Rapport annuel au Parlement de 2023-2024 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres du Canada (FEGC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Ce rapport décrit comment FEGC s’est acquitté de ses responsabilités et obligations pendant la période allant du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024.

 ISSN 2817-6413

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 confirme le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements précis qui présentent un intérêt pour le grand public, et ce, en vue d’accroître la responsabilité et la transparence à l’égard de l’emploi des fonds publics.

Mandat de Femmes et Égalité des genres Canada

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres fait progresser l’égalité en ce qui concerne le sexe, l’orientation sexuelle et l’identité ou l’expression de genre par l’inclusion des femmes et des personnes 2ELGBTQI+ à tous les aspects de la vie économique, sociale et politique du Canada.

Pour en savoir plus sur FEGC, rendez‑vous sur son site Web.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et l’Unité de la correspondance et des documents d’information s’occupe de la coordination et du suivi de la publication proactive de renseignements au titre de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le Bureau et l’Unité font partie du Secrétariat général, et les deux gestionnaires responsables relèvent directement de la secrétaire générale.

Structure du Bureau de l’AIPRP

La gestionnaire du Bureau de l’AIPRP est aussi la coordonnatrice de l’AIPRP à FEGC. Dans ce rôle, elle veille, au nom de la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse, à ce que le Ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur les frais de service.

Le Bureau de l’AIPRP applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de servir de centre d’expertise sur l’AIPRP du Ministère. Ainsi, il :

• fournit des réponses complètes en temps opportun aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aide les clients dans le respect des Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs;
• traite les demandes de consultation reçues d’autres institutions et formule des recommandations sur la divulgation de renseignements de premier intérêt pour le Ministère;
• représente le Ministère dans le règlement des plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée;
• fournit une orientation et des conseils à la haute direction et à tout le personnel du Ministère sur des questions liées à l’AIPRP, y compris des services consultatifs sur la politique de protection de la vie privée en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels;
• tient, à l’intention du personnel du Ministère, des séances de formation qui portent sur les procédures ministérielles ainsi que sur ses obligations et les politiques connexes énoncées dans les lois sur l’AIPRP;
• examine les documents publiés de façon proactive et formule des recommandations sur la divulgation dans le respect de l’esprit de la Loi sur l’accès à l’information.

À la fin de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP était composé de quatre membres : la gestionnaire de l’AIPRP et trois analystes de l’AIPRP de divers niveaux. Le Bureau a fait appel à des ressources supplémentaires pour l’exercice 2023‑2024, soit une étudiante travaillant à temps partiel pour aider à gérer la charge de travail, et un consultant pour fournir une expertise-conseil en protection des renseignements personnels en cas de besoin.

Le Bureau de l’AIPRP de FEGC n’était partie à aucun accord de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période visée par le rapport.

Structure de gestion de la publication proactive

FEGC s’appuie sur la structure suivante pour gérer la publication proactive des renseignements au titre de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information :

• Responsabilités de l’Unité de la correspondance et des documents d’information :
  • Documents d’information préparés en raison de la nomination d’une ou d’un ministre ou d’une ou d’un sous‑ministre – alinéas 74a) et 88a)
  • Titres et numéros de référence des notes – alinéas 74b) et 88b)
• Responsabilités des Affaires parlementaires et des Affaires du Cabinet :
  • Notes pour la période des questions – alinéa 74c)
  • Documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires – alinéas 74d) et 88c)
• Responsabilités de la Direction générale des services intégrés :
  • Dépenses afférentes aux déplacements – articles 75 et 82
  • Frais d’accueil – articles 76 et 83
  • Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ – articles 77 et 86
• Responsabilités du Bureau de l’AIPRP et de la Division de la planification, des résultats et de l’intégration :
  • Rapports déposés au Parlement – article 84
• Responsabilités de la Direction générale des ressources humaines :
  • Reclassification de postes – article 85
• Responsabilités de la Direction générale des programmes :
  • Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ – article 87

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse a délégué les responsabilités associées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information à des fonctionnaires de FEGC au moyen d’une ordonnance de délégation de pouvoirs qui se trouve à l’annexe A. À FEGC, la gestionnaire de l’AIPRP détient les pleins pouvoirs délégués.

Rendement en 2023‑2024

La section suivante présente les principaux renseignements sur le rendement du Ministère pour l’exercice 2023‑2024. Le rapport statistique complet figure à l’annexe B, et le rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP, à l’annexe C.

Aperçu des demandes reçues et fermées

En 2023‑2024, FEGC a reçu 44 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, qui se sont ajoutées aux 3 demandes reportées de la période précédente, pour un total de 47 demandes actives.

