Nouveau guide provisoire sur la gestion de l’information dans Défense

Le 30 novembre 2020 - Nouvelles de la Défense

Le stockage et la gestion appropriés des principaux fonds de renseignements sont une priorité et un besoin constants au sein du ministère de la Défense nationale (MDN). Depuis la mise en œuvre de Défense O365, un nouveau guide provisoire sur la gestion de l’information (GI) (lien accessible uniquement sur le RED) a été publié pour fournir aux utilisateurs de la plate-forme des directives sur la gestion de leurs renseignements.

La plate-forme Défense O365 continuera d’évoluer afin d’être pleinement intégrée aux autres systèmes du MDN et des FAC. La gestion adéquate de l’information sur la plate-forme devrait donc être une priorité pour tous les utilisateurs. Bien que Défense O365 soit conçu pour faciliter la collaboration, les politiques du gouvernement du Canada, du MDN et des FAC concernant la gestion de l’information demeurent en vigueur.

Défense O365 est considéré comme un environnement transitoire (avec des documents éphémères sont des documents qui sont exigés seulement pendant une période limitée pour assurer l'accomplissement d'une action de routine ou pour préparer un document ultérieur) et tous les renseignements à valeur opérationnelle doivent être conservés dans un dépôt ministériel officiel utilisé par votre organisation de N1 respective sur le RED (p. ex., GCdocs). Seuls les renseignements ne dépassant pas le niveau Protégé A peuvent être utilisés sur cette plate-forme.

Veuillez aussi noter que les messages instantanés sur MS Teams sont considérés comme de l’information transitoire et sont automatiquement détruits après une période de 90 jours. Tous les messages de clavardage qui constituent des fonds de renseignements (p. ex., décisions prises ou subordination effectuée) doivent être sauvegardés de manière appropriée dans un système de dépôt ministériel officiel.

Il est possible de transférer des fonds de renseignements entre Défense O365 et le RED uniquement en dehors des heures de pointe, selon une approche fondée sur la date où seuls les documents nécessaires à l’exécution d’une tâche sont transférés.

Le nouveau guide provisoire sur la GI est disponible sur le site intranet du SMA(GI) (lien accessible uniquement sur le RED) ou sur la plate-forme Défense O365.