financer les coûts liés à la mise en œuvre du Programme de passeport. Si le fonds devenait déficitaire, le ministre d'IRC n'aurait plus le pouvoir d'engager des dépenses pour les opérations de passeport.
Crise des passeports
La demande de passeports a considérablement diminué pendant la pandémie de COVID 19 de 2020 à 2021 (la pandémie) en raison des restrictions de voyage imposées par les autorités de santé publique. Les demandes de passeport se sont rapidement accumulées (la crise des passeports) lorsque les restrictions de voyage ont été levées à la fin de la pandémie de 2021 à 2022. Le FRPP disposait d'un excédent accumulé qui était initialement suffisant pour absorber les pertes de recettes et les coûts encourus pendant la pandémie et la crise qui en a découlé. Cependant, ces événements ont eu un impact important sur le solde disponible du FRPP. L'excédent prévu a diminué, passant de 1,17 milliard de dollars de 2019 à 2020 à 295,5 millions de dollars au 31 mars 2023.
Secrétariat du Conseil du Trésor – demande d'audit
En raison de la réduction significative du FRPP sur une période relativement courte, le Secrétariat du Conseil du Trésor a demandé que les services d'audit interne d'EDSC et de l'IRCC travaillent ensemble pour vérifier la gouvernance et les contrôles financiers du Programme, en vue de proposer des options pour renforcer la surveillance du Programme.
1.2 Objectif de l'audit
L'objectif de l'audit était de déterminer si le Ministère disposait d'une gouvernance et de contrôles financiers adéquats pour les coûts du Programme de passeport imputés au FRPP.
1.3 Portée
L'audit a porté sur les coûts des passeports imputés par le Ministère au FRPP depuis l'exercice de 2018 à 2019 jusqu'à août 2024, incluant la crise des passeports qui a surgi après la pandémie. L'audit n'a pas porté sur des tests de l'exactitude des coûts imputés par EDSC au FRPP ni sur leur admissibilité.
1.4 Méthodologie
L'audit a été réalisé à l'aide d'un certain nombre de méthodologies :
- Examen et analyse de la documentation;
- Analyse des données;
- Entrevues avec la direction et le personnel.
2. Constatations de l'audit
2.1 Les comités de surveillance ont mis l'accent sur la prestation de services
Comités de gouvernance
EDSC et IRCC ont mis en place des comités opérationnels et sous-ministériels de surveillance conjoints. Toutefois, les discussions des réunions ont surtout porté sur la prestation de services et les priorités opérationnelles, et moins sur les répercussions sur les coûts. L'inclusion de discussions régulières sur les coûts améliorerait la sensibilisation aux implications financières et renforcerait la surveillance par la haute direction et la gouvernance conjointe.
Comités de crise des passeports
La direction a indiqué que des comités de crise et des groupes de travail conjoints d'EDSC et d'IRCC ont été créés pendant la crise des passeports en 2021 à 2022 et 2022 à 2023. Cependant, les mandats ou les relevés de décision de ces comités n'ont pas été consignés.
Recommandation
1. EDSC (Direction générale de la Stratégie des services intégrés et opérations), en collaboration avec IRCC, devrait inclure le coût des passeports comme point de surveillance permanent à l'ordre du jour des comités de gouvernance conjoints.
Réponse de la direction
La DGSSIO est en accord avec la recommandation.
2.2 Mécanismes de surveillance limités aux coûts prévus du Programme de passeport
L'ancien protocole d'entente IRCC-EDSC (2013) et la nouvelle entente de prestation de services (EPS) (2023), ainsi que les annexes et appendices connexes, ne contiennent pas d'exigences détaillées concernant la mise en place de mécanismes de surveillance des coûts réels des passeports imputés au FRPP.
La Direction générale du Dirigeant principal des finances (DGDPF) a remis en question les prévisions internes des coûts des passeports soumises par les secteurs d'activité, responsables de soumettre à la DGDPF les coûts exacts et admissibles des passeports. Bien que la surveillance ministérielle des coûts réels imputés au FRPP comprenne des comparaisons avec les coûts prévisionnels internes, les autorisations budgétaires et les vérifications du codage financier, il n'y a pas eu de surveillance des coûts réels imputés au FRPP pour vérifier leur admissibilité et exactitude.