De ce nombre, 44 ont été fermées au cours de la période visée par le rapport. Les trois autres ont été reportées à l’exercice 2024‑2025. Ces trois demandes ont été reçues pendant l’exercice 2023‑2024. À la fin de la période visée par le rapport, une de ces demandes respectait toujours le délai prescrit par la Loi, et les deux autres l’avaient dépassé.

Des 44 demandes fermées, 42 l’ont été dans les délais prescrits par la Loi. Le taux de conformité de FEGC est passé de 71,2 % pour l’exercice 2022‑2023 à 95,5 % pour la période visée par le rapport.

Bien que le nombre de demandes fermées ait baissé par rapport aux exercices précédents, celui de pages traitées continue d’augmenter. De plus, le traitement des demandes est devenu plus complexe, en raison non seulement du volume accru de documents extraits, mais aussi du contexte social actuel. Avec la montée de la haine envers les communautés 2ELGBTQI+, des dossiers qui étaient auparavant routiniers sont désormais considérés comme sensibles et complexes, car ils nécessitent la prise en compte de facteurs supplémentaires comme l’incidence de la divulgation sur les activités des parties prenantes et sur la sécurité des personnes.

Des 44 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, 55 % (24) ont fait l’objet d’une divulgation partielle et 16 % (7) ont fait l’objet d’une divulgation intégrale. Aucun document n’existait pour 11 % (5) des demandes, l’existence de documents n’a été ni confirmer ni nier pour 9 % (4) des demandes, et 9 % (4) des demandes ont été abandonnées.

Prorogations et délais de traitement

Dans des circonstances particulières, la Loi permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la Loi si la demande ne peut être fermée dans les 30 jours suivant sa réception.

En 2023‑2024, FEGC a sollicité une prorogation du délai pour 15 des 44 demandes fermées, principalement parce que les consultations nécessaires pour donner suite à la demande ne pouvaient raisonnablement pas être réalisées dans le délai initial (huit cas). Dans cinq cas, une prorogation du délai a été nécessaire parce que le nombre de documents demandés était si élevé que le respect du délai initial aurait nui de façon déraisonnable au fonctionnement de l’institution, et dans trois autres cas, la prorogation a permis de respecter le processus d’avis à un tiers. Une même demande a pu être prorogée pour plus d’une raison.

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a été en mesure de fermer, en tout, 64 % des demandes (28) en 30 jours ou moins, 11 % (5) en 31 à 60 jours, 11 % (5) en 61 à 120 jours et 14 % (6), en 121 à 365 jours. Aucune demande n’a pris plus de 365 jours.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Pendant la période visée par le rapport, FEGC a reçu 17 demandes de consultation d’autres institutions, et une demande avait été reportée de l’exercice précédent, pour un total de 18 demandes de consultation actives. Ces demandes ont toutes été traitées au cours de la période visée par le rapport, et des recommandations ont été formulées sur 740 pages.

Sur les 18 demandes de consultation, 12 ont été traitées dans un délai de 15 jours, 3 dans un délai de 16 à 30 jours, 2 dans un délai de 31 à 60 jours, et 1 dans un délai de 61 à 120 jours.

À moins que la demande ne soit volumineuse, la norme de service de FEGC pour répondre aux consultations reçues d’autres institutions est de trois semaines.

Demandes informelles

Le Ministère publie de façon proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le Portail du gouvernement ouvert. Le grand public peut présenter des demandes informelles pour obtenir une copie de renseignements déjà communiqués sans avoir à verser de droits. En 2023‑2024, FEGC a reçu 19 demandes informelles, auxquelles il a répondu.

Résumé des principaux enjeux et mesures prises à l’égard des plaintes

Toute personne présentant une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada concernant tout sujet lié au traitement de sa demande. 

FEGC n’avait aucune plainte en suspens provenant d’exercices antérieurs.

Deux nouvelles plaintes ont été reçues au cours de la période visée par le rapport. Toutes deux alléguaient que FEGC a refusé l’accès à l’information demandée soit en appliquant des exemptions en vertu de la Loi, soit en n’effectuant pas une recherche raisonnable de documents.

Aucune plainte n’a été réglée au cours de la période visée par le rapport.

Reddition de comptes sur les droits d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci‑dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Frais payables : Le frais d’application de 5,00 est le seul frais facturé pour une demande d'accès à l'information

Total des revenus : Perception de 210 $

Frais dispensés ou remboursés: Dispense de 10 $ et aucun remboursement de frais

Coût de fonctionnement du programme : 403 807 $

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2023‑2024, FEGC a continué à œuvrer à son plan de travail évolutif pour optimiser les documents, les procédures et les outils d’orientation interne en vue d’assurer leur conformité et leur efficacité. Des consultations ont été menées avec le groupe de travail ministériel des agents de liaison de l’AIPRP afin de contribuer à ces efforts, de favoriser une meilleure compréhension du point de vue unique de chaque équipe et d’améliorer la collaboration.

