Subvention canadienne pour l'épargne-études

Avertissement : Promoteurs de REEE

Les renseignements qui figurent sur cette page sont de nature technique et sont destinés aux promoteurs de Régime enregistré d'épargne-études (REEE) et du Programme canadien pour l’épargne-études et sont de nature technique. Pour accéder à de l’information plus générale, veuillez consulter la Section REEE .

Titre officiel : Règle portant sur les jeunes de 16 et de 17 ans / Processus de validation

Bulletin d'information

Numéro :
SCEE/CESP-2006-010
Date :
Le 20 juin 2006
Objet :
Avis no 201 - Règle portant sur les jeunes de 16 et de 17 ans Processus de validation

Ce bulletin d'information fait suite au bulletin no 2003-01 qui s'applique encore aux périodes antérieures au 1er juillet 2005.

Objectif

Ce bulletin d'information vise principalement à informer les fournisseurs de Régime enregistré d'épargne-études (REEE) de leurs nouvelles responsabilités en ce qui concerne l'administration de la règle des jeunes de 16 et de 17 ans.

Contexte

à partir de 1998, année du lancement de la Subvention canadienne pour l'épargne-études (SCEE), les fournisseurs de REEE étaient responsable d'appliquer la règle des 16 et 17 ans à tous les bénéficiaires de leurs régimes. En août 2005, le Programme canadien pour l'épargne-études (PCEE) a assumé la responsabilité pour la validation des exigences de la règle des 16 et 17 ans pour les cotisations versées à partir du mois de juillet 2005. Au PCEE, on a élaboré un processus pour :

  • confirmer l'admissibilité des bénéficiaires âgés de 16 ou de 17 ans à qui on avait refusé le versement de la subvention;
  • réclamer la subvention versée par erreur à certains bénéficiaires de 16 ou 17 ans.

Processus

Pour faciliter la transition et assurer l'intégrité du Programme, le PCEE a établie la procédure suivante qu'il appliquera en partenariat avec les fournisseurs de REEE.

Pour donner suite aux refus de subvention depuis août 2005, le PCEE a élaboré le Rapport de preuve d'admissibilité. Les fournisseurs de REEE l'utiliseront, soit pour :

  • confirmer qu'ils ont toute l'information nécessaire pour appuyer le versement de la SCEE après que les bénéficiaires ont atteint 15 ans,
  • informer le PCEE qu'ils sont en train de rembourser les montants de SCEE reçus par erreur.

Voici les quatre étapes à suivre pour le Rapport de preuve d'admissibilité :

  1. Dans le cas du premier Rapport de preuve d'admissibilité, le PCEE transmettra à tous les fournisseurs concernés un modèle Excel préformaté (voir l'exemple en annexe). Le rapport contiendra le nom de tous les bénéficiaires à qui on a refusé la subvention (raison du rejet de la subvention no 7 dans le type d'enregistrement 900) entre les cycles de production d'août 2005 (période 78) et de janvier 2006 (période 83) inclusivement. Le PCEE acheminera le modèle aux fournisseurs le 19 juin 2006. Ces derniers devront le remplir et le retourner au plus tard à minuit le 31 décembre 2006. Avant de l'envoyer au PCEE, ils doivent attendre d'avoir rassemblé tous les renseignements voulus.

  2. Pour annuler un refus de subvention, les fournisseurs de REEE devront examiner le dossier du bénéficiaire et s'assurer que la documentation justificative prouvant que le bénéficiaire satisfait aux exigences de la règle de 16 et 17 ans y est inclue. Vous trouverez en annexe une description détaillée de ce qu'est une documentation acceptable dans le document intitulé PREUVE D'ADMISSIBILITÉ - DOCUMENTATION JUSTIFICATIVE DU FOURNISSEUR.

  3. Les fournisseurs de REEE seront responsables de tous les rapports subséquents (à partir de la période 84). Ils devront examiner leurs fichiers de traitement mensuel pour déterminer quels sont les bénéficiaires devront-ils enquêter. Dans ces cas, il y aura un motif de refus de la subvention no 7 dans le rapport du type d'enregistrement 900. Les fournisseurs de REEE devront faire rapport au PCEE en se servant du modèle fourni. Le processus sera le même que celui qui est expliqué à l'étape 2.

  4. Les rapports de preuve d'admissibilité devront être envoyés au PCEE par ViaSafe, comme ils le font dans le cas des autres rapports de transactions. S'ils désirent obtenir un accusé de réception, les fournisseurs de REEE peuvent s'adresser à Jason Etmanskie (819-997-7257).

Remboursement

Si, après enquête, le bénéficiaire est trouvé inadmissible, le fiduciaire devra rembourser la subvention le ou avant le 31 décembre 2006. Le fournisseur de REEE devra prendre en considération ce qui suit :

  • Il y a encore des fonds de subvention dans le régime: Si la SCEE n'a pas été entièrement utilisée pour les paiements d'aide aux études (PAE) ou s'il y a des montants de SCEE pour d'autres bénéficiaires du régime (régime familial), le fournisseur devra présenter un type de transaction financière 21 - Remboursement de la subvention - raison no 11 (Autres) lors du prochain cycle de production mensuel, et ce, pour rembourser le montant de la subvention reçue (ou une partie si les fonds ne sont pas suffisants) pour un bénéficiaire inadmissible d'un contrat. Nous conseillons également aux fournisseurs de REEE d'attendre que l'éligibilité de tous les versements de subvention ait été clarifiée avant de verser d'autres PAEs à un bénéficiaire.
  • Les fonds de la subvention ont été entièrement versés au titre de PAE : Le PCEE s'adressera au bénéficiaire uniquement s'il ne reste aucun fonds de SCEE dans le régime et si des montants de subvention inadmissible doivent encore être remboursés.

Dates d'échéance des remboursements :

  • Date de refus : Entre le 1er août 2005 et le 31 décembre 2005
  • Date limite des remboursements : Janvier 2007
  • Date de refus : Après le 31 décembre 2005
  • Date limite des remboursements : Un (1) an à partir de la date du « Rapport de traitement de transactions »

Si, après la date d'échéance, aucune preuve n'a été transmise et aucun remboursement n'a été traité, le PCEE en conclura que le bénéficiaire est inadmissible et il prendra les mesures qui s'imposent pour réclamer les montants dus.

Versement de la SCEE - Recouvrement

Sur réception du Rapport de preuve d'admissibilité, le PCEE :

  • analysera l'information reçue;
  • entrera manuellement les données dans le système qui traitera ensuite toutes les transactions de cotisation reliées;
  • versera la subvention sous réserve des droits à subvention disponibles.

Les rapports seront traités selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Le volume et la complexité des informations fournies dans chaque rapport détermineront le temps requis pour en arriver à un règlement définitif.

Si les renseignements fournis sont acceptables et qu'ils confirment l'admissibilité du bénéficiaire, le PCEE versera la subvention au cours du cycle de production mensuel suivant. Au besoin, le PCEE pourra demander des renseignements supplémentaires au fournisseur.

La subvention sera versée au fournisseur qui aura transmis la transaction de cotisation originale. Si le régime a pris fin à la suite d'un transfert complet, le fournisseur cédant devra :

  • rouvrir le régime pour recevoir la subvention;
  • transférer la subvention au fournisseur cessionnaire;
  • fermer le régime une nouvelle fois.
  • Si : Des montants de subvention sont disponibles dans le régime (par exemple, dans un régime familial).
  • Alors : Le fournisseur devra rembourser les montants inadmissibles de la subvention versés dans le régime.
  • Si : Le régime a été transféré au complet.
  • Alors : Le promoteur cédant informe le PCEE; celui-ci demandera au fournisseur cessionnaire de rembourser le montant.
  • Si : Tous les montants disponibles de la subvention ont été utilisés aux fins des PAE.
  • Alors : Le PCEE s'adressera au bénéficiaire.

Rôle du souscripteur

Le fournisseur de REEE déterminera s'il doit communiquer avec le souscripteur selon les renseignements disponibles dans chaque dossier.

S'il doit communiquer avec le souscripteur, le fournisseur de REEE peut se servir d'une formule semblable à celle qui suit :

« Aucune subvention canadienne pour l'épargne-études n'a été payée en relation avec les cotisations valant (montant) que vous avez versées dans votre REEE, numéro de contrat --- (date). La loi régissant la SCEE exige un montant minimal de cotisations au régime avant la fin de l'année où l'enfant atteint ses 15 ans, et qu'il n'a pas été retiré, pour avoir droit à la SCEE au cours des deux années suivantes. Nos dossiers n'indiquent pas que ces montants minimaux ont été versés au régime. Si vous disposez d'informations pouvant prouver que ces versements minimaux ont été faits, veuillez nous les faire parvenir. »

Si les souscripteurs ont des questions à propos de l'admissibilité de leurs cotisations, ils peuvent s'adresser à nos préposés au service à la clientèle en composant le 1-888-276-3624.

Vérifications de la conformité

Une fois mise en place, cette procédure fera partie du processus normal de vérification de conformité du PCEE. Le fournisseur de REEE sera chargé de veiller à l'exactitude des dossiers pour toute transaction telle que :

  • la présentation d'une transaction de cotisation originale;
  • le transfert de fonds connexes à un autre régime;
  • le remboursement de montants de cotisations inadmissibles.

Les fournisseurs de REEE n'ont pas besoin de faire parvenir au PCEE la déclaration du souscripteur; ils doivent conserver ces déclarations dans leurs dossiers en cas de vérification de conformité.

Addenda

Rapport de preuve d'admissibilité

Documentation justificative provenant des fournisseurs

Exemple de modèle Excel préformaté
NAS Prénom Nom No du régime type ID du

contrat
Déclaration du souscripteur Cotisations versées avant 1998 Autre
4 x 100 $ versés et non retirés 2 000 $

versés et non retirés
Ex.

123 456 789
Tremblay Jean ABC123 VXT0345 x

Case « Déclaration du souscripteur »

Cochez ( x ) la case Déclaration du souscripteur si vous avez une déclaration acceptable au dossier. Une déclaration acceptable est une déclaration datée et signée (signature originale) par le souscripteur confirmant qu'à la fin de l'année de ses 15 ans, le bénéficiaire satisfaisait à l'une des conditions suivantes :

  • un minimum de 100 $ a été versé au cours de quatre (4) années quelconques et n'a pas été retiré
  • des cotisations totalisant 2 000 $ ont été versées et n'ont pas été retirées

Nous vous suggérons d'utiliser la formule suivante :

Exigences de la règle des 16 et 17 ans

Je comprends que je dois satisfaire à l'une des deux conditions stipulées ci-dessous pour que soit versée la SCEE suite à des cotisations au REEE que j'ai faites durant l'année civile où le bénéficiaire a eu 16 ou 17 ans.

  • Un montant minimal de 2 000 $ en cotisations a été versé dans le REEE au nom du bénéficiaire et n'a pas été retiré avant le 31 décembre de l'année où il a eu 15 ans.
  • Un montant minimum de 100 $ en cotisations a été versé dans le REEE du bénéficiaire au cours de quatre années quelconques avant le 31 décembre de l'année où le bénéficiaire a eu 15 ans, et n'a pas été retiré.

Déclaration du bénéficiaire qui a eu 16 ou 17 ans au cours de l'année civile

  • Je déclare que l'une des conditions citées ci-dessus a été remplie, ou les deux : Oui/Non
  • Signature du souscripteur :
  • Date :
  • Signature du souscripteur conjoint :
  • Date :
Exemple d'une déclaration acceptable

Un bénéficiaire est né en 1988. Un régime est ouvert en 1994, alors que le bénéficiaire est âgé de 6 ans. Au cours du dernier trimestre de 2003, se rendant compte que les cotisations étaient insuffisantes pour satisfaire aux exigences de la règle des 16 et 17 ans, le fournisseur de REEE a demandé au souscripteur de signer une déclaration certifiant que les exigences de la règle des 16 et 17 ans étaient satisfaites au moment de la signature pour ce bénéficiaire. Le souscripteur a signé la déclaration attestant que des cotisations avaient été versées dans un autre régime au nom du bénéficiaire et l'a renvoyée au fournisseur. Cette déclaration serait acceptable.

Remarque : Une déclaration du souscripteur fournie à l'ouverture du régime et qui faisait partie du formulaire de demande de la SCEE alors que le bénéficiaire avait moins de 15 ans n'est pas acceptable.

Case « Cotisations versées avant 1998 »

Cocher ( x ) la case appropriée si, à titre de fournisseur de REEE, vous avez au dossier des cotisations ou des renseignements montrant que la règle des 4 X 100 $ ou du 2 000 $ (versés mais non retirés) a été respectée.

Case « Autres »

Le fournisseur de REEE cochera ( x ) cette case et fournira une courte explication si une autre situation s'applique. Il pourrait s'agir, par exemple, d'une situation où d'autres cotisations ont été versées au nom d'un bénéficiaire, mais n'ont pas été rapportées au PCEE, ou toute autre situation liée à un transfert.

Par exemple, un fournisseur a soumis une transaction de cotisation en septembre 2005 et la subvention a été refusée. En février 2006, le souscripteur a transféré le régime à un autre fournisseur. Le fournisseur cédant reçoit du PCEE un Rapport de preuve d'admissibilité pour ce bénéficiaire. Il peut utiliser la colonne « Autres » pour signaler que le régime a été transféré et indiquer le nom du fournisseur cessionnaire du REEE. Le PCEE s'adressera alors à ce dernier.

Les situations où il y a plus d'un régime ou fournisseur de REEE seront traitées au cas par cas. Les fournisseurs doivent demander aux souscripteurs de ces régimes de communiquer avec nous.

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