Rapport d’étape sur la mise en œuvre du Plan d’action de la direction concernant la phase I de l’audit des Comptes débiteurs

Contexte

La phase I de l’audit des Comptes débiteurs – Gouvernance, mise en place, surveillance et rapports a été menée en 2015. Le rapport d’audit a été déposé au Comité ministériel de vérification (CMV) en mai 2016 et ensuite été publié en août 2016. La direction a élaboré un plan d’action pour répondre aux recommandations formulées dans le rapport d’audit. La mise en œuvre complète de ce plan d’action de la direction (PAD) devrait être achevée d’ici le 1er avril 2019.

À la réunion du CMV qui a eu lieu le 31 mai 2016, le président du CMV a demandé qu’on fasse le point sur la progression de la mise en œuvre du PAD concernant la phase I de l’audit des Comptes débiteurs.

Objectif

L’objectif du présent rapport est d’évaluer les progrès réalisés à l’égard des mesures prévues dans le PAD approuvé par le sous-ministre.

Portée

Le présent rapport d’étape comprend un examen des activités entreprises en vue de mettre en œuvre le PAD. La pertinence des mesures entreprises n’a pas été évaluée dans le contexte du rapport.

Méthodologie

Des entrevues ont été réalisées avec des représentants de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) et de la Direction générale de la transformation et de la gestion intégrée des services (DGTGIS) pour obtenir de la rétroaction et la confirmation des progrès réalisés vers la mise en place des mesures du PAD. En outre, des documents ont été examinés, notamment les documents de présentation et les comptes rendus des décisions des réunions du Comité de direction de la modernisation des comptes débiteurs (CDMCD).

La DGDPF prévoit respecter la date d’achèvement prévue pour la recommandation concernant l’établissement de trop-payés

Recommandation 1 formulée dans la phase I de l’audit des Comptes débiteurs mené en 2015 continuer

La DGDPF dirige toutes les activités relatives à cette mesure énoncée dans le PAD. On s’attendait, dans le cadre de l’initiative de modernisation des CD, à ce que la DGDPF entame des discussions avec tous les programmes afin d’examiner le cycle des CD du début à la fin afin de mettre au point des pratiques uniformes dans l’ensemble du Ministère en ce qui concerne l’établissement d’un trop-payé dans le système financier.

La première réunion du CDMCD a eu lieu le 21 juin 2016. Le compte rendu des décisions confirme que le mandat du Comité a été adopté. Lors de cette réunion, la stratégie de nettoyage des données du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Sécurité de la vieillesse (SV) a aussi été présentée par la DGTGIS.

Dès novembre 2016, des séances d’information sur les CD ont eu lieu dans les régions de la capitale nationale, de l’Ontario, du Québec et de l’Atlantique. Ces séances visaient à donner un aperçu du cycle des CD et à le faire connaître; à consulter les secteurs d’activité afin de mettre en place des pratiques uniformes d’établissement de trop-payés dans l’ensemble du Ministère; et à déterminer quelles activités visent à soutenir l’Agence du revenu du Canada (ARC) dans l’exécution des activités de recouvrement. La DGDPF a informé l’équipe d’audit interne que ces séances avaient été couronnées de succès et que des commentaires positifs avaient été recueillis.

À compter d’avril 2017, la DGDPF prévoit travailler en collaboration avec les secteurs d’activité pour élaborer des lignes directrices visant à assurer des pratiques uniformes dans l’ensemble du Ministère.

Les membres de la direction de la DGDPF ont indiqué qu’ils sont persuadés que la mise en place des mesures requises sera terminée dans les délais prescrits.

La DGDPF et la DGTGIS prévoient respecter la date d’achèvement prévue pour la recommandation concernant l’intégrité des données entre le système ministériel des comptes débiteurs et les systèmes des programmes

La DGDPF et la DGTGIS prévoient respecter la date d’achèvement prévue pour la recommandation concernant l’intégrité des données entre le système ministériel des comptes débiteurs et les systèmes des programmes continuer

Lors de la réunion du CDMCD tenue le 7 octobre 2016, la DGDPF a présenté la stratégie de nettoyage des données du SMCD appuyée par le Comité et approuvée ensuite par le Comité national d’examen des radiations et des remises, le 20 octobre 2016. La stratégie est dirigée et sera mise en œuvre par la DGDPF sauf en ce qui concerne la stratégie concernant les données du RPC et de la SV, qui sera dirigée et mise en œuvre par la DGTGIS de concert avec la DGDPF. La stratégie prévoit trois phases qui visent à supprimer les comptes dont la probabilité de recouvrement est inexistante ou faible afin d’affecter les ressources aux comptes qui présentent une probabilité plus élevée de recouvrement (voir la figure 1 ci-après).

Description du figure 1

La phase I du nettoyage du SMCD a débutée en octobre 2016 et s’est terminée en avril 2017. Cette phase comprenait la tenue de séances d’information sur les comptes débiteurs.

La Phase II a eu lieu entre avril 2017 et juillet 2017 afin d’examiner les comptes ayant une probabilité moyenne de recouvrement.