Recommandation
2. EDSC (Direction générale du Dirigeant principal des finances) devrait mettre en œuvre des activités de contrôle au niveau du Ministère pour vérifier l'exactitude des prévisions du Programme de passeport et pour valider l'admissibilité des coûts réels des passeports imputés au Fonds renouvelable du Programme de passeport.
Réponse de la direction
La DGDPF est en accord avec la recommandation. La DGDPF a mené des activités de surveillance au niveau du ministère pour vérifier l'exactitude des prévisions du programme de passeports dans le cadre de chaque exercice de prévision périodique mené par la Gestion des ressources ministérielles, tout en tenant compte du fait que des activités supplémentaires pourraient être entreprises.
2.3 Une meilleure collaboration a permis d'améliorer le calcul des coûts
Bien que le Ministère ait mis en place des contrôles financiers et de surveillance sur les prévisions internes des passeports, l'équipe d'audit a formulé les observations suivantes.
Prévisions internes d'EDSC
La DGDPF et la Direction générale de la Stratégie des services intégrés et opérations ont mis en place un processus d'appel du Ministère qui fournit des orientations pour la détermination des prévisions internes de coûts des passeports.
Modèle de calcul des coûts
Le nouveau modèle de calcul des coûts élaboré conjointement par EDSC et IRCC (de 2024 à 2025) tient compte de la contribution d'EDSC, remédie aux faiblesses de l'ancien modèle, repose sur des hypothèses clés raisonnables et utilise des inducteurs de coûts pertinents et flexibles pour établir les coûts prévisionnels. EDSC contribue désormais davantage au nouveau modèle de calcul des coûts, ce qui permet au Programme d'évaluer avec plus de précision l'incidence sur les coûts des changements apportés aux activités de prestation de services de passeport.
Méthodologie de calcul des coûts
Bien qu'il existe une méthode de calcul des coûts que les secteurs d'activité d'EDSC appliquent pour imputer les coûts des passeports au FRPP, aucune méthode détaillée de calcul des coûts n'a pas été documentée avant 2024 à 2025.
Facturation des coûts réels et transfert des droits à IRCC
La DGDPF procède à une réconciliation adéquate des coûts des passeports encourus et enregistrés par le Ministère afin de s'assurer qu'ils sont correctement facturés à IRCC. L'audit a également confirmé que les droits de passeport perçus par EDSC ont été transférés à IRCC sur une base mensuelle en 2021 à 2022, 2022 à 2023 et 2023 à 2024.
3. Conclusion
Le renforcement de la collaboration entre EDSC et IRCC à partir de 2023 à 2024 a conduit à des améliorations notables des contrôles financiers et de la gouvernance. Bien que le Ministère ait mis en place une gouvernance et des contrôles financiers adéquats sur les prévisions de coûts des passeports, des améliorations pourraient être apportées en incluant les discussions sur les coûts au sein des comités de gouvernance conjoints en tant que point permanent et en instituant un suivi formel des coûts réels afin de mieux soutenir le processus de recouvrement des coûts.
Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été mises en œuvre et des éléments de preuve ont été recueillis pour étayer l'exactitude des conclusions tirées et contenues dans le présent rapport. Les conclusions sont fondées sur les observations et les analyses effectuées au moment de la vérification. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'audit du recouvrement des coûts du Fonds renouvelable du Programme de passeport d'EDSC. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.
Annexe A: Évaluation des critères d'audit
| Critères d'audit | Évaluation |
|---|---|
| Il est attendu que le Ministère ait mis en place des mécanismes de gouvernance et de surveillance adéquats qui ont permis des communications interministérielles et un suivi en temps utile des coûts du Programme de passeport. | Contrôlé, mais devrait être renforcé; exposition à un risque moyen |
| Il est attendu que le Ministère ait mis en place des contrôles financiers adéquats portant sur les prévisions, la surveillance et les rapports relatifs aux coûts du Programme de passeport imputés par EDSC au FRPP et sur les frais de passeport transférés à IRCC. | Contrôlé, mais devrait être renforcé; exposition à un risque moyen |