Rapport annuel au Parlement de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres (FEGC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Ce rapport décrit comment FEGC s’est acquitté de ses responsabilités et obligations durant la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

ISSN 2817-6413

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 confirme le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements précis qui présentent un intérêt pour le grand public, et ce, en vue d’accroître la responsabilité et la transparence à l’égard de l’emploi des fonds publics.

Mandat de Femmes et Égalité des genres Canada

Le mandat de Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC) est de faire avancer l’égalité en ce qui concerne le sexe, l’orientation sexuelle et l’identité de genre ou l’expression de genre par l’inclusion des personnes de tous les genres, y compris les femmes, à la vie économique, sociale et politique du Canada. La mise en œuvre d’une perspective axée sur le genre et la diversité nous aidera à mieux comprendre les recoupements entre le sexe, le genre et d’autres facteurs identitaires. Ces facteurs comprennent notamment (mais sans s’y limiter) la race, l’origine nationale, ethnique ou autochtone, l’âge, l’orientation sexuelle, la condition socioéconomique, le lieu de résidence et les handicaps.

Pour en savoir plus sur FEGC, rendez-vous sur son site Web.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et l’Unité du breffage et de la correspondance s’occupe de la coordination et du suivi de la publication proactive de renseignements au titre de la partie II de la Loi sur l’accès à l’information. Le Bureau et l’Unité font partie du Secrétariat général, et les deux gestionnaires responsables relèvent directement de la secrétaire générale.

Structure du Bureau de l’AIPRP

La gestionnaire du Bureau de l’AIPRP est aussi la coordonnatrice de l’AIPRP à FEGC. Dans ce rôle, elle agit au nom de la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse pour s’assurer que les responsabilités du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur les frais de service sont remplies.

Le Bureau de l’AIPRP applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. En plus d’être le centre d’expertise sur l’AIPRP du Ministère, il doit :

• fournir des réponses complètes et en temps opportun aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et respecter les Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs;
• traiter les demandes de consultation reçues d’autres institutions et formuler des recommandations sur la divulgation de renseignements de premier intérêt pour le Ministère;
• représenter le Ministère dans la résolution des plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée;
• fournir une orientation et des conseils à la haute direction et au personnel du Ministère sur des questions liées à l’AIPRP, y compris des services consultatifs sur la politique de protection de la vie privée en lien avec la protection des renseignements personnels;
• tenir des séances de formation à l’intention du personnel du Ministère qui portent sur les procédures ministérielles ainsi que sur les obligations du personnel énoncées dans les lois sur l’AIPRP et les politiques connexes;
• examiner les documents publiés de façon proactive et formuler des recommandations sur la divulgation qui respectent l’esprit de la Loi sur l’accès à l’information.

Le Bureau de l’AIPRP compte cinq postes, soit le poste de la coordinatrice et quatre postes d’analystes de divers niveaux. Au cours de l’exercice 2022-23, le Bureau de l’AIPRP a exercé ses activités avec 3,5 personnes en équivalent temps plein et a parfois fait appel aux services d’un consultant pour fournir une expertise-conseil en protection des renseignements personnels.

FEGC n’était partie d’aucun accord de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information durant la période du rapport.

Structure de gestion de la publication proactive

FEGC s’appuie sur la structure suivante pour gérer la publication proactive des renseignements au titre de la partie II de la Loi sur l’accès à l’information.

• Responsabilités de l’Unité du breffage et de la correspondance:
  • Documents d’information préparés en raison de la nomination d’une ou d’un ministre ou d’une ou d’un sous-ministre – alinéas 74a) et 88a)
  • Titres et numéros de référence des notes – alinéas 74b) et 88b)
• Responsabilités des Affaires parlementaires et des Affaires au Cabinet :
  • Notes pour la période des questions – alinéa 74c)
  • Documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires – alinéas 74d) et 88c)
  • Rapports déposés au Parlement – article 84
• Responsabilités de la Direction générale des services intégrés :
  • Dépenses afférentes aux déplacements – articles 75 et 82
  • Frais d’accueil – articles 76 et 83
  • Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ – articles 77 et 86
  • Dépenses du cabinet de la ministre – article 78
• Responsabilités de la Direction générale des ressources humaines :
  • Reclassification de postes – article 85
• Responsabilités de la Direction générale des programmes :
  • Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ – article 87

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse a délégué les responsabilités associées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information aux fonctionnaires de FEGC au moyen d’une ordonnance de délégation de pouvoirs qui se trouve à l’annexe A. La coordonnatrice de l’AIPRP de FEGC dispose de tous les pouvoirs.

Rendement en 2022-2023

La section suivante présente de l’information importante sur le rendement du Ministère pour l’année financière 2022-2023. Le rapport statistique annuel complet figure à l’annexe B, et le rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP à l’annexe C.

Aperçu des demandes reçues et fermées

En 2022-2023, FEGC a reçu 33 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, qui se sont ajoutées aux 22 demandes reportées des années précédentes, pour un total de 55 demandes actives.

