Rapport annuel au Parlement de 2024-2025 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres du Canada (FEGC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Ce rapport décrit comment FEGC s’est acquitté de ses responsabilités et obligations pendant la période allant du 1^er avril 2024 au 31 mars 2025.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 confirme le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements précis qui présentent un intérêt pour le grand public, et ce, en vue d’accroître la responsabilité et la transparence à l’égard de l’emploi des fonds publics.

Mandat de Femmes et Égalité des genres Canada

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres fait progresser l’égalité en ce qui concerne le sexe, l’orientation sexuelle et l’identité ou l’expression de genre par l’inclusion des femmes et des personnes 2ELGBTQI+ à tous les aspects de la vie économique, sociale et politique du Canada.

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Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et l’Unité de la correspondance et des documents d’information s’occupe de la coordination et du suivi de la publication proactive de renseignements au titre de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le Bureau et l’Unité font partie du Secrétariat général, et les deux gestionnaires responsables relèvent directement de la secrétaire générale.

Structure du Bureau de l’AIPRP

La gestionnaire du Bureau de l’AIPRP est aussi la coordonnatrice de l’AIPRP à FEGC. Dans ce rôle, elle veille, au nom de la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse, à ce que le Ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur les frais de service.

Le Bureau de l’AIPRP applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de servir de centre d’expertise sur l’AIPRP du Ministère. Ainsi, il :

• fournit des réponses complètes en temps opportun aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aide les clients dans le respect des Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs;
• traite les demandes de consultation reçues d’autres institutions et formule des recommandations sur la divulgation de renseignements de premier intérêt pour le Ministère;
• représente le Ministère dans le règlement des plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée;
• fournit une orientation et des conseils à la haute direction et à tout le personnel du Ministère sur des questions liées à l’AIPRP, y compris des services consultatifs sur la politique de protection de la vie privée en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels;
• tient, à l’intention du personnel du Ministère, des séances de formation qui portent sur les procédures ministérielles ainsi que sur ses obligations et les politiques connexes énoncées dans les lois sur l’AIPRP;
• examine les documents publiés de façon proactive et formule des recommandations sur la divulgation dans le respect de l’esprit de la Loi sur l’accès à l’information.

À la fin de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP était composé de quatre membres : la gestionnaire de l’AIPRP et trois analystes de l’AIPRP de divers niveaux. Le Bureau a fait appel à des ressources supplémentaires pour l’exercice 2024‑2025, soit un consultant pour fournir une expertise-conseil en protection des renseignements personnels en cas de besoin.

Le Bureau de l’AIPRP de FEGC n’était partie à aucun accord de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période visée par le rapport.

Structure de gestion de la publication proactive

FEGC s’appuie sur la structure suivante pour gérer la publication proactive des renseignements au titre de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information :

La secrétaire générale est chargée de remplir les exigences liées à :

• Documents d’information préparés en raison de la nomination d’une ou d’un ministre ou d’une ou d’un sous‑ministre – alinéas 74a) et 88a)
• Titres et numéros de référence des notes – alinéas 74b) et 88b)
• Notes pour la période des questions – alinéa 74c)
• Documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires – alinéas 74d) et 88c)
• Rapports déposés au Parlement – article 84

La dirigeante principale des finances est chargée de remplir les exigences liées à :

• Dépenses afférentes aux déplacements – articles 75 et 82
• Frais d’accueil – articles 76 et 83
• Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ – articles 77 et 86

La directrice générale, Ressources humaines est chargé de remplir les exigences liées à :

• Reclassification de postes – article 85

La directrice générale principale, Programmes et services intégrés est chargé de remplir les exigences liées à :

• Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ – article 87

Ordonnance de délégation de pouvoirs

L’ordonnance de délégation en vigueur à la fin de la période visée par le rapport est présentée dans Annexe A. La ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse a délégué les responsabilités liées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information aux fonctionnaires de FEGC par le biais de cette ordonnance. À FEGC, la gestionnaire de l’AIPRP, la secrétaire générale et la sous-ministre disposent de tous les pouvoirs délégués.

Rendement en 2024‑2025

La section suivante présente les principaux renseignements sur le rendement du Ministère pour l’exercice 2024‑2025. Le rapport statistique complet figure à l’annexe B, et le rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP, à l’annexe C.

Aperçu des demandes reçues et fermées

En 2024-2025, FEGC a reçu 27 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes s’ajoutaient aux trois demandes reportées de la période précédente, au total, il y a donc 30 demandes en cours.

Sur ces 30 demandes, 24 ont été traitées au cours de la période visée par le rapport. Les six demandes restantes ont été reportées à l’exercice 2025-2026. Deux des six demandes ont été reportées au cours de l’exercice 2023-2024, tandis que les quatre autres ont été reçues au cours de la période visée par le rapport. À la fin de la période visée par le rapport, le traitement de quatre d’entre elles était encore dans les délais prévus par la Loi et le délai avait été dépassé pour deux d’entre elles.