La Phase III a débutée en juillet 2017 et continuera au-delà d’avril 2018 afin d’examiner les comptes ayant une probabilité élevée de recouvrement.

• Dans le cadre de la phase I, il sera recommandé de radier les comptes répondant à certains critères, notamment un décès depuis plus de deux ans, des comptes de plus de sept ans pour lesquels il n’y a eu aucune activité et des comptes dont le solde est de moins de 100 $ et datant de plus de deux ans. La réalisation de la phase I permettrait de réduire la valeur du SMCD de 68 M$ (1,8 % de la valeur totale du SMCD) et de réduire le nombre de comptes de 48 462 (5,3 % de tous les comptes).
• La phase II se penchera sur les comptes en fonction du code d’état afin de repérer les problèmes communs qui pourraient être réglés en bloc. Il y a 99 678 comptes à examiner (11 % de tous les comptes). La valeur de ces comptes représente 301,7 M$ (7,9 % de la valeur totale du SMCD).
• La phase III se concentrera sur les comptes qui datent de moins de deux ans et qui présentent une probabilité élevée de recouvrement. Ils représentent 152 390 comptes (16,8 % de tous les comptes). La valeur de ces comptes s’élève à 983,7 M$ (25,6 % de la valeur totale du SMCD).

La réalisation des trois phases de la stratégie de nettoyage du SMCD toucherait 33 % des comptes qui se trouvent actuellement dans le SMCD.

En ce qui concerne la partie prise en charge par la DGDPF, l’équipe d’audit interne a été informée du fait que toutes les interventions seront terminées à temps. Pour ce qui est du RPC et de la SV, une mise à jour du plan d’action a été présentée le 31 janvier 2017 au SMA responsable des Services de versement des prestations au sein de la DGTGIS et à l’Agent principal des finances. La DGTGIS prévoit réaliser les activités suivantes concernant les comptes du RPC et de la SV d’ici septembre 2017 :

• Nettoyage des comptes dont la probabilité de recouvrement est inexistante ou faible;
• Transfert des données nettoyées vers le SMCD;
• Élaboration d’une stratégie de communication avant d’envoyer les relevés de comptes mensuels (RCM) aux clients;
• Envoi des RCM aux clients.

L’équipe d’audit interne a été informée que des travaux sont en cours et que la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie prêtera main-forte pour automatiser le plus possible le nettoyage.

À ce jour, aucun problème n’a été soulevé et la DGTGIS s’attend à être en mesure de respecter l’échéance prévue de septembre 2017.

La DGDPF a complété la normalisation et documentation des contrôles clés pour tous les processus sauf celles des remboursements de crédits à risque élevé qui devraient être complétées d’ici le 1er août 2017

Les documents justificatifs fournis à l’équipe d’audit interne démontrent que les processus relatifs à la tenue de caisse, aux rapprochements bancaires, aux remboursements de crédits à risque faible et aux comptes d’attente ont été complétés. La DGDPF prévoit que le processus touchant les remboursements de crédits à risque élevé sera complété le 1er août 2017. La DGDPF a informé l’équipe d’audit interne qu’elle a travaillé en étroite collaboration avec les bureaux régionaux afin de développer les processus normalisés. De plus, la formation a eu lieu et les processus ont été mis en place.

Phase I de l’audit des Comptes débiteurs – Gouvernance, mise en place, surveillance et rapports

Au cours des dernières années, la DGDPF a proposé et mis en place de nombreux aspects des CD d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) consignés dans les comptes publics. À titre d’exemple, le Comité national d’examen des remises et des radiations a été établi à la suite d’un examen interne des processus ministériels de remise et de radiation en 2011. Ce comité, composé de directeurs généraux de tous les programmes, est responsable de s’assurer que des mesures de contrôle et des pratiques efficaces sont en place relativement à toutes les activités de remise et de radiation du Ministère.

De plus, le protocole d’entente (PE) principal sur les services de recouvrement avec l’ARC a été finalisé et approuvé le 27 novembre 2015. Le nouveau PE remplace les quatre PE qui existaient et énonce clairement les rôles et responsabilités d’EDSC et de l’ARC, de pair avec le cadre légal et administratif en vertu duquel l’ARC est autorisée à recouvrer les créances d’EDSC.

En outre, depuis la centralisation des activités liées aux CD dans trois sites en 2013, le groupe des CDN examine, adapte et met en œuvre divers processus opérationnels, et ce, dans le but de normaliser les processus dans l’ensemble des sites. La plupart des systèmes des divers programmes possèdent des interfaces automatisées avec le SMCD, et des solutions de rechange existent pour les autres jusqu’à ce que nous remplacions le SMCD par une nouvelle solution des technologies de l’information (TI). En décembre 2015, un projet ministériel de modernisation des CD a été approuvé, y compris la mise en place d’une nouvelle interface bidirectionnelle pour tous les systèmes. Cette nouvelle interface améliorera la qualité et l’intégrité des données relatives aux CD et permettra aux directions générales de programmes de travailler de concert avec la DGDPF pour assurer le succès de ce projet. Entre temps, la direction estime que le risque résiduel d’erreur est très faible.