De ce nombre, 52 ont été fermées durant la période du rapport, et trois ont été reportées à l’année financière 2023-2024. Ces trois demandes ont été reçues pendant l’année financière 2022-2023, et elles respectaient les délais prévus par la Loi à la fin de la période du rapport.

Des 52 demandes fermées, 37 l’ont été dans les délais prévus par la Loi. Le taux de conformité de FEGC est passé de 96 % pour l’année financière 2021-2022 à 71 % pour la période du rapport. Cette diminution est tout de même assortie d’une réalisation positive : FEGC a résorbé l’arriéré engendré par les enjeux liés à la COVID‑19. Ainsi, les 15 demandes reportées des années précédentes ont été traitées et sont maintenant fermées.

Outre la diminution du taux de conformité, la pandémie n’a eu aucune autre incidence sur la capacité de FEGC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi durant l’année financière 2022-2023.

Le nombre de pages traitées a fortement augmenté, passant d’environ 1 200 pages en 2019-2020 à près de 7 000 en 2022-2023. Cette augmentation est attribuable en grande partie à la saisie de documents éphémères et en double lors du processus d’extraction. Pour éviter que le problème se reproduise, FEGC a ajouté du matériel supplémentaire sur les pratiques de gestion de l’information dans sa formation sur les notions de base de l’AIPRP.

Des 52 demandes fermées durant la période du rapport, 48 % (25) ont fait l’objet d’une divulgation partielle, 23 % (12) ont fait l’objet d’une divulgation intégrale et 13 % (7) ont été complètement exclues. De plus, aucun document n’existait pour 8 % (4) des demandes et 8 % (4) ont été abandonnées.

Prorogations et délais de traitement

Dans des circonstances particulières, la Loi permet aux ministères de proroger le délai prescrit si la demande ne peut être fermée dans les 30 jours suivant sa réception.

En 2022-2023, FEGC a sollicité une prorogation du délai pour 28 des 52 demandes fermées, principalement parce que les consultations nécessaires pour donner suite à la demande ne pouvaient raisonnablement pas être achevées dans le délai initial (24 cas). Dans cinq cas, une prorogation du délai était nécessaire pour respecter le processus d’avis à un tiers, et dans deux autres cas, le nombre de documents demandés était si élevé que le respect du délai initial aurait nui de façon déraisonnable aux activités. Enfin, une même demande peut être prorogée pour plus d’une raison.

Pendant la période du rapport, 46 % (24) des demandes ont été fermées en 30 jours ou moins, 35 % (18) entre 31 et 365 jours et 19 % (10) en plus de 365 jours.

Plaintes

FEGC a collaboré avec le Commissariat à l’information et a réglé avec succès les trois plaintes en suspens des années financières passées (deux plaintes reçues en octobre 2020 et une en juin 2021). Le Ministère n’a reçu aucune nouvelle plainte durant l’année du rapport et n’avait aucune plainte active à la fin de l’année financière.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

FEGC a reçu 37 demandes de consultation d’autres institutions durant la période du rapport, et deux demandes avaient été reportées de l’année précédente, ce qui porte le nombre de demandes de consultation actives à 39.

FEGC a fermé 38 consultations et a formulé des recommandations pour 3 803 pages. Une demande de consultation a été reportée à la prochaine année du rapport, mais l’échéancier négocié est respecté.

Des 38 demandes de consultation, 20 ont été traitées dans un délai de 15 jours, 14 dans un délai de 16 à 30 jours, deux dans un délai de 31 à 60 jours, une dans un délai de 61 à 120 jours et, exceptionnellement, une dans un délai de plus de 365 jours. Le retard dans le traitement de cette dernière demande est dû à un malentendu avec l’institution d’origine.

À moins que la demande soit volumineuse, la norme de service de FEGC pour répondre aux consultations reçues d’autres institutions est de trois semaines.

Demandes informelles

Le Ministère publie de façon proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le Portail du gouvernement ouvert. Le grand public peut présenter des demandes informelles pour obtenir une copie des renseignements déjà communiqués sans verser les droits. En 2022-2023, FEGC a répondu à 114 demandes informelles. De ce nombre, 113 donnaient suite à une demande faite à toutes les institutions fédérales de redivulguer toutes les demandes d’accès à l’information fermées qui n’avaient pas été détruites en raison de la période de conservation.

Formation et sensibilisation

Demandes d’accès à l’information

Dans les trois premiers mois suivant leur embauche, les recrues de FEGC doivent suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada. Les sujets traités incluent :

• examen des lois et des politiques connexes en vigueur;
• traitement efficace des demandes d’accès à l’information;
• protection des renseignements personnels;
• compréhension des exigences de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et d’élimination des renseignements personnels.

De plus, le personnel est invité à participer aux séances de formation sur les notions de base de l’AIPRP du Ministère. Au cours de la dernière année financière, le Ministère a révisé son matériel de formation pour s’assurer qu’il répondait pleinement à toutes les exigences énoncées dans les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. Afin de tester ce nouveau matériel pendant l’année financière 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a offert une séance de formation à 15 personnes.