Sur les 24 demandes clôturées, 21 ont été traitées dans les délais prévus par la Loi. Le taux de conformité de FEGC a diminué par rapport à l’exercice précédent, passant de 95,5 % en 2023-2024 à 87,5 % en 2024-2025. 

La diminution du nombre de demandes traitées et de pages associées par rapport aux exercices précédents s’explique par l’augmentation du volume des documents concernés. Leur examen et leur traitement nécessitent plus de temps. En raison de l'intérêt accru pour le travail accompli par le ministère afin de soutenir les communautés 2SLGBTQI+, la sensibilité dans le traitement des demandes persiste. Les dossiers continuent de nécessiter un examen attentif supplémentaire, notamment en ce qui concerne l'impact que la divulgation de certaines informations pourrait avoir sur les activités des parties prenantes et la sécurité des personnes.

Sur les 24 demandes fermées au cours de la période considérée, 42 % ont fait l’objet d’une divulgation partielle (10), 30 % ont fait l’objet d’une divulgation intégrale (7). De plus, aucun document n’existait pour 4 % des demandes (1). Enfin, aucune n’a été confirmée ou infirmée (0) et 4 % ont été abandonnées (1).

Prorogations et délais de traitement

Dans des circonstances particulières, la Loi permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la Loi si la demande ne peut être fermée dans les 30 jours suivant sa réception.

En 2024-2025, sur 24 demandes traitées, FEGC a demandé une prorogation pour sept d’entre elles. Dans les sept cas, les prorogations s’expliquaient par la nécessité de tenir des consultations qui ne pouvaient raisonnablement être menées à bien dans les délais prévus. Dans trois cas, des prorogations ont également été nécessaires, car le nombre de documents demandés était si élevé que le respect du délai initial aurait nui de façon déraisonnable aux activités. Dans deux cas, une prorogation du délai était nécessaire pour respecter le processus d’avis à un tiers. Plusieurs types de prorogation peuvent s’appliquer à une même demande.

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a pu traiter 58 % des demandes en 30 jours ou moins (14), 17 % entre 31 et 60 jours (4), 12,5 % entre 61 et 120 jours (3) et 12,5 % entre 121 et 365 jours (3). Dans aucun cas la période de traitement n’a duré plus de 365 jours et aucune demande n’a été envoyée pour traduction au cours de la période visée par le rapport.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Au cours de la période visée par le rapport, FEGC a reçu 21 demandes de consultation provenant d’autres institutions, aucune n’ayant été reportée de l’exercice précédent. Toutes (20), sauf une, ont été menées à bien au cours de la période considérée, et des recommandations ont été formulées pour 900 pages. Une consultation a été reportée dans les délais impartis.

Sur les 21 demandes de consultation, neuf ont reçu une réponse dans les 15 jours, huit dans les 16 à 30 jours et deux dans les 31 à 60 jours. Aucune demande de consultation provenant d’autres institutions n’a été traitée en plus de 61 jours.

À moins que la demande ne soit volumineuse, la norme de service de FEGC pour répondre aux consultations reçues d’autres institutions est de trois semaines.

Demandes informelles

Le Ministère publie de façon proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le Portail du gouvernement ouvert. Le grand public peut présenter des demandes informelles pour obtenir une copie de renseignements déjà communiqués sans avoir à verser de droits. Au cours de la période 2024-2025, FEGC a reçu 148 demandes informelles de ce type, a répondu à 141 d’entre elles et a traité sept autres demandes dans les délais prévus par la Loi.

Résumé des principaux enjeux et mesures prises à l’égard des plaintes

Toute personne présentant une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada concernant tout sujet lié au traitement de sa demande. 

FEGC comptait deux plaintes en suspens, toutes deux reçues au cours de l’exercice 2023-2024.

Cinq nouvelles plaintes ont été reçues au cours de l’année 2024-2025. Deux plaintes alléguaient que FEGC avait demandé des prorogations déraisonnables et trois alléguaient que FEGC avait refusé l’accès à l’information demandée.

Une plainte a été classée au cours de la période visée par le rapport.

Reddition de comptes sur les droits d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci‑dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Frais payables : Le frais d’application de 5,00 est le seul frais facturé pour une demande d'accès à l'information
• Total des revenus : Perception de 60 $
• Frais dispensés ou remboursés: Dispense de 35 $ et aucun remboursement de frais
• Coût de fonctionnement du programme : 207 740 $

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2024‑2025, FEGC a continué à œuvrer à son plan de travail évolutif pour optimiser les documents, les procédures et les outils d’orientation interne en vue d’assurer leur conformité et leur efficacité. Des consultations ont été menées avec le groupe de travail ministériel des agents de liaison de l’AIPRP afin de contribuer à ces efforts, de favoriser une meilleure compréhension du point de vue unique de chaque équipe et d’améliorer la collaboration.