FEGC a fait l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes (ATIPXpress) et a lancé sa mise en œuvre au cours de la période visée par le rapport. Grâce à cette technologie moderne, le Bureau de l’AIPRP pourra gérer l’information plus efficacement et traiter les demandes de façon plus efficiente, et sera mieux équipé pour répondre aux difficultés actuelles et futures. Le nouveau logiciel devrait devenir pleinement opérationnel au cours de la période visée par le prochain rapport.

FEGC s’engage à suivre les pratiques liées à l’AIPRP qui font progresser la réconciliation avec les Autochtones. Pour faciliter l’accès des demandeuses et demandeurs autochtones à des services de renseignements personnels adaptés à la culture, le Bureau de l’AIPRP a entrepris un apprentissage ciblé conformément à l’Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 2023-01 : faire progresser la réconciliation autochtone – des services culturellement adaptés.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Pour l’application de la partie 2 de la Loi, le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres est une institution fédérale inscrite à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au cours de la période visée par le rapport, FEGC a respecté la totalité des exigences de publication proactive dans les délais prescrits par la loi.

Formation et sensibilisation

Demandes d’accès à l’information

Dans les trois premiers mois suivant leur embauche, les recrues de FEGC doivent toutes suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada. Les sujets traités incluent :

• un examen des lois et des politiques connexes en vigueur;
• le traitement efficace des demandes d’accès à l’information;
• la protection des renseignements personnels;
• la compréhension des exigences concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

De plus, le personnel est invité à participer aux séances de formation sur les notions de base de l’AIPRP données par le Ministère. Au cours du précédent exercice, le Bureau de l’AIPRP a dispensé neuf séances de formation à 147 membres du personnel.

Enfin, le personnel du Bureau de l’AIPRP offre régulièrement des formations en cours d’emploi sur l’application des lois sur l’AIPRP au personnel du Ministère qui récupère et examine les documents pertinents demandés en vertu de ces lois.

Publication proactive

La formation et la sensibilisation se font au moyen de conversations avec les secteurs responsables des exigences de publication proactive.

Surveillance de la conformité

Demandes d’accès à l’information et demandes de consultations des autres institutions

L’équipe de l’AIPRP se réunit tous les jours pour s’assurer que toutes les demandes sont sur la bonne voie et que les délais seront respectés. Ces échanges quotidiens permettent aussi de discuter des problèmes soulevés et d’orienter le travail de traitement des demandes confiées aux analystes.

Chaque semaine, un rapport des demandes d’accès à l’information actives est préparé à des fins d’examen et de surveillance par la secrétaire générale, et à l’intention de la haute direction de FEGC. Le Bureau de l’AIPRP utilise aussi ce rapport pour repérer les renseignements les plus fréquemment demandés, afin que le Ministère puisse évaluer la possibilité de les rendre accessibles par d’autres moyens.

Conformément à l’exigence de fournir un accès rapide aux documents demandés, FEGC consulte les autres institutions seulement quand l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire le nécessite ou quand il y a une intention de communication.   

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de façon proactive en vertu de la partie 2 de la Loi

Le Secrétariat général, la Direction générale des services intégrés, la Direction générale des ressources humaines et la Direction générale des programmes ont élaboré des processus efficaces pour extraire des données en temps réel des différents systèmes ministériels, y compris les systèmes de gestion des finances et de la correspondance ministérielle. Les données ainsi extraites sont converties en rapports et validées manuellement par chaque secteur responsable pour en assurer l’exactitude. Le Bureau de l’AIPRP examine les documents et formule des recommandations sur la divulgation avant leur publication.

La haute direction doit approuver les documents validés par les directions générales. Chaque étape des processus de production et d’approbation fait l’objet d’un suivi rigoureux selon un chemin critique pour assurer le respect de la date de publication.

Contrats, accords sur la communication de renseignements et ententes de communication d’information

FEGC utilise des clauses types pour veiller à ce que le droit d’accès du public à l’information soit pris en compte dans les contrats, les accords sur la communication de renseignements et les ententes de communication d’information.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Les responsabilités liées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont déléguées à des fonctionnaires du Ministère en vertu d’une ordonnance de délégation de pouvoirs signée par la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse.

Ministère des femmes et de l’égalité des genres

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté ce 28 jour de Mars 2022

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

1er avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 : Demandes en virtue de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

*A.I. : Affaires internationales  Déf. : Défense du Canada  A.S. : Activités subversives

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 : Recours judiciaire

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3: Numéro d’assurance social

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels