Optimiser les outils de communication et de collaboration durant la pandémie de COVID-19
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Le 27 avril 2020 – Nouvelles de la Défense
Face à la pandémie de COVID-19, nous devons utiliser d’autres options que l’Infrastructure du réseau privé virtuel de la défense (IRPVD) dans l’ensemble du ministère pour communiquer tout en travaillant à distance. Pour faciliter la communication et la collaboration pendant cette période d’accès limité au RED et aux interactions en personne, examinez la possibilité d’utiliser des dispositifs personnels et des plateformes publiques pour garder contact avec vos employés et permettre aux membres de votre équipe de rester en contact les uns avec les autres.
Nous présentons plus bas cinq outils réputés et populaires dans un sommaire comparatif : Microsoft (MS) Teams (partie de la Défense O365), Google Hangouts, Slack, WhatsApp et FaceTime. Nous vous suggérons d’inviter vos équipes à essayer et à se familiariser avec MS Teams puisqu’Office 365 possède une gamme d’outils Microsoft de communication et de collaboration basés sur l’infonuagique qui incluent MS Teams et ces outils seront accessibles sous peu au MDN. Assurez-vous donc d’explorer Office 365 afin de développer votre connaissance de ses outils et d’être plus à l’aise avec de nouvelles façons efficaces de rester connectés à l’ensemble de l’organisation.
| - |  Microsoft Teams |
 Google Hangouts |
 Slack |
 What’s App |
 Facetime |
|---|---|---|---|---|---|
| Accès possible de | Portable/ordi/ téléphone intelligent |
Portable/ordi/ téléphone intelligent |
Portable/ordi/ téléphone intelligent |
Portable/ordi/ téléphone intelligent |
Iphone/ipad/macbook |
| Appels vidéo | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes |
| Appels audio | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes |
| Messagerie instantanée | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | non |
| Partage d’écran | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | non | non |
| Partage de fichiers | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | Deux ou plusieurs personnes | non | non |
| Calendriers partagés/de groupe | Deux ou plusieurs personnes | non | non | non | non |
Lorsque vous utilisez ces outils, n’oubliez pas :
- d’échanger seulement de l’information non-classifiée;
- de respecter la vie privée des employés, puisque certains pourraient avoir des préoccupations par rapport à l’utilisation de dispositifs personnels ou de services publics, ou d’échanger des coordonnées personnelles;
- d’être inclusifs dans vos communications puisque certains employés pourraient avoir un accès limité à Internet ou une connexion limitée et peut-être peu d’expérience dans l’utilisation de ces outils;
- d’explorer différents outils pour trouver celui qui répond le mieux aux besoins de l’équipe, et assurez-vous que tous peuvent participer et avoir l’occasion d’apprendre;
- d’aider les employés à, d’abord, apprendre comment utiliser et éventuellement optimiser les outils qui pourraient être totalement nouveaux pour bon nombre d’entre eux.
Pour plus de conseils et d’information sur les meilleures pratiques pour effectuer son travail à distance et en sécurité, veuillez consulter la Directive de sécurité du MDN et des FAC concernant le télétravail pendant la réponse à la COVID-19.
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