FEGC a fait l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes (ATIPXpress) et FEGC a fait l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes (ATIPXpress) et a commencé à le mettre en œuvre au cours de la période visée par le présent rapport. Grâce à cette technologie moderne, le Bureau de l’AIPRP sera en mesure de gérer plus efficacement l’information, de traiter plus efficacement les demandes et de mieux se préparer à relever les défis présents et futurs. L’installation et la configuration ont pris fin au cours de la période considérée. FEGC offrira également une formation liée aux essais d’acceptation par les utilisatrices et utilisateurs pour que le nouveau logiciel soit pleinement opérationnel au cours de la prochaine période visée par un rapport.

FEGC s’engage à mettre en œuvre des pratiques d’AIPRP qui favorisent la réconciliation avec les Autochtones. Pour faciliter l’accès des demandeuses et demandeurs autochtones à des services de renseignements personnels adaptés à la culture, le Bureau de l’AIPRP a entrepris un apprentissage ciblé conformément à l’Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 2023-01 : faire progresser la réconciliation autochtone – des services culturellement adaptés.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Pour l’application de la partie 2 de la Loi, le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres est une institution fédérale inscrite à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au cours de la période visée par le rapport, FEGC a respecté la totalité des exigences de publication proactive dans les délais prescrits par la loi.

Formation et sensibilisation

Demandes d’accès à l’information

Dans les trois premiers mois suivant leur embauche, les recrues de FEGC doivent toutes suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada. Les sujets traités incluent :

• un examen des lois et des politiques connexes en vigueur;
• le traitement efficace des demandes d’accès à l’information;
• la protection des renseignements personnels;
• la compréhension des exigences concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Au cours de l’exercice financier, des discussions ont eu lieu au sein de la haute direction sur les rôles et les responsabilités prévus par la Loi.  Cette sensibilisation accrue s'est répercutée sur les employés.

Bien que le Bureau de l'AIPRP n'ait pas organisé de séances de formation officielles, une formation informelle sur l'application de la législation a été dispensée aux employés du ministère qui récupèrent et examinent les documents pertinents demandés en vertu de la Loi, tandis que la mise à jour des modules de formation se poursuit.

Publication proactive

La formation et la sensibilisation se font au moyen de conversations avec les secteurs responsables des exigences de publication proactive.

Surveillance de la conformité

Demandes d’accès à l’information et demandes de consultations des autres institutions

L’équipe de l’AIPRP se réunit tous les jours pour s’assurer que toutes les demandes sont sur la bonne voie et que les délais seront respectés. Ces échanges quotidiens permettent aussi de discuter des problèmes soulevés et d’orienter le travail de traitement des demandes confiées aux analystes.

Chaque semaine, un rapport des demandes d’accès à l’information actives est préparé à des fins d’examen et de surveillance par la secrétaire générale, et à l’intention de la haute direction de FEGC. Le Bureau de l’AIPRP utilise aussi ce rapport pour repérer les renseignements les plus fréquemment demandés, afin que le Ministère puisse évaluer la possibilité de les rendre accessibles par d’autres moyens.

Conformément à l’exigence de fournir un accès rapide aux documents demandés, FEGC consulte les autres institutions seulement quand l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire le nécessite ou quand il y a une intention de communication.   

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de façon proactive en vertu de la partie 2 de la Loi

Le Secrétariat général, la Direction des services intégrés, la Direction des ressources humaines et la Direction des programmes ont mis au point des processus appropriés pour extraire des données de différents systèmes ministériels, notamment les systèmes de gestion financière et de gestion de la correspondance ministérielle. Les données produites par les différents systèmes sont converties en rapports, puis vérifiées et validées manuellement par chaque secteur responsable afin d’en garantir l’exactitude. Le Bureau de l’AIPRP examine les documents et formule des recommandations concernant leur divulgation avant leur publication proactive.

Lorsque les directions générales ont validé l’information, on sollicite l’approbation de la haute direction. Chaque étape du processus de production et d’approbation fait l’objet d’un suivi pour faire en sorte que les délais de publication sont respectés.

Contrats, accords sur la communication de renseignements et ententes de communication d’information

FEGC utilise des clauses types pour veiller à ce que le droit d’accès du public à l’information soit pris en compte dans les contrats, les accords sur la communication de renseignements et les ententes de communication d’information.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Les responsabilités liées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont déléguées à des fonctionnaires du Ministère en vertu d’une ordonnance de délégation de pouvoirs signée par la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse.

Ministère des femmes et de l’égalité des genres

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté ce 28 jour de Mars 2022