Rapport annuel au Parlement de 2024-2025 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres du Canada (FEGC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport décrit comment FEGC s’est acquitté de ses responsabilités et obligations pendant la période allant du 1^er avril 2024 au 31 mars 2025.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes le droit de consulter et de corriger les renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent d’une institution fédérale. Elle établit également le cadre juridique pour la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, le retrait et l’exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l’administration des programmes et des activités par les institutions fédérales.

Mandat de Femmes et Égalité des genres Canada

Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres fait progresser l’égalité en ce qui concerne le sexe, l’orientation sexuelle et l’identité ou l’expression de genre par l’inclusion des femmes et des personnes 2ELGBTQI+ à tous les aspects de la vie économique, sociale et politique du Canada.

Pour en savoir plus sur FEGC, rendez‑vous sur notre site Web.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie du Secrétariat général. La coordonnatrice de l’AIPRP pour FEGC est la gestionnaire du Bureau de l’AIPRP, qui relève directement de la secrétaire générale.

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La gestionnaire de l’AIPRP veille, au nom de la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse, à ce que le Ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur les frais de service.

Le Bureau de l’AIPRP applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de servir de centre d’expertise sur l’AIPRP du Ministère. Ainsi, il :

• fournit des réponses complètes en temps opportun aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aide les clients dans le respect des Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs;
• traite les demandes de consultation reçues d’autres institutions et formule des recommandations sur la divulgation de renseignements de premier intérêt pour le Ministère;
• représente le Ministère dans le règlement des plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée;
• fournit une orientation et des conseils à la haute direction et à tout le personnel du Ministère sur des questions liées à l’AIPRP, y compris des services consultatifs sur la politique de protection de la vie privée en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels;
• tient, à l’intention du personnel du Ministère, des séances de formation qui portent sur les procédures ministérielles ainsi que sur ses obligations et les politiques connexes énoncées dans les lois sur l’AIPRP;
• examine les documents publiés de façon proactive et formule des recommandations sur la divulgation dans le respect de l’esprit de la Loi sur l’accès à l’information.

À la fin de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP était composé de quatre membres : la gestionnaire de l’AIPRP et trois analystes de l’AIPRP de divers niveaux. Le Bureau a fait appel à des ressources supplémentaires pour l’exercice 2024‑2025, soit un consultant pour fournir une expertise-conseil en protection des renseignements personnels en cas de besoin.

Le Bureau de l’AIPRP de FEGC n’était partie à aucun accord de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et de la Jeunesse a délégué les responsabilités associées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels à des fonctionnaires de FEGC au moyen d’une ordonnance de délégation de pouvoirs qui se trouve à l’annexe A. À FEGC, la gestionnaire de l’AIPRP détient les pleins pouvoirs délégués.

Rendement en 2024‑2025

La section suivante présente les principaux renseignements sur le rendement du Ministère pour l’exercice 2023‑2024. Le rapport statistique annuel complet figure à l’annexe B, et le rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP, à l’annexe C.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a reçu et traité quatre demandes relatives à la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2024-2025. Deux d’entre elles ont été traitées dans le délai législatif prolongé de 60 jours, et deux autres ont été traitées après l’expiration du délai prolongé de 60 jours. Trois des demandes ont fait l’objet d’une prorogation, car le nombre de documents demandés était si élevé qu’il aurait été impossible de respecter le délai initial sans nuire de façon déraisonnable aux activités. La quatrième demande a fait l’objet d’une prorogation pour que l’on puisse procéder à une consultation externe. Le taux de conformité de FEGC a été de 50 % pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aucune demande n’était active au dernier jour de la période du rapport. 

Chacune des quatre demandes fermées pendant la période visée par le rapport ont fait l’objet d’une divulgation partielle.

Aucune demande de consultation n’a été reçue de la part d’autres institutions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et FEGC a consulté les services juridiques (du ministère du Patrimoine canadien) au sujet de deux des quatre demandes.

FEGC n’a aucune plainte active et n’en a reçu aucune durant la période du rapport. Aucune demande n’a été envoyée à la traduction.  

Formation et sensibilisation

Dans les trois premiers mois suivant leur embauche, les recrues de FEGC doivent toutes suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada. Les sujets traités incluent :

• un examen des lois et des politiques connexes en vigueur
• le traitement efficace des demandes d’accès à l’information
• la protection des renseignements personnels
• la compréhension des exigences concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP n’a offert aucune séance de formation officielle, mais a plutôt dispensé une formation informelle sur l’application de la législation en matière de protection des renseignements personnels aux employés ministériels qui récupèrent et examinent les documents pertinents demandés en vertu de la Loi, ainsi qu’aux secteurs qui recueillent des renseignements personnels ou utilisent des fichiers de renseignements personnels.