Enfin, le personnel du Bureau de l’AIPRP offre régulièrement des formations en cours d’emploi sur l’application des lois sur l’AIPRP au personnel du Ministère qui récupère et examine les documents pertinents demandés en vertu de ces lois.

Publication proactive

La formation et la sensibilisation se font au moyen de conversations avec les secteurs responsables des exigences de publication proactive. FEGC élabore actuellement des documents qui refléteront les exigences de la partie 2 de la Loi.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de l’année financière 2022-2023, FEGC a poursuivi ses efforts de modernisation des outils, des modèles et des processus d’AIPRP. Le Ministère a créé un groupe de travail avec les agents de liaison de l’AIPRP pour le seconder dans ses efforts, favoriser une meilleure compréhension des défis de chaque équipe et améliorer la collaboration.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Pour l’application de la partie 2 de la Loi, le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres est une institution fédérale inscrite à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques. Une liste de toutes les exigences de publication proactive applicables aux ministères et aux institutions figure à l’annexe D.

FEGC a respecté les exigences de publication proactive pour la période du rapport en publiant l’information dans les sites Web suivants :

• Divulgation proactive du gouvernement ouvert
• Transparence : Femmes et Égalité des genres Canada
• Stratégie ministérielle de développement durable

Durant la période du rapport, FEGC a respecté les délais prescrits de publication proactive dans 88 % des cas.

FEGC a mis en place les procédures et les systèmes suivants pour respecter les exigences de publication proactive :

• tenue de réunions avec les personnes participant au processus d’approbation pour clarifier les rôles, les responsabilités et les échéanciers;
• élaboration et diffusion de ressources d’aide à l’intention de ces personnes;
• mise en place de mécanismes de suivi mensuels avec calendrier pour assurer le respect des lignes directrices de production de rapports et des délais connexes;
• transmission de rapports hebdomadaires à la haute direction pour assurer la livraison à temps.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

FEGC planifie actuellement le déploiement d’un nouveau logiciel de traitement des demandes pour remplacer le logiciel existant.

Pour assurer la conformité et l’efficacité, le Bureau de l’AIPRP a élaboré un plan de travail biennal visant l’optimisation des documents d’orientation internes, des procédures internes et des outils.

Mesures prises à l’égard des plaintes

FEGC a divulgué des informations supplémentaires pour régler les plaintes d’exemption déposées auprès du Commissariat à l’information. Aucune nouvelle plainte n’a été reçue durant l’année du rapport. FEGC n’a actuellement aucune plainte active.

Rapport sur les droits d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Frais payables: le frais d’application de 5 $ est le seul frais facturé pour une demande d’accès à l’information
• Total des revenus : 130 $
• Frais dispensés ou remboursés : 25 $ et 10 $ respectivement
• Coût de fonctionnement du programme : 183 802 $

Surveillance de la conformité

Demandes d’accès à l’information et demandes de consultation des autres institutions

L’équipe de l’AIPRP se réunit tous les jours pour s’assurer que toutes les demandes sont sur la bonne voie et que les délais seront respectés. Ces échanges quotidiens permettent aussi de discuter des problèmes soulevés et d’orienter le travail de traitement des demandes confiées aux analystes.

Chaque semaine, un rapport de toutes les demandes d’accès à l’information actives est préparé pour examen et surveillance par la secrétaire générale et la haute direction de FEGC. Le Bureau de l’AIPRP utilise aussi ce rapport pour cerner les informations les plus fréquemment demandées qui inciteraient le Ministère à évaluer la possibilité de rendre ces informations accessibles par d’autres moyens.

Conformément à l’exigence de fournir un accès rapide aux documents demandés, FEGC ne consulte les autres institutions que lorsque l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire le nécessite ou qu’il y a une intention de communication.

Contrats et ententes sur l’échange de renseignements

FEGC utilise des clauses types pour refléter le droit d’accès du public à l’information dans les contrats et les ententes sur l’échange de renseignements.

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de façon proactive en vertu de la partie 2 de la Loi

Le Secrétariat général, la Direction générale des services intégrés, la Direction générale des ressources humaines et la Direction générale des programmes ont élaboré des processus efficaces pour extraire des données en temps réel des différents systèmes ministériels, y compris les systèmes de gestion des finances et de la correspondance ministérielle. Les données ainsi extraites sont converties en rapports et validées manuellement par chaque secteur responsable pour en assurer l’exactitude. Le Bureau de l’AIPRP examine les documents et formule des recommandations sur la divulgation avant leur publication.

La haute direction doit approuver les documents validés par les directions générales. Chaque étape des processus de production et d’approbation fait l’objet d’un suivi rigoureux par un chemin critique pour assurer le respect de la date de publication.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Les responsabilités liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont déléguées à des fonctionnaires du Ministère en vertu d’une ordonnance de délégation de pouvoirs signée par la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse.

Ministère des femmes et de l’égalité des genres

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté ce 28 jour de Mars 2022

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

1er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 : Demandes en virtue de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

*A.I. : Affaires internationales  Déf. : Défense du Canada  A.S. : Activités subversives

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 : Recours judiciaire

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d’assurance social

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe D : Tableau des exigences de publication proactive