Au cours de l’année visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a reçu 16 demandes de conseils et d’orientation en matière de protection des renseignements personnels de la part de clients internes. FEGC a constaté que, chaque année, les demandes de conseils relativement à la protection des renseignements personnels vont en augmentant, notamment en ce qui concerne le principe de protection des renseignements personnels dès la conception. Le coordonnateur de l’AIPRP a donc dispensé des formations individuelles et des séances de sensibilisation aux hautes et hauts fonctionnaires et aux cheffes et chefs de projet, y compris au comité de la haute direction (le comité général et principal organe décisionnel de FEGC) et au comité des programmes et des politiques de FEGC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2024‑2025, FEGC a continué à œuvrer à son plan de travail évolutif pour optimiser les documents, les procédures et les outils d’orientation interne en vue d’assurer leur conformité et leur efficacité. Des consultations ont été menées avec le groupe de travail ministériel des agents de liaison de l’AIPRP afin de contribuer à ces efforts, y compris la sensibilisation aux questions de confidentialité et aux moyens de prévenir les violations. Une formation a été dispensée aux cadres de niveau supérieur afin de les sensibiliser davantage à la déclaration et à la limitation des violations de la confidentialité après le lancement de la nouvelle boîte à outils, en juin 2024.

FEGC a fait l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes (ATIPXpress) et a lancé sa mise en œuvre au cours de la période visée par le rapport précédent. Grâce à cette technologie moderne, le Bureau de l’AIPRP pourra gérer l’information plus efficacement et traiter les demandes de façon plus efficiente, et sera mieux équipé pour répondre aux difficultés actuelles et futures. L’installation et la configuration ont été achevées au cours de la période considérée. FEGC offrira également une formation liée aux essais d’acceptation par les utilisatrices et utilisateurs pour que le nouveau logiciel soit pleinement opérationnel au cours de la prochaine période visée par le rapport.

FEGC s’engage à suivre les pratiques liées à l’AIPRP qui font progresser la réconciliation avec les Autochtones. Pour faciliter l’accès des demandeuses et demandeurs autochtones à des services de renseignements personnels adaptés à la culture, le Bureau de l’AIPRP a entrepris un apprentissage ciblé conformément à l’Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 2023-01 : faire progresser la réconciliation autochtone – des services culturellement adaptés.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à l’égard des plaintes

FEGC n’a fait l’objet d’aucune plainte ni d’aucun audit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée est définie par le Commissariat à la protection de la vie privée comme la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation de renseignements personnels. Une atteinte grave à la vie privée est définie par le SCT comme une atteinte qui touche des renseignements sensibles dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils causent un préjudice ou un tort grave à la personne concernée et/ou qui touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période visée par le rapport, FEGC a signalé deux cas d’atteinte grave à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Division de la protection de la vie privée et des données).

Ils s’agissaient de la transmission non autorisée et inappropriée de renseignements personnels à l’extérieur de FEGC. Elle a été découverte au cours de la période visée par le rapport, mais s’est produite avant celle-ci. FEGC a collaboré avec la personne expéditrice afin de limiter l’atteinte et pour que la personne suive une formation pertinente en matière de protection de la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été entreprise au cours de la période visée par le rapport.

Communications d’intérêt public

Aucune communication d’intérêt public n’a été faite au cours de la période visée par le rapport.

Surveillance de la conformité

L’équipe du Bureau de l’AIPRP se réunit tous les jours pour s’assurer que toutes les demandes sont sur la bonne voie et que les délais seront respectés. Ces échanges quotidiens permettent aussi de discuter des problèmes soulevés et d’orienter le travail de traitement des demandes confiées aux analystes.

Conformément à l’exigence de fournir un accès rapide aux documents demandés, FEGC consulte les autres institutions seulement quand l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire le nécessite ou quand il y a une intention de communication. Pour la période visée par le rapport, FEGC n’a pas eu besoin de consulter d’autres institutions.

Comme FEGC reçoit peu de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il n’a pas été possible de recenser les renseignements les plus fréquemment demandés. 

FEGC utilise des clauses types pour s’assurer que les contrats, les accords et les ententes comprennent des mesures appropriées de protection de la vie